Finanztags

Nach der Buchung von Transaktionen ist es für Organisationen häufig erforderlich, Einblick in die untergeordneten Sachkonten zu erhalten, damit die aus diesen Transaktionen generierten Buchhaltungseinträge analysiert werden können. Heutzutage verwenden Organisationen Felder wie die Dokumentnummer, Beschreibung oder Finanzdimensionen, um untergeordente Sachkonten im Hauptbuch zu verfolgen, da es schwierig ist, im Datenmodell zu den untergeordneten Sachkontodaten zu navigieren. Zu den häufig verfolgten untergeordeten Sachkontodaten gehören Verkaufsauftrags- oder Einkaufsauftragsnummern, Lieferanten- oder Kundennamen, Zahlungsreferenzen, Rechnungsnummern oder Referenznummern aus externen Transaktionen, die in Microsoft Dynamics 365 Finance importiert werden. Neben der Nutzung für Analysezwecke werden die untergeordeten Sachkontodaten auch für Prozesse wie den Hauptbuchausgleich verwendet.

Die Funktion Finanztags (Tags) macht die Verwendung von Dokumentnummern, Beschreibungen oder Finanzdimensionen überflüssig, indem sie einer Organisation das Erstellen und Eingeben von bis zu 20 benutzerdefinierten Feldern für Transaktionen ermöglicht. Diese Felder werden dann in den Buchhaltungseinträgen gespeichert, die für die Transaktionen erstellt werden. Tagwerte werden in keinen untergeordeten Sachkontotabellen, der Tabelle „Debitortransaktionen“ oder der Tabelle „Kreditortransaktionen“ gespeichert.

Tags wurden in der Version 10.0.32 von Dynamics 365 Finance eingeführt. In jeder neuen Version werden Tags in zusätzlichen Erfassungen, Dokumenten und Prozessen implementiert. In der Version 10.0.37 wurde für die folgenden Journale und Transaktionen Unterstützung für Tags hinzugefügt:

• Allgemeine Erfassung

• Globale allgemeine Erfassung

• Zuordnungserfassung

• Anlagenerfassung

• Alle Ressourcenleasingerfassungen

• Periodische Erfassung

• Erfassung der Berichtswährungsregulierung

• Debitorzahlungserfassung

• Kreditorenzahlungserfassung

• Rechnungserfassung (Kreditor)

• Globale Rechnungserfassung (Kreditor)

• Rechnungsbuch

• Auftragsdokumente (Auftrag, Lieferschein und Debitorenrechnung)

  Hinweis

  Um die Unterstützung für Tags in Verkaufsauftragsdokumenten verfügbar zu machen, aktivieren Sie die Funktion Finanztags für Verkaufsauftragsrechnungen aktivieren in der Funktionsverwaltung.

• Bestellungsdokumente (Bestellung, Produktzugang und Kreditorenrechnung)

  Hinweis

  Ab Dynamics 365 Finance, Version 10.0.41, sind Tags in Bestellungsdokumenten verfügbar. Die Funktion Finanztags für Rechnungsstellung für Bestellungen aktivieren ist in der Funktionsverwaltung verfügbar. Die Funktion befindet sich in der privaten Vorschauversion und wird vom PurchaseOrderFinTagFeature-Flight gesteuert. Um Finanztags in Bestellungsdokumenten zu verwenden, erstellen Sie zuerst ein IcM Ticket, um das Flight zu aktivieren.

Einrichten

Um die Funktionalität zu nutzen, müssen Sie die Funktion Finanztags im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung aktivieren. Die Funktion kann jederzeit deaktiviert werden. Wenn die Funktion aktiviert, aber später deaktiviert wird, bleiben alle für Finanztags bei Transaktionen eingegebenen Werte in der Datenbank erhalten. Sie sind jedoch bei keinen Transaktionen oder Anfragen in Dynamics 365 Finance mehr sichtbar.

Das Eingeben von Tags für Transaktionen ähnelt dem Eingeben eines Sachkontos unter Verwendung von Finanzdimensionen. Tags verwenden nicht dasselbe Steuerelement wie ein Sachkonto, erfordern aber dennoch ein Trennzeichen zwischen den Tagwerten. Sie sollten das Tagtrennzeichen definieren, bevor Sie Finanztags definieren. Wählen Sie auf der Seite Hauptbuch-Parameter Finanztags aus und geben Sie das Trennzeichen an. Das von Ihnen angegebene Trennzeichen darf nicht in Tagwerten verwendet werden, die bei Transaktionen eingegeben werden. Wenn Sie beispielsweise einen Bindestrich (-) als Trennzeichen definieren, darf der als Tagwert eingegebene Kundenname keinen Bindestrich enthalten. Das Trennzeichen kann nach seiner Definition nicht mehr geändert werden.

Nachdem die Funktion aktiviert wurde, kann jede juristische Person bis zu 20 Finanztags definieren. Tags sind für juristische Personen spezifisch. Sie können die Finanztag-Konfiguration und die Entitäten Benutzerdefinierter Listenwert für Finanztags verwenden, um die Tags für jede juristische Person zu importieren. Daher können Sie schnell und einfach die gleiche Ersteinrichtung in mehreren juristischen Personen definieren.

Erstellen von Finanztags

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Finanztags erstellen:

• Bewerten Sie, ob die Daten als Finanzdimension oder als Finanztag verfolgt werden sollen. Finanztags sind eine Alternative zu Finanzdimensionen, insbesondere wenn Sie Werte verfolgen, die kaum oder gar nicht wiederverwendbar sind, wie etwa Verkaufsauftragsnummern oder Bestellnummern. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Finanztags und Finanzdimensionen finden Sie unter Unterschiede zwischen Finanztags und Finanzdimensionen.
• Nach der Erstellung eines Finanztags kann es deaktiviert aber nicht gelöscht werden. Diese Einschränkung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Tagwerte für die Berichterstattung über gepostete Hauptbucheinträge verfügbar bleiben. Finanztags kann jederzeit einfach aktiviert und deaktiviert werden.
• Die Beschriftung jedes Finanztags kann jederzeit geändert werden, auch nachdem Transaktionen gebucht wurden.
• Wenn für einen bestimmten Finanztag keine Transaktionen gebucht wurden, hat eine Änderung der Beschriftung des Tags keine Auswirkungen. Dieses Verhalten ist nützlich, wenn Sie ein Tag einem anderen Zweck zuführen müssen, um andere Daten verfolgen zu können.
• Wenn Transaktionen für ein bestimmtes Finanztag gebucht wurden, ändern sich die Tagwerte nicht. Wenn die Beschriftung des Tags ursprünglich „Bestellnummer“ lautete, später aber in „Verkaufsauftragsnummer“ geändert wurde, enthalten die Buchhaltungseinträge, die vor der Beschriftungsänderung gebucht wurden, noch immer die Bestellnummern, die eingegeben und in Hauptbuch gebucht wurden.

Erstellen eines Finanztags

Befolgen Sie diese Schritte, um ein Finanztag zu erstellen.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Kontenplan > Finanztags > Finanztags.
2. Klicken Sie auf Neu, um einen Finanztag zu erstellen.
3. Geben Sie einen Beschriftung für das Tag ein. Die Beschriftung muss mit einem Buchstaben oder Unterstrich beginnen und sie darf nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche enthalten. Sonderzeichen, einschließlich Leerzeichen, sind nicht zulässig.
4. Wählen Sie im Werttyp-Feld Text, Liste oder Benutzerdefinierte Liste aus.
5. Wenn Sie Liste im Werttyp-Feld ausgewählt haben, wählen Sie die Wertquelle im Werte verwenden aus-Feld aus. Das Feld enthält eine Liste von Entitäten, aus denen die Tagwerte während der Transaktionseingabe ausgewählt werden können.
6. Wenn Sie Benutzerdefinierte Liste im Werttyp-Feld ausgewählt haben, wählen Sie Tagwerte aus, um die benutzerdefinierte Liste mit Tagwerten zu erstellen, die bei der Transaktionseingabe zur Auswahl stehen.
7. Wählen Sie Aktivieren aus, um das Tag zu aktivieren.

Eingeben von Finanztagwerten für Transaktionen

Nachdem ein Finanztag aktiviert wurde, stehen Tags zur Eingabe bei jeder Transaktion zur Verfügung, die diese Funktion unterstützt.

Erfassungen und Positionen

Beim Eingeben von Erfassungen können Sie Tagwerte im Erfassungsstapelkopf definieren. Diese Werte werden dann als Standardwerte für die Zeilen in der Erfassung verwendet. Andere Standardwerte in der Erfassung werden automatisch in die neuen Zeilen eingetragen, die der Erfassung hinzugefügt werden. Sie werden jedoch nicht in Zeilen eingegeben, die bereits vorhanden sind, wenn Sie die Werte in der Kopfzeile definieren.

