Definieren des Projektumfangs

Vergewissern Sie sich, dass Sie das Projekt eingrenzen, damit Sie wissen, wie viel Sie mit dem Projekt erreichen wollen. Halten Sie einen klaren Fahrplan für das, was Sie als abgeschlossen definieren und was außerhalb des Projektumfangs liegt (und möglicherweise in der nächsten Version erledigt werden soll). Ihr Umfang wirkt sich direkt auf die Erstellung der Apps aus und bestimmt, welche Funktionen bei der Erstellung der App einbezogen und welche nicht einbezogen werden sollen.

Bei der Festlegung des Projektumfangs sollten Sie die folgenden Einschränkungen berücksichtigen:

• Zeit: Legen Sie eine Frist fest, bis wann Sie die Projektziele erreichen möchten. Bei kleineren Projekten kann dies ein paar Wochen dauern, während größere Projekte mehrere Monate in Anspruch nehmen können.

• Personen: Wie viele Personen stehen Ihnen für das Projekt zur Verfügung?

• Budget: Wenn Sie die von Ihnen und Ihren Mitarbeitern aufgewendete Zeit berücksichtigen müssen oder wenn Sie Experten einstellen müssen, müssen Sie ein Budget aufstellen.

• Durchführbarkeit: Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie durch das verfügbare Fachwissen, den fehlenden Zugang zu den benötigten Daten oder den Umfang der Änderungen, die Ihre Organisation anstrebt, eingeschränkt sind.

Sie sollten auch überlegen, welche funktionellen Teile Sie in brauchbaren Stücken liefern können. Es nützt niemandem etwas, wenn Ihre App bei mehreren Funktionen nur die Hälfte liefert; planen Sie, jede Komponente in einer funktionierenden Form zu liefern, und zwar End-to-End. Auch wenn sie noch nicht alle gewünschten Funktionen enthält, liefern Sie etwas, das sich verwenden lässt. Ihr Projektplan sollte angeben, was Sie in jeder Phase liefern werden.

Beispiel: Kostenbericht Projektumfang

Wenn wir unseren Geschäftsprozess betrachten, sehen wir, dass er in fünf Hauptaufgaben aufgeteilt ist:

1. Erstellung der Spesenabrechnung

2. Genehmigung des Kostenberichts

3. Einbringen der Daten in das finanzielle Zahlungssystem

4. Überprüfung der wöchentlichen Budget-Analysen

5. Überwachung

Wir glauben, dass wir über das Fachwissen verfügen, um eine App für die Kostenabrechnung und den Genehmigungsprozess zu erstellen. Die Anforderungen an die Rechnungsprüfung scheinen sich ziemlich stark mit dem zu überschneiden, was wir für die Genehmigung von Ausgabenberichten benötigen.

Nachdem wir die Erstellung von Ausgabenberichten abgeschlossen haben, denken wir, dass wir bereit sind, die Budgetanalyse in Angriff zu nehmen; tatsächlich sollten wir, sobald wir das Datenmodell eingerichtet haben, in der Lage sein, unser separates Team von Power BI-Experten parallel mit diesem Projekt zu beginnen.

Wir sind unsicher, ob wir die Daten direkt in das Finanzsystem bekommen, da dies Systemfachkenntnisse erfordert, auf die wir im Moment keinen Zugriff haben. Das ist also derzeit nicht Gegenstand des Projekts, aber wir werden es höchstwahrscheinlich in einer späteren Phase hinzufügen.

Da wir immer wieder auf unseren Gesamtprojektauftrag zurückkommen („Schaffen Sie einen Prozess, der für die Mitarbeiter und die Buchhaltungsabteilung effizient ist, eine schnellere Budgetverfolgung ermöglicht und unser Risiko bei Prüfungen verringert“), halten wir unseren Projektumfang für angemessen.