Microsoft 365 Copilot mit SharePoint

Copilot und SharePoint

Ihre organization bereitet sich darauf vor, Microsoft 365 Copilot zu ermöglichen, ein KI-gesteuertes Produktivitätstool, das Kreativität, Produktivität und Fähigkeiten in Echtzeit verbessert. Als SharePoint-Administrator ist es wichtig, die SharePoint-Daten Ihrer organization ordnungsgemäß zu steuern, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse von Copilot angemessen, genau und konform sind. Das Verständnis der Bedeutung der Inhaltsgovernance in SharePoint für Copilot beginnt mit dem Wissen , wie Copilot über drei Komponenten funktioniert:

• Große Sprachmodelle (LLMs)
• Die Microsoft 365-Produktivitäts-Apps, die Sie täglich verwenden, z. B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und andere.
• Inhalt in Microsoft Graphs

Inhalte in Microsoft Graph umfassen E-Mails, Dateien, Besprechungen, Chats, Kalender und Kontakte. Ein erheblicher Teil davon wird als SharePoint-Dateien gespeichert. Wenn Sie Dokumente für andere Personen freigeben, werden diese Dokumente zu Daten, die auf SharePoint-Websites, Dokumentbibliotheken und OneDrive gespeichert sind. Diese Dokumente können sein: Word Von Ihren Kollegen freigegebenes Dokument, eine Präsentation, die Sie mit Ihrem Team bearbeiten, Besprechungsaufzeichnungen, Projektnotizen, die Sie in Loop und OneNote erstellt haben, und vieles mehr. Wenn ein Benutzer eine Anforderung an Copilot sendet, verarbeitet er die Anforderung mit großen Sprachmodellen (LLMs). Anschließend wird eine Antwort mit LLMs generiert, indem Inhalte aus Microsoft Graph und Webinhalte (optional) genutzt werden.

Microsoft 365 Copilot zeigt nur Organisationsdaten an, für die einzelne Benutzer mindestens über Ansichtsberechtigungen verfügen. Es ist wichtig, die Berechtigungsmodelle in SharePoint zu verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Benutzer oder Gruppen den richtigen Zugriff auf die richtigen Inhalte in Ihrem organization haben. Um sich auf die Einführung Ihrer organization Microsoft 365 Copilot vorzubereiten, gibt es einige dringend empfohlene Schritte, die Sie mit SharePoint und OneDrive mithilfe der erweiterten Verwaltung von SharePoint ausführen können. Darüber hinaus finden Sie als SharePoint-Administrator einige Schritte, die Sie mit regulären SharePoint-Einstellungen ausführen können, um Ihre organization für Microsoft 365 Copilot vorzubereiten:

Schritt 1: Optimieren der Suche in SharePoint

✅ Optimieren Ihrer SharePoint-Inhalte für die Suche

Wie bereits erwähnt, verarbeitet ein Benutzer, wenn er eine Anforderung an Copilot sendet, die Anforderung und generiert dann eine Antwort mit LLMs. Copilot nutzt Inhalte aus Microsoft Graph und Webinhalte (optional). Wie erhält Copilot Inhalte von SharePoint? Dies ist die gleiche Weise, wenn ein Benutzer über die SharePoint-Suche nach Inhalten sucht.

Um Copilot optimal zu nutzen und die besten Ergebnisse zu erzielen, optimieren Sie Ihre SharePoint-Inhalte für die Suche:

• Stellen Sie sicher, dass der Inhalt gefunden werden kann.
• Stellen Sie sicher, dass die Suchergebnisse gut aussehen
• Planen der Inhalte

Schritt 2: Verhindern der übermäßigen Freigabe und Steuern des Zugriffs mit SharePoint und OneDrive

Um eine übermäßige Freigabe zu verhindern und den Zugriff mit SharePoint und OneDrive zu steuern, gibt es einige dringend empfohlene Schritte, die Sie mit SharePoint und OneDrive ausführen können. Darüber hinaus können Sie einige integrierte SharePoint-Features verwenden, um die Überteilung zu reduzieren und Berechtigungen und den Websitezugriff im SharePoint Admin Center zu überprüfen.

Zunächst haben Sie folgende Möglichkeiten:

✅ Reduzieren der versehentlichen Überfreigabe mit SharePoint-Freigabeeinstellungen

Um die versehentliche Überteilung von Inhalten mit Copilot-Ergebnissen zu minimieren, implementieren Sie Freigabeeinstellungen auf organization- und Websiteebene:

1. Auf organization Ebene:

   • Aktualisieren Sie die Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive für Ihren Mandanten von organization-weiten Freigabelinks für bestimmte Personen.

   • Erwägen Sie, allgemeine Berechtigungen für Ihre Endbenutzer auszublenden. Verwenden Sie beispielsweise das SharePoint Set-SPOTenant PowerShell-Cmdlet, um "Jeder außer externen Benutzern" im Personen Auswahlsteuerelement auszublenden, damit Endbenutzer es nicht verwenden können.

   • Verwenden Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche (RSS), um Copilot-Ergebnisse vorübergehend auf bis zu 100 ausgewählte SharePoint-Websites einzuschränken. Untergeordnete Websites von Hubwebsites werden nicht auf den Grenzwert von 100 angerechnet.

     RSS bietet Ihnen Zeit, & Websiteberechtigungen zu überprüfen. Es sollte nur als temporäre Lösung verwendet werden, um Ihrem organization Zeit für die Einführung von Copilot zu geben.

2. Auf Standortebene:

   • Informieren Sie Websiteadministratoren über die Steuerelemente auf Websiteebene, die sie verwenden können, um Mitglieder auf die Freigabe zu beschränken.
   • Stellen Sie sicher, dass Websitebesitzer eine Anforderung für den Zugriff auf die Website erhalten.
   • Ändern Sie die Einstellung für die externe Freigabe für das OneDrive eines Benutzers. Wenn ein Benutzer eine Datei auf OneDrive speichert, befindet sie sich im persönlichen Speicher des Endbenutzers. Der Benutzer hat die vollständige Kontrolle über die Datei und kann sie für andere Benutzer freigeben. Informationen zur Gewährleistung der Datensicherheit finden Sie unter OneDrive-Freigabefeatures.

✅ Überprüfen von Berechtigungen und Websitezugriff im SharePoint Admin Center

Um sicherzustellen, dass Daten sicher sind, überprüfen Sie zugriff und Berechtigungen für SharePoint-Websites. Priorisieren Sie Websites, die vertrauliche Informationen enthalten.

1. Weitere Informationen finden Sie im SharePoint Admin Center unter Active Sites> select a site editsettings (Einstellungen für die Bearbeitung> einer Website > auswählen).

   Privat bedeutet, dass nur Benutzer in Ihrem organization mit Zugriff auf die Website sie finden können. Öffentlich (Standard) bedeutet, dass jeder in Ihrem organization die Website finden und auf deren Inhalt zugreifen kann.

   

2. Überprüfen Sie auf der Registerkarte Mitgliedschaft den Zugriff auf Websitebesitzer, Mitglieder und Besucher. Stellen Sie sicher, dass nur die erforderlichen Benutzer Zugriff auf die Website haben.