Identifizieren des Haltebereichs für ein Exchange Online-Postfach

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Haltebereiche für Exchange Online Postfächer in Microsoft Purview und Microsoft 365 identifizieren.

Microsoft Purview bietet mehrere Möglichkeiten, wie Ihre organization verhindern können, dass Postfachinhalte dauerhaft gelöscht werden. Auf diese Weise können Ihre organization Inhalte aufbewahren, um Compliance-Vorschriften oder während rechtlicher und anderer Arten von Untersuchungen zu erfüllen. Hier ist eine Liste der Aufbewahrungsfeatures (auch als Haltebereiche bezeichnet) in Microsoft Purview und Microsoft 365:

• Beweissicherungsverfahren: Haltebereiche, die auf Benutzerpostfächer in Exchange Online angewendet werden.

• eDiscovery-Aufbewahrung: Haltebereiche, die einem Microsoft Purview-eDiscovery (Standard)-Fall im Microsoft Purview-Complianceportal zugeordnet sind. eDiscovery-Haltebereiche können auf Benutzerpostfächer und das entsprechende Postfach für Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams angewendet werden.

• In-Situ-Aufbewahrung: Haltebereiche, die mithilfe des tools In-Place eDiscovery & Hold im Exchange Admin Center in Exchange Online auf Benutzerpostfächer angewendet werden.

  Hinweis

  In-Place Haltebereiche wurden eingestellt, und Sie können In-Place Haltebereiche nicht mehr erstellen oder auf Postfächer anwenden. In-Place Haltebereiche können jedoch weiterhin auf Postfächer in Ihrem organization angewendet werden, weshalb sie in diesem Artikel enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Außerbetriebnahme von Legacy-eDiscovery-Tools.

• Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien: Kann so konfiguriert werden, dass Inhalte in Benutzerpostfächern in Exchange Online und im entsprechenden Postfach für Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams aufbewahrt (oder aufbewahrt und dann gelöscht werden). Sie können auch eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, um Skype for Business Unterhaltungen beizubehalten, die in Benutzerpostfächern gespeichert sind.

  Es gibt zwei Arten von Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien, die Postfächern zugewiesen werden können.

  • Bestimmte Aufbewahrungsrichtlinien für Speicherorte: Dies sind Richtlinien, die den Inhaltsspeicherorten bestimmter Benutzer zugewiesen sind. Sie verwenden das Cmdlet Get-Mailbox in Exchange Online PowerShell, um Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen, die bestimmten Postfächern zugewiesen sind. Weitere Informationen zu dieser Art von Aufbewahrungsrichtlinie finden Sie im Abschnitt Eine Richtlinie mit bestimmten Ein- oder Ausschlüssen aus der Dokumentation zur Aufbewahrungsrichtlinie.
  • Organisationsweite Aufbewahrungsrichtlinien: Dies sind Richtlinien, die allen Inhaltsspeicherorten in Ihrem organization zugewiesen sind. Sie verwenden das Cmdlet Get-OrganizationConfig in Exchange Online PowerShell, um Informationen zu organization-weiten Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen. Weitere Informationen zu dieser Art von Aufbewahrungsrichtlinie finden Sie in der Dokumentation zur Aufbewahrungsrichtlinie im Abschnitt Eine Richtlinie, die für ganze Speicherorte gilt .

• Microsoft Purview-Aufbewahrungsbezeichnungen: Wenn ein Benutzer eine Microsoft Purview-Aufbewahrungsbezeichnung (eine, die für die Aufbewahrung von Inhalten oder die Aufbewahrung und anschließendes Löschen von Inhalten konfiguriert ist) auf einen Ordner oder ein Element in seinem Postfach anwendet, wird ein Haltepunkt für das Postfach platziert, als ob das Postfach im Beweissicherungsverfahren platziert oder einer Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wäre. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Identifizieren von Postfächern im Haltebereich, da eine Aufbewahrungsbezeichnung auf einen Ordner oder ein Element in diesem Artikel angewendet wurde .

Zum Verwalten von Postfächern im Halteraum müssen Sie möglicherweise die Art der Aufbewahrung für ein Postfach identifizieren, damit Sie Aufgaben wie das Ändern der Aufbewahrungsdauer, das vorübergehende oder dauerhafte Entfernen des Aufbewahrungszeitraums oder das Ausschließen eines Postfachs aus einer Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie ausführen können. In diesen Fällen besteht der erste Schritt darin, die Art der Aufbewahrung für das Postfach zu identifizieren. Und da mehrere Haltebereiche (und verschiedene Arten von Haltebereichen) für ein einzelnes Postfach platziert werden können, müssen Sie alle Haltebereiche für ein Postfach identifizieren, wenn Sie einen Halteraum entfernen oder ändern möchten.

Schritt 1: Abrufen der GUID für Haltebereiche in einem Postfach

Sie können die folgenden beiden Cmdlets in Exchange Online PowerShell ausführen, um die GUID der Haltebereiche abzurufen, die in einem Postfach platziert werden. Nachdem Sie eine GUID erhalten haben, verwenden Sie diese, um den spezifischen Halteraum in Schritt 2 zu identifizieren. Ein Beweissicherungsverfahren wird nicht durch eine GUID identifiziert. Beweissicherungsverfahren sind für ein Postfach aktiviert oder deaktiviert.

• Get-Mailbox: Verwenden Sie dieses Cmdlet, um zu ermitteln, ob das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach aktiviert ist, und um die GUIDs für eDiscovery-Haltebereiche, In-Place Haltebereiche und Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen, die einem Postfach zugewiesen sind. Die Ausgabe dieses Cmdlets gibt auch an, ob ein Postfach explizit von einer organization-weiten Aufbewahrungsrichtlinie ausgeschlossen wurde.
• Get-OrganizationConfig: Verwenden Sie dieses Cmdlet, um die GUIDs für organization-weite Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen.

Wie Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herstellen, finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell.

Get-Mailbox

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um Informationen zu den Aufbewahrungs- und Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen, die auf ein Postfach angewendet werden.

Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Sie verschiedene Arten von Haltebereichen basierend auf den Werten in der InPlaceHolds-Eigenschaft identifizieren, wenn Sie das Cmdlet Get-Mailbox ausführen.

Get-OrganizationConfig

Wenn die InPlaceHolds-Eigenschaft leer ist, wenn Sie das Cmdlet Get-Mailbox ausführen, werden möglicherweise noch mindestens eine organization microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien auf das Postfach angewendet. Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell aus, um eine Liste der GUIDs für organization-weiten Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien abzurufen.

Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds

In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Typen von organization-wide-Haltebereichen und die Identifizierung der einzelnen Typen basierend auf den GUIDs beschrieben, die in der InPlaceHolds-Eigenschaft enthalten sind, wenn Sie das Cmdlet Get-OrganizationConfig ausführen.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien, die auf Microsoft Teams angewendet werden, finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien für Microsoft Teams.

Grundlegendes zum Format des InPlaceHolds-Werts für Aufbewahrungsrichtlinien

Zusätzlich zum Präfix (mbx, skp oder grp), das ein Element in der InPlaceHolds-Eigenschaft als Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie identifiziert, enthält der Wert auch ein Suffix, das den Typ der Aufbewahrungsaktion angibt, die für die Richtlinie konfiguriert ist. Beispielsweise ist das Aktionssuffix in den folgenden Beispielen fett hervorgehoben:

skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f :1

mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209 :2

grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171 :3

In der folgenden Tabelle werden die drei möglichen Aufbewahrungsaktionen definiert:

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsaktionen finden Sie im Abschnitt Beibehalten von Inhalten für einen bestimmten Zeitraum .

Schritt 2: Verwenden der GUID zum Identifizieren des Halteraums

Nachdem Sie die GUID für einen Halteraum erhalten haben, der auf ein Postfach angewendet wird, besteht der nächste Schritt darin, diese GUID zum Identifizieren des Halteraums zu verwenden. In den folgenden Abschnitten wird gezeigt, wie Sie den Namen des Haltebereichs (und andere Informationen) mithilfe der Haltebereichs-GUID identifizieren.

eDiscovery-Haltebereiche

Führen Sie die folgenden Befehle in Security & Compliance PowerShell aus, um einen eDiscovery-Halteraum zu identifizieren, der auf das Postfach angewendet wird. Verwenden Sie die GUID (ohne das UniH-Präfix) für den eDiscovery-Halteraum, den Sie in Schritt 1 identifiziert haben.

Informationen zum Herstellen einer Verbindung mit Security & Compliance PowerShell finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Security & Compliance PowerShell.

Der erste Befehl erstellt eine Variable, die Informationen zum Halteraum enthält. Diese Variable wird in den anderen Befehlen verwendet. Der zweite Befehl zeigt den Namen des eDiscovery-Falls an, dem der Halteraum zugeordnet ist. Der dritte Befehl zeigt den Namen des Halteraums und eine Liste der Postfächer an, für die der Halteraum gilt.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold | FL Name,ExchangeLocation

In-Place Haltebereiche

Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell aus, um den In-Place Halteraum zu identifizieren, der auf das Postfach angewendet wird. Verwenden Sie die GUID für den In-Place Halteraum, den Sie in Schritt 1 identifiziert haben. Der Befehl zeigt den Namen des Halteraums und eine Liste der Postfächer an, für die der Halteraum gilt.

Get-ComplianceSearch -Identity <hold GUID> | FL Name,SourceMailboxes

Wenn die GUID für die In-Place Mit dem cld Präfix beginnt, achten Sie darauf, das Präfix beim Ausführen des vorherigen Befehls einzuschließen.

Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien

Stellen Sie eine Verbindung mit Security & Compliance PowerShell her, und führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie (organization oder einen bestimmten Speicherort) zu identifizieren, die auf das Postfach angewendet wird. Verwenden Sie die GUID (ohne das Präfix mbx, skp oder grp oder das Aktionssuffix), die Sie in Schritt 1 identifiziert haben.

Get-RetentionCompliancePolicy <hold GUID without prefix or suffix> -DistributionDetail  | FL Name,*Location

Identifizieren von Postfächern im Haltespeicher, da eine Aufbewahrungsbezeichnung auf einen Ordner oder ein Element angewendet wurde

Wenn ein Benutzer eine Aufbewahrungsbezeichnung anwendet, die so konfiguriert ist, dass diese beibehalten oder aufbewahrt wird, und dann Inhalt in einem Ordner oder Element in seinem Postfach löscht, wird die ComplianceTagHoldApplied-Postfacheigenschaft auf True festgelegt. Wenn dies der Fall ist, wird das Postfach ähnlich behandelt, wenn es in den Halteraum versetzt wurde, z. B. wenn es einer Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen oder unter Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten platziert wurde, jedoch mit einigen Einschränkungen. Wenn die ComplianceTagHoldApplied-Eigenschaft auf True festgelegt ist, geschieht Folgendes:

• Wenn das Postfach oder das Microsoft 365-Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach.
• Sie können das Postfach nicht deaktivieren (entweder das primäre Postfach oder das Archivpostfach, wenn es aktiviert ist).
• Elemente, die aus dem Postfach gelöscht wurden, folgen einem von zwei Pfaden, je nachdem, ob sie beschriftet sind oder nicht:
  • Nicht bezeichnete Elemente folgen demselben Pfad, den gelöschte Elemente einnehmen, wenn keine Haltebereiche für das Postfach gelten. Die Zeit, die benötigt wird, bis diese Elemente endgültig gelöscht werden, hängt von der Aufbewahrungskonfiguration für gelöschte Elemente und davon ab, ob die Wiederherstellung einzelner Elemente für das Postfach aktiviert ist oder nicht.
  • Bezeichnete Elemente werden innerhalb des Ordners für wiederherstellbare Elemente auf die gleiche Weise aufbewahrt, wie sie bei Anwendung einer Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie, aber auf der Ebene der einzelnen Elemente. Wenn mehrere Elemente unterschiedliche Bezeichnungen aufweisen, die so konfiguriert sind, dass sie beibehalten oder beibehalten werden und dann Inhalte in unterschiedlichen Intervallen löschen, wird jedes Element basierend auf der Konfiguration der angewendeten Bezeichnung beibehalten.
• Andere Aufbewahrungssperren wie Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery-Aufbewahrungsrichtlinien oder Beweissicherungsverfahren können die Aufbewahrungsdauer von gekennzeichneten Elementen basierend auf den Aufbewahrungsgrundsätzen verlängern.

Um den Wert der ComplianceTagHoldApplied-Eigenschaft für ein einzelnes Postfach anzuzeigen, führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell aus:

Get-Mailbox <username> | FL ComplianceTagHoldApplied

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsbezeichnungen finden Sie unter Aufbewahrungsbezeichnungen.

Verwalten von Postfächern bei Verzögerter Aufbewahrung

Nachdem eine Art von Aufbewahrung aus einem Postfach entfernt wurde, wird eine Verzögerungssperre angewendet. Dies bedeutet, dass die tatsächliche Entfernung des Halteraums um 30 Tage verzögert wird, um zu verhindern, dass Daten dauerhaft aus dem Postfach gelöscht (gelöscht) werden. Dadurch haben Administratoren die Möglichkeit, nach Postfachelementen zu suchen oder wiederherzustellen, die nach dem Entfernen eines Halteraums gelöscht werden. Wenn der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach das nächste Mal verarbeitet und erkennt, dass ein Haltepunkt entfernt wurde, wird ein Verzögerter Haltepunkt für ein Postfach platziert. Insbesondere wird ein Verzögerungs-Haltebereich auf ein Postfach angewendet, wenn der Assistent für verwaltete Ordner eine der folgenden Postfacheigenschaften auf Wahr festlegt:

• DelayHoldApplied: Diese Eigenschaft gilt für E-Mail-bezogene Inhalte (generiert von Personen, die Outlook und Outlook im Web verwenden), die im Postfach eines Benutzers gespeichert sind.
• DelayReleaseHoldApplied: Diese Eigenschaft gilt für cloudbasierte Inhalte (generiert von Nicht-Outlook-Apps wie Microsoft Teams, Microsoft Forms und Microsoft Viva Engage), die im Postfach eines Benutzers gespeichert sind. Die von einer Microsoft-Anwendung erzeugten Cloud-Daten werden normalerweise in einem versteckten Ordner im Postfach des Benutzers gespeichert.

Wenn ein Verzögerungs-Haltebereich für das Postfach aktiviert wird (wenn eine der vorherigen Eigenschaften auf Wahr festgelegt ist), wird das Postfach weiterhin als Haltebereich für unbegrenzte Aufbewahrungsdauer betrachtet, als ob das Postfach einer Aufbewahrung für juristische Zwecke unterliegt. Nach 30 Tagen läuft die Verzögerungssperre ab, und Microsoft 365 versucht automatisch, die Verzögerungssperre zu entfernen (indem die DelayHoldApplied - oder DelayReleaseHoldApplied-Eigenschaft auf False festgelegt wird), sodass der Halteraum entfernt wird. Nachdem eine dieser Eigenschaften auf False festgelegt wurde, werden die entsprechenden Elemente, die zum Entfernen markiert sind, gelöscht, wenn das Postfach das nächste Mal vom Assistenten für verwaltete Ordner verarbeitet wird.

Um die Werte für die Eigenschaften DelayHoldApplied und DelayReleaseHoldApplied für ein Postfach anzuzeigen, führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell aus.

Get-Mailbox <username> | FL *HoldApplied*

Um die Verzögerungssperre vor ablaufen zu entfernen, können Sie einen (oder beide) befehle in Exchange Online PowerShell ausführen, je nachdem, welche Eigenschaft Sie ändern möchten:

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

Oder

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Ihnen muss die Rolle "Gesetzliche Aufbewahrung" in Exchange Online zugewiesen sein, um die Parameter RemoveDelayHoldApplied oder RemoveDelayReleaseHoldApplied verwenden zu können.

Um die Verzögerungssperre für ein inaktives Postfach zu entfernen, führen Sie einen der folgenden Befehle in Exchange Online PowerShell aus:

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayHoldApplied

Oder

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Weitere Informationen zur Verwendung dieser Parameter zum Verwalten von Verzögerungsspeichern finden Sie unter Set-Mailbox.

Überlegungen zur Verzögerung der Aufbewahrung

Beachten Sie bei der Verwaltung eines Postfachs bei verzögerungsverzögerten Aufbewahrungen folgendes:

• Wenn entweder die DelayHoldApplied - oder DelayReleaseHoldApplied-Eigenschaft auf True festgelegt ist und ein Postfach (oder das entsprechende Benutzerkonto) gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Dies liegt daran, dass ein Postfach als haltebar angesehen wird, wenn eine eigenschaft auf True festgelegt ist, und das Löschen eines Postfachs im Halteraum führt zu einem inaktiven Postfach. Um ein Postfach zu löschen und nicht zu einem inaktiven Postfach zu machen, müssen Sie beide Eigenschaften auf False festlegen.
• Ein Postfach wird für eine unbegrenzte Aufbewahrungsdauer als haltebar angesehen, wenn entweder die DelayHoldApplied - oder DelayReleaseHoldApplied-Eigenschaft auf True festgelegt ist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der gesamte Inhalt im Postfach beibehalten wird. Dies hängt vom Wert ab, der auf die einzelnen Eigenschaften festgelegt ist. Angenommen, beide Eigenschaften sind auf True festgelegt, da Haltebereiche aus dem Postfach entfernt werden. Anschließend entfernen Sie nur die Verzögerungssperre, die auf Nicht-Outlook-Clouddaten angewendet wird (mithilfe des RemoveDelayReleaseHoldApplied-Parameters ). Wenn der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach das nächste Mal verarbeitet, werden die Nicht-Outlook-Elemente gelöscht, die zum Entfernen markiert sind. Outlook-Elemente, die zum Entfernen markiert sind, werden nicht gelöscht, da die DelayHoldApplied-Eigenschaft weiterhin auf True festgelegt ist. Das Gegenteil wäre auch wahr: Wenn DelayHoldApplied auf False und DelayReleaseHoldApplied auf True festgelegt ist, werden nur outlook-Elemente gelöscht, die zum Entfernen markiert sind.

Bestätigen, dass eine organization-weite Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet wird

Wenn eine organization-weite Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet oder entfernt wird, können Sie durch das Exportieren des Postfachs Diagnose Protokollen sicher sein, dass Exchange Online die Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach angewendet oder entfernt hat. Um diese Informationen anzuzeigen, müssen Sie zunächst einige Dinge mit Exchange Online PowerShell überprüfen.

Abrufen der GUIDs für alle Aufbewahrungsrichtlinien, die explizit auf ein Postfach angewendet werden

Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Abrufen der GUIDs für alle organization-weiten Aufbewahrungsrichtlinien, die auf Postfächer angewendet werden

Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Abrufen der Postfachdiagnose für HoldTracking

In den Protokollen "Hold Tracking Mailbox Diagnostics" wird ein Verlauf der Haltebereiche verwaltet, die auf ein Benutzerpostfach angewendet wurden.

$ht = Export-MailboxDiagnosticLogs <username> -ComponentName HoldTracking
$ht.MailboxLog | Convertfrom-Json

Überprüfen der Ergebnisse der Postfachdiagnoseprotokolle

Wenn Sie Daten aus dem vorherigen Schritt sammeln, können die resultierenden Daten in etwa wie folgt aussehen:

ed : 0001-01-01T00:00:00.0000000verheimlichte : mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:1Ht : 4LSD : 2020-03-23T18:24:37.1884606ZOsd : 2020-03-23T18:24:37.1884606Z

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um die vorherigen Werte zu verstehen, die im Diagnose-Protokoll aufgeführt sind.

Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr auf ein Postfach angewendet wird, wird der Benutzer vorübergehend verzögert, um das Löschen von Inhalten zu verhindern. Eine Verzögerungssperre kann durch Ausführen des Set-Mailbox -RemoveDelayHoldApplied Befehls deaktiviert werden.

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Haltebereiche identifiziert haben, die auf ein Postfach angewendet werden, können Sie Aufgaben wie das Ändern der Dauer der Aufbewahrung, das vorübergehende oder dauerhafte Entfernen des Halteraums oder das Ausschließen eines inaktiven Postfachs aus einer Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie ausführen. Weitere Informationen zum Ausführen von Aufgaben im Zusammenhang mit Haltebereichen finden Sie in einem der folgenden Artikel:

• Führen Sie den Benutzerpostfachbefehl> Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <Policy Name> -AddExchangeLocationException < in Security & Compliance PowerShell aus, um ein Postfach aus einer organization microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinie auszuschließen. Dieser Befehl kann nur für Aufbewahrungsrichtlinien verwendet werden, bei denen der Wert für die ExchangeLocation-Eigenschaft gleich ist All.
• Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach
• Löschen eines inaktiven Postfachs
• Löschen von Elementen im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ für cloudbasierte aufzubewahrende Postfächer