Messagerie unifiée dans Exchange Server

S’applique à : Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

La messagerie unifiée permet aux utilisateurs d'utiliser la messagerie vocale, ainsi que d'autres fonctionnalités, telles que Outlook Voice Access et les règles de répondeur automatique. La messagerie unifiée combine la messagerie vocale et la messagerie électronique dans une boîte aux lettres accessible à partir de nombreux types d'appareils. Les utilisateurs peuvent écouter leurs messages à partir de leur boîte de réception de messagerie ou en utilisant Outlook Voice Access à partir d'un téléphone. Vous avez le contrôle sur la façon dont les utilisateurs passent des appels sortants à partir de la messagerie unifiée, et ce qu'ils entendent quand ils appellent votre organisation.

Aujourd’hui, les administrateurs informatiques gèrent fréquemment les réseaux de messagerie vocale ou de téléphonie, ainsi que les systèmes de messagerie ou les réseaux de données de leur organisation en tant que systèmes distincts. La messagerie vocale et le courrier électronique se trouvent dans des boîtes de réception distinctes hébergées sur des serveurs distincts accessibles via le bureau pour le courrier électronique et via le téléphone pour la messagerie vocale.

La messagerie unifiée permet aux administrateurs Exchange de regrouper la messagerie vocale et la messagerie électronique dans une boîte aux lettres pour que les utilisateurs puissent écouter leurs messages vocaux dans leur boîte de réception ou via Outlook Voice Access à partir d'un téléphone. Elle utilise la banque d'informations Exchange pour les messages électroniques et vocaux.

Nouvelles fonctionnalités

La messagerie unifiée a été introduite pour la première fois dans Microsoft Exchange Server 2007 et était également disponible dans Exchange 2010. La fonctionnalité de messagerie unifiée définie dans Exchange 2013 est similaire aux versions précédentes d’Exchange. Toutefois, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées et des modifications architecturales ont été apportées. La messagerie unifiée est maintenant considérée comme un composant ou une sous-fonctionnalité des fonctionnalités vocales proposées dans Exchange 2013. Le terme messagerie unifiée est toujours largement utilisé dans les applets de commande Exchange Management Shell et les services associés à la messagerie unifiée, et tous les composants de messagerie unifiée (y compris les plans de numérotation, les standards automatiques, les stratégies de boîte aux lettres de messagerie unifiée et les passerelles IP de messagerie unifiée) ainsi que la possibilité de gérer ces composants de messagerie unifiée se trouvent dans le nœud Messagerie unifiée dans le volet de navigation du Centre d’administration Exchange (CAE).

Les rubriques suivantes vous donnent accès à des informations sur les fonctionnalités nouvelles ou améliorées de la messagerie unifiée Exchange 2013 :

• Modifications de l'architecture vocale
• Prise en charge d'IPv6 dans la messagerie unifiée
• Améliorations d'aperçu de messagerie vocale
• Mises à jour des cmdlets de messagerie unifiée

Fonctionnalités de messagerie unifiée

Les fonctionnalités de messagerie vocale disponibles dans la messagerie unifiée offrent des avantages aux utilisateurs et aux administrateurs informatiques.

Fonctionnalités pour les utilisateurs

Lorsque vous déployez la messagerie unifiée, les utilisateurs peuvent accéder à la messagerie vocale, aux e-mails et aux informations de calendrier qui se trouvent dans leur boîte aux lettres à partir d’un client de messagerie, par exemple Outlook ou Microsoft Outlook Web App, à partir d’un téléphone mobile avec Microsoft Exchange ActiveSync configuré ou à partir d’un téléphone. En outre, les utilisateurs peuvent utiliser les fonctionnalités suivantes :

• Accès aux informations Exchange : les utilisateurs prenant en charge la messagerie unifiée peuvent accéder à un ensemble complet de fonctionnalités de messagerie vocale à partir de téléphones mobiles compatibles Internet, de Microsoft Office Outlook 2007 ou versions ultérieures et d’Outlook Web App. Ces fonctionnalités incluent de nombreuses options de configuration de messagerie vocale, ainsi que la possibilité d'écouter un message vocal, soit à partir du volet de lecture à l'aide d'un lecteur Windows Media intégré, soit à partir de la liste des messages en utilisant les haut-parleurs de l'ordinateur.

• Lire sur téléphone : la fonctionnalité Lire sur téléphone permet aux utilisateurs prenant en charge la messagerie unifiée de lire des messages vocaux sur un téléphone. Il peut cependant arriver que les utilisateurs ne souhaitent pas ou ne puissent pas écouter un message vocal dans les haut-parleurs de leur ordinateur, par exemple s'ils travaillent dans un environnement de travail organisé en box, s'ils utilisent un ordinateur public, si leur ordinateur ne permet pas de lire des fichiers multimédias ou si le message est confidentiel. Dans ce cas, ils peuvent écouter les messages vocaux en utilisant un téléphone fixe (privé ou professionnel) ou mobile.

• Formulaire de messagerie vocale : le formulaire de messagerie vocale ressemble au formulaire de messagerie par défaut. Il offre aux utilisateurs une interface permettant d'exécuter des actions telles que écouter, arrêter ou suspendre l'écoute des messages vocaux, écouter des messages vocaux au téléphone, ainsi que d'ajouter et de modifier des notes.

  L'écran de messagerie vocale comprend le lecteur Windows Media intégré et un champ Notes audio. Le lecteur Windows Media intégré et le champ Notes s'affichent soit dans le volet de lecture lorsque les utilisateurs visualisent un message vocal, soit dans une fenêtre indépendante quand ils l'ouvrent. Si la messagerie unifiée n'est pas activée ou si aucun client de messagerie pris en charge n'est installé sur l'ordinateur client, les messages vocaux sont présentés en tant que pièces jointes, et l'écran de messagerie vocale n'est pas disponible.

• Configuration utilisateur : un utilisateur activé pour la messagerie unifiée peut configurer plusieurs options de messagerie vocale pour la messagerie unifiée à l’aide d’Outlook Web App. Par exemple, l'utilisateur peut configurer des numéros d'accès téléphonique, le numéro de messagerie vocale « Émettre au téléphone » et réinitialiser un code confidentiel d'accès à la messagerie vocale.

• Répondeur d’appel : le répondeur d’appel inclut le traitement des appels entrants au nom des utilisateurs, la lecture de leurs messages d’accueil personnels, l’enregistrement de messages et leur envoi à leur boîte de réception sous forme de message électronique.

• Règles de répondeur d’appel : les règles de répondeur d’appel permettent aux utilisateurs qui sont activés pour la messagerie vocale de déterminer comment leurs appels entrants doivent être gérés. Les règles de répondeur automatique et les règles de boîte de réception sont appliquées pratiquement de la même manière aux appels entrants et aux messages électroniques entrants, respectivement. Par défaut, aucune règle de répondeur automatique n'est configurée. Si un serveur de boîtes aux lettres répond à un appel entrant, l'appelant est invité à laisser un message vocal à la personne appelée. Grâce aux règles de répondeur automatique, un appelant peut effectuer les opérations suivantes :

  • laisser un message vocal à l'attention de l'utilisateur à messagerie unifiée ;
  • transférer son appel à un autre contact de l'utilisateur à messagerie unifiée ;
  • procéder à un transfert vers la messagerie vocale de cet autre contact ;
  • transférer son appel vers d'autres numéros de téléphone configurés par l'utilisateur à extension messagerie unifiée ;
  • utiliser la fonctionnalité de recherche ou localiser un utilisateur à extension messagerie unifiée via un transfert d'un opérateur.

• Préversion de la messagerie vocale : le serveur de boîtes aux lettres utilise la reconnaissance vocale automatique (ASR) sur les messages vocaux nouvellement créés. Lorsque les utilisateurs reçoivent des messages vocaux, ces messages contiennent à la fois des données enregistrées et un texte créé à partir de l'enregistrement vocal. Les utilisateurs voient le texte du message vocal s'afficher dans un courrier électronique depuis Outlook Web App ou tout autre client de messagerie pris en charge.

• Indicateur d’attente de message : l’indicateur d’attente de message est une fonctionnalité que l’on trouve dans la plupart des systèmes de messagerie vocale hérités et peut faire référence à n’importe quel mécanisme qui indique l’existence d’un nouveau message. Dans Exchange 2007, cette fonctionnalité provenait d'une application tierce qui signalait la réception d'un nouveau message vocal par l'allumage d'un voyant sur le téléphone fixe. Cette fonctionnalité a été ajoutée à Exchange 2010 ; plus aucun logiciel tiers n'est nécessaire. L'activation ou désactivation de l'indicateur de message en attente a lieu dans la boîte aux lettres de l'utilisateur ou dans une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée.

• Notifications d’appel manqué et de messagerie vocale à l’aide de SMS : lorsque les utilisateurs font partie d’un déploiement hybride ou Microsoft 365 ou Office 365, qu’ils configurent leurs paramètres de messagerie vocale avec leur numéro de téléphone mobile et configurent le transfert d’appel, ils peuvent recevoir des notifications concernant les appels manqués et les nouveaux messages vocaux sur leurs téléphones portables dans un sms via le service de messagerie courte (SMS). Cependant, pour recevoir ce type de notifications, les utilisateurs doivent avant tout configurer la messagerie texte et activer les notifications sur leur compte.

• Messagerie vocale protégée : la messagerie vocale protégée est une fonctionnalité de messagerie unifiée qui permet aux utilisateurs d’envoyer des messages privés. Ces messages sont protégés par les services AD RMS (Active Directory Rights Management Services), et les utilisateurs ne peuvent pas transférer, copier ni récupérer les fichiers vocaux à partir de leur messagerie électronique. La messagerie vocale protégée accroît la confidentialité de la messagerie unifiée et permet aux utilisateurs d'adresser leurs messages vocaux à un public restreint. Cette fonctionnalité traite les messages électroniques privés pratiquement de la même manière que dans Exchange 2007, mais elle s'applique maintenant aussi aux messages vocaux.

• Outlook Voice Access : deux interfaces utilisateur de messagerie unifiée sont disponibles pour les utilisateurs prenant en charge la messagerie unifiée : l’interface utilisateur de téléphone (TUI) et l’interface utilisateur vocale (VUI). La combinaison de ces deux interfaces constitue Outlook Voice Access. Les utilisateurs Outlook Voice Access peuvent utiliser Outlook Voice Access quand ils accèdent au système de messagerie vocale à partir d'un téléphone interne ou externe. Les utilisateurs à extension messagerie unifiée qui accèdent à distance au système de messagerie vocale peuvent accéder à leur boîte aux lettres à l'aide d'Outlook Voice Access. À partir d'un téléphone, un utilisateur à messagerie unifiée peut :

  • accéder à sa messagerie vocale ;
  • écouter ses messages électroniques, les transférer ou y répondre ;
  • écouter les informations de calendrier ;
  • afficher ou appeler les contacts stockés dans l'annuaire de l'organisation ou bien un contact ou un groupe de contacts répertorié dans sa liste de contacts personnels.
  • accepter ou annuler des demandes de réunion ;
  • activer un message vocal d'absence ;
  • configurer des préférences de sécurité et des options personnelles.

• Adressage de groupe à l’aide d’Outlook Voice Access : Dans Exchange 2007, les utilisateurs pouvaient utiliser l’interface utilisateur téléphonique (TUI) ou l’interface utilisateur vocale (VUI) dans Outlook Voice Access pour envoyer des messages électroniques et vocaux lorsqu’ils se connectaient à leur boîte aux lettres. Toutefois, les utilisateurs ne pouvaient envoyer qu’un seul message électronique à un seul utilisateur dans leurs contacts personnels, à plusieurs destinataires à partir de l’annuaire en ajoutant chaque destinataire individuellement ou en ajoutant le nom d’une liste de distribution à partir de l’annuaire de votre organisation. Dans Exchange 2013, lorsqu’un utilisateur se connecte à sa boîte aux lettres à l’aide d’Outlook Voice Access, il peut également envoyer des messages électroniques et vocaux aux utilisateurs d’un groupe stocké dans leurs contacts personnels.

Fonctionnalités d'administration

Actuellement, la plupart des utilisateurs et des services informatiques gèrent séparément les messages vocaux et les messages électroniques. Les messageries vocale et électronique sont des boîtes de réception séparées, hébergées sur des serveurs distincts accessibles via le bureau pour la messagerie électronique et via le téléphone pour la messagerie vocale. La messagerie unifiée comporte une banque intégrée pour tous les messages et un accès au contenu via l'ordinateur et le téléphone.

Les administrateurs Exchange peuvent gérer la messagerie unifiée à l’aide de la même interface que celle qu’ils utilisent pour gérer le reste d’Exchange, à l’aide du Centre d’administration Exchange (EAC) et de l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell. Ils peuvent :

• gérer les messageries vocale et électronique à partir d'une seule plateforme ;
• gérer la messagerie unifiée à l'aide de commandes contenant des scripts ;
• construire des infrastructures de messagerie unifiée hautement fiables et disponibles.

Exchange 2013 La messagerie unifiée offre aux administrateurs ce qui suit :

• Un système de messagerie vocale complet : la messagerie unifiée offre une solution de messagerie vocale complète utilisant une infrastructure de magasin, de transport et d’annuaire unique. Le stockage est assuré par un serveur de boîtes aux lettres et le transfert des appels entrants à partir d'une passerelle voix sur IP ou d'un PBX IP est géré par un serveur d'accès au client. Tous les messages électroniques et vocaux peuvent être gérés à partir d'un seul point de gestion, grâce à une interface d'administration et à un jeu d'outils.

• Modèle de sécurité Exchange : le service de messagerie unifiée Microsoft Exchange sur un serveur de boîtes aux lettres et le service de routeur d’appels de messagerie unifiée Microsoft Exchange sur un serveur d’accès au client s’exécutent comme un seul compte de serveur Exchange.

• Consolidation des systèmes de messagerie vocale : actuellement, la plupart des systèmes de messagerie vocale nécessitent que tous les composants de messagerie vocale soient installés dans chaque bureau physique d’une organisation. Dans ce type de configuration, les systèmes de messagerie vocale des succursales sont situés à l'extérieur du site central et doivent être administrés sur site. Cela augmente en général les coûts d'administration et rend celle-ci plus complexe. La messagerie unifiée vous permet de gérer votre système de messagerie vocale à partir d’un emplacement central. Pour créer un système de gestion centralisé pour la messagerie unifiée, vous pouvez placer certains de vos serveurs Exchange dans un centre de données ou un autre emplacement, ainsi que le reste de vos serveurs Exchange locaux, puis déployer des passerelles VoIP, des PBX IP ou des contrôleurs de frontière de session (SBC) dans chacune de vos succursales pour remplacer le système de messagerie vocale pour chaque succursale. De cette manière, vous pourrez réduire considérablement les coûts d'administration et de matériel.

• Rôles d’administration de messagerie unifiée intégrés : l’ensemble des rôles d’administration spécifiques à la messagerie unifiée pour la gestion des fonctionnalités de messagerie unifiée et de messagerie vocale comprend les éléments suivants :

  • Boîtes aux lettres de messagerie unifiée
  • Messages de messagerie unifiée
  • Messagerie unifiée

• Prise en charge des télécopies entrantes : Exchange 2013 fournit une prise en charge intégrée de la télécopie entrante pour les utilisateurs qui ont une boîte aux lettres prenant en charge la messagerie unifiée. Ils peuvent recevoir des messages de télécopie en cas d'appel de leur numéro de poste.

  Les clients à la recherche d'une solution de télécopie devront déployer une solution de télécopie partenaire. Des solutions de télécopie sont disponibles auprès de plusieurs partenaires. Les solutions partenaires sont conçues pour être étroitement intégrées à Exchange et permettent aux utilisateurs à extension messagerie unifiée de recevoir des messages de télécopie entrants.

• Prise en charge de plusieurs langues : tous les modules linguistiques disponibles contiennent le moteur de synthèse vocale (TTS) et les invites préenregistrées pour une langue et une prise en charge ASR spécifiées. Toutefois, seuls certains modules linguistiques contiennent la prise en charge de l’aperçu de la messagerie vocale. Le module linguistique anglais (en-US) américain est inclus sur le support d’installation et des modules linguistiques de messagerie unifiée supplémentaires peuvent être téléchargés à partir du Centre de téléchargement Microsoft.

• Standard automatique : un standard automatique est un ensemble d’invites vocales qui donne aux utilisateurs externes et internes un accès au système de messagerie vocale. Les utilisateurs peuvent utiliser le clavier du téléphone ou la saisie vocale pour naviguer dans le menu du standard automatique, appeler un utilisateur ou localiser un utilisateur de l'organisation puis l'appeler. Un standard automatique permet à l'administrateur d'effectuer les actions suivantes :

  • créer un menu personnalisé pour des utilisateurs externes ;
  • définir les messages d'accueil ayant valeur d'informations, les messages d'accueil pendant les heures d'ouverture et les messages d'accueil en dehors des heures d'ouverture ;
  • définir les plannings de congés ;
  • décrire la procédure de recherche dans l'annuaire de l'organisation ;
  • décrire la procédure permettant de contacter un utilisateur en indiquant son poste ;
  • décrire la procédure permettant d'appeler un utilisateur en le recherchant dans l'annuaire de l'organisation ;
  • autoriser les utilisateurs externes à appeler l'opérateur.

Planification et déploiement de la messagerie unifiée

La messagerie unifiée nécessite d'intégrer le déploiement d'Exchange Server avec le système de téléphonie existant pour votre organisation. Un déploiement réussi nécessite une analyse attentive de votre infrastructure de téléphonie et l'exécution des étapes de planification appropriées pour déployer et gérer la messagerie vocale dans la messagerie unifiée.

Lorsque vous planifiez le déploiement de votre messagerie unifiée, vous devez tenir compte de sa conception et d'autres problèmes qui pourraient vous empêcher d'atteindre vos objectifs d'organisation pendant son déploiement. Généralement, plus la topologie de messagerie unifiée est simple, plus son déploiement et sa maintenance sont aisés. Installez le moins de serveurs d'accès au client et de boîtes aux lettres possible et créez uniquement les composants de messagerie unifiée qui vous permettront d'atteindre les objectifs de l'organisation, comme les plans de numérotation de messagerie unifiée, les standards automatiques et les stratégies de boîte aux lettres de messagerie unifiée. Les grandes entreprises disposant d'environnements de réseau et de téléphonie complexes, de plusieurs divisions autonomes ou d'autres systèmes complexes nécessitent davantage de planification que les petites organisations avec des besoins de messagerie relativement simples.

Il existe de nombreux domaines que vous devez prendre en compte et évaluer pour pouvoir déployer correctement la messagerie unifiée. Vous devez comprendre les différents aspects de la messagerie unifiée et chaque composant et fonctionnalité afin de pouvoir planifier votre infrastructure et votre déploiement de messagerie unifiée de manière appropriée. L’allocation de temps pour planifier et résoudre ces problèmes vous aidera à éviter les problèmes lorsque vous déployez la messagerie unifiée dans votre organisation. Voici quelques-uns des domaines que vous devez prendre en compte et évaluer lors de la planification de la messagerie unifiée dans votre organisation :

• les besoins de votre organisation ;
• les exigences de sécurité de votre organisation ;
• vos infrastructures de téléphonie, réseau avec commutation de circuits et système de messagerie vocale actuels ;
• Conception actuelle de votre réseau IP commuté par paquets. Cela inclut vos points et appareils de connectivité réseau local (LAN) et WAN.
• votre environnement Active Directory actuel ;
• le nombre d'utilisateurs à prendre en charge.
• le nombre de serveurs d'accès au client et de boîtes aux lettres dont vous aurez besoin.
• l'intégration ou non de la messagerie unifiée avec Microsoft Lync Server pour activer Enterprise Voice.
• l'installation de passerelles voix sur IP, d'équipements de téléphonie et de serveurs d'accès au client et de boîtes aux lettres ;
• le type de déploiement de messagerie unifiée, à savoir local ou hybride ;
• les besoins de stockage des utilisateurs de la messagerie vocale.

Gestion de la messagerie unifiée via le Centre d'administration Exchange (CAE) et l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell

Gestion via le CAE

Exchange 2013 fournit à votre organisation une console de gestion unifiée qui inclut tous les composants et fonctionnalités de messagerie unifiée. Le Centre d’administration Exchange (EAC) fournit une interface rationalisée et optimisée pour la gestion des déploiements locaux, en ligne ou hybrides. Le CAE disponible dans Exchange 2013 remplace la console de gestion Exchange et le Panneau de configuration Exchange (ECP) d'Exchange 2010. Parmi les fonctionnalités du CAE, on compte les suivantes :

• Affichage Liste : l’affichage liste dans eac a été conçu pour supprimer les limitations qui existaient dans ECP. L'ECP ne pouvait afficher que 500 objets au maximum et, si vous souhaitiez afficher des objets qui n'étaient pas répertoriés dans le volet d'informations, vous deviez utiliser les fonctions de recherche et de filtrage pour trouver ces objets spécifiques. Dans Exchange 2013, la limite d'affichage de la liste du CAE est environ de 20 000 objets. D'autre part, la fonction de pagination a été ajoutée afin de pouvoir paginer les résultats. Vous pouvez également configurer la taille de page et exporter vers un fichier CSV.

• Ajouter/supprimer des colonnes dans l’affichage Liste des destinataires : vous pouvez choisir les colonnes à afficher et enregistrer vos affichages de liste personnalisés.

• Sécuriser le répertoire virtuel ECP : vous pouvez partitionner l’accès à partir d’Internet et d’intranets à partir du répertoire virtuel IIS ECP pour autoriser ou interdire les fonctionnalités de gestion. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez autoriser ou refuser l'accès des utilisateurs qui essaient d'accéder au Centre d'administration Exchange via Internet à l'extérieur de l'environnement de votre organisation tout en autorisant l'accès aux options Outlook Web App d'un utilisateur final.

• Gestion des dossiers publics : dans Exchange 2010 et Exchange 2007, les dossiers publics étaient gérés via la console d’administration des dossiers publics. Les dossiers publics se trouvent désormais dans le Centre d'administration Exchange et vous n'avez pas besoin d'aucun outil supplémentaire pour les gérer.

• Notifications : Dans Exchange 2013, le CENTRE d’administration Exchange dispose désormais d’une visionneuse de notifications qui vous permet d’afficher l’état des processus de longue durée et, si vous le souhaitez, de recevoir une notification par e-mail à la fin du processus.

• Éditeur utilisateur basé sur les rôles Access Control (RBAC) : dans Exchange 2010, vous pouvez utiliser l’éditeur utilisateur RBAC pour ajouter des utilisateurs aux groupes de rôles d’administration. Dans Exchange 2013, la fonctionnalité Éditeur utilisateur RBAC se trouve désormais dans le CENTRE d’administration Exchange, et vous n’avez pas besoin d’un outil distinct pour gérer RBAC.

• Outils de messagerie unifiée : dans Exchange 2010, vous pouvez utiliser les outils Statistiques des appels et Journaux des appels utilisateur pour fournir des statistiques de messagerie unifiée et des informations sur des appels spécifiques pour un utilisateur prenant en charge la messagerie unifiée. Dans Exchange 2013, les outils Statistiques des appels et Journaux des appels utilisateur sont désormais dans le CAE, et vous n’avez pas besoin d’un outil distinct pour les gérer.

Gestion du Shell

L'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell, basé sur la technologie Windows PowerShell, est une interface de ligne de commande puissante qui permet d'automatiser les tâches d'administration. Avec le Shell, vous pouvez gérer tous les aspects d'Exchange. Vous pouvez activer de nouveaux comptes de messagerie, créer des connecteurs d'envoi et de réception, configurer les propriétés de base de données, gérer tous les aspects de la messagerie unifiée, et bien plus encore. Le shell peut effectuer chaque tâche exécutable par le CAE, et bien d'autres encore. En fait, lorsque vous effectuez une action dans le Centre d'administration Exchange, c'est l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell qui travaille en arrière-plan.

Documentation de la messagerie unifiée

Le tableau suivant contient des liens vers des rubriques qui vous aideront à découvrir et à gérer la messagerie unifiée Exchange.