Dynamics 365 for Outlook-Benutzerhandbuch

• Für das Dezember-2016-Update für Dynamics 365 (online und lokal) und spätere Versionen ist die bevorzugte Verwendungsmethode für Microsoft Dynamics 365 zusammen mit Outlook die Verwendung von Dynamics 365 App for Outlook, einem Microsoft Office Add-In. Weitere Informationen: Dynamics 365 App for Outlook-Benutzerhandbuch.
• Konfiguration von Dynamics 365 App for Outlook und Dynamics 365 for Outlook für denselben Dynamics 365-Benutzer wird nicht unterstützt.
• Bei der Nutzung von Dynamics 365 for Outlook, Version 9.0 im Offlinemodus können Anlagen von synchronisierten Datensätzen nicht im Offlinemodus angezeigt werden. Liegt eine Anlage zu einem Datensatz vor, ist die Anlage nur verfügbar, wenn Sie in den Onlinemodus wechseln. Wenn Sie einem Datensatz im Offlinemodus eine Anlage hinzugefügt haben, wird die Anlage mit dem Server synchronisiert, wenn Sie wieder online sind Wenn Sie Anlagen im Offlinemodus verwenden, sollten Sie überlegen, die Anlage auf das Gerät zu speichern.
• Die Offlinefähigkeit in Dynamics 365 for Outlook, Version 9.0 ist in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) nicht verfügbar.

Dynamics 365 for Outlook ist veraltet und wird entfernt

Ab dem 4. Dezember 2020 wird das alte Dynamics 365 for Outlook (auch als Outlook COM-Add-In bezeichnet) entfernt und kann nicht mehr verwendet werden. Diese Entfernung erfolgt nach geografischem Standort und folgt dem wöchentlichen Release-Zeitplan.

Sobald der Dienst entfernt wurde, müssen Benutzer das Add-In manuell deinstallieren. Benutzer können das Outlook COM-Add-In starten, jedoch funktioniert keine der Funktionen.

Bei vorhandenen Outlook COM-Add-In erfahren Benutzer das folgende Verhalten:

• Dynamics 365-Menüband ist deaktiviert.

  

• Dynamics 365-Organisationsordner zeigen leere Seiten an.

  

• Sie können keine neuen Postfächer im Outlook COM-Add-In konfigurieren. Wenn Sie eine Dynamics 365-Organisation hinzufügen, wird die folgende Meldung angezeigt:

  

Datenschutzhinweise

Zur Nutzung von Microsoft Dynamics 365 for Outlook müssen Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen (E-Mail-Adresse und Kennwort) anmelden. Sie können auswählen, ob Sie diese Informationen lokal speichern, um nicht bei jedem Öffnen von Outlook die Anmeldeinformationen angeben zu müssen. Wenn Sie sich entscheiden, die Informationen lokal zu speichern, stellt Dynamics 365 for Outlook beim Öffnen von Outlook automatisch eine Verbindung zu Microsoft Dynamics 365 (online) her.

Nach der ersten Anmeldung und Verwendung von Dynamics 365 for Outlook wird die Verbindung zwischen dem Computer und Dynamics 365 (online) immer hergestellt, wenn eine Internetverbindung besteht. Sie können die Verbindung zwischen Computer und Dynamics 365 nur durch eine Konfigurationseinstellung deaktivieren. Dann kann sich allerdings die Leistung von Dynamics 365 for Outlook verschlechtern.

Wenn Sie mit Dynamics 365 for Outlook E-Mails nachverfolgen, können Benutzer mit entsprechender Anzeigeberechtigung aus der Organisation den E-Mail-Verlauf einsehen.

Zu jeder E-Mail, die Sie erhalten, sendet Dynamics 365 for Outlook die E-Mail-Adresse des Absenders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der Nachricht an Dynamics 365 (online). Damit kann Dynamics 365 (online) überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Nachricht vom Dynamics 365 (online) gespeichert werden soll. Wenn Sie ein Element nachverfolgen, behält der Dynamics 365-Dienst eine Kopie des Elements. Andere Benutzer aus der Organisation, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können das Element anzeigen. Bei Aufhebung der Nachverfolgung eines Elements wird die Kopie automatisch von Dynamics 365 (online) gelöscht, sofern Sie das Element besitzen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 for Outlook verwenden, wird beim Wechsel in den Offline-Modus eine Kopie der Daten, die Sie bearbeiten, erstellt und auf Ihrem Computer lokal gespeichert. Die Daten werden aus Dynamics 365 (online) über eine sichere Verbindung auf Ihren Computer übertragen, und zwischen der lokalen Kopie und Dynamics 365 Online wird eine Verknüpfung eingerichtet. Wenn Sie sich das nächste Mal bei Dynamics 365 (online) anmelden, werden die lokalen Daten mit Dynamics 365 (online) synchronisiert.

Ein Administrator bestimmt mit Sicherheitsrollen, ob die Benutzer einer Organisation mit Dynamics 365 for Outlook in den Offline-Modus wechseln dürfen.

Mithilfe der Einstellung Synchronisierungsfilter aus dem Dialogfeld Optionen können Benutzer und Administratoren konfigurieren, welche Entitäten über Offlinesynchronisierung heruntergeladen werden. Benutzer und Administratoren können alternativ konfigurieren, welche Felder heruntergeladen (und hochgeladen) werden, mithilfe von Erweiterte Optionen im Dialogfeld Synchronisierungsfilter.

Wenn Sie bei Nutzung von Dynamics 365 (online) die Funktion zur Synchronisierung mit Outlook verwenden, werden die Dynamics 365-Daten, die synchronisiert werden, in Outlook „exportiert“. Zwischen den Informationen in Outlook und denen in Dynamics 365 (online) wird eine Verknüpfung eingerichtet, um sicherzustellen, dass die Informationen in beiden Systemen auf dem neusten Stand bleiben. Die Outlook-Synchronisierung lädt nur relevante Dynamics 365-Datensatz-IDs herunter, die verwendet werden, wenn ein Benutzer versucht, ein Outlook-Element nachzuverfolgen und als Bezug festzulegen. Die Unternehmensdaten werden nicht auf dem Gerät gespeichert.

Ein Administrator legt über Sicherheitsrollen fest, ob Benutzer Ihrer Organisation Dynamics 365-Daten mit Outlook synchronisieren dürfen.