Ihre geschäftlichen Ziele mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs) erreichen

Ein Key Performance Indicator (KPI) ist ein messbarer Wert, der zeigt, wie effektiv Sie Ihre Ziele erreichen. Betrachten Sie KPIs als Scorecard Ihres Unternehmens, eine Möglichkeit, zu messen, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder nicht.

Warum KPIs wichtig sind

Durch die Identifizierung und Verfolgung von KPIs erfahren Sie, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist oder ob Sie den Kurs ändern sollten, um nicht Zeit und Geld zu verschwenden. Bei richtiger Anwendung sind KPIs leistungsstarke Tools, die Ihnen bei Folgendem helfen:

• Überwachen Sie die Finanzstärke des Unternehmens.
• Messen Sie den Fortschritt anhand strategischer Ziele.
• Erkennen Sie Probleme frühzeitig.
• Nehmen Sie rechtzeitig Anpassungen der Taktik vor.
• Motivieren Sie Teammitglieder.
• Treffen Sie schneller bessere Entscheidungen.

Erste Schritte mit der Identifizierung Ihrer KPIs

Wie beginnen Sie also damit, die KPIs zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen wichtig sind? Klären Sie als Erstes Ihre strategische Ziele – insgesamt und pro Abteilung.

Mithilfe dieser Ziele können Sie ermitteln, welche KPIs für Ihr Unternehmen wichtig sind. Ob Sie relevante KPIs auswählen, hängt ganz von diesen Zielen und ob Sie Ihre Leistung anhand dieser Ziele messen können ab.

Identifizieren Sie als Nächstes die KPI-Ziele, auf die Sie hinarbeiten, und wie Sie diese messen. Bedenken Sie, dass Ziele sowohl kurz- als auch langfristig sein können.

Sprechen Sie mit Ihrem Team und fördern Sie einen offenen Dialog über KPIs und Ziele. Sind sie zu ehrgeizig? Zu leicht? Die Ziele sollten anspruchsvoll, aber erreichbar sein. Sie sollten sich die Aktivitäten und Taktiken ansehen, die Ihr Unternehmen einsetzt, um sie zu erreichen. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre aktuelle Lage zu verstehen, damit Sie einen Ausgangspunkt für Ihre KPI haben.

Die verschiedenen Arten von KPIs kennenlernen

Die richtigen KPIs für die Nachverfolgung zu identifizieren wird einfacher, wenn Sie die am häufigsten zur Fortschrittsmessung verwendeten KPI-Typen besser verstehen.

• Bei quantitativen KPIs geht es um messbare Fakten, die sich mit einer Zahl darstellen lassen. Hier geht es zum Beispiel um Statistiken, Prozentsätze und Geldbeträge.
• Zu qualitativen KPIs gehört eine menschliche Auslegung und sie lassen sich nicht in Zahlen quantifizieren. Dies sind zum Beispiel Meinungen, Gefühle und Erfahrungen.
• Nachlaufende KPIs messen, was in der Vergangenheit passiert ist, sodass eine Prognose für Erfolg oder Misserfolg erstellt werden kann. Hier blicken Sie zum Beispiel auf das zurück, was Sie erreicht haben oder wo Sie Schwierigkeiten hatten.
• Vorlaufende KPIs messen die Leistung, um den zukünftigen Erfolg und langfristige Trends vorherzusagen. Hier geht es darum, dass Sie sich auf Ihr Ziel freuen können.
• Vor- und nachlaufende KPIs werden häufig zusammen verwendet. Zusammen mit quantitativen und qualitativen KPIs sind sie ein guter Ausgangspunkt.

Weisen Sie jeder KPI, die Sie verfolgen möchten, einen Verantwortlichen zu und vereinbaren Sie eine Frequenz der Nachverfolgung. Unabhängig davon, welche KPIs Sie nachverfolgen möchten, die Verwendung einer KPI-Plattform oder eines KPI-Tools ist für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team an KPI-Definitionen von entscheidender Bedeutung. Indem Sie jede KPI gemeinsam festlegen, Kontextdaten erfassen und diese in einer einzigen Ansicht zusammenführen, ermöglichen Sie punktgenaue Aktionen in Echtzeit.

KPI-Berichte

KPI-Berichte bringen die auf dem KPI-Dashboard dargestellten Informationen auf eine neue Ebene. Sie dringen tiefer in die Daten vor, um detailliertere Erkenntnisse und Analysen zu gewinnen.

Ein KPI-Bericht hilft Stakeholdern und Teammitgliedern, Trends oder Engpässe über einen bestimmten Zeitraum zu erkennen, damit sie bessere Entscheidungen treffen können. Sie könnten zu folgenden Themen Berichte erstellen:

• Erkenntnisse in den Alltagsbetrieb des Unternehmens.
• Finanzielle Stärke des Unternehmens im Vergleich zu den angestrebten KPIs.
• Bemerkenswerte Trends oder Muster, die sich in den Daten abbilden.
• Tiefergehende Analyse der Daten zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung.

Um Ihren KPI-Bericht zu erstellen, bestimmen Sie zunächst Ihre Zielgruppe und das Ziel des Berichts. Vielleicht möchten Sie den Stakeholdern des Unternehmens im dritten Quartal den Fortschritt bei der Erreichung Ihres Umsatzziels zeigen. Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Bericht enthaltenen KPIs auf dieses zentrale Thema verweisen.

Weitere Überlegungen zum Erstellen Ihrer KPI-Berichte sind unter anderem:

• Lernen Sie KPI-Berichtsvorlagen kennen, die in Ihrem KPI-Tool oder Ihrer KPI-Plattform vielleicht schon enthalten sind.
• Legen Sie ein Intervall für die Häufigkeit der Berichte fest.
• Entscheiden Sie, ob Ihr Bericht statisch oder interaktiv sein soll, um dynamischere Drilldowns in die Daten zu ermöglichen.
• Präsentieren Sie nur die relevanten KPIs, damit Sie den Bericht nicht mit KPIs überfrachten, die nichts mit den Berichtszielen zu tun haben.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichterstattung für die Zielgruppe klar, leicht verständlich und umsetzbar ist.

Tools zur Implementierung von KPIs

Die folgende Tabelle enthält Links zu Artikeln über die Verwendung von Business-Intelligence- und Berichtserstellungstools mit Business Central-Daten zur Implementierung von KPIs.

Bewährte Methoden bei KPIs

Damit Sie die Leistungskraft von KPIs erfolgreich nutzen können, finden Sie hier einige Tipps für den Einstieg.

KPIs identifizieren:

• Wählen Sie nur KPIs aus, die zu Ihren spezifischen Zielen passen. Es ist schwierig, KPIs mit unklaren Zielen zuzuordnen.
• Verwenden Sie für ein Ziel verschiedene KPIs, wenn es sich über mehrere Abteilungen erstreckt. Die Marketingabteilung hat zum Beispiel andere KPIs als das Verkaufsteam.
• Stellen Sie sicher, dass es für wirklich jede von Ihnen ausgewählte KPI ein Kernteam gibt, das für die Definition verantwortlich ist.

KPIs überwachen:

• Machen Sie sich mit den verschiedenen Dashboards, Visualisierungsdiagrammen und Vorlagen vertraut, die in Ihrem KPI-Tool oder Ihrer KPI-Plattform verfügbar sind. Wählen Sie die richtigen für Ihre Ziele aus.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ausgangsdaten zum Vergleich angeben, damit Ihr Dashboard ein realistisches Abbild der Unternehmensleistung und des Fortschritts im Zeitverlauf zeichnet.
• Legen Sie einen Rhythmus für die Überwachung von und Reaktion auf KPIs fest. Werden KPI-Dashboards täglich oder wöchentlich überwacht? Werden erst nach der Berichterstattung Maßnahmen ergriffen oder sind Stakeholder und/oder Teammitglieder befugt, die Taktiken bei Bedarf anzupassen?
• Stellen Sie sicher, dass Sie über einen einfachen, durchgängigen Datenschutz für Datendashboards verfügen, inklusive Kontrollmaßnahmen für die Weitergabe nach außerhalb der Organisation.

Häufige KPI-Fehler

Vermeiden Sie diese häufigen KPI-Fehler:

• KPIs auswählen, die für Ihre strategischen Ziele nicht von entscheidender Bedeutung sind. Obwohl es klug ist, Ihre relevanten geschäftlichen Kennzahlen nachzuverfolgen, sind nicht alle Ihre Kennzahlen den KPI-Status wert.
• Schlecht definierte oder vage KPIs. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen und legen Sie gemeinsam die KPIs inklusive spezifischer Details zu ihrer Messung fest. Wenn alle einverstanden sind, ist es einfacher, Ihre Ziele zu erreichen.
• Festlegung hoher oder unrealistischer KPI-Ziele. Es ist besser, realistischere Ziele festzulegen, die auf historischen Daten, Ressourcen und der aktuellen Taktik basieren. Überlegen Sie sich, sich auf einen bestimmten Zeitrahmen zu konzentrieren oder kurz- und langfristige Ziele festzulegen.
• KPIs ohne Verantwortliche nachverfolgen. Verantwortlichkeit ist wichtig, nicht nur im Hinblick auf die Ergebnisse, sondern auch auf den Prozess. Jeder KPI sollte eine Verantwortlichen haben, der für die Überwachung, Berichterstattung, Analyse und Maßnahmen verantwortlich ist.
• Keine Maßnahmen hinsichtlich Ihrer KPIs ergreifen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder dahinter zurückfallen, KPIs sind Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Verfolgen Sie sie also nicht nur nach, weil man das eben tut, sondern ergreifen Sie daraufhin auch Maßnahmen.

Siehe auch

Analysen – Übersicht
Verwendung von Finanzberichten für die Erstellung von Finanzauswertungen und KPIs
Analysieren von Daten in (externen) Business Intelligence Tools
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier