Share via

Office 365 Pro Plus и обучение на сайтах SharePoint. Часть 1. Outlook 2016 и Word

  • Article

Автор статьи - Виталий Веденев.

Чтобы облегчить учебный процесс на сайтах SharePoint всех заинтересованных сторон учебного процесса, целесообразно использовать приложения Office. Доказываем на практических примерах.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Как установить приложения Microsoft Office Pro Plus?
  • Как облегчить работу с библиотекой учебных материалов обучающего сайта SharePoint c помощью приложения Outlook?
  • Как создать шаблон, например, курсовой работы в специально созданной библиотеке SharePoint?
  • Как автоматизировать библиотеку и сделать более эффективным процесс проверки итоговых работ?

Разбираю на конкретных примерах, как облегчить работу с библиотеками учебных материалов сайтах SharePoint Office 365 с помощью приложений Outlook и Word.

Сценарий 1. Установка MicrosoftOfficeProPlusс приложениями 2013 и 2016

Прежде всего уясним себе, кто имеет право установки приложений, где их взять и что изменилось со времени публикации статьи 1.

Office 365 профессиональный плюс является полной версией Office. Приложения обладают теми же функциями и возможностями, что и другие версии Office. Например, Word в Office 365 профессиональный плюс работает так же, как и в Office стандартный 2013 (или 2016).

Office 365 профессиональный плюс доступен для установки при назначении соответствующей лицензии администратором, одновременно есть доступ к Office 2016 Preview.

 

Сценарий 2. Как облегчить работу с библиотекой учебных материалов обучающего сайта SharePointc помощью приложения Outlook

Помимо уже разобранного в статье «Microsoft Office 365 в образовании. Работаем в группе Outlook. Используем преимущества Outlook 2016» вариантов работы с группами, рассмотрим, как облегчить работу с библиотеками учебных материалов на сайтах SharePoint.

Если на главной странице сайта нажать на ссылку «Документы», то вы попадете в полное представление библиотеки «Все документы». В меню «БИБЛИОТЕКА» есть кнопка «Подключиться к Outlook». Нажимаем на нее, после проверки всех необходимых параметров в Outlook добавится в левой панели новый пункт с именем сайта (в примере, «Менеджмент в образовании») и названием библиотеки («Документы»).

В таком представлении видна общая картина по количеству файлов в каждой из папок библиотеки и можно предварительно просмотреть содержимое файлов без загрузки их на персональное устройство (особенно хорошо просматривать файлы Word).

 

Сценарий 3. Создаем шаблон «Курсовая работа» в библиотеке «Документы» сайта

В статье «Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек сайтов SharePoint. Начало»  я уже рассматривал в  Сценарии 2 «Библиотека документов. Настройка шаблона библиотеки» один из возможных вариантов изменения шаблона, установленного по умолчанию в библиотеке документов. Рассмотрим этот вопрос более подробно на другом примере.

Итак, по умолчанию в библиотеке «Документы» - шаблон Word, поэтому можно сразу добавлять эту библиотеку на сайт и вносить необходимые изменения в шаблоне с помощью приложения Word (в примере, Word 2016).

При изменении шаблона по умолчанию создадим шаблон курсовой работы с титульным листом, содержанием, основными разделами и нумерацией страниц (могут быть добавлены и более сложные типовые элементы форматирования документа).

В случае, если ваши действия будут неправильными, т.е. вы попытаетесь изменить адрес шаблона на уже существующий, заранее созданный, появится сообщение с предупреждением о невозможности простого копирования шаблона («К сожалению, что-то пошло не так»).

Если в приложении Word вы сделали все необходимые изменения, и после этого нажали кнопку сохранить, произойдет синхронизация с Office 365 учебного заведения и вам становится доступна в библиотеке «Документы» возможность создания файлов по новому шаблону.

Сценарий 4. Автоматизация проверки курсовых работ с помощью рабочих процессов

Кроме создания специальной библиотеки с определенным шаблоном, есть возможность попутно автоматизировать проверку работ с помощью рабочих процессов, созданных в SharePoint Designer.

Пример простейшей автоматизации библиотеки документов «Обучающий сайт» с помощью создания специализированной библиотеки документов для сбора и хранения студенческих курсовых работ перед проверкой преподавателем (тьютором) с получением всех необходимых почтовых сообщений рассмотрен в статье «Microsoft Office 365 в образовании. Создаем простой рабочий процесс в SharePoint Designer».

Это не единственный вариант автоматизации библиотек учебных материалов и облегчения труда всех участников учебного процесса. А какие бы вы создали шаблоны?

Использованные источники:

  1. Microsoft Office 365 в образовании. Библиотеки и файловый контент. Office 365 профессиональный плюс. Windows 10 Insider Preview и Office 365
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Работаем в группе Outlook. Используем преимущества Outlook 2016
  3. Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек сайтов SharePoint. Начало
  4. Microsoft Office 365 в образовании. Создаем простой рабочий процесс в SharePoint Designer