Beschreiben der Datenlebenszyklusverwaltung
Microsoft Purview-Datenlebenszyklusverwaltung bietet Ihnen Tools und Funktionen, um die Inhalte beizubehalten, die Sie aufbewahren müssen, und die Inhalte zu löschen, die Sie nicht benötigen. Das Aufbewahren und Löschen von E-Mails, Dokumenten und Nachrichten ist häufig aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen erforderlich. Das Löschen von Inhalten, die keinen geschäftlichen Wert mehr haben, reduziert jedoch auch Ihre Angriffsfläche.
Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen
Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen sind wichtige Tools für die Datenlebenszyklusverwaltung. Sie helfen Organisationen beim Verwalten von Informationen, indem sichergestellt wird, dass Inhalte nur für eine erforderliche Zeit aufbewahrt und dann dauerhaft gelöscht werden. Das Anwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen und das Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinien hilft Organisationen bei Folgendem:
- Proaktives Erfüllen von Branchenvorschriften und internen Richtlinien, die eine Mindestaufbewahrungsdauer von Inhalt erfordern
- Reduzieren des Risikos bei Rechtsstreitigkeiten oder Sicherheitsverletzungen durch endgültiges Löschen alter Inhalte, die die Organisation nicht mehr aufbewahren muss
- Sicherstellen der Arbeit mit aktuellen und für die Benutzer relevanten Inhalten. Inhalte, die nicht mehr relevant sind, sollten gelöscht werden.
Für die Verwaltung von Inhalten sind in der Regel zwei Aktionen erforderlich: Das Beibehalten von Inhalten und das Löschen von Inhalten.
- Das Aufbewahren von Inhalten verhindert das dauerhafte Löschen und stellt sicher, dass Inhalte für eDiscovery verfügbar bleiben.
- Durch das endgültige Löschen von Inhalten werden Inhalte aus Ihrer Organisation gelöscht.
Mit diesen beiden Aufbewahrungsaktionen können Sie Aufbewahrungseinstellungen für die folgenden Ergebnisse konfigurieren:
- Nur beibehalten: Inhalte für immer oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren.
- Nur löschen: Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum endgültig löschen.
- Beibehalten und dann löschen: Inhalt für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren und dann endgültig löschen.
Wenn dem Inhalt Aufbewahrungseinstellungen zugewiesen werden, wird der Inhalt am ursprünglichen Speicherort aufbewahrt. Personen können weiterhin mit ihren Dokumenten oder E-Mails arbeiten, wie wenn sich nichts geändert hätte. Wenn sie jedoch Inhalte bearbeiten oder löschen, die in der Aufbewahrungsrichtlinie enthalten ist, wird eine Kopie der Inhalte automatisch an einem sicheren Speicherort aufbewahrt. Die sicheren Speicherorte und die Inhalte sind für die meisten Personen nicht sichtbar. In den meisten Fällen müssen Personen nicht einmal wissen, dass ihre Inhalte den Aufbewahrungseinstellungen unterliegen.
Die Aufbewahrungseinstellungen funktionieren mit den folgenden unterschiedlichen Workloads:
- SharePoint
- OneDrive
- Microsoft Teams
- Viva Engage
- Exchange
Verwenden Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen mit Bezeichnungsrichtlinien, um Inhalten Ihre Aufbewahrungseinstellungen zuzuweisen. Sie können nur eine dieser Methoden verwenden oder sie kombinieren.
Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, um Inhalten Aufbewahrungseinstellungen zuzuweisen, müssen Sie über verschiedene Punkte Bescheid wissen. Unten sind nur einige der wichtigsten Punkte aufgeführt. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen“, die in der Lerneinheit „Zusammenfassung und Ressourcen“ dieses Moduls verknüpft sind.
Aufbewahrungsrichtlinien
- Aufbewahrungsrichtlinien werden verwendet, um den Inhalten auf Website- oder Postfachebene dieselben Aufbewahrungseinstellungen zuzuweisen.
- Eine einzelne Richtlinie kann auf mehrere Speicherorte oder auf bestimmte Speicherorte bzw. Benutzer angewendet werden.
- Elemente erben die Aufbewahrungseinstellungen von ihrem Container, der in der Aufbewahrungsrichtlinie angegeben ist. Wenn eine Richtlinie für die Aufbewahrung von Inhalt konfiguriert ist und ein Element dann an einen Speicherort außerhalb des Containers verschoben wird, wird eine Kopie des Elements am gesicherten Speicherort der Workload aufbewahrt. Die Aufbewahrungseinstellungen werden jedoch nicht mit dem Inhalt in den neuen Speicherort übertragen.
Aufbewahrungsbezeichnungen
- Aufbewahrungsbezeichnungen werden verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf Elementebene zuzuweisen (z. B. einem Ordner, einem Dokument oder einer E-Mail).
- Einer E-Mail oder einem Dokument kann jeweils nur eine Aufbewahrungsbezeichnung zugewiesen werden.
- Aufbewahrungseinstellungen von Aufbewahrungsbezeichnungen werden mit den Inhalten übertragen, wenn diese an einen anderen Speicherort innerhalb Ihres Microsoft 365-Mandanten verschoben werden, aber nicht beibehalten, wenn die Inhalte außerhalb Ihres Microsoft 365-Mandanten verschoben werden.
- Administratoren können Benutzern in der Organisation das manuelle Anwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung ermöglichen.
- Eine Aufbewahrungsbezeichnung kann automatisch angewendet werden, wenn sie definierten Bedingungen entspricht.
- Eine Standardbezeichnung kann auf SharePoint-Dokumente angewendet werden.
- Aufbewahrungsbezeichnungen unterstützen die Dispositionsüberprüfung, um den Inhalt vor dem endgültigen Löschen zu überprüfen.
Betrachten Sie folgende Szenarien: Wenn alle Dokumente auf einer SharePoint-Website fünf Jahre lang aufbewahrt werden sollen, ist es effizienter, eine Aufbewahrungsrichtlinie zu verwenden, anstatt die gleiche Aufbewahrungsbezeichnung auf alle Dokumente auf dieser Website anzuwenden.
Wenn einige Dokumente auf dieser Website für fünf und andere für zehn Jahre aufbewahrt werden sollen, müssten Sie eine Richtlinie mit einem Aufbewahrungszeitraum von fünf Jahren auf die SharePoint-Website anwenden. Anschließend wenden Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung auf die einzelnen Elemente mit einer Aufbewahrungseinstellung von zehn Jahren an.
Aufbewahrungsbezeichnungen und Richtlinien, die sie anwenden
Wenn Sie Aufbewahrungsbezeichnungen veröffentlichen, sind sie in einer Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinie enthalten, die sie Administrator*innen und Benutzer*innen zur Anwendung auf Inhalte zur Verfügung stellt.