Standardwerte für Erfassungen

Tagwerte, die Sie in eine Erfassung eingeben, werden folgendermaßen als Standardwerte eingegeben:

• Einzelpositionsbeleg:

  • Tagwerte, die Sie dem Erfassungsstapelkopf hinzufügen, werden als Standardwerte in das Konto eingetragen.
  • Tagwerte, die Sie dem Konto hinzufügen, werden als Standardwerte in das Gegenkonto eingetragen.
  • Wenn das Gegenkonto bereits vorhanden ist, wenn Sie dem Konto Tagwerte hinzufügen, werden diese Tagwerte nicht als Standardwerte in das Gegenkonto eingetragen.
  • Wenn sowohl auf dem Konto als auch auf dem Gegenkonto Tagwerte vorhanden sind, führen Änderungen der Tagwerte an einer Stelle nicht dazu, dass die Werte an der anderen Stelle aktualisiert werden. Wenn Sie beispielsweise die Tagwerte des Kontos ändern, werden die Tagwerte des Gegenkontos nicht aktualisiert. Dieses Verhalten hilft, Datenverlust zu verhindern, wenn ein Benutzer die Standardwerte manuell überschreibt.
  • Wenn Sie eine neue Zeile hinzufügen und eine neue Belegnummer zuweisen (die eine neue Transaktion darstellt), beginnt das Standardverhalten von vorne. Tagwerte aus den Zeilen eines Belegs werden nie als Standardwerte in die Zeilen eines anderen Belegs eingegeben.

• Beleg mit mehreren Positionen:

  • Tagwerte, die Sie dem Erfassungsstapelkopf hinzufügen, werden als Standardwerte in das Konto jeder Position eingetragen, die dem Beleg hinzugefügt wird.
  • Die Tagwerte, die Sie dem Konto in der ersten Zeile hinzufügen, werden nicht als Standardwerte in das Konto der nächsten Zeile des Belegs eingetragen usw.

Standard-Tagwerte sind in den Stammdaten nicht vorhanden und stehen nicht als Standardwerte zur Verfügung. Beispielsweise besteht keine Möglichkeit, Standard-Tagwerte für Debitoren oder Kreditoren zu definieren. Darüber hinaus werden Eigenschaften einer Transaktion selbst nicht automatisch als Standardwerte eingetragen. Beispielsweise wurde ein Tag erstellt, um den Kundennamen zu verfolgen. Wenn eine Transaktion einen Kunden enthält, wird der Name des Debitoren standardmäßig nicht als Debitorentagwert verwendet. Der Wert muss manuell eingegeben oder importiert werden.

Standardwerte für Dokumente

Für Dokumente werden, genau wie für Erfassungen, Tagwerte nicht als Standardwerte aus den Stammdaten eingetragen, da in den Stammdaten keine Standardtagwerte hinterlegt sind. Die meisten Dokumente, wie z. B. Aufträge, folgen diese allgemeine Standardreihenfolge:

1. Tagwerte können in der Kopfzeile des Dokuments definiert werden.
2. Tagwerte aus der Kopfzeile werden als Standardwerte in den Zeilen des Dokuments verwendet.
3. Tagwerte aus den Zeilen des Dokuments werden als Standardwerte in den Buchhaltungsverteilungen verwendet (sofern das Dokument ein Quelldokument ist und Buchhaltungsverteilungen unterstützt).

Für die erstellten Buchhaltungseinträge werden die Tagwerte wie folgt als Standardwerte eingegeben:

• Dokumente ohne Quelle:

  • Die Tagwerte für das Sammelkonto, wie z. B. Kreditoren oder Debitoren, werden standardmäßig aus der Kopfzeile eingetragen.
  • Alle anderen Konten, wie z. B. Ausgaben, Einnahmen, Steuern und Rabatte, verwenden standardmäßig die Tagwerte aus den Zeilen.

• Quelldokumente:

  • Die Tagwerte für das Sammelkonto, z. B. Kreditoren oder Debitoren, werden standardmäßig entweder aus der Kopfzeile oder den Buchhaltungsverteilungen eingegeben, abhängig von den Hauptbuchparametern, die für Sammelkonten verwendet werden. (Gehen Sie zu Hauptbuch>Hauptbucheinrichtung>Hauptbuchparameter.) Die Tagwerte werden standardmäßig gemäß derselben Logik eingegeben, die für die Finanzdimensionswerte für das Sammelkonto verwendet wird.
  • Alle anderen Konten, wie z. B. Ausgaben, Einnahmen, Steuern und Rabatte, verwenden standardmäßig die Tagwerte aus den Buchahltungsverteilungen.

Wenn ein Dokument über nachgelagerte Dokumente verfügt, werden die Tags aus dem Dokument übergeordnetes Element für die Dokumente untergeordnetes Element verwendet. Beispielsweise werden die Tagwerte aus dem Kopf und den Zeilen des Verkaufsauftrags für die Buchhaltung verwendet, die für den Lieferschein und die Debitorenrechnung erstellt wird, und zwar gemäß der zuvor beschriebenen Logik.

Überprüfung

Wenn Tagwerte für Transaktionen eingegeben werden, erfolgt weder während der Transaktionseingabe noch während der Transaktionsbuchung eine Validierung. Auch wenn ein Tag vom Werttyp Liste oder Benutzerdefinierte Liste definiert ist, werden die Tagwerte nicht überprüft, um sicherzustellen, dass sie in der Liste vorhanden sind. Beispielsweise wird ein Tag vom Werttyp Liste erstellt und die Bestellnummer als Quelle der Liste ausgewählt. Obwohl eine Liste mit Bestellnummern angezeigt wird, kann der Benutzer eine Bestellnummer eingeben, die in der Liste nicht vorhanden ist.

Buchungen von Transaktionen mit Tagwerten

Nachdem eine Transaktion gebucht wurde, stehen die Finanztags in den Zeilen des Hauptbuch-Kontoeintrags zur Verfügung. Sie werden auf den Seiten Belegtransaktionen und Transaktionen für Hauptkonto angezeigt. Die Finanztags werden in separaten Spalten angezeigt, damit sie einfacher sortiert und gefiltert werden können.

Für die Berichterstellung sind die Tags nicht Teil der Dimensionssätze. Daher ist es nicht möglich, für einen bestimmten Tagwert einen zusammengefassten Transaktionssaldo abzurufen. Wenn Sie sich beispielsweise die Bilanz ansehen, können Sie keine Salden pro Tagwert abrufen. Wenn Sie jedoch mit Drilldown ausführen die Salden aus der Bilanz nach unten scrollen, werden die Tagwerte in den detaillierten Transaktionen angezeigt. Die detaillierten Transaktionen, einschließlich der Tagwerte in separaten Spalten, können nach Excel exportiert werden, wo sie bei Bedarf zusammengefasst werden können.

Wenn ein Tag deaktiviert wird, bleiben die Tagwerte auf den gebuchten Transaktionen erhalten. Standardmäßig werden deaktivierte Tags nicht auf Anfrageseiten angezeigt. Sie können die Spalten jedoch hinzufügen, indem Sie Inaktive Finanztags anzeigen auswählen.

Tagwerte nach dem Buchen korrigieren

Obwohl Finanztags für die Berichterstattung verfügbar sind, sind sie nicht Teil des Sachkontos und haben keine Auswirkungen auf die Finanzauswertung. Da Tags nur für interne Analysen verwendet werden, sind Änderungen der Tagwerte auch nach der Buchung der Transaktionen zulässig.

1. Aktivieren Sie im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung die Funktion mit dem Namen Änderungen an internen Daten von Hauptbuchbelegen zulassen. Mithilfe dieser Funktion können einige Rollen das Feld Beschreibung gebuchter Buchhaltungseinträge ändern. Wenn auch die Funktion Finanztags aktiviert ist, wird diese Funktion erweitert, um Änderungen an den Tagwerten zu ermöglichen.
2. Nachdem die Funktion aktiviert wurde, gehen Sie zu Belegtransaktionen.
3. Suchen Sie mithilfe der Abfrage nach den Transaktionen, die Sie bearbeiten möchten.
4. Wählen Sie die Zeilen in Belegtransaktionen und dann Interne Belegdaten bearbeiten aus. Sie können nur ausgewählte Zeilen bearbeiten.

Auf der Seite werden die Zeilen angezeigt, die Sie in Belegtransaktionen ausgewählt haben, einschließlich des aktuellen Finanztags und des neuen Finanztags. Die aktuellen Tagwerte werden als Standardwerte für die neuen Tags eingetragen. Somit müssen Sie nicht alles nochmal manuell eingeben, sondern können nur die Fehler korrigieren. Sie können die Massenaktualisierung ausgewählter Datensätze-Schaltfläche verwenden, um Massenaktualisierungen durchzuführen. Massenaktualisierungen sind nützlich, wenn Sie großen Gruppen gebuchter Transaktionen Tagwerte zuweisen möchten, die falsch waren oder für die keine Tagwerte definiert wurden (beispielsweise weil sie gebucht wurden, bevor die Funktion aktiviert wurde).