Anfragen für Besprechungsserien mit in Konflikt stehenden Instanzen 2: Die Befugnisse von Stellvertretern

Veröffentlichung des Originalartikels: 24.01.2012

Der wichtigste Erkenntnisgewinn aus meinem letzten Beitrag zu diesem Thema war, dass der Assistent zum Buchen von Ressourcen nicht das doppelte Buchen in einem Raumkalender als Ergebnis einer Anfrage einer Besprechungsserie zulässt (siehe Automatic Processing of Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances [Automatische Verarbeitung von Anfragen einer Besprechungsserie mit in Konflikt stehenden Instanzen]).

Da es Situationen geben kann, in denen ein Administrator Doppelbuchungen erlauben möchte, haben wir zwei Umgehungsmöglichkeiten vorgestellt, auf die ich nun weiter eingehen möchte. Darüber hinaus möchte ich noch eine dritte vorstellen, die zuvor unerwähnt blieb.

1) Zum doppelten Buchen nachfolgende Anfragen für Besprechungen ohne Wiederholung senden

Wie Sie bereits wissen, werden bei einer Zusage zu einer Besprechungsserie zusätzlich zur Zusage-E-Mail der Serie einzelne Konfliktbenachrichtigungen an den Organisator gesendet. Der Organisator kann anschließend diese Ablehnungs-E-Mails als Referenz für die erste Umgehungsmöglichkeit verwenden, die darin besteht, Anfragen für sich nicht wiederholende Besprechungen zu senden, um den gewünschten Raum für jede abgelehnte Instanz doppelt zu buchen.

Mit dieser recht aufwändigen Methode erhalten Sie einen präzisen Überblick, wann eine Ressource doppelt gebucht ist und wann nicht.

Angenommen, ein Administrator befolgt stattdessen die zweite Umgehungsmöglichkeit und übergibt die Kontrolle an einen vertrauenswürdigen Stellvertreter anstatt an den Assistenten zum Buchen von Ressourcen. Ein Stellvertreter hat die Ermessensfreiheit, alle Konflikte bei Besprechungsserien zuzulassen, indem eine gesamte Besprechungsserie zugelassen wird. Ein Stellvertreter kann außerdem eine beliebige Anzahl von in Konflikt stehenden Instanzen selektiv ablehnen, was der Assistent nicht kann. Die Frage kam auf, wie exakt dies erfolgen kann, was wir nun weiter untersuchen wollen:

2) Einem Stellvertreter das doppelte Buchen von Ressourcen erlauben

Die Anfragerichtlinie für ein Ressourcenpostfach kann so konfiguriert werden, dass ein Stellvertreter die Kontrolle über das Lösen von Konflikten bei Besprechungsserieninstanzen haben muss. Doch wie wird diese Aufgabe exakt wahrgenommen? Wie sieht dieser Prozess aus, und mit welchen Tools kann er ausgeführt werden? Diese beste Funktionalität hierfür bietet Outlook 2010.

Hierfür wollen wir uns ein Beispiel anschauen. Angenommen, es gibt einen Green Room genannten Raum, der von einem Stellvertreter mit Namen Holm verwaltet wird. Wenn Besprechungsanfragen für den Green Room eingehen, werden sie von Holm in den Raumkalender eintragen. Derzeit sind zwei Besprechungen geplant, eine für Mittwoch um 14:00 Uhr und eine weitere für den folgenden Donnerstag um 15:00 Uhr.

Nun wird eine neue Anfrage einer Besprechungsserie mit dem Green Room als Raumressource an mehrere Empfänger verschickt. Die Anfragerichtlinie des Raums erfordert, dass Holm alle Besprechungsanfragen genehmigt, weshalb auch diese neue an ihn weitergeleitet wird. Wir sehen, dass diese Besprechungsserie für vier Instanzen (Dienstag bis Donnerstag jeweils von 14:30 - 15:30 Uhr) gilt. Outlook zeigt hilfreicherweise (gelb hervorgehoben und auch unter der Kalendervorschau), dass zwei der vier Instanzen in Konflikt mit bereits bestehenden Terminen stehen:

Wenn Holm die gesamte Serie, also die Doppelbuchung zulassen möchte, kann er einfach den gesamten Vorgang akzeptieren. Doch was muss er tun, um den einen Konflikt zuzulassen und den anderen abzulehnen? Holm kann auf den Pfeil neben Konflikte: 2 (Conflicts: 2) klicken, um eine Vorschau des Kalenderbereichs anzuzeigen, in dem es Konflikte aufgrund überlappender Termine gibt.

