Verhindern der Archivierung von Elementen in einem Standardordner in Exchange 2010

Veröffentlichung des Originalartikels: 05.08.2011

Sie können in Exchange 2010 Aufbewahrungsrichtlinien zum Verwalten der Nachrichtenaufbewahrung verwenden. Aufbewahrungsrichtlinien bestehen aus Löschtags, das heißt Aufbewahrungstags mit den Aktionen Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen oder Archivtags, das heißt Aufbewahrungstags mit der Aktion In Archiv verschieben, mit denen Elemente in das Archivpostfach des Benutzers verschoben werden.

Abhängig von der Anwendung auf Postfachelemente werden Aufbewahrungstags in die folgenden drei Typen unterteilt:

1. Standardrichtlinientags (Default Policy Tags, DPTs), die für Elemente ohne Tag im Postfach verwendet werden – Elemente ohne Tag sind Elemente, auf die nicht direkt oder durch Vererbung von einem übergeordneten Ordner ein Aufbewahrungstag angewendet wird. Sie können drei Arten von DPTs (Standardrichtlinientags) erstellen: ein Standardrichtlinientag zum Archivieren, ein Standardrichtlinientag zum Löschen und ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten.
2. Aufbewahrungsrichtlinientags (Retention Policy Tags, RPTs), bei denen es sich um Aufbewahrungstags mit der Aktion Löschen handelt, die für Standardordner wie beispielsweise Posteingang und Gelöschte Elemente verwendet werden. Es werden nicht alle Standardordner unterstützt. Eine Tabelle mit den unterstützten Standardordnern für RPTs (Aufbewahrungsrichtlinientags) finden Sie unter Grundlegendes zu Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien. Die Ordner Kalender, Aufgaben und Kontakte werden nicht unterstützt.
3. Persönliche Tags, bei denen es sich um Aufbewahrungstags handelt, die Benutzer auf Elemente und Ordner in Outlook 2010 und Outlook Web App anwenden können. Persönliche Tags können Löschtags oder Archivtags sein. Sie wurden in Outlook 2010 und OWA (Outlook Web App) als Aufbewahrungsrichtlinien und Archivrichtlinien eingeführt.

Zum Bereitstellen von Aufbewahrungstags fügen Sie diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzu und wenden die Richtlinie auf Postfachbenutzer an.

In Exchange 2010 SP1 haben wir Unterstützung für den Ordner Notizen hinzugefügt. In Exchange 2010 RTM werden Elemente im Ordner Notizen nicht verarbeitet. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie des Benutzers kein Aufbewahrungsrichtlinientag für den Ordner Notizen hat, wird nach dem Upgrade auf SP1 das DPT (Standardrichtlinientag) aus der Richtlinie des Benutzers auf Elemente in diesem Ordner angewendet.

In vorhandenen Bereitstellungen sind die Benutzer es möglicherweise nicht gewohnt, dass Notizen verschoben oder gelöscht werden.

Sie können verhindern, dass das DPT (Standardrichtlinientag) auf einen Standardordner angewendet wird, indem Sie ein deaktiviertes RPT (Aufbewahrungsrichtlinientag) für den jeweiligen Ordner erstellen (oder ein vorhandenes Aufbewahrungsrichtlinientag für den Ordner deaktivieren). Der Assistent für verwaltete Ordner, ein Postfach-Assistent, der Postfachelemente verarbeitet und Aufbewahrungsrichtlinien anwendet, wendet die Aufbewahrungsaktion eines deaktivierten Tags nicht an. Da das Element bzw. der Ordner dennoch über ein Tag verfügt, gilt das Element bzw. der Ordner nicht als „ohne Tag“, und das Standardrichtlinientag wird nicht angewendet.

Abbildung 1: Erstellen eines deaktivierten Aufbewahrungsrichtlinientags für den Ordner Notizen, um die Anwendung des Standardrichtlinientags auf Elemente in diesem Ordner zu verhindern

Hinweis: Sie können für jeden unterstützten Standardordner ein deaktiviertes RPT (Aufbewahrungsrichtlinientag) erstellen.

Warum werden Elemente im Ordner „Notizen“ dennoch archiviert?

Wenn Sie ein deaktiviertes Standardrichtlinientag für den Ordner Notizen erstellen, werden Sie feststellen, dass Elemente in diesem Ordner nicht gelöscht, sondern weiterhin in das Archiv verschoben werden. Warum geschieht dies? Wie können Sie es verhindern?

Sie müssen Folgendes verstehen:

• Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann ein Standardrichtlinientag zum Archivieren von Elementen und ein Standardrichtlinientag zum Löschen von Elementen haben. Beide werden auf Elemente ohne Tag angewendet.
• Die Verschiebungs- und Löschaktionen gelten unabhängig voneinander. Sie können beide Arten von Tags auf Postfachordner und Nachrichten anwenden – ein Archivtag und ein Löschtag. Die Tags schließen sich nicht gegenseitig aus.
• Wenn Sie ein deaktiviertes Aufbewahrungsrichtlinientag für den Ordner Notizen erstellen, damit Elemente nicht gelöscht werden, wird dennoch das Standardrichtlinientag für die Archivierung auf das Postfach angewendet, und Elemente werden verschoben.
• Im Hinblick auf die Archivierung gibt es nur eine Archivrichtlinie, die Administratoren erzwingen können – das DPT (Standardrichtlinientag) mit der Aktion In Archiv verschieben. Sie können kein RPT (Aufbewahrungsrichtlinientag) mit der Aktion In Archiv verschieben erstellen. Damit ist die Verwendung der Methode mit deaktiviertem Aufbewahrungsrichtlinientag zum Verhindern der Verschiebung von Elementen ausgeschlossen.
• Benutzer können ein persönliches Tag auf einen Ordner oder auf Nachrichten anwenden, um Elemente früher oder später zu verschieben als in der Standardarchivrichtlinie für das Postfach vorgesehen.

Wie verhindern Sie, dass Elemente in einem Standardordner archiviert werden?

Es gibt hierfür keine durch den Administrator steuerbare Methode, es sei denn, Sie entfernen das DPT (Standardrichtlinientag) für die Archivierung aus einer Aufbewahrungsrichtlinie. Das Entfernen des Standardrichtlinientags für die Archivierung führt jedoch dazu, dass Nachrichten nur dann automatisch in das Archiv verschoben werden, wenn der Benutzer ein persönliches Tag auf Nachrichten oder Ordner anwendet.

Dies können Sie umgehen, indem Sie die Benutzer das persönliche Tag Nie in Archiv verschieben (für das Nie unter Archivrichtlinie in Outlook/OWA (Outlook Web App) angezeigt wird) auf einen Standardordner anwenden lassen. Das Tag ist in der Standardarchiv- und -aufbewahrungsrichtlinie enthalten, die vom Exchange-Setup erstellt wird. Sie können das Tag auch allen Aufbewahrungsrichtlinien hinzufügen, die Sie erstellen.

Abbildung 2: Benutzer können die Archivrichtlinie Nie (Never) auf einen Standardordner anwenden, um zu verhindern, dass Elemente in diesem Ordner archiviert werden.

Hinweis: Sie können nicht Outlook 2010 verwenden, um eine Archivrichtlinie auf den Standardordner Notizen oder auf einzelne Notizelemente anzuwenden. Benutzer, die eine Archivrichtlinie auf den Ordner anwenden möchten, müssen OWA (Outlook Web App) verwenden.

Bharat Suneja

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010