Restbeträge einziehen

In diesem Artikel werden Features beschrieben, mit denen Sie ausstehende Salden von Debitoren einziehen können.

Wenn Debitorenzahlungen erfasst und abgestimmt sind, gehört der Inkassoprozess häufig einer oder mehrere der folgenden Schritte, um ausstehende Salden einzuziehen. Je nachdem, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit Inkasso umgehen, kann Business Central Ihnen helfen:

• Versenden Sie Kontoauszüge, um Debitoren über deren Salden, überfällige Zahlungen und die entsprechenden Transaktionen zu informieren. Zum Beispiel entweder offene Posten oder alle Posten, die im letzten Jahr/Quartal/Monat oder in einer anderen Periode gebucht wurden. Wenn Debitoren überfällige Zahlungen haben, können Sie den Debitoren-Abrechnungsbericht als Mahnung senden. Weitere Informationen finden Sie unter Kontoauszüge.
• Senden Sie Mahnungen (auch als Mahnschreiben oder Zahlungsaufforderungen bezeichnet) an Debitoren, um sie über überfällige Salden zu informieren. Die Mahnung kann sowohl überfällige als auch offene Posten enthalten, sodass der Debitor auch über bevorstehende Fälligkeitsdaten informiert ist. Darüber hinaus können Mahnungen zum Berechnen von Zinsen oder Zuschlägen verwendet werden, die dann in die Mahnung aufgenommen werden. Sie können die Prozesse zum Erstellen, Ausstellen und Versenden von Mahnungen automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Mahnungen.
• Senden Sie Zinsrechnungen, um Zinsen für überfällige Beträge geltend zu machen. Verwenden Sie Zinsrechnungen, wenn Sie Debitoren Zinsen oder Zuschläge berechnen möchten, ohne die überfälligen Beträge anzumahnen. Weitere Informationen finden Sie unter Zinsrechnungen.
• Kommunizieren Sie per Telefon oder E-Mail mit Debitoren wegen überfälliger Beträge und handhaben Sie potenzielle Missverständnisse und Streitigkeiten oder erinnern Sie Debitoren einfach daran, ihre Konten auf direktere Weise auszugleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Copilot für Finanzen in Outlook zum Optimieren der manuellen Inkassoarbeit verwenden.

Copilot für Finanzen in Outlook zum Optimieren der manuellen Inkassoarbeit verwenden

Wenn Sie mit Debitoren per E-Mail über ausstehende Beträge kommunizieren, müssen Sie wahrscheinlich in Business Central Informationen zum Debitor und der Rechnung nachschlagen. Copilot für Finanzen erleichtert diese Aufgabe, indem er sicherstellt, dass relevante Debitorendaten in Outlook zur Verfügung stehen. Zum Beispiel kann Copilot für Finanzen bei einer E-Mail, die Sie erhalten haben, den Debitor über den verknüpften Kontakt finden und Informationen zum Saldo anzeigen sowie ausstehende Rechnungen auflisten, die Sie ganz leicht an eine Antwort anhängen können. Mit Copilot für Finanzen in Outlook können Sie außerdem:

• Auf den Anfechtungsstatus und das Datum für die Zahlungszusage auf Rechnungen zugreifen und sie aktualisieren
• Kontaktinformationen aktualisieren
• E-Mail-Antworten mit Copilot entwerfen
• Kontoauszüge und Rechnungen direkt von Outlook aus anhängen.

Weitere Informationen finden Sie unter Copilot für Finanzen und Bereitstellungsleitfaden für Copilot für Finanzen (Vorschauversion).

Kontoauszüge

Anhand der Kundenkarte können Sie einen Auszug mit den Transaktionen für Debitoren mit Ihnen erstellen. Anschließend können Sie eine PDF-Datei erstellen und an den Debitoren senden. Alternativ können Sie den Bericht Kontoauszug dazu verwenden, um Ihren Debitoren eine Übersicht über ihre Geschäftstätigkeit mit Ihnen senden.

Um den Kontoauszugsbericht zu senden

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Kontoauszug ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
3. Unter Ausgabeoptionen wählen Sie aus, wie der Bericht an den Debitoren gesendet wird.

Mahnungen

Mithilfe von Mahnungen können Debitoren auf überfällige Beträge aufmerksam gemacht werden. Darüber hinaus können Mahnungen zum Berechnen von Zinsen oder Zuschlägen verwendet werden, die dann in die Mahnung aufgenommen werden.

