Empfehlungen für das Schreiben von Benutzeroberflächeninhalten

Gilt für diese Empfehlung bezüglich der Checkliste für die Well-Architected Erfahrungsoptimierung in Power Platform:

Dieser Leitfaden enthält Empfehlungen für das Erstellen effektiver, auf das Benutzererlebnis zugeschnittener Inhalte. Inhalte dienen als primärer Kommunikationsmodus einer Benutzeroberfläche und sind bei der Vermittlung komplexer Ideen wirkungsvoller als visuelle Elemente allein. Die Worte, die wir in einer Anwendung verwenden, beeinflussen die Navigation und Wahrnehmung der Benutzer, unabhängig davon, ob wir sie durch einen Prozess führen oder wichtige Systeminformationen geben.

Wichtige Designstrategien

Das Schreiben von Inhalten, die Teil des User Interface Designs sind, ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Durch die Kombination dieser bewährten Methoden für das Texten mit den bewährten Methoden für das visuelle Design wird das Benutzererlebnis verbessert.

Den Inhalt erfassbar gestalten

Bei der Verwendung einer Geschäftsanwendung sind die Menschen weder an den Funktionen der Benutzeroberfläche noch an einer blumigen Sprache interessiert. Ihr Fokus liegt auf der Erledigung von Aufgaben. Unterstützen Sie sie dabei, indem Sie in kurzen, erfassbaren Blöcken schreiben. Teilen Sie den Text in kürzere Sätze und Absätze auf. Vermeiden Sie eine allzu überschwängliche Sprache. Benutzer suchen eine Benutzeroberfläche häufig mit bestimmten Zielen im Hinterkopf auf, und der Inhalt sollte sie ohne Umwege zu diesen Zielen führen.

Seien Sie präzise. Der Inhalt sollte kurz und auf den Punkt sein. Präzise heißt nicht beschränkt, sondern effizient. Verwenden Sie so wenige Worte wie möglich, ohne die Bedeutung zu beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass jedes Wort in Ihren Inhalten einem Zweck dient. Geben Sie nur die erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Bedenken Sie: Zu viel Inhalt führt dazu, dass er weniger gelesen wird. Folgen Sie dem Rat von Mark Twain: „Schreiben ist leicht. Man muss nur die falschen Worte weglassen.”

Beginnen Sie mit der wichtigsten Information: dem Wertversprechen. Wenn der Platz es erlaubt, fügen Sie ein oder zwei kurze Absätze mit Details in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit hinzu. Wenn Sie mehr sagen müssen, verwenden Sie einen Link „Weitere Informationen“. Manchmal ist es einfacher, zuerst den Text der Nachricht und dann die Überschrift zu schreiben.

Verwenden Sie nach Möglichkeit konkrete Verben. Konkrete Verben sind für Menschen bedeutungsvoller als allgemeine. Helfen Sie Ihren Benutzern, verfügbare Optionen oder erforderliche Aktionen schnell zu verstehen, indem Sie spezifische Wörter wie „abrufen“, „aktualisieren“, „auswählen“ oder „ändern“ verwenden. Sie können Verwirrung vermeiden und Mehrdeutigkeiten reduzieren, indem Sie Wörter mit mehreren Bedeutungen vermeiden.

Kontextbezogen und aufgabenorientiert schreiben

Teilen Sie den Menschen mit, was sie wissen müssen. Der Inhalt sollte den Benutzern die wesentlichen Informationen bieten, die sie zum Erledigen ihrer Aufgaben oder zum Treffen fundierter Entscheidungen auf der Benutzeroberfläche benötigen. Benutzer verlassen sich bei ihren Interaktionen auf Inhalte und erwarten klare, relevante Informationen, die ihren Anforderungen entsprechen. Inhalte sollten niemals Verwirrung stiften oder für Frustration sorgen.

Mundgerechte Stücke sorgen für einen natürlichen Flow. Konzentrieren Sie sich auf den Benutzer, die ausgeführte Aktion oder auf die Erwartungen. Um Frustration und kognitive Belastung zu vermeiden, sollten Sie keine Informationen aufnehmen, die irrelevant sind oder von der unmittelbaren Aufgabe ablenken.

Stellen Sie den Nutzen vor die Aktion oder Funktion. Dieser Ansatz erhöht die Fähigkeit des Benutzers, Aufgaben schnell zu erledigen, indem ihm zunächst der Nutzen erläutert wird. Welches positive Ergebnis hat es, wenn sie die Aktion abschließen? Erklären Sie den Nutzen, bevor Sie die Benutzer auffordern, etwas zu tun, und vermeiden Sie es, zu einer Aktion aufzufordern, ohne den Grund dafür zu erklären.

Verzichten Sie bei aufgabenbezogenen Inhalten darauf, auf hinderliche Weise die Marke Ihres Unternehmens zu bewerben. Schreiben Sie statt „Der Shuttleservice von Microsoft Connector hält um 14:15 Uhr an Ihrem Campus“ z. B. „Der Shuttle hält um 14:15 Uhr.“

Verständliche Sprache

Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache, die von der Zielgruppe leicht verstanden wird, ohne unnötigen Jargon oder Fachbegriffe. Benutzer sollten Inhalte mühelos verstehen können, das reduziert das Risiko für Verwirrungen oder Fehlinterpretationen und verbessert letztendlich die Bindung der Benutzer. Das Leseniveau sollte nicht über dem Niveau von Zehntklässlern liegen. Durch die Beibehaltung eines angemessenen Leseniveaus werden die Zugänglichkeit und Inklusivität verbessert und ein breiteres Spektrum an Benutzern angesprochen.

Sätze sollten nicht mehr als 25 Wörter haben. Die Sätze sollten kurz und prägnant sein. Kurze Sätze mit ausreichend Informationen erleichtern das Verständnis und vereinfachen die Lesbarkeit des Inhalts.

Vermeiden Sie Fachjargon und Abkürzungen. Auch die meisten Softwareentwickler bevorzugen eine einfache, nicht technische Sprache. Besonders wichtig ist es, Fachjargon in Fehlermeldungen zu vermeiden. Denken Sie auch daran, dass es sich bei vielen gebräuchlichen Ausdrücken um Umgangssprache handelt, die möglicherweise nicht von jedem verstanden wird.

Ersetzen Sie zu technische Wörter durch einfachere Wörter. Wörter wie „konfigurieren“, „aktivieren“ oder „ungültig“ sind unnötig technisch. Halten Sie den Text einfach. Verwenden Sie nur Akronyme, mit denen Ihre Benutzer vertraut sind. Schreiben Sie Akronyme bei der ersten Erwähnung auf jeder Seite aus und fügen Sie die Abkürzung in Klammern ein, zum Beispiel „Handllungsaufruf (CTA)“.

Vermeiden Sie doppelte Verneinungen. Doppelte Verneinungen erhöhen die kognitive Belastung. Sie bringen die Leute dazu, zusätzliche Zeit damit zu verbringen, die Nachricht zu entschlüsseln. Konzentrieren Sie sich auf direkte, positive Aktionen.

Ein höflicher und freundlicher Ton

Seien Sie höflich, aber nicht übermäßig anbiedernd. Die Menschen erwarten Anweisungen, nach denen sie handeln. Die wiederholte Verwendung von „bitte“ ist auf der Benutzeroberfläche unnötig. Verwenden Sie Ausdrücke wie „bitte“ und „Entschuldigung“ sparsam und heben Sie diese für Aufgaben auf, die belastend sind, auf einen Fehler Ihrerseits zurückzuführen sind oder schwerwiegende Folgen haben. Keine gute Praxis ist es jedoch, in Benutzeroberflächeninhalten unhöflich, anmaßend, arrogant oder zynisch zu sein.

Schreiben Sie so, als würden Sie direkt mit dem Benutzer sprechen. Die Verwendung von „Sie“ sorgt für einen freundlichen Ton, indem Sie sich auf den Benutzenden konzentrieren, und hilft, den Passiv zu vermeiden. Lassen Sie Hilfsverben weg und beginnen Sie Ihren Satz mit einem Vollverb. Stellen Sie eine Verbindung zum Leser her, indem Sie ihn direkt ansprechen.

Vermeiden Sie die Mischung von Possessivpronomen der ersten Person („Mein Dashboard“) und der Ansprache in der zweiten Person, um die kognitive Belastung zu verringern.

Wenn sich das Produkt oder die Anwendung an den Benutzer richtet, verwenden Sie „wir“ oder den Namen Ihrer Organisation. Vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie klarstellen, wer spricht oder handelt. Verwenden Sie beispielsweise „Wir haben diese Ergebnisse gefunden“ statt „Ich habe diese Ergebnisse gefunden“. Die Verwendung von „wir“ kann der Benutzeroberfläche ein menschlicheres Aussehen verleihen und die Verantwortung für Systemfehler verdeutlichen, die Wichtigkeit des Benutzers wird bei jedem Schritt hervorgehoben. Vermeiden Sie jedoch eine übermäßige Verwendung von „wir“, da dies von den Bedürfnissen des Benutzers ablenken kann. Damit der Benutzende im Benutzenden bleibt, verwenden Sie „wir“ nur für Systemfehler, Statusaktualisierungen und andere systembezogene Angelegenheiten.

Verwenden Sie gebräuchliche Verkürzungen wie „it's“, „you're“, „that's“ und „don't“, um einen freundlichen, informellen Ton zu erzeugen. Verwenden Sie den Namen Ihres Unternehmens niemals in der Possessivform und in Verkürzungen. Vermeiden Sie mehrdeutige Verkürzungen wie „there'd“ und „what're“. Vermeiden Sie die Mischung von Verkürzungen und ausgeschriebenen Wörtern auf der Benutzeroberfläche, da dies zu Inkonsistenzen führt und das Vertrauen mindert. Die Verwendung ausgeschriebener Wörter anstelle gebräuchlicher Verkürzungen führt zu unnötiger Formalität.

Konsistenter Stil

Verwenden Sie ein Wort oder eine Formulierung durchgängig, wenn Sie sich in einer Umgebung auf eine bestimmte Aktion beziehen. Wenn Sie beispielsweise den Vorgang einer Reservierungsbestätigung in einem Bereich der Benutzeroberfläche als „Buchung“ bezeichnen, sollten Sie ihn an anderer Stelle nicht als „Planung“ oder „Terminierung“ bezeichnen. Um die Konsistenz zu fördern, überprüfen Sie die Wortverwendung in Ihrem gesamten Unternehmen. Erstellen Sie eine Liste mit vereinbarten Begriffen für Ihren Styleguide, auf die sich Ihr Team beziehen kann.

Achten Sie auf die Groß- und Kleinschreibung. Vereinbaren Sie beispielsweise, auf der gesamten Benutzeroberfläche nur das erste Wort eines Satzes sowie Eigennamen – Namen von Personen, Orten und einigen Produkten – immer groß zu schreiben. Verwenden Sie für Unterüberschriften, Schaltflächen und Hyperlinks die Großschreibung ohne Satzzeichen. Verwenden Sie im Zweifelsfall keine Großbuchstaben. Verwenden Sie die Großschreibung für Positionsbezeichnungen (Chief Financial Officer), Namen von Organisationen oder Abteilungen (Human Resources), Markenprodukte oder Programme sowie Namen von Personen und Orten. Die Verwendung von Großbuchstaben wird unter keinen Umständen empfohlen. Wenn Sie Text hervorheben müssen, sollten Sie anstelle von Großbuchstaben die Verwendung unterschiedlicher typografischer Stile hinsichtlich Größe, Schriftstärke oder Farbe in Betracht ziehen.

Korrekter Satzbau

Wie Menschen auf Ihre Anwendung reagieren und was sie davon halten, hängt zum Teil von der Qualität Ihrer schriftlichen Texte und dem Ton Ihrer Kommunikation ab. Im Allgemeinen gibt es beim Schreiben vier Arten von Aussagen oder Satzstrukturen. Normalerweise werden für Benutzeroberflächeninhalte drei davon verwendet, je nach Zweck des Inhalts und Art des Produkts.

• Verwenden Sie regelmäßig deklarative Aussagen. Ein Beispiel für eine deklarative Anweisung ist die Beschreibung der Funktionen einer Komponente.
• Verwenden Sie Imperative. Dabei handelt es sich um Eingabeaufforderungen und Befehle, z. B. die Aufforderung an den Benutzer, die Änderungen zu überprüfen und diese dann zu übermitteln.
• Nutzen Sie interrogative Aussagen mit Vorsicht. Dabei handelt es sich um Fragen. Sie sind in Produktflows akzeptabel, wenn Benutzer Entscheidungen treffen müssen. Sie können dabei helfen, Lösungen zu finden oder die Bedürfnisse eines Benutzers zu klären.
• Verwenden Sie ausrufende Aussagen sparsam, da ihre positive Wirkung bei übermäßigem Gebrauch nachlässt.

Aktiv versus Passiv

Im Aktiv führt das Subjekt die Handlung des Satzes aus, zum Beispiel: „Geben Sie ein paar Buchstaben ein.“ Im Passiv wird die Handlung am Subjekt ausgeführt, zum Beispiel: „Es sollten ein paar Buchstaben eingegeben werden.“

Im Passiv wird der Handelnde verschleiert oder weggelassen, wodurch der Satz weniger direkt und manchmal mehrdeutig ist. Es fehlt an Klarheit und Autorität.

In der folgenden Tabelle werden Aktiv und Passiv einander gegenübergestellt.

In allen diesen Beispielen gibt die Aktivform dem Benutzer (dem Subjekt) klare Anweisungen durch Spezifikation der auszuführenden Aktion. Diese Klarheit trägt dazu bei, dass die Benutzenden ihre Aufgaben effizienter verstehen, da sie eine bessere Orientierung bietet. In den Passiv-Beispielen wird kein Akteur angegeben, daher ist unklar, wer die Aktion am Subjekt ausführen soll. Die Benutzer sollten wissen, wann sie handeln müssen.

Das Passiv kann verwendet werden, um Nachrichten abzuschwächen oder zu vermeiden, zu direkt zu sein, z. B. wenn Fehler auftreten. Wenn der Fokus zum Beispiel darauf liegt, Informationen darüber zu vermitteln, was passiert ist, anstatt Schuld oder Verantwortung zuzuweisen, verwenden Sie das Passiv. Fehler sind frustrierend, unabhängig davon, wer schuld daran ist. Geben Sie dem Benutzer niemals indirekt die Schuld oder werfen Sie ihm etwas vor.

In der folgenden Tabelle werden Aktiv und Passiv in Fehlermeldungen gegenübergestellt.

Bei bewährten Methoden und Standards sollten Sie das Aktiv verwenden. Für allgemeine Richtlinien (insbesondere bei Empfehlungen zur Vermeidung von Dingen oder Fehlermeldungen) sollten Sie hingegen das Passiv verwenden.

Berücksichtigung von Inhalten für unterstützende Technologien

Bei der Barrierefreiheit geht es darum, sicherzustellen, dass die Inhalte für alle Benutzer, auch für Menschen mit Behinderungen, wahrnehmbar, bedienbar und verständlich sind. Features wie beschreibender Alternativtext für Bilder stellen sicher, dass die Benutzeroberflächeninhalte für Benutzende, die auf unterstützende Technologien angewiesen sind, zugänglich und leicht verständlich sind. Während Alternativtext häufig bei Bildern verwendet wird, um eine Textbeschreibung für Sprachausgaben bereitzustellen, kann er auch für Nicht-Textelemente auf einer Webseite verwendet werden, z. B. Videos, Audiodateien, Diagramme, Grafiken und interaktive Komponenten wie Schaltflächen oder Symbole.

Geben Sie beim Schreiben von Alternativtext einen prägnanten und beschreibenden Text an, der den Zweck und den Inhalt des Bildes vermittelt. Er sollte klar, informativ und für den Kontext des Bildes relevant sein. Vermeiden Sie zu technische Sprache und unnötige Details. Konzentrieren Sie sich auf die Vermittlung der wesentlichen Informationen, wie z. B. Schlüsselobjekte, Aktionen oder visuelle Elemente, und vermeiden Sie subjektive Interpretationen des Bildes. Halten Sie es prägnant, um sicherzustellen, dass es von Screenreadern effizient gelesen wird. Beachten Sie, dass die Standardempfehlung für die maximale Länge von Alternativtext bei etwa 125 Zeichen liegt. Schreiben Sie in einem neutralen Ton und achten Sie auf die grammatikalische Richtigkeit des Inhalts.

Für eine internationale Zielgruppe schreiben

Berücksichtigen Sie beim Schreiben von Inhalten für eine Anwendung, die weltweit verwendet wird, kulturelle Vielfalt und Sensibilität, um Inklusivität und Relevanz für Benutzer mit unterschiedlichem Hintergrund sicherzustellen. Verwenden Sie eine kulturell neutrale Sprache, die von einem globalen Publikum leicht verstanden wird. Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke, Slang oder kulturspezifische Bezüge. Auf diese Weise schließen Sie Benutzer aus anderen Regionen oder mit anderem sprachlichen Hintergrund nicht versehentlich aus oder verletzen diese. Stellen Sie lokalisierte Versionen der Benutzeroberfläche mit Übersetzungen bereit, die auf die Sprach- und Dialektpräferenzen der einzelnen Zielgruppen zugeschnitten sind, um die Beteiligung und das Verständnis der Benutzer zu verbessern.

Bemühen Sie sich um ein Verständnis der kulturellen Normen, Werte und Vorlieben, wenn Sie Inhalte für eine internationale Zielgruppe entwerfen. Unterschiedliche Kulturen haben unterschiedliche Kommunikationsstile, Etiketten und soziale Normen, die das Verhalten und die Erwartungen der Benutzer beeinflussen. Beim Erstellen von Oberflächen, die bei den Benutzern Anklang finden, müssen kulturspezifische Faktoren wie Farbsymbolik, Ikonografie und Formate zur Inhaltspräsentation berücksichtigt werden. Wählen Sie visuelle Elemente wie Symbole und Bilder, die für Benutzer in unterschiedlichen kulturellen Kontexten aussagekräftig sind. Während bestimmte Symbole eine universelle Bedeutung haben, kann die Interpretation anderer Symbole je nach kulturellen Normen und Glaubensvorstellungen erheblich variieren. Die Zusammenarbeit mit lokalen Experten oder die Durchführung von Benutzertests während des Entwurfs- und Lokalisierungsprozesses können wertvolle Erkenntnisse liefern und sicherstellen, dass die Benutzeroberfläche die kulturellen Nuancen und Vorlieben der Zielgruppe widerspiegelt.

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