Exportieren und Verwalten Viva Engage Daten
Engage Administratoren häufig Daten exportieren müssen, um Benutzer und Inhalte im Netzwerk zu verwalten. In diesem Artikel werden die verschiedenen verfügbaren Optionen erläutert, die Ihnen bei der Verwaltung von Nutzung, Compliance und Ermittlung helfen.
Exportieren von Daten
Hinweis
Informationen zum Migrieren von Daten zwischen Viva Engage Mandanten finden Sie unter Migrieren von Inhalten.
| Verwenden dieser Datenexportmethode | Zu diesem Zweck |
|---|---|
| Exportieren der Liste der Benutzer und Administratoren | Identifizieren Sie die status der aktuellen Administratoren und Benutzer. Für jeden Benutzer erhalten Sie eine E-Mail-Adresse, einen Titel, einen Standort und eine Abteilung. |
| Exportieren von Mandantendaten nach Datumsbereich | Anzeigen und Überwachen von Mandantendaten für alle Benutzer aus Ihrem Heimnetzwerk für einen bestimmten Datumsbereich. Mit den Optionen können Sie auch Anlagendateien und Daten aus externen Netzwerken einschließen. |
| Exportieren von Daten für einen Benutzer | Pullen Sie alle Daten, die sich auf einen einzelnen Benutzer beziehen. Verwenden Sie diese Methode, um Daten zu identifizieren, die gelöscht werden müssen, um einer DSGVO-Anfrage einer betroffenen Person zu entsprechen. |
| Automatisieren von Datenexporten | Automatisieren sie wiederkehrende Exporte für Compliance über die Datenexport-API. |
| Exportieren Engage Dateien mit der API | Verwenden Sie beim Exportieren großer Mengen von Dateien die API. Sie können einen Datumsbereich angeben und Dateien aus externen Netzwerken einschließen. Diese Methode eignet sich am besten für die Archivierung von Daten. |
Zugriff auf Datenexportoptionen
Greifen Sie auf alle Exportoptionen über die Seite Datenexport im Engage-Verwaltungsportal zu.
Wählen Sie die Registerkarte Governance und Compliance aus.
Wählen Sie Datenexport aus.
Exportieren der Liste der Benutzer und Administratoren
Verwenden Sie diese Methode, um Daten aus einem bestimmten Zeitraum zu exportieren.
Wählen Sie auf der Seite Datenexport die Option Daten für alleBenutzer exportieren aus.
Geben Sie einen Datumsbereich und andere Optionen an.
- Datumsbereich: Geben Sie den Datumsbereich an, für den Sie Daten benötigen. Das aktuelle Datum wird als Enddatum angezeigt.
- Anlagen einschließen: Lassen Sie die Option deaktiviert, um eine Liste von Dateinamen abzurufen. Wählen Sie diese Option aus, um eine Liste und einen Ordner Dateien mit allen Anlagen im nativen Format abzurufen.
- Externe Netzwerke einschließen: Lassen Sie die Option deaktiviert, um nur Daten aus Ihrem Heimnetzwerk abzurufen. Wählen Sie diese Option aus, um Daten für jedes Netzwerk in einem separaten Ordner abzurufen (Ordnername ist die Netzwerk-ID). Vollständige Netzwerknamen sind unter Networks.csvaufgeführt.
Wählen Sie CSV herunterladen aus. Die Datei wird als komprimierte Datei mit der Erweiterung ZIP gespeichert.
Wechseln Sie zum Speicherort der komprimierten Datei, und dekomprimieren Sie sie. Der Datenexport enthält die folgenden Dateien:
File Inhalt log.txt Zusammenfassung des Exports request.txt Parameter des Exports Admins.csv Listen aktuelle Administratoren, ihre E-Mail-Adressen und die entsprechenden Rollen
Weitere Informationen zu den Administratortypen in Viva Engage finden Sie unter Verwalten von Administratorrollen in Viva Engage.Answers.csv Listen id, messageId, networkId, threadId, voterID, createdAt timestamp und updatedAt timestamp of Answer Votes Campaigns.csv Stellt Daten für Kampagnen bereit, einschließlich Hashtag, Erstellungsdatum, Status usw. Das attribut scope_type unterscheidet offizielle (Netzwerk-)Kampagnen von Community-Kampagnen (Gruppen).The scope_type attributes distinguishs official (network) campaigns. Das attribut scope_id identifiziert das Netzwerk oder die Community, das bzw. die die Communitykampagne gehostet hat. Weitere Kampagnendetails zum Netzwerk oder zur Community finden Sie in der networks.csv-Datei bzw. groups.csv-Datei. Networks.csv Informationen zu Ihrem Heimnetzwerk und externen Netzwerken, einschließlich Name, URL, Erstellungsdatum, Anzahl der Benutzer und unabhängig davon, ob es moderiert wird oder eine Nutzungsrichtlinie enthält. Users.csv Listen Benutzerdaten. Zu den Eigenschaften gehören: ID, Name, E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, Standort, Abteilung, Benutzer-ID, Löschvorgang status (Datum, Name und ID der Person, die die Löschung durchgeführt hat), Beitrittsdatum, Aussetzungsdatum status (Datum, Name und ID der Person, die die Deaktivierung durchgeführt hat) und der Benutzerstatus (aktiv oder soft_delete). Ein soft_delete lautet: Ausstehend, wenn keine anderen Werte vorhanden sind; Angehalten (deaktiviert), wenn zusammen mit einem suspended_at und keinem deleted_at Wert; oder Gelöscht, wenn von einem deleted_at-Wert begleitet wird. Identifizieren Sie Gäste anhand einer E-Mail-Adresse, die nicht mit der Heimnetzwerkdomäne übereinstimmt.
Die api_url stellt Benutzermetadaten bereit. Weitere Informationen zur Verwendung der Daten in diesem Feld finden Sie in der REST-API.Ordner "Dateien" Enthält Dateien, die in Viva Engage gespeichert sind und während des angegebenen Zeitraums erstellt oder geändert wurden. Dateien werden mit ihrer Konto-ID benannt und weisen das systemeigene Format auf. So kann beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation als 127815379.pptx aufgeführt sein.
Dieser Datenexport umfasst nicht:
- Daten, die in den Einstellungen des Benutzers verfügbar sind, einschließlich:
- Benutzerprofil
- Mandanten (Netzwerke), bei denen der Benutzer Mitglied ist
- Benutzerkontoaktivität, Anwendungen, Benachrichtigungen und Sprachpräferenz
- Organigramm
- Benutzeraktivitätsdaten
- Mit Lesezeichen versehene Nachrichten
- Gruppenmitgliedschaft
- Gefolgte oder folgende Benutzer oder artikel
- In SharePoint gespeicherte Dateianlagen
Exportieren von Mandantendaten nach Datumsbereich
Verwenden Sie diese Methode, um Daten für das Viva Engage Netzwerk zu exportieren.
Wichtig
Wenn Sie sich in einem großen Netzwerk (10.000 oder mehr Benutzer) befinden und beim Ausführen eines Netzwerkexportauftrags Timeoutfehler auftreten, empfehlen wir Ihnen, Stunden außerhalb der Standardbetriebszeiten für den Export auszuwählen und den Datumsbereich auf maximal einen Monat zu beschränken.
Wählen Sie auf der Seite Datenexport die Option Mandantendaten exportieren aus.
Geben Sie einen Datumsbereich und andere Optionen an.
- Datumsbereich: Schließt nur Daten im angegebenen Datumsbereich ein. Das heutige Datum wird automatisch als Enddatum vorab aufgefüllt.
- Anlagen einschließen: Wenn die Auswahl deaktiviert ist, wird nur eine Liste von Dateien exportiert. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird ein Ordner Dateien exportiert, der alle Dateien im nativen Format enthält.
- Externe Netzwerke einschließen: Wenn diese Option deaktiviert ist, werden nur Daten aus Ihrem Heimnetzwerk exportiert. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird ein separater Ordner mit Daten aus jedem Netzwerk exportiert. Jedes Netzwerk wird durch seine ID identifiziert, und die vollständigen Netzwerknamen sind in Networks.csvaufgeführt.
Wählen Sie CSV herunterladen aus. Daten werden in eine .zip-Datei exportiert.
Wechseln Sie zum Speicherort der komprimierten Datei, und dekomprimieren Sie sie.
Wenn Sie mehr als ein Netzwerk exportiert haben, wird für jedes Netzwerk ein separater Ordner erstellt.
Der Datenexport enthält die folgenden Dateien:
| File | Inhalt |
|---|---|
| log.txt | Zusammenfassung des Exports |
| request.txt | Die Parameter des Exports |
| Admins.csv | Eine Liste der Administratoren für jedes ausgewählte Netzwerk, einschließlich Name, E-Mail-Adresse und Administratortyp |
| EngageTopicMigrationLog.csv | Eine Liste von Themen, die aus Viva Topics oder einfachen Themen in Viva Engage migriert oder nicht importiert wurden. Zu den Eigenschaften gehören: Cortex_topic_ID, migrated_at, migrated_action |
| EngageTopicApplicationMigrationLog.csv | Eine Liste von Themenanwendungen, die nicht aus Viva Topics oder einfachen Themen in Viva Engage importiert wurden. Zu den Eigenschaften gehören: Cortex_topic_id, target_id, target_type, migrated_at, migration_action |
| Groups.csv | Alle Gruppen, die während des angegebenen Datumsbereichs erstellt oder geändert wurden. Zu den Eigenschaften gehören: Konto-ID, Name, Beschreibung, Datenschutz status, unabhängig davon, ob die Gruppe intern oder extern ist, Link zu der Gruppe, wer die Gruppe erstellt hat, Erstellungsdatum und Aktualisierungsdatum. |
| LikedMessagesHistory.csv | Listen alle Reaktionsaktivitäten auf Nachrichten von Benutzern. Für reaktionsaktivität enthaltene Eigenschaften, einschließlich Verlauf: - Ausgewählte Reaktion (z. B. "Gefällt mir", "Liebe" oder "Danke" – Reaktionsaktion (hinzufügen, entfernen) - Reaktionszeitstempel – Benutzer-ID des Benutzers, der reagiert hat. |
| MutedThreads.csv | Listen alle Nachrichten, die für alle Benutzer im Netzwerk stummgeschaltet sind. Zu den Eigenschaften gehören: Netzwerk-ID, Thread-ID, durch Benutzer-ID aktualisiert, stummgeschaltet, erstellt unter, aktualisiert unter. |
| Messages.csv | Alle Nachrichten, die während des angegebenen Datumsbereichs gesendet oder geändert wurden, einschließlich nachrichten, die aus Dateien erstellt wurden (mithilfe von Intelligent Importer). Zu den Eigenschaften gehören: Nachrichten-ID, Thread-ID, Gruppen-ID, Gruppenname, DSGVO-Lösch-URL (gdpr_delete_url), Datenschutz-status, Absender-ID, Name und E-Mail, der vollständige Text der Nachricht, Anlagen, Erstellungs- und Löschinformationen und Entwurfszustand. |
| MessageThreadsOutbound.csv | Enthält IDs externer Teilnehmer in ausgehenden Nachrichten. |
| MessageVersions.csv | Enthält-IDs und Änderungsinformationen für Nachrichten, die bearbeitet wurden. |
| Networks.csv | Listet Ihr Heimnetzwerk und alle externen Netzwerke auf, die im Export enthalten sind. |
| Pages.csv | Listen IDs, Datumsangaben und Seitenbesitzer für jede Seite, die während des angegebenen Datumsbereichs erstellt oder geändert wurde. |
| Topics.csv | Listen Erstellungsinformationen und einen Link für alle Artikel, die während des angegebenen Datumsbereichs erstellt wurden. |
| Users.csv | Listen Daten für alle Benutzer, die während des angegebenen Datumsbereichs beigetreten sind, gelöscht oder angehalten wurden.
Zu den Eigenschaften gehören: E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, ein Link zum Benutzer und Informationen zum aktuellen Status des Benutzers (aktiv oder soft_delete). Ein soft_delete lautet: Ausstehend, wenn keine anderen Werte vorhanden sind; Angehalten (deaktiviert), wenn zusammen mit einem suspended_at und keinem deleted_at Wert; oder Gelöscht, wenn von einem deleted_at-Wert begleitet wird. Identifizieren Sie Gäste anhand einer E-Mail-Adresse, die nicht mit der Heimnetzwerkdomäne übereinstimmt. Die api_url stellt Benutzermetadaten bereit. Weitere Informationen zur Verwendung der Daten in diesem Feld finden Sie in der REST-API. |
| VivaTopicApplications.csv | Listet für jedes Thema, das auf einen Beitrag angewendet wird, Informationen zu jeder Anwendung für den angegebenen Datumsbereich auf (falls vorhanden). |
| VivaTopicCurationStateLogs.csv | Gilt nur für Antworten in Viva. Enthält die Zusammenstellungszustandsprotokolle für ausgewählte Themen. cortex_topic_id können mit dem Inhalt von VivaTopics.csv verwendet werden, um weitere informationen abzurufen, die für das Thema relevant sind. |
| VivaTopics.csv | Jedes erstellte oder aktualisierte Thema wird für den angegebenen Datumsbereich (falls vorhanden) angezeigt. Die ID bezieht sich auf den Viva Themenbezeichner. Die api_url ist die URL, die zum Abrufen der Themenmetadaten verwendet wird. |
| Ordner "Dateien" | Enthält Dateien, die in Viva Engage gespeichert sind und während des angegebenen Zeitraums erstellt oder geändert wurden. Dateien werden mit ihrer Konto-ID benannt und weisen das systemeigene Format auf. So kann beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation als 127815379.pptx aufgeführt sein. |
Dieser Datenexport umfasst nicht:
- Daten, die in den Einstellungen des Benutzers verfügbar sind, einschließlich:
- Benutzerprofil
- Mandanten (Netzwerke), bei denen der Benutzer Mitglied ist
- Benutzerkontoaktivität, Anwendungen, Benachrichtigungen und Sprachpräferenz
- Organigramm
- Benutzeraktivitätsdaten
- Mit Lesezeichen versehene Nachrichten
- Gruppenmitgliedschaft
- Folgen von Benutzern oder Themen
- In SharePoint gespeicherte Dateianlagen
Exportieren von Daten für einen Benutzer
Wenn der Benutzer Mitglied mehrerer Netzwerke ist, müssen Sie seine Daten aus jedem Netzwerk separat exportieren.
Wählen Sie auf der Seite Datenexport die Option Daten für einen einzelnenBenutzer exportieren aus.
Geben Sie den Namen des Benutzers ein, wählen Sie den Benutzer aus, und wählen Sie Exportieren aus.
Benutzerdaten werden in eine .zip Datei exportiert, die diese Dateien enthält.
Wenn die Kontoaktivitätsdaten des Benutzers bereit sind, wird eine Meldung mit einem Link zu den Daten in Ihrem Viva Engage Posteingang angezeigt.Wählen Sie den Link aus, der geöffnet werden soll.
Der Datenexport enthält die folgenden Dateien:
| File | Inhalt |
|---|---|
| log.txt | Fasst die Anzahl der Einträge in jeder .csv-Datei zusammen und listet alle Fehler auf, die während des Exports auftreten. |
| request.txt | Für den Export verwendete Parameter |
| Broadcast.csv | Eingeschlossen, wenn der Benutzer ein Liveereignisvideo gepostet hat. Listen netzwerk-ID, Gruppen-ID und Name, Titel, Beschreibung, Links zum Video und zusätzliche Informationen zum Video. Videoinhalte sind vom Export ausgeschlossen. Das Video wird auf dem OneDrive des Benutzers gespeichert, der die Aufzeichnung gestartet hat. Um Metadaten zu bearbeiten oder das Video zu löschen, können Sie das Video im Microsoft Stream Administratormodus öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Admin-Funktionen in Microsoft Stream und Microsoft 365-Anträge betroffener Personen für die DSGVO. |
| Files.csv | Listen alle Dateien, die vom Benutzer aus Viva Engage hinzugefügt oder geändert wurden.
Zu den Eigenschaften gehören: Konto-ID, Dateityp, Name, Beschreibung und Pfad zur Datei sowie Metadaten, einschließlich der Gruppe, in der sie gepostet wurde. Die Spalte storage_path zeigt an, ob die Datei in Viva Engage oder SharePoint gespeichert ist. Dateien, die in Viva Engage gespeichert sind, werden im nativen Format in den Ordner Dateien der ZIP-Datei exportiert. Dateien, die in SharePoint gespeichert sind, werden nicht exportiert. Um Dateien im Ordner Dateien zu identifizieren, verwenden Sie die Spalten file_ID und Pfad. Verwenden Sie die Spalte download_url, um in SharePoint gespeicherte Dateien herunterzuladen. Wenn SharePoint-Dateien keine Microsoft Entra Token enthalten, müssen Sie eine Microsoft Entra-App erstellen. Alternativ können Sie in SharePoint gespeicherte Dateien für einen bestimmten Datumsbereich mit einer Inhaltssuche in Microsoft 365 suchen. Löschen Sie gespeicherte Dateien immer aus Viva Engage, um die Datei und die Metadaten sowohl in SharePoint als auch in Viva Engage zu löschen. Beim Löschen einer Datei aus SharePoint werden die Metadaten in Viva Engage beibehalten. |
| Groups.csv | Listen alle Gruppen, die vom Benutzer erstellt oder geändert wurden.
Zu den Eigenschaften gehören: Gruppen-ID, Name, Beschreibung, Datenschutz status, ob intern oder extern, Erstellungsdatum, Aktualisierungsdatum und ein Link zur Gruppe. Zusätzliche Informationen umfassen die aggregierte Gesamtzahl der Umfragen, für die der Benutzer abgestimmt hat, und die Umfragen, die der Benutzer erstellt hat. |
| LikedMessagesHistory.csv | Listen alle Reaktionsaktivitäten auf Nachrichten von Benutzern. Für reaktionsaktivität enthaltene Eigenschaften, einschließlich Verlauf: - Ausgewählte Reaktion (z. B. "Gefällt mir", "Liebe" oder "Danke" – Reaktionsaktion (hinzufügen, entfernen) - Reaktionszeitstempel – Benutzer-ID des Benutzers, der reagiert hat. |
| MutedThreads.csv | Listen alle Nachrichten, die der Benutzer für das Netzwerk stummgeschaltet hat. Zu den Eigenschaften gehören: Netzwerk-ID, Thread-ID, durch Benutzer-ID aktualisiert, stummgeschaltet, erstellt unter, aktualisiert unter. |
| Messages.csv | Listen alle vom Benutzer gesendeten oder geänderten Nachrichten, einschließlich der aus Dateien generierten Nachrichten (mithilfe von Intelligent Importer).
Zu den Eigenschaften gehören: Nachrichten-ID, Thread-ID, Gruppen-ID, Gruppenname, Datenschutz-status, Absender-ID, Name und E-Mail, der vollständige Nachrichtentext, Anlagen, Erstellungs- und Löschinformationen und Entwurfszustand. Stellt außerdem eine Liste der vom Benutzer erstellten Umfragen und Titel aller veröffentlichten Ankündigungen bereit. Zusammen mit Anlagen werden diese OGO-Informationen (Open Graph Object) exportiert: ID, URL, Titel und Beschreibung. |
| BestReplyMessages.csv | Listen alle Nachrichten, die vom Benutzer als beste Antwort gekennzeichnet sind. Zu den Eigenschaften gehören: Nachrichten-ID, Thread-ID, Gruppen-ID, Gruppenname, Datenschutz-status, Absender-ID, Name und E-Mail-Adresse, der vollständige Nachrichtentext, IDs für Anlagen, Erstellungs- und Löschinformationen. |
| Topics.csv | Listen alle Themen, die der Benutzer während des angegebenen Datumsbereichs erstellt hat, einschließlich der Erstellungsinformationen und eines Links zum Thema. |
| VivaTopicApplications.csv | Listet für jedes Thema, das auf einen Beitrag angewendet wird, Informationen zu jeder Anwendung für den angegebenen Datumsbereich auf (falls vorhanden). |
| VivaTopicCurationStateLogs.csv | Gilt nur für Antworten in Viva. Enthält die Zusammenstellungszustandsprotokolle für ausgewählte Themen. cortex_topic_id können mit dem Inhalt von VivaTopics.csv verwendet werden, um weitere informationen abzurufen, die für das Thema relevant sind. |
| VivaTopics.csv | Jedes erstellte oder aktualisierte Thema wird für den angegebenen Datumsbereich (falls vorhanden) angezeigt. Die ID bezieht sich auf den Viva Themabezeichner. Die api_url ist die URL, die zum Abrufen der Themenmetadaten verwendet wird. |
| Ordner "Dateien" | Enthält Dateien, die in Viva Engage gespeichert sind, die vom Benutzer während des angegebenen Zeitraums erstellt oder geändert wurden. Engage in SharePoint gespeicherten Dateien sind ausgeschlossen. Dateien sind im nativen Format und mit ihrer Konto-ID benannt. So kann beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation als 127815379.pptx aufgeführt sein. |
Dieser Datenexport umfasst nicht:
- Mit Lesezeichen versehene Nachrichten
- Gruppenmitgliedschaft oder Organigramm
- Gefolgte Benutzer, Folgen von Benutzern, gefolgte Themen
- Benutzerbenachrichtigungen von Viva Engage (oder in Microsoft Teams oder Microsoft Outlook)
- Anwendungs- und Spracheinstellungen
Hinweis
Daten für die Auswahl des Hauttons des Benutzers werden von exportierten Daten ausgeschlossen. Sie können jedoch auf die Auswahl des Hauttons in jedem Beitrag in Viva Engage zugreifen, der eine Reaktion des Benutzers enthält. Öffnen Sie das gruppierte modale Dialogfeld für diesen bestimmten Beitrag oder Kommentar, und zeigen Sie die Einstellung für den Skin-Tone des Benutzers in der Liste an.
Exportieren von Themen, die in Viva Engage mit PowerShell erstellt wurden
Mithilfe von PowerShell können Sie Themen, die von einem Benutzer in Viva Engage (auch als Lite Topics bezeichnet) erstellt wurden, in eine .csv-Datei exportieren. Topics diejenigen einschließen, die vor dem Aktivieren der Integration in Viva Engage erstellt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren von Themen, die in Viva Engage mit PowerShell erstellt wurden.
Problembehandlung beim Datenexport
Wenn die .zip Datei beschädigt ist und nicht entzippt werden kann, versuchen Sie es erneut. Wenn die Datei immer noch nicht erweitert wird, wenden Sie sich an den Support.
Wenn die log.txt Datei Exportfehler für eine Kategorie von Daten anzeigt, versuchen Sie es erneut. Wenn weiterhin Fehler auftreten, wenden Sie sich an den Support.
Automatisieren von Datenexporten
Verwenden Sie die API, um automatische wiederkehrende Exporte einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Datenexport-API.
Exportieren großer Mengen von Dateien mit der API
Überprüfte Administratoren können die Datenexport-API verwenden, um Dateien in Viva Engage Speicher asynchron zu archivieren und zu exportieren. Diese API ist für den Export großer Mengen von Dateien aus Viva Engage vorgesehen. Weitere Informationen finden Sie unter Datenexport-API.
Siehe auch
Übersicht über das Viva Engage Admin Center