Bevor Sie Mahnungen erstellen können, müssen zunächst Mahnmethoden eingerichtet und den Debitoren zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Mahnmethoden und Stufen festlegen. Um Debitoren zu verwalten, können Sie Mahnmethoden einrichten und diese den Debitoren zuordnen. Über Mahnmethoden können Sie die Funktionsweise des Mahnvorgangs steuern. Jeder Mahnmethodencode enthält von Ihnen definierte Mahnstufen. Zu den Mahnstufen gehören Regeln darüber, wann die Mahnung verschickt wird, welche Gebühren anfallen und ob Zinsen berechnet werden. Zu den Mahnstufen gehört auch die Einstellung einer Toleranzperiode, die sicherstellt, dass Sie keine Mahnung für eine Rechnung senden, die ein Debitor bereits bezahlt hat. Die Inhalte der Seite Zinskonditionen legen fest, ob auf der Mahnung Zinsen berechnet werden.

Der Batchauftrag Mahnungen erstellen kann in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden, um Mahnungen für alle Debitoren mit überfälligem Saldo zu erstellen. Alternativ können Sie eine Mahnung für einen bestimmten Debitor manuell erstellen und die Zeilen automatisch berechnen und ausfüllen lassen.

Erstellte Mahnungen können geändert werden. Der Text, der am Anfang und am Ende einer Mahnung erscheint, ist abhängig von den Bedingungen für die Mahnstufe und wird in der Spalte Beschreibung angezeigt. Wurde in den Vor- oder Nachtext automatisch ein berechneter Betrag eingefügt, wird der Text beim Löschen von Zeilen nicht angepasst. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion Mahnungstext aktualisieren.

Durch Debitorenposten, bei denen das Feld Abwarten ausgefüllt ist, wird keine Mahnungserstellung veranlasst. Wird jedoch eine Mahnung auf der Grundlage eines anderen Postens erstellt, wird auch ein überfälliger Posten, der mit "Abwarten" markiert ist, in die Mahnung einbezogen. Für Zeilen mit diesen Posten werden keine Zinsen berechnet.

Nach dem Erstellen von Mahnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Mahnungen registrieren.

So erstellen Sie Mahnungen automatisch:

Eine Mahnung ähnelt einer Rechnung. Beim Erstellen einer Lieferanmahnung müssen sowohl der Lieferanmahnungskopf als auch eine oder mehrere Lieferanmahnungszeilen ausgefüllt werden. Sie können eine Funktion verwenden, um Mahnungen für alle Debitoren automatisch zu erstellen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Klicken Sie auf der Seite Mahnung auf die Aktion Mahnung erstellen.
3. Auf der Seite Mahnungen erstellen füllen Sie die Felder aus, um festzulegen wie und an Mahnungen erstellt werden.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

So werden Mahnungen manuell erstellt:

Auf der Seite Mahnung können Sie das Inforegister Allgemein manuell ausfüllen und dann die Zeilen automatisch ausfüllen dann lassen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.

3. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.

4. Wählen Sie die Aktion Mahnungszeile vorschlagen.

5. In der Stapelverarbeitung Mahnungszeile vorschlagen füllen Sie die Felder aus, um festzulegen wie und an wen Mahnungen erstellt werden.

6. Wählen Sie im Inforegister das Kontrollkästchen Posten auf Abwarten einschließen, wenn Sie möchten, dass die Mahnungen überfällige Posten enthalten, die auf „Abwarten” gesetzt sind.

7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Posten mit fälligen Beträgen, wenn die Mahnungen nur überfällige offene Posten enthalten sollen. Es werden nur Rechnungen und Zahlungen angezeigt, da dies die Einträge sind, für die die Zahlungen Ihrer Kunden möglicherweise überfällig sind.

   Wichtig

   Offene Posten, die auf „Abwarten” gesetzt sind, werden eingefügt, ungeachtet der Einstellung des Kontrollkästchens Nur Posten mit fälligen Beträgen.

8. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

So ersetzen Sie Mahnungstexte:

Es gibt verschiedene Arten, wie Sie den Text, der auf der ausgedruckten Mahnung erscheinen soll, festlegen können. In manchen Fällen möchten Sie möglicherweise die Vor- und Nachtexte, die für die aktuelle Stufe festgelegt wurden, durch die einer anderen Stufe ersetzen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie die relevante Mahnung, und wählen Sie die Aktion Mahnungstext aktualisieren aus.
3. Geben Sie auf der Seite Mahnungstext aktualisieren im Feld Mahnstufe die gewünschte Stufe ein.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Vortext und den Nachtext zu aktualisieren.

Um eine Mahnung auszugeben

Nach dem Erstellen von Mahnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Mahnungen registrieren.

Durch Registrieren einer Mahnung werden die Daten auf eine separate Seite für registrierte Mahnungen übertragen. Gleichzeitig werden die Mahnungsposten gebucht. Wurden Zinsen oder Gebühren berechnet, werden zudem Debitorenposten sowie Fibu-Posten gebucht.

Wenn eine Mahnung registriert wird, werden die Posten entsprechend Ihren Angaben auf der Seite Mahnmethode gebucht.. Diese Spezifikation legt fest, ob Zinsen und/oder Gebühren für den Debitor und in die Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Die Seite Debitorenbuchungsgruppen bestimmt, auf welche Konten gebucht wird.

Für jeden Debitorenposten in der Zinsrechnung wird ein Posten auf der Seite Mahnungs-/Zinsrechnungsposten erzeugt.

Wenn das Kontrollkästchen Zins buchen oder Zusätzliche Gebühren buchen auf der Seite Mahnungsbedingungen aktiviert ist, werden außerdem die folgenden Posten erstellt:

• Ein Posten auf der Seite Debitorenposten
• Ein Forderungsposten auf dem jeweiligen Sachkonto
• Ein Zins- und/oder Gebührenposten auf dem jeweiligen Sachkonto

Zusätzlich kann das Registrieren der Mahnung zu MwSt.-Posten führen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie die entsprechenden Mahung aus und wählen Sie die Aktion Ausgeben aus.
3. Füllen Sie auf der Seite Mahnungen ausgeben die Felder nach Bedarf aus.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Die Mahnung wird entweder gedruckt oder an eine festgelegte E-Mail als PDF-Dateianhang gesendet.

Zum Stornieren der registrierten Mahnung.

Wenn fälschlicherweise Erinnerungen ausgegeben wurden, können Sie diese vor dem Versenden stornieren. Sie können dies entweder einzeln oder als Stapel ausführen.

1. Auf der Seite Profilanpassungen wählen Sie mindestens eine Zeile für die Seitenanpassungen aus, die Sie löschen möchten, und wählen Sie danach die Aktion Löschen aus.
2. Auf der Seite Ausgestellte Manung stornieren geben Sie die Felder wie nötig ein, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

Finanzierungskosten

Hat ein Debitor bis zum Fälligkeitsdatum nicht gezahlt, können automatisch Zinsen berechnet und auf den überfälligen Beträgen auf dem Debitorkonto aufgeschlagen werden. Verwenden Sie Zinsrechnungen, um Debitoren über die Zuschläge zu informieren.

Bevor Sie Zinsrechnungen erstellen können, müssen Sie Bestimmungen einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Zinskonditionen.

Sie können eine Zinsrechnung für einen bestimmten Debitor manuell erstellen und die Zeilen automatisch ausfüllen. Alternativ können Sie die Aktion Zinsrechnungen erstellen verwenden, um Zinsrechnungen für alle oder ausgewählte Debitoren mit überfälligem Saldo zu erstellen.

Erstellte Zinsrechnungen können geändert werden. Der Text, der am Anfang und am Ende der Zinsrechnung erscheint, ist abhängig von den Zinskonditionen und wird in der jeweiligen Zeile in der Spalte Beschreibung angezeigt. Wird in den Vor- oder Nachtext automatisch ein berechneter Betrag eingefügt, wird der Text beim Löschen von Zeilen nicht angepasst. Verwenden Sie in diesem Fall die Aktion Zinsrech. Text aktualisieren.

Nach dem Erstellen von Zinsrechnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Zinsrechnungen versenden, in der Regel als E-Mail.

So erstellen Sie eine Zinsrechnung manuell

Eine Zinsrechnung ist ähnlich wie eine Rechnung. Sie können den Kopf manuell ausfüllen und die Zeilen ausfüllen lassen, oder Sie können Zinsrechnungen für alle Debitoren automatisch erstellen lassen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Zinsrechnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus, und füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.

3. Wählen Sie Zinsgebührmemo-Zeilen vorschlagen.

4. Auf der Seite Zinsrechnungszeile vorschlagen setzen Sie auf dem Inforegister Debitorenposten einen Filter, wenn Sie nur für bestimmte Posten Zinsrechnungen erstellen möchten.

   Notiz

   Obwohl sie aufgelistet sind, hat die Auswahl von Zahlung und Gutschrift als Filter Belegart keine Wirkung, da die Aktion Zinsrechnungszeile vorschlagen nur positive Beträge verarbeitet.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Batchauftrag zu starten.

