Viva Engage modo nativo: guía paso a paso

Las organizaciones que quieran usar Viva Engage características de cumplimiento deben asegurarse de que su red admite el modo nativo. Para mayor seguridad y cumplimiento, el modo nativo respalda completamente Viva Engage a través de Microsoft 365. El modo nativo también proporciona otras ventajas, como las siguientes:

• Organizar un evento en directo en cada comunidad Viva Engage
• Simplificar la administración de archivos a través de SharePoint
• Aplicación de directivas de administración de grupos de Microsoft 365

Cualquier red Viva Engage creada después del 16 de enero de 2020 admite el modo nativo y su conjunto de características completo.

Si admite redes de Viva Engage anteriores en el inquilino de Microsoft, puede usar la herramienta de alineación de modo nativo para integrar la red con Microsoft 365.

En los pasos siguientes se describe cómo realizar la transición de la red al modo nativo. Para obtener más información sobre lo que significa el modo nativo para la red de Viva Engage, consulte Información general sobre el modo nativo.

1. Pasos iniciales para acceder a la herramienta de alineación del modo nativo

Para alinear la red con el modo nativo, el inquilino de Microsoft debe tener un único Viva Engage Network asociado a ella. Si tiene más de un Viva Engage Network en el inquilino, debe consolidarlos. Para ello, complete los pasos descritos en Consolidación de varias redes Viva Engage.

Después de consolidar la red Engage, asegúrese de que aplica la identidad de Microsoft 365. Para obtener más información, vea Aplicar identidad de Microsoft 365.

2. Acceder a la herramienta de alineación del modo nativo

Debe ser un administrador Engage para usar la herramienta de alineación de modo nativo. Si a su cuenta se le conceden temporalmente estos privilegios, los privilegios de administrador pueden tardar unas horas en reflejarse en Viva Engage. Una vez concedidos, solo se requieren privilegios temporales para iniciar el proceso de alineación; no son necesarias mientras se ejecuta la herramienta. Privileged Identity Management (PIM) no afecta al proceso de alineación.

Para acceder a la herramienta de alineación del modo nativo después de Viva Engage reconoce la cuenta de administrador:

1. Inicie sesión en Viva Engage.
2. Abra la sección Red Administración y seleccione Modo nativo para Microsoft 365.

3. Preparación para ejecutar la herramienta de alineación del modo nativo

Antes de ejecutar la herramienta de alineación del modo nativo, genere y revise el informe de alineación de la red. Para ejecutar el informe desde dentro de la herramienta, seleccione el botón Generar informe en el centro de la pantalla. El informe genera una lista de todos los usuarios y comunidades de la red de Viva Engage. Este paso no cambia la red y no inicia el proceso de alineación.

Este informe está en formato YML. Si desea revisar el informe como un archivo CSV, proporcionamos una herramienta disponible en GitHub que convierte el archivo.

El informe proporciona la siguiente información:

• Qué usuarios están actualmente sin asignar

  La herramienta alineación intenta asignar todos los usuarios no asignados a una cuenta de Microsoft Entra existente. Los usuarios que no tengan una cuenta de Microsoft Entra se eliminan de la red.

• Cuántos archivos ha almacenado cada usuario en mensajes privados

  La herramienta alineación elimina de forma rígida todos los archivos adjuntos a mensajes privados. Estos archivos no se pueden recuperar una vez completada la alineación.

• Qué comunidades de la red son privadas y no están en la lista

  Las comunidades que no están en la lista se convierten en comunidades privadas estándar mediante la alineación del marco de trabajo de invitado B2B Microsoft Entra. La herramienta de alineación del modo nativo convierte todos los grupos externos en grupos internos. Si tiene Microsoft Entra invitados B2B en la red de Viva Engage, puede volver a crearlos como Microsoft Entra invitados B2B como parte de la migración.

• Qué comunidades de la red permiten invitados externos

  El modo nativo no permite grupos externos. El acceso de invitado a redes en modo nativo tiene lugar a través del marco de trabajo invitado B2B de Microsoft Entra. La herramienta de alineación del modo nativo convierte todos los grupos externos en grupos internos. Si tiene Microsoft Entra invitados B2B en la red de Viva Engage, puede reactivar a sus invitados como Microsoft Entra invitados B2B como parte de la migración.

• Qué comunidades de la red no tienen propietarios o propietarios que carecen de derechos de creación de grupos de Microsoft 365

  La herramienta de alineación del modo nativo crea un nuevo grupo de Microsoft 365, que se autoriza mediante las credenciales de los propietarios existentes de la comunidad de Viva Engage. Si la comunidad no tiene propietario o si no hay propietarios autorizados para crear Grupos de Microsoft 365, la herramienta crea el grupo con las credenciales del administrador que inició la herramienta de alineación.

4. Exportar el contenido de la red Viva Engage

Inmediatamente antes de ejecutar la herramienta de alineación, exporte cualquier contenido de la red de Viva Engage de la que no se haya hecho una copia de seguridad. El procedimiento recomendado es exportar regularmente este contenido. También se recomienda realizar copias de seguridad automatizadas programadas periódicamente. Cuando se usan copias de seguridad normales, es más fácil exportar cualquier otro dato según sea necesario.

Si no realiza copias de seguridad de datos normales, exporte todos los datos de la red principal que desea conservar. Puede omitir las redes externas, ya que la herramienta de alineación de modo nativo no las afecta. Puede exportar datos desde el principio de la red o exportar datos que se remontan a un período de tiempo determinado.

La herramienta de alineación de modo nativo elimina determinados datos de la red, incluidos los archivos adjuntos a mensajes privados y los mensajes publicados en grupos eliminados anteriormente. Los datos de los que no se realiza una copia de seguridad pueden no recuperarse después de ejecutar la herramienta de alineación.

Siga estos pasos para exportar un gran volumen de contenido de la red:

1. Exportación de datos de mensajes

   • Exporte los datos del mensaje mediante la característica Exportación de datos de red en el panel de administración de Viva Engage.
   • Limite la exportación a un intervalo de fechas máximo de dos meses a la vez y excluya los datos adjuntos. Si incluye datos adjuntos, es posible que tenga que limitar los intervalos de fechas para evitar errores de tiempo de espera (a una semana a la vez, por ejemplo).

2. Exportación de archivos

   • Exporte archivos por separado de los mensajes con la API de exportación de archivos de Viva Engage.
   • Ejecute solicitudes de API para exportar todos los archivos de un intervalo de fechas especificado. La API admite hasta seis solicitudes simultáneas. Cada solicitud debe limitarse a un período de dos meses. Puede usar este método para exportar simultáneamente un año completo de archivos en una sola llamada API.

5. Ejecute la herramienta de alineación por primera vez.

Después de revisar el informe de alineación, asegúrese de que ha realizado las siguientes tareas:

• Comunicación de los próximos cambios a los usuarios de la red
• Exportar datos
• Posea un conocimiento completo de los cambios que realiza la herramienta en la red.

Está listo para ejecutar la herramienta de alineación del modo nativo.

La herramienta se ejecuta en segundo plano de la red Viva Engage y no afecta a los usuarios finales. Cuando se inicia la herramienta, realiza cambios en la red para evitar nuevos usuarios no asignados, grupos no conectados y otras entidades nuevas.

Para ejecutar la herramienta, desplácese hasta la parte inferior de la página y seleccione el botón Continuar .

Recibirá un mensaje para confirmar que ha leído y comprendido los cambios que realiza la herramienta en la red. Compruebe el formulario y asegúrese de que comprende completamente las implicaciones de ejecutar la herramienta.

Cuando esté listo, complete el formulario de autorización e inicie la Herramienta de alineación. Debe mantener la ventana abierta hasta cinco minutos mientras finaliza la fase inicial de la herramienta. Si intenta salir de la página durante la fase de configuración, la herramienta envía una advertencia para evitar que se vaya demasiado pronto accidentalmente.

6. Seguimiento del progreso de la herramienta de alineación

La herramienta alineación se ejecuta en segundo plano y no afecta a los usuarios finales. Es posible que las redes pequeñas puedan completar el proceso en una o dos semanas. En el caso de las redes grandes, la primera ejecución puede tardar hasta 90 días. Si la red necesita ejecutar la herramienta varias veces, cada ejecución tarda menos tiempo que la ejecución anterior, ya que la herramienta solo necesita procesar el contenido que no se procesó en ejecuciones anteriores.

Para comprobar el progreso de la herramienta de alineación, vuelva a la página donde inició la herramienta. En la parte superior de la página, un banner notifica el estado actual de la herramienta, los pasos siguientes y si la herramienta está lista para que realice los pasos siguientes.

Cerca de la parte inferior de la pantalla, detalles sobre la actualización de estado cada 30 minutos. Los detalles incluyen el número de usuarios, grupos y archivos migrados.

7. Resolución del informe de errores

Cuando finaliza la herramienta, el banner de la parte superior de la página proporciona un informe. Cuando el banner indica que la red se alinea correctamente con el modo nativo, el proceso de alineación se completa y no se requiere ninguna acción adicional. Si el banner indica que se produjo un error en la alineación y hay disponible un informe de errores, debe descargar el informe de errores y corregir los errores. La mayoría de los errores son fáciles de resolver y requieren que cambie el nombre de un archivo que tenga caracteres que no se permiten en los archivos de SharePoint.

Este informe de errores CSV permanece disponible hasta la próxima vez que se ejecute la herramienta de alineación. En una segunda ejecución, la herramienta genera un nuevo informe de errores.

El informe contiene una lista de archivos que no se pudieron migrar de Microsoft Entra ID a SharePoint, con códigos de error. Para obtener una lista de los códigos de error comunes y los pasos de corrección, consulte la sección códigos de error de este artículo. También puede inscribir a nuestro equipo de soporte técnico Premier para ayudar a resolver errores. Si tiene un gran volumen de errores, el equipo de soporte técnico puede proporcionar scripts para actualizar de forma masiva los archivos de la red para una corrección más rápida.

Es posible que el informe de errores contenga errores que no se tratan en la documentación citada anteriormente o que no parecen ser accionables. A menudo, estos errores son duplicados de otros errores que pueden actuar. Trabaje con todos los errores que pueda y, a continuación, vuelva a ejecutar la herramienta de alineación. La mayoría de estos errores se resuelven al ejecutar la herramienta después de corregir errores accionables.