Übersicht über Versionsverlaufsbeschränkungen für Dokumentbibliotheken und OneDrive
Versionsverlaufsbeschränkungen steuern, wie Versionen in einer SharePoint-Dokumentbibliothek oder einem OneDrive-Konto gespeichert werden. Grenzwerte können auf organization-, Website-, Bibliotheks- oder OneDrive-Benutzerkontoebene festgelegt werden, sodass Administratoren und Websitebesitzer die Anforderungen an die Wiederherstellung und Überwachung von Inhalten besser verwalten können. Globale und SharePoint-Administratoren in Microsoft 365 können Versionsverlaufsgrenzwerte auf organization-Ebene festlegen. Diese Einstellungen gelten universell für alle neuen Bibliotheken, unabhängig davon, ob auf vorhandenen oder neuen SharePoint-Websites, und auf Standardbibliotheken auf neuen OneDrive-Websites. Websitebesitzer können Versionseinstellungen auf organization Ebene überschreiben, indem sie Versionseinstellungen für Websites konfigurieren, die sie besitzen. Websitebesitzer können organization oder Websiteeinstellungen überschreiben, indem sie Versionseinstellungen für Bibliotheken und Listen konfigurieren, die sie besitzen.
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zum Verwalten von Versionsverlaufsbeschränkungen für Ihre Dokumentbibliotheken zusammengefasst:
| Bereich | Wie funktioniert das? |
|---|---|
| Festlegen von Standard-organization-Versionsverlaufsbeschränkungen | Standardmäßige organization Versionsverlaufsgrenzwerte werden für alle neuen Dokumentbibliotheken festgelegt, die auf vorhandenen und neuen SPO-Websites erstellt wurden. |
| Festlegen von Versionsverlaufsbeschränkungen auf Website- oder Bibliotheksebene | Bei Bedarf können Websiteadministratoren die Vererbung von den Standardgrenzwerten für organization für eine einzelne Website oder Bibliothek aufheben. |
| Bericht zum Versionsspeicher auf einem Standort | Führen Sie einen Bericht aus, um die Verwendung des Versionsspeichers vorhandener Versionen zu analysieren, die Funktionsweise eines Versionslimits vor dem Konfigurieren von Grenzwerten zu verstehen oder die Auswirkungen des Kürzens vorhandener Versionen vor dem Planen von Kürzungsaufträgen zu analysieren. |
| Kürzen vorhandener Versionen | Websiteadministratoren können vorhandene Versionen kürzen, indem sie einen Zeitgeberauftrag in die Warteschlange stellen, um die Kürzung auszuführen. |
Anwendung von Grenzwerten für den Versionsverlauf
Versionsverlaufsbeschränkungen werden auf folgende Weise angewendet:
- Standardgrenzwerte für organization: Die Standardeinstellungen der Organisation werden auf alle neuen Bibliotheken angewendet, die auf Websites erstellt wurden, auf denen keine Einstellungen auf Websiteebene konfiguriert sind.
- Websitegrenzwerte: Es ist möglich, die Vererbung für eine Website zu unterbrechen, indem Sie Versionsverlaufsgrenzwerte für die Website konfigurieren. Wenn Versionsbeschränkungen auf einer Website konfiguriert sind, werden die Einstellungen auf alle neuen Bibliotheken angewendet, die auf der Website erstellt wurden.
- Bibliotheksgrenzwerte: Es ist möglich, die Vererbung auf Bibliotheksebene zu unterbrechen, um Versionslimits für in der Bibliothek gespeicherte Dateien zu definieren.
Im folgenden Beispiel werden die Standardgrenzwerte für organization auf neue Bibliotheken angewendet, die auf Marketing- und Vertriebswebsites erstellt werden, da für diese Websites keine Grenzwerte auf Websiteebene gelten. Für die website legale Website wurden Grenzwerte auf Websiteebene angewendet, und die Vererbung wurde von den organization Standardwerten unterbrochen. Bibliotheken, die auf der legalen Website erstellt wurden, befolgen die Grenzwerte, die auf der Ebene der juristischen Website gelten.
Die folgende Abbildung zeigt den Workflow zum Anwenden eines Versionslimits auf neue Dokumentbibliotheken. Wenn eine neue Bibliothek erstellt wird, wird die Einstellungsprüfung auf Websiteebene durchgeführt. Wenn keine Websiteeinstellung definiert ist, wird die organization Standardeinstellung auf neue Bibliotheken angewendet.
Arten von Versionsbeschränkungen
Es gibt zwei Versionsverlaufseinstellungen, mit denen Administratoren Versionsbeschränkungen für alle neuen Bibliotheken konfigurieren können, die in ihren organization erstellt wurden:
Automatische Einstellung
Für den speicheroptimierten Versionsspeicher wird die automatische Einstellung empfohlen. Es kombiniert die Vorteile der Datenwiederherstellung, die der Versionsverlauf bietet, und optimiert gleichzeitig den Speicher. Für Administratoren bietet diese Einstellung die optimale Speicheroption, ohne die Anzahl der Versionen oder Altersgrenzen schätzen zu müssen, die erforderlich sind, um den unterschiedlichen Bedarf ihrer Endbenutzer zu erfüllen.
Weitere Informationen finden Sie unter Versionsspeicher unter automatischen Grenzwerten.
Manuelle Einstellung
Mit der manuellen Einstellung können Administratoren Zählungsgrenzwerte für die Anzahl von Hauptversionen oder Ablauf- und Zählungsgrenzwerte festlegen. Wenn diese Option ausgewählt ist, können die Administratoren sie wie folgt konfigurieren.
Hauptversionslimit mit Ablaufzeitraum: Versionen werden gelöscht, nachdem entweder die festgelegte Anzahl von Hauptversionen oder nach dem festgelegten Zeitraum überschritten wurde. Wenn Sie beispielsweise eine Bibliothek so konfigurieren, dass 500 Hauptversionen mit einem Ablauf von 365 Tagen gespeichert werden, speichert das System nicht mehr als 500 Versionen und löscht automatisch jede Version, die älter als 365 Tage ist.
Grenzwerte für Hauptversionen ohne Ablaufzeitraum: Versionen werden gelöscht, nachdem sie die festgelegte Anzahl von Hauptversionen überschritten haben. Wenn eine Bibliothek beispielsweise so konfiguriert ist, dass 500 Hauptversionen gespeichert werden, werden nicht mehr als 500 Versionen für jede Datei oder jedes Element gespeichert.
Weitere Informationen finden Sie unter Bestimmen der richtigen Anzahl oder der Grenzwerte für die Ablaufversion.
Hinweis
Die Benutzeroberfläche lässt nicht zu, dass ein Wert unter 100 Hauptversionen oder weniger als 30 Tagen Ablaufzeitlimits festgelegt wird, aber es ist möglich, das System so festzulegen, dass weniger Versionen mithilfe öffentlicher APIs gespeichert werden. Aus Gründen der Zuverlässigkeit wird ein Wert, der kleiner als 100 Versionen oder weniger als 30 Tage abläuft, nicht empfohlen und kann dazu führen, dass die Benutzeraktivität einen versehentlichen Datenverlust verursacht.
Wenn Zeitlimits für den Versionsverlauf für eine Bibliothek konfiguriert sind, wird das Ablaufdatum der Dateiversion zum Zeitpunkt der Erstellung auf eine Version gestempelt. Das für eine Dateiversion festgelegte Ablaufdatum wird anhand des SnapshotDate der Version bestimmt, bei dem es sich um das Datum handelt, an dem eine Version zu einer historischen Version wurde. Das SnapshotDate kann geschätzt werden, wenn die Version vor dem 1. Januar 2023 momentaufnahmet wurde.
Versionsspeicherverhalten
Die Versionsspeicherung in SharePoint wird durch verschiedene Faktoren bestimmt, z. B. für eine Bibliothek konfigurierte Grenzwerte, Benutzerlöschaktivitäten oder Aufbewahrungsrichtlinien. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Szenarien und das erwartete Versionsspeicherverhalten aufgelistet:
In der folgenden Tabelle werden die Szenarien und das erwartete Versionsspeicherverhalten aufgelistet:
| Szenario | Versionskürzungsverhalten |
|---|---|
| Der Benutzer löscht Versionen aus dem Versionsverlauf einer Datei. | Wenn ein Benutzer eine Version aus dem Versionsverlauf einer Datei löscht, wird die gelöschte Version in den Papierkorb der Website verschoben und kann für einen bestimmten Zeitraum wiederhergestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen von Elementen im Papierkorb, die aus SharePoint oder Teams gelöscht wurden. |
| Die Versionen überschreiten die Einstellungen, die auf die Dokumentbibliothek angewendet werden. | Wenn Versionen die in der Bibliothek festgelegten Grenzwerte überschreiten, werden Versionen, die den Kriterien entsprechen, für die dauerhafte Löschung markiert. Dieser Versionslöschworkflow umgeht den normalen Papierkorb, und die gelöschten Versionen können nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden. |
| Zeitgeberauftrag, der zum Kürzen vorhandener Versionen auf einer Bibliothek oder Website geplant ist. | Mit geplanten Aufträgen gelöschte Versionen werden dauerhaft gelöscht. Dieser Versionslöschworkflow umgeht den normalen Papierkorb, und gelöschte Versionen können nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden. |
| Versionsspeicherung für Elemente, die einer Aufbewahrungsrichtlinie oder einem eDiscovery-Aufbewahrungszeitraum unterliegen. | Für Elemente, die einer Aufbewahrungsrichtlinie (oder einer eDiscovery-Aufbewahrungspflicht) unterliegen, werden die Versionsbeschränkungen für die Dokumentbibliothek ignoriert. Diese Ausnahme wird bis zum Erreichen des Aufbewahrungszeitraums des Dokuments (oder der eDiscovery-Aufbewahrungszeitraum) fortgesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise der Aufbewahrung mit Dokumentversionen. |
| Kürzen vorhandener Versionen auf Websites, die schreibgeschützt sind (gesperrte Websites). | Das Kürzen abgelaufener Versionen auf Websites, die aufbewahrt oder gesperrt sind, wird angehalten, bis die Website entsperrt ist. |
| Versionslöschung für Elemente mit angewendeten Aufbewahrungsbezeichnungen. | Versionsbeschränkungen werden für Elemente mit Aufbewahrungsbezeichnungen berücksichtigt, wenn der Inhalt keiner Aufbewahrungsrichtlinie (oder eDiscovery-Aufbewahrung) unterliegt. Versionen, die den Grenzwertkriterien entsprechen, werden automatisch gelöscht, um neue Versionen aufzunehmen, aber Benutzer sind weiterhin daran gehindert, Versionen zu löschen. |
| Versionslöschung für Elemente, die als Datensätze markiert sind. | Das Löschen von Versionen für Dokumente, die als Datensätze gekennzeichnet sind, wird blockiert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Datensatzversionsverwaltung in SharePoint oder OneDrive. |
Überwachen von Versionsverwaltungsereignissen
Überwachungsereignisse sind auf dem Microsoft Purview-Complianceportal verfügbar, um Sie beim Überwachen von Versionsverlaufsaktivitäten zu unterstützen. Überwachungsereignisse werden für die folgenden Aktivitäten protokolliert:
- Änderungen an organization Versionsverlaufsbeschränkungen.
- Änderungen an Den Grenzwerten für den Websiteversionsverlauf.
- Änderungen an Den Grenzwerten für den Bibliotheksversionsverlauf.
- Der Benutzer stellt einen Auftrag in die Warteschlange, um einen Versionsspeichernutzungsbericht zu generieren.
- Ein Benutzer stellt einen Auftrag in die Warteschlange, um die Versionsverlaufsbeschränkungen für alle Bibliotheken einer Website zu aktualisieren.
- Der Benutzer stellt einen Auftrag in die Warteschlange, um den Versionsverlauf von Dateien auf einer Bibliothek oder Website per Massenlöschung zu löschen.
- Der Benutzer löscht Versionen aus dem Versionsverlauf einer Datei.
- Versionen, die gelöscht wurden, wenn sie abgelaufen sind oder massenlöscht wurden.