So aktualisieren Sie Zinsrechnungstexte:

In manchen Fällen möchten Sie vielleicht den Vor- und Nachtext für die Zinskonditionen ändern. Wenn Sie dies zu einem Zeitpunkt tun, an dem Sie Zinsrechnungen angelegt, aber noch nicht registriert haben, können Sie die Anwendung dazu veranlassen, die Zinsrechnungen mit den geänderten Texten zu aktualisieren.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Zinsrechnung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie das Fenster, in dem Sie Text ändern möchten und wählen Sie die Aktion Zinsrech. Text aktualisieren aus.
3. Auf der Seite Zinsrechnungskopf aktualisieren können Sie einen Filter festlegen, wenn Sie mehrere Zinsrechnungen aktualisieren möchten.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Vortext und den Nachtext zu aktualisieren.

Um Zinsrechnungen zu registrieren

Nach dem Erstellen von Zinsrechnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Zinsrechnungen registrieren.

Wenn Sie eine Mahnung senden, werden die Posten entsprechend Ihren Angaben auf der Seite Zinsgebühr gebucht. Diese Spezifikation legt fest, ob Zinsen und/oder Gebühren für den Debitoren und in die Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Die Einstellungen auf der Seite Debitorenbuchungsgruppen legen fest, auf welche Konten Zinsen oder Gebühren gebucht werden.

Für jeden Debitorenposten in der Zinsrechnung wird ein Posten auf der Seite Mahnungs-/Zinsrechnungsposten erzeugt.

Wenn die Kontrollkästchen Zins buchen oder Zusätzliche Gebühren buchen auf der Seite Zinsgebührbedingungen aktiviert ist, werden außerdem die folgenden Posten erstellt:

• Ein Posten auf der Seite Debitorenposten
• Ein Forderungsposten auf dem jeweiligen Sachkonto
• Ein Zins- und/oder Gebührenposten auf dem jeweiligen Sachkonto

Zusätzlich kann das Registrieren der Mahnung zu MwSt.-Posten führen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Zinsrechnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie das entsprechenden Memo aus und wählen Sie die Aktion Ausgeben aus.
3. Füllen Sie auf der Seite Zinsgebührmemo ausgeben die Felder nach Bedarf aus.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Die Zinsrechnung wird entweder gedruckt oder an eine festgelegte E-Mail als PDF-Dateianhang gesendet.

Um die ausgestellte Zinsrechnung zu stornieren

Wenn fälschlicherweise Zinsrechnungen ausgegeben wurden, können Sie diese vor dem Versenden stornieren. Sie können dies entweder einzeln oder als Stapel ausführen.

1. Auf der Seite Ausgestellte Zinsrechnung wählen Sie mindestens eine Zeile für die Seitenanpassungen aus, die Sie löschen möchten, und wählen Sie danach die Aktion Löschen aus.
2. Auf der Seite Ausgestellte Zinsrechnungs-Memos stornieren geben Sie die Felder wie nötig ein, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

So zeigen Sie Mahnungs- und Zinsrechnungsposten an:

Wenn Sie eine Mahnung registrieren, wird für jede Mahnungszeile, die einen Debitorenposten enthält, ein Mahnungsposten auf der Seite Mahnung/Zinsrechnung Posten erstellt. Sie können sich einen Überblick über die erstellten Mahnungsposten für einen bestimmten Debitor anzeigen lassen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Debitoren ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie die entsprechende Debitorenkarte und klicken dann auf Buchblatteinträge.
3. Klicken Sie auf die Seite auf Buch-Blatteinträge und wählen Sie die Zeilen, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Posten, Mahnungs-/Zinsrechnungseinträge.

Verschiedene Zinssätze

Sie können für jeden Zinskonditionscode mehrere Zinssätze angeben, sodass Sie Zinsrechnungen mit mehreren Zinssätzen für einen bestimmten Zeitraum durchführen können. Dies ist hilfreich, wenn Sie für gestundete Zahlungen unterschiedliche Zinsen berechnen. Die Zinsberechnung ist für jede finanzielle Belastung, nur mit Veränderung des Zinssatzes für eine bestimmte Periode gleich. Sind mehrere Zinssätze nicht eingerichtet, dann wird der Zinssatz und die Periode, die auf den Seiten Zinskonditionen und Mahnmethode für der gesamten Periode der Berechnung definiert ist, verwendet. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Mehrere Zinssätze einrichten.

Siehe auch

Mahnmethoden und Mahnstufen einrichten
Zinskonditionen einrichten
Verwalten von Forderungen
Verkauf
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier