Recomendaciones para la administración de cambios organizativos

La implementación y la adopción de la realidad mixta (MR) en las organizaciones requiere grandes esfuerzos de orquestación. El nuevo hardware, el nuevo software y las nuevas formas de trabajar se deben abordar, administrar y regir mediante procesos controlados y una administración de cambios organizativos bien ejecutada.

La administración del cambio organizacional es una parte importante de su proceso de implementación, ya que ayuda a garantizar que Dynamics 365 Guides se adopte e integre de forma efectiva en su organización. Si sus operadores no aprovechan las guías de formación e instrucción laboral durante su trabajo diario en los sitios de producción, HoloLens y Guides no proporcionarán ningún beneficio organizacional, incluso si se implementan técnicamente de una manera compatible con el sector.

Para fomentar la adopción organizativa y garantizar la aceptación de departamentos, gerentes, consultores de formación, operadores y otros, recomendamos las siguientes cuatro actividades, que se inspiran en el Modelo ADKAR® de Prosci:

1. Formular una visión del cambio.

   Prepare una declaración que describa claramente el propósito de implementar Guides y el estado deseado al que prevé llevar su organización. Esta declaración se llama visión del cambio. En un nivel estratégico, una visión del cambio ayuda a garantizar que el propósito de la implementación de Guides se alinea con la estrategia general y los objetivos futuros de la empresa.

   Un ejemplo genérico de una declaración de visión del cambio es:

   Aprovechamos Guides para mejorar la calidad y la eficiencia de la formación de los operadores al tiempo que mantenemos un estricto cumplimiento de los reglamentos del sector, capacitando a nuestro personal para mejorar continuamente sus capacidades y contribuir al éxito de la organización.

   Recomendamos que facilite una serie de talleres para involucrar a representantes de distintos partes interesadas de la organización en el proceso de creación de una visión del cambio. Cuando se incorporan las distintas perspectivas de partes interesadas, su visión del cambio se vuelve naturalmente más completa. Además, al implicar a partes interesadas en el proceso, aumenta la probabilidad de que se involucren en la visión, la apoyen y asuman su parte de responsabilidad en hacerla realidad.

2. Evaluar la madurez del sitio o área.

   Cuando implemente Guides, es importante que evalúe si el sitio o área de producción en cuestión está listo para su implementación. Para ello, le recomendamos que realice estas tareas, entre otras:

   • Establecer un proceso de selección de casos de uso para asegurarse de que los procesos de formación e instrucción laboral pertinentes sean adecuados para el soporte a través de Guides.

     Sugerencia

     Los procesos suelen ser relevantes si son complejos (por ejemplo, porque implican varios pasos, por ejemplo), raros (y, por tanto, difíciles de recordar), difíciles (porque tienden a provocar desviaciones) y propensos a la incorporación frecuente de nuevos operadores (por ejemplo, debido a la alta rotación de personal, por ejemplo).

   • Haga una lista de los requisitos locales necesarios para la correcta adopción de Guides. Estos requisitos incluyen (entre otros) la aprobación de administración, recursos asignados para adopción, distribución final de roles (por ejemplo, quiénes serán los autores) y aceptación del sitio de una escala de tiempo de adopción planificada.

3. Prepárese para la incorporación de áreas/sitios e incorpórelos.

   Para ayudar a prepararse para la incorporación real cuando uno o varios sitios o áreas se consideran lo suficientemente maduros para la adopción de Guides:

   • Asigne y analice las partes interesadas para identificar posibles obstáculos.
   • Evalúe el nivel de apoyo o resistencia al proceso de adopción.
   • Adapte las estrategias de comunicación e involucración para satisfacer las necesidades de partes interesadas específicas.

   Cuando incorpore sitios:

   • Utilice un plan de incorporación similar en todas las áreas/sitios. El plan debe tener una división clara de responsabilidades y roles para garantizar una incorporación coherente y adecuada.
   • Dote a los sitios/áreas de "paquetes" de adopción y formación que consten, por ejemplo, de instrucciones de Guides para usuarios (basadas en roles), guiones y plantillas para talleres/reuniones/correos electrónicos al equipo de proyecto local y resúmenes ejecutivos para administración local.
   • Garantice una formación de Guides estandarizada, que se actualice continuamente en función del aprendizaje y las mejoras en todos los sitios.
   • Defina e implemente un concepto de "formación de instructores" para escalar la formación de Guides estandarizada a través de "embajadores" locales. Un criterio de éxito importante aquí es la capacitación de los trabajadores de primera línea. ¿Son capaces de crear y operar guías gracias a la formación?

4. Sostener la adopción y garantizar la obtención de beneficios.

   Para ayudar a garantizar el éxito continuo del software Guides a medida que se implementa en áreas y sitios, deberá hacer lo siguiente:

   • Crear un proceso para implementar cambios, como nuevas funciones de software.
   • Desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) de áreas y sitios para realizar un seguimiento del rendimiento de Guides.
   • Distribuir regularmente encuestas de satisfacción de los usuarios e incorporar o responder a los comentarios recibidos.