Empfehlungen zur Formalisierung von Routine- und Nichtroutineaufgaben

Hierfür gilt die Empfehlung der Power Platform Well-Architected Operational Excellence-Checkliste:

Diese Anleitung enthält Empfehlungen zur Formalisierung von Routine- und Nichtroutineaufgaben. Die Formalisierung von Routine- und Nichtroutineaufgaben ist für ein effizientes und erfolgreiches Workload-Management von entscheidender Bedeutung. Die Einführung branchenerprobter Tools und Verfahren hilft Workload-Teams dabei, Effizienz und Konsistenz zu optimieren und Prozesse, wenn möglich, zu automatisieren. Mit dieser Vorgehensweise wird das Risiko einer Unvorbereitetheit bei auftretenden Problemen minimiert und eine effiziente Arbeitsunterstützung sichergestellt. Durch konsequenten Umgang mit Routineaufgaben, improvisierten Aufgaben und Notfallaufgaben können die Mitglieder des Workload-Teams das Fehlerrisiko minimieren und ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein stärken.

Wichtige Designstrategien

Einheitliche Prozesse machen Ihre Arbeitsqualität vorhersehbar und eine vorhersehbare Arbeitsqualität sorgt für eine reibungslosere Arbeitsunterstützung. Um Konsistenz in Ihren Prozessen zu erreichen, müssen Sie Abläufe standardisieren und Standardarbeitsanweisungen dokumentieren. Durch die Standardisierung können Workload-Teams ihre Arbeitslast unter der Gesamtkontrolle der Organisation aufrechterhalten und kontinuierlich verbessern. Verwenden Sie Strategien wie Automatisierung und Shift-Left-Ansätze, um potenzielle Unvorhersehbarkeitsbereiche zu minimieren.

Prozessstandardisierung kann viele Formen annehmen. Im Folgenden sind allgemeine Empfehlungen aufgeführt:

• Die Prozesse, die Sie standardisieren, sollten alle Aspekte des Workload-Managements abdecken: Zuverlässigkeit, Sicherheit, Leistung, Erfahrung und Betriebsabläufe. Das Workload-Team sollte über einen so großen Anteil an der Prozessverantwortung verfügen, wie es braucht, um den Workload unter der Gesamtsteuerung der Organisation aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern.

• Die von Ihnen erstellte Dokumentation erfasst Ihre standardmäßigen Arbeitsabläufe und schreibt vor, wie die Dinge zu erledigen sind. Sie ist jedoch nie endgültig. Die Verfahren sollten sich mit der Entwicklung Ihrer Arbeitsbelastung und Ihres Teams weiterentwickeln. Überprüfen und hinterfragen Sie die Standards regelmäßig, um sicherzustellen, dass es sich zum aktuellen Zeitpunkt um die richtigen Standards für Ihr Team handelt. Ihre Dokumentation sollte auf Vorlagen basieren und einer Versionskontrolle unterliegen, um die Konsistenz der Dokumentationsformate sicherzustellen und sicherzustellen, dass Überprüfungen und Aktualisierungen protokolliert werden.

• Teilen Sie Routineaufgaben, improvisierte Aufgaben und Notfallaufgaben in leicht verständliche Checklistenpunkte auf, damit die Arbeitsteams Konsistenz in ihren Prozessen erreichen und potenzielle Unvorhersehbarkeitsbereiche minimieren können.

Ein Beispiel für eine Routineaufgabe ist das Anwenden eines Upgrades auf eine Lösung in der Produktionsumgebung. Wenn Sie feststellen, dass Sie ein Lösungsupgrade durchführen müssen, erstellt das Workload-Team möglicherweise eine Checkliste, die Elemente enthält wie:

• Testen Sie das Update in Test- und Stagingumgebungen.

• Erstellen Sie eine Änderungsverwaltungsanforderung, um das Upgrade in der Produktion bereitzustellen.

• Aktualisieren Sie die Dokumentation, beispielsweise ein Wiki oder eine Wissensdatenbank, um die neuesten Informationen wiederzugeben.

• Überprüfen Sie das Ausfallzeitfenster, um Störungen für Benutzer zu minimieren.

  Konzentrieren Sie jeden Checklistenpunkt auf eine einzelne, klar definierte Aufgabe.

• Improvisierte und Notfallaufgaben sind Szenario-spezifisch, aber die Bediener sollten sich dennoch über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Klaren sein. Sie müssen wissen, wie sie mit dem Workload-Team und anderen Teams in der Organisation interagieren, um diese Art von Aufgaben effizient zu bearbeiten.

  Beispielsweise könnte ein improvisiertes Aufgabe das Aktivieren einer neuen Umgebung-Einstellung oder -Funktion oder die Verwendung von Codekomponenten für Entwicklererlebnisse beinhalten. Für das Testen dieser Art von Ressourcen gibt es möglicherweise keine vollständig ausgearbeitete Checkliste. Es sollten jedoch allgemeine Checklisten zum Hinzufügen neuer Ressourcen oder Funktionen zu Ihren Umgebungen sowie Standards vorhanden sein, die in jeder Phase Tests hinsichtlich Leistung, Sicherheit und Zuverlässigkeit abdecken.

  Ebenso sollte Ihr Notfallplan Rollen und Verantwortlichkeiten sowie allgemeine Prozesse und Verfahren klar definieren. An diesen Plan müssen Sie sich in Notfallsituationen halten, um eine effiziente Bewältigung zu gewährleisten.

  Improvisierte Einsätze und Notfalleinsätze bieten außerdem gute Gelegenheiten, um zu lernen, wie Sie Ihre Standardverfahren verbessern können. Bitten Sie das Workload-Team, darüber nachzudenken, wie die Abläufe reibungsloser hätten ablaufen können, und zu ermitteln, ob eine Aktualisierung vorhandener Prozesse künftig von Vorteil sein könnte.

• Nutzen Sie branchenerprobte Vorgehensweisen, um den Zeitaufwand Ihres Teams für die Entwicklung von Prozessen und Standards zu minimieren. Die Befolgung agiler Praktiken mit Scrum, die Organisation Ihrer Arbeit mithilfe von Kanban-Übersichten und die Übernahme einer Shift-Left-Ethik sind alles Beispiele für Praktiken, die für Organisationen jeder Größe effektiv sind. Viele etablierte Organisationen verwenden versionskontrollierte Standardarbeitsanweisungen, Wikis, Handbücher für neue Mitarbeiter und Betriebshandbücher, um Konsistenz zu erzwingen.

  Verlassen Sie sich auf die Erfahrung Ihres Teams, um zu entscheiden, welche Praktiken zu Ihrem Workload-Lebenszyklus-Management passen. Informieren Sie sich bei anderen Teams über die Standards, die sie erfolgreich implementiert haben, um zu verstehen, wie bestimmte Vorgehensweisen in Ihre Organisationsstruktur passen.

• Integrieren Sie organisatorische Anforderungen und übergreifende Funktionen in Ihre Standardarbeitsabläufe. In Ihrer Organisation gibt es möglicherweise Standards für bestimmte Prozesse, die Sie übernehmen sollten, z. B. Änderungsmanagement und Support. Möglicherweise sind Sie jedoch auch dazu befugt, eigene Standards für andere Prozesse zu entwickeln. Suchen Sie daher nach Möglichkeiten, die erforderlichen Standards in Ihre Prozesse zu integrieren. Die Prozesse, für die Sie verantwortlich sind, überschneiden sich wahrscheinlich mit den Prozessen anderer Teams. Versuchen Sie daher, die Standards soweit wie möglich anzugleichen.

  Dokumentieren Sie, wo die Prozesse des Workload-Teams und anderer Teams voneinander abweichen, um sicherzustellen, dass das Workload-Team an Schnittpunkten besser mit anderen Teams zusammenarbeiten kann. Zentrale Sicherheitsteams verwenden möglicherweise andere Tools und Verfahren als das Workload-Team und die Teams können einfacher zusammenarbeiten, wenn sie sich dieser Unterschiede bewusst sind.

• Nutzen Sie Automatisierung, um Konsistenz zu erreichen. Automatisieren Sie sich wiederholende und fehleranfällige Aufgaben, um Ihr Team von der Verwaltungslast zu entlasten. Suchen Sie nach Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen, beispielsweise der Erstellung von IT-Service-Management-Tickets. Weitere Informationen finden Sie in den Empfehlungen zur Implementierung der Automatisierung.

Kompromiss: Die Kodifizierung von Standardarbeitsanweisungen birgt das Risiko, dass es zu Stagnation oder Selbstzufriedenheit kommt. Standards sollten eingehalten werden, sie sollten jedoch nicht starr oder statisch sein. Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen strikter Einhaltung und der Möglichkeit zur Innovation zu finden, damit sich Ihre Prozesse im Laufe der Zeit sicher weiterentwickeln können.

Power Platform: schnellere Durchführung

Obwohl es keine Power Platform Produkte gibt, die die Formalisierung von Prozessen und Verfahren direkt erleichtern, Microsoft werden umfassende Leitlinien zu diesem Thema veröffentlicht. Nutzen Sie diese Anleitung, um sich mit branchenerprobten und empfohlenen Vorgehensweisen vertraut zu machen und zu überlegen, wie Sie diese auf Ihre Workload anwenden können.

Power Platform Well-Architected bietet außerdem detaillierte Anleitungen zu den Prozessen und Verfahren, die kodifiziert werden sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitslast und Ihr Arbeitslastteam den Industriestandards entsprechen:

• Empfehlungen zur Implementierung der Automatisierung
• Empfehlungen zum Aktivieren der Automatisierung Ihrer Workload
• Empfehlungen zur Formalisierung von Softwareentwicklungsmanagementpraktiken
• höher stufen eine agile Kultur in Ihrem Team

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