Er geht so vor und sieht, dass der erste Konflikt mit der Besprechung "Catalog Review", Mittwoch 14:00 Uhr, vorliegt:

Der zweite liegt für die Besprechung "Sales Presentation" am Donnerstag vor:

Angenommen, Holm möchte die Doppelbuchung am Donnerstag ablehnen und den Konflikt am Mittwoch gebucht belassen? Zum Ablehnen der Instanz am Donnerstag kann er einfach auf das Element im Abschnitt mit der Kalendervorschau der weitergeleiteten Besprechungsanfrage doppelklicken.

Über diese Aktion wird eine Ansicht für diesen Zeitraum im Kalender des Green Room geöffnet. Holm kann anschließend mit der rechten Maustaste auf die Instanz klicken, die er ablehnen möchte, auf das Menüelement Ablehnen (Decline) zeigen und dann eine Option zum Ablehnen nur dieser Instanz auswählen:

Nachdem Holm bestimmt hat, welche Instanz abgelehnt und welche zugelassen werden soll, kann er einfach zur ursprünglichen weitergeleiteten Besprechungsanfrage zurückkehren und die Serie zulassen. Dadurch werden alle verbleibenden Instanzen zugelassen, während die manuell abgelehnten Instanzen beibehalten werden:

Zusammenfassend kann zu den Befugnissen eines Stellvertreters in diesem Bereich gesagt werden, dass anhand der Konfliktbenachrichtigungen in Outlook 2010 einzelne Instanzen einer Besprechungsserie abgelehnt (oder zugelassen) werden können.

3) Eine Serienaktualisierung senden, ohne Details zu ändern

Es gibt eine dritte Möglichkeit zum Umgehen der Ablehnung der Doppelbuchung eines Raums durch den Assistenten für das Buchen von Ressourcen bei einer Anfrage einer Besprechungsserie. Dank einer Rückmeldung eines Kunden, die mir mein Kollege Patriciu Seliceanu geschickt hat, wissen wir, dass ein Besprechungsorganisator einfach eine Aktualisierung einer Besprechungsserie senden kann, ohne irgendwelche Details zu ändern. Das überraschende Ergebnis ist, dass zuvor abgelehnte in Konflikt stehende Instanzen dann zugelassen werden. Diese Umgehungsmöglichkeit setzt allerdings voraus, dass Konflikte für Anfragen für einmalige Besprechungen zugelassen werden. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, da die Option Konflikte zulassen für Kalenderverarbeitungseigenschaften aktiviert ist.

Die Aktualisierung der Besprechungsserie funktioniert, da jeder Empfänger nicht noch eine Anfrage einer Besprechungsserie erhält, sondern eine Besprechungsaktualisierungsanfrage (ohne tatsächliche Änderungen) für jede einzelne Instanz. Da Exchange nahezu dieselben Abläufe wie bei den Anfragen für einmalige Besprechungen aus Umgehungsmöglichkeit 1 weiter oben erkennt, lässt es die Doppelbuchung jeder aktualisierten Instanz zu. Dies kann im Vergleich zu den Schritten bei Punkt 1 dieser Liste weniger aufwändig sein, z. B. wenn die Anzahl der Konflikte hoch ist und vorausgesetzt wird, dass es für jeden Konflikt eine Doppelbuchung gibt.

Zusammenfassend gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Umgehung der Sicherheitsmechanismen im Assistenten für das Buchen von Ressourcen, die bei Anfragen für Besprechungsserien das doppelte Buchen eines Ressourcenpostfachs verhindern. Die beste und zuverlässigste Möglichkeit davon ist ein Stellvertreter, der in Outlook 2010 mit Exchange 2010 im Hintergrund seine Aufgabe erledigt. Zu beachten ist allerdings, dass Sie im Allgemeinen nicht über diese Möglichkeiten nachdenken müssen, da zumeist das Standardverhalten das ordnungsgemäße ist.

Dank an Tom Kern für seine Hilfe und Ratschläge und an Patriciu Seliceanu für die 3. Methode.

Jesse Tedoff

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates