Planification de vos sites hub SharePoint

Les sites hub vous aident à organiser votre intranet. Pour tirer le meilleur parti des sites hub, vous devez procéder à une planification en amont. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les sites hubs et sur la façon dont vous pouvez les planifier.

La mise en scène

Les sites hub SharePoint fournissent un bloc de construction important pour votre intranet. Il s’agit du « tissu conjonctif » que vous utilisez lors de l’organisation de familles de sites d’équipe et de sites de communication.

L'un des principes clés des intranets modernes basés sur Microsoft SharePoint est que chaque unité de travail doit disposer d'une collection de sites distincte. Cela vous permet de gérer la gouvernance et la croissance au fil du temps. Chaque site de communication et site d'équipe connecté à un groupe Microsoft 365 est créé comme une collection de sites qui peut avoir ses propres autorisations. Un site pivot (le plus souvent créé à partir d'un site de communication) doit également être considéré comme une unité de travail à part entière qui rassemble de nombreux autres sites.

Dans le passé, de nombreuses organisations utilisaient des sous-sites pour créer un tissu conjonctif pour leurs intranets. Ils ont utilisé la navigation partagée de la collection de sites pour connecter des sites et la structure hiérarchique des relations de sous-site pour imbriquer des sites au sein des sites. Toutefois, les sous-sites ne donnent pas de place pour la flexibilité et le changement. Étant donné que les sous-sites sont une construction physique reflétée dans l’URL du contenu, si vous réorganisez vos relations professionnelles, vous interrompez toutes les relations intranet dans votre contenu. Les sous-sites peuvent également créer des défis en matière de gouvernance, car de nombreuses fonctionnalités (y compris les fonctionnalités de stratégie telles que la rétention et la classification) dans SharePoint s’appliquent à tous les sites de la collection de sites, que vous le vouliez ou non. Cela signifie que vous devez fréquemment activer une fonctionnalité pour l’ensemble de la collection de sites, même si elle ne s’applique qu’à un seul sous-site.

Quelle est la seule chose que nous pouvons garantir dans chaque entreprise ? Changez ! À mesure que votre organisation évolue, vous avez besoin d’intranets qui facilitent l’alignement des expériences avec votre façon de travailler et qui peuvent s’adapter aux changements inévitables dans votre façon de travailler. Il s’agit d’un avantage clé fourni par les sites hub SharePoint ; ils modélisent les relations sous forme de liens, plutôt que de hiérarchie ou de propriété, afin que vous puissiez vous adapter aux changements dans la façon dont vous travaillez dans un monde dynamique et changeant.

Prise en main

Avant de commencer à créer des sites hubs, récapitulation des trois éléments que les sites hub vous offrent :

• Navigation et marque partagées

• Cumul du contenu et de la recherche

• Une destination d’accueil pour le hub

À présent, réfléchissons aux informations que vous essayez de partager dans votre intranet et considérons les résultats métier que vous essayez d’activer.

Un intranet peut jouer de nombreux rôles dans une organisation. Il s’agit d’un site accessible en interne, d’un endroit pour communiquer des actualités importantes et d’une plateforme de collaboration. C’est également un moyen de mettre en valeur votre culture d’entreprise. Il peut être la base de votre espace de travail numérique. Un intranet vous permet de raconter des histoires et de partager des informations. L’autonomisation des employés avec une voix sur votre intranet peut fournir un moyen de passer à une culture de collaboration qui permet à votre organisation de transformer et de s’adapter au changement.

De nombreux intranets réussis incluent les éléments suivants :

• Communication : par exemple, une page d’accueil qui inclut des actualités de l’ensemble de l’organisation pour informer les employés, une navigation globale, des liens vers des outils et des informations clés, des promotions marketing internes et un emplacement pour impliquer les employés autour de sujets importants.

• Contenu : un endroit où les parties fonctionnelles de l’organisation, telles que les ressources humaines (RH), les services juridiques et les technologies de l’information (TI), peuvent offrir leurs services au reste de l’organisation. Par exemple, la partie RH de l’intranet peut être l’endroit où les employés peuvent déterminer le nombre de jours de vacances qu’il leur reste, si leur programme d’avantages sociaux offre une couverture pour la vision ou les soins dentaires, ou quelle formation est disponible pour les rôles individuels. Le domaine Juridique peut être l’endroit où les employés peuvent trouver un exemple d’accord de non-divulgation qu’ils peuvent exécuter avant d’avoir une conversation avec un fournisseur potentiel.

• Actions et activités : liens vers le système de suivi du temps ou le formulaire de note de frais et un endroit où les gestionnaires peuvent approuver les dépenses ou les feuilles de temps.

• Collaboration : emplacements où les équipes peuvent travailler et où les communautés basées sur des rôles ou des sujets peuvent partager des connaissances et tirer parti de l’expertise au sein de l’organisation et avec des partenaires externes dans l’entreprise étendue.

• Culture : histoires et lieux qui permettent aux employés de s’engager ou d’apprendre, y compris les profils, les communautés et les clubs, et même les images et la marque qui reflètent la structure organisationnelle. Parfois, même le nom intranet incarne la culture. Par exemple, un utilitaire électrique dispose d’un intranet appelé « The Grid » avec des messages et des promotions pour s’assurer que « personne ne fonctionne hors de La Grille ».

• Mobilité : la possibilité pour les employés de travailler à partir de n’importe quel appareil lorsqu’ils sont en déplacement.

• Recherche : la possibilité pour les employés de trouver du contenu même s’ils ne savent pas où il réside.

L’accent mis sur chacun de ces éléments peut varier en fonction des priorités organisationnelles et, dans une certaine mesure, de la maturité numérique de l’organisation. Microsoft 365 fournit trois blocs de construction principaux pour vous aider à créer votre intranet d’une manière qui vous permet de configurer des expériences qui s’alignent sur votre organisation, vos employés et votre préparation. Différentes organisations utilisent les blocs de construction de différentes façons, mais les blocs de construction eux-mêmes reflètent les modèles courants que les organisations utilisent pour accomplir leur travail :

• Sites d’équipe (collaboration)

• Sites de communication (communication)

• Sites hub (connexion)

À la base, les trois types de blocs de construction partagent une structure commune. Par exemple, ils partagent le même ensemble de composants WebPart internes. Toutefois, il existe des différences fondamentales dans l’intention, les attentes d’utilisation, la gouvernance (y compris la façon dont ils sont créés) et comment et quels composants WebPart vous pouvez utiliser sur chaque type de site.

Qu’est-ce qu’un site hub ?

Les sites hub complètent l’expérience de recherche en vous permettant de trouver des informations en contexte.

L'un des plus grands défis de la conception d'un intranet est de déterminer comment la navigation de l'intranet doit être organisée. Dans le nouveau monde où tous les sites d’équipe et de communication sont des collections de sites homologues, les architectes de l’information doivent penser à créer des expériences qui permettront aux utilisateurs intranet de trouver ce dont ils ont besoin dans plusieurs scénarios de « recherche » :

• Je sais qu’il existe, et je sais où il est

• Je sais qu’il existe, mais je ne sais pas où il est

• Je ne sais pas s’il existe

Ces scénarios sont activés avec une combinaison de navigation, de recherche et de découverte (ou de sérendipité) et doivent être un facteur dans la façon dont vous concevez et organisez vos sites hub. L’une des fonctionnalités importantes qu’activent les sites hub est la découverte fortuite d’informations, car elles peuvent faire apparaître du contenu contextuel pertinent à partir de sites que vous ne suivez peut-être pas, mais qui sont associés au hub. La page de démarrage SharePoint a été conçue pour prendre en charge la découverte et la recherche dans l’ensemble du contenu de l’organisation, mais si vous avez déjà un contexte particulier à l’esprit, les sites hub peuvent être très utiles pour limiter ces expériences à une poignée de sites connexes.

Comme point de départ dans la planification de votre hub, pensez aux sites hub pour les fonctions clés dont vos utilisateurs ont besoin pour effectuer le travail, par exemple : RH, Finance, Communications ou Relations publiques, Juridique et Informatique. Ces fonctions peuvent être représentées dans différents services organisationnels ou unités commerciales de grandes organisations ou combinées dans le rôle de quelques personnes dans les petites organisations.

Prenons l’exemple des RH. Les ressources humaines englobent souvent les sous-fonctions suivantes :

• Avantages

• Rémunération et rémunération

• Acquisition ou recrutement de talents

• Gestion des performances

• Perfectionnement professionnel ou formation

• Portail du gestionnaire

En utilisant le principe directeur de la création d’un site pour chaque unité de travail, vous pouvez réfléchir à une famille de sites RH qui pourrait inclure six sites fonctionnels pour chacune de ces fonctions, ainsi qu’un hub RH qui connecte les sites associés pour fournir une expérience RH globale. Il s’agit d’une autre façon de réfléchir à la valeur des sites hub : ils vous permettent de créer une expérience qui améliore la découverte d’informations pour un contexte spécifique (dans notre exemple, pour les employés qui recherchent des informations RH).

Dans le modèle intranet classique, vous avez peut-être créé un site RH et utilisé des sous-sites pour prendre en charge chaque fonction RH. Dans le monde plat de SharePoint moderne, la famille RH est connectée à l’aide du hub RH pour fournir le tissu conjonctif pour la navigation au sein de la famille et pour fournir la possibilité de découvrir par hasard du contenu sur un membre de la famille associé lorsque les utilisateurs accèdent à la maison RH. Par exemple, si vous êtes sur le hub RH en train de lire une annonce d’actualités sur l’inscription ouverte parce que vous êtes en train d’intégrer un nouvel employé, vous serez peut-être heureux d’apprendre qu’une nouvelle version du kit d’intégration « Bienvenue dans l’entreprise » vient d’être publiée sur le site d’acquisition de talents. De même, si vous essayez de trouver la stratégie de partage de bureau de l’équipe RH, vous apprécierez de pouvoir limiter votre recherche aux seuls sites affiliés aux RH, plutôt qu’à l’ensemble de l’organisation.

Vous n’êtes pas tenu de disposer d’un site hub pour chaque fonction. Cela étant, lorsqu’une fonction fournit plusieurs services logiquement différents (comme dans l’exemple des RH), il est recommandé de créer un site hub pour fournir à vos utilisateurs un point de départ unique. Souvent, les utilisateurs intranet commencent leur exploration par la navigation. Les sites hubs permettent de combiner les avantages de la navigation (« Je sais qu’il s’agit d’un sujet rh ») avec les avantages d’une recherche plus étroite (« Je veux trouver des informations sur les avantages de la vision, pas sur la vision stratégique de l’entreprise »). Même si les utilisateurs ne savent pas quelle sous-fonction fournit un service, ils peuvent accéder au hub RH, puis, à l’aide de l’étendue de recherche fournie par le hub, rechercher (ou naviguer) dans le hub RH pour trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

Certaines fonctions organisationnelles ont une étendue à l’échelle de l’entreprise, mais une exécution régionale ou d’un produit. Par exemple, pensez à un service ventes qui peut avoir des sites pour les régions de vente et des sites pour les bureaux basés sur l’emplacement. Ce type de fonction a toujours présenté un défi pour l’organisation hiérarchique du contenu intranet à l’aide de sous-sites. Faisons-nous du site Ventes Sud-Est un sous-site du site De la région Sud-Est ou du site Global Sales ? Et, que se passe-t-il lorsqu’un état de la région Sud-Est est attribué à une nouvelle région ; par exemple, de la région sud-est à la région nord-est ? Ce type de mouvement organisationnel dynamique crée un cauchemar pour l’organisation intranet si vous utilisez des sous-sites, mais pas avec des sites hub. Le choix d’un hub peut créer une certaine angoisse, car un site individuel peut être associé à un seul hub, mais gardez à l’esprit que le contenu d’un site peut apparaître sur plusieurs hubs. Vous pouvez personnaliser les sources pour les composants WebPart suivants sur un hub :

• Actualités
• Contenu mis en surbrillance
• Sites
• Événements

Dans ce scénario, il n’existe aucun moyen de déterminer comment aligner des sites sur un hub. Commencez toujours par répondre aux questions suivantes :

• Qui est votre public et que doivent-ils accomplir ?

• Comment les personnes qui ont besoin de l’information peuvent-elles accomplir leur travail ?

Alignez votre hub pour créer des expériences qui activent d’abord l’utilisateur. Vous voudrez peut-être réfléchir à la façon dont les membres de chaque groupe de travail pensent au travail qu’ils effectuent en alignant les sites régionaux sur la fonction, car le contenu des ventes pour le nord-est est plus susceptible d’être organisé de la même façon que le contenu des ventes pour le sud-est que pour le bureau régional sud-est. Mais il s’agit bien d’une situation « ça dépend ». Dans certaines organisations, il est beaucoup plus judicieux d’organiser toutes les fonctions autour d’un hub régional qu’un hub fonctionnel. Avec les fonctionnalités multigéographiques des sites hub, vous pouvez créer une meilleure expérience utilisateur en associant Austria Sales au hub Autriche et non au hub ventes global. Dans ce type de scénario, vous pouvez utiliser un lien sur le site des ventes en Autriche pour le connecter au hub de ventes mondial et ajouter chaque site de vente régional à la navigation hub pour les ventes mondiales.

Une bonne pratique consiste à commencer par une approche cohérente pour toutes les fonctions qui ont un modèle, comme Sales. Si vous alignez des fonctions spécifiques à une région sur le hub régional, effectuez cette opération pour toutes les fonctions. L’une ou l’autre approche est valide, mais du point de vue de la facilité d’utilisation, elle permet d’être cohérente.

Comment organiser mon site hub ?

Les sites hub fournissent deux expériences organisationnelles principales que vous devez envisager dans le cadre du processus de planification du hub. Bien que la création d’un site hub soit effectuée par les administrateurs de site SharePoint et [ci-dessus] dans Microsoft 365, la planification, la gestion et l’organisation du site hub relèvent de la responsabilité du propriétaire du site hub. Les concepts d’organisation des hubs sont les suivants :

• Association

• Navigation

Association

Un site fait partie d’une famille de hubs en associant un site SharePoint à un site hub. Lors de la création d’un site hub, les administrateurs SharePoint peuvent autoriser uniquement certains propriétaires de sites à associer des sites au hub.

Une fois qu’un administrateur SharePoint a donné à un propriétaire de site l’autorisation d’associer ses sites à un site hub, le propriétaire du site peut choisir d’associer les sites au hub. Dans ce cas, le site hérite du thème du site hub et de la navigation partagée. Le contenu de leur site est ajouté au site hub dans des composants WebPart où la source est « tous les sites du hub » et le site est inclus dans l’étendue de recherche du site hub.

L’association du hub n’ajoute pas automatiquement le site à la navigation de hub. Les propriétaires de sites hub déterminent les sites inclus dans la navigation. Ils peuvent également configurer le contenu Actualités, Sites, Événements et Mis en surbrillance pour cumuler l’activité de tous les sites associés ou uniquement des sites sélectionnés.

Navigation

Le propriétaire du site hub détermine les sites qui apparaissent dans la navigation partagée, et peut également inclure des liens vers d’autres ressources. Cette navigation apparaît en haut, sous la barre de suite. En règle générale, vous ajoutez les sites associés à votre navigation de hub. C’est là un des avantages qu’offre l’activation d’un hub. La navigation de hub peut présenter jusqu’à trois niveaux, ce qui vous permet d’organiser votre famille de hub de manière à aider les utilisateurs à rechercher et à accéder à du contenu pertinent.

Toutefois, vous ne souhaiterez peut-être pas ajouter tous les sites associés à votre navigation et vous pouvez envisager d’ajouter des sites qui ne sont pas associés à la navigation. Tenez compte des éléments suivants lorsque vous planifiez la navigation de votre hub.

• Voulez-vous ajouter des sites privés ou à accès restreint à la navigation ? Peut-être. Par exemple, les RH peuvent souhaiter associer leur site d’équipe privé au hub RH pour faciliter la tâche des membres de l’équipe RH. Toutefois, le propriétaire du hub RH peut ne pas vouloir afficher un lien vers le site de l’équipe RH dans la navigation partagée pour le hub RH, car cela rendrait le site RH privé plus détectable par tous les membres de l’organisation, qui recevront un défi d’accès lorsqu’ils cliquent sur le lien vers le site de l’équipe RH. Si vous ajoutez des sites privés à la navigation du hub, envisagez d’utiliser le ciblage d’audience afin que le lien s’affiche uniquement pour les membres du site privé. Dans un autre scénario, il peut y avoir un site « semi-privé » que vous souhaitez que les personnes intéressées découvrent. Par exemple, vous pouvez avoir une communauté qui souhaite restreindre l’adhésion aux personnes ayant une expertise spécifique, mais qui souhaite également découvrir des experts au sein de l’organisation. Dans ce scénario, les utilisateurs peuvent recevoir un message d’accès refusé/demande d’accès, mais le propriétaire du site est prêt et souhaite accorder l’accès aux personnes intéressées.

  Conseil

  Si vous ajoutez des liens vers des sites privés dans la navigation de votre hub et que vous n’envisagez pas d’utiliser le ciblage d’audience, envisagez d’ajouter (restreint) ou (privé) ou (externe) au nom du lien pour aider les utilisateurs à comprendre qu’ils n’ont peut-être pas accès au lien de navigation.

• Voulez-vous ajouter des sites qui ne sont pas associés au hub à la navigation ? Peut-être. Étant donné qu’un site individuel ne peut être associé qu’à un seul hub, l’ajout de sites qui ne sont pas associés à votre hub permet de connecter votre hub à des sites associés. Par exemple, si vous choisissez d’associer des fonctions au sein d’une région à un hub régional au lieu du hub de fonction global, vous pouvez ajouter des liens de navigation à partir du hub de fonction vers chacun des sites de région. Par exemple, si vous disposez d’un hub de fonction pour les RH, vous pouvez ajouter les sites RH régionaux (RH Nord-Est, RH Sud-Est, etc.) à la navigation du hub RH pour créer une expérience RH complète. Notez que lorsque vous effectuez cette opération, les actualités et l’activité dans les sites RH régionaux ne s’affichent pas sur le hub RH (mais elles s’affichent sur le hub régional). De plus, lorsque vous naviguez du hub RH vers le site RH régional, vous êtes sur un site qui a le thème et la navigation du hub régional, et non le thème et la navigation rh. Il n’y a rien de mal ou de mauvais dans ce scénario, mais vous devez être conscient des implications lorsque vous planifiez vos expériences de navigation hub

  Conseil

  N’associez pas de sites extranet au hub si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs extranet voient la navigation partagée. Envisagez d’ajouter simplement les sites externes à la navigation du hub afin que les utilisateurs internes aient un accès rapide aux sites extranet pertinents.

Puis-je créer un seul site hub pour l’ensemble de mon organisation ?

Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs hubs pour votre organisation, mais vous devez réfléchir à ce que cela signifie pour l’organisation et la découverte de l’information. L’avantage d’avoir un seul hub est que chaque site de l’intranet partage une navigation supérieure cohérente. Toutefois, étant donné que chaque site peut également partager une navigation globale cohérente dans la barre de l’application, vous pouvez envisager de tirer parti de plusieurs hubs.

Si vous n’avez qu’un seul hub, vous n’aurez pas la possibilité de faire apparaître facilement les informations associées dans le contexte et la possibilité de définir facilement une étendue de recherche pour le contenu associé. Par exemple, si vous disposez d’un hub d’entreprise unique, il sera plus difficile de présenter uniquement des actualités liées aux ressources humaines sur le site RH. Même les petites organisations peuvent constater que la restriction du contexte dans lequel les utilisateurs trouvent des informations est utile pour gérer la surcharge d’informations. Nous avons maintenant la possibilité de créer une hiérarchie de hubs pour créer des associations de hub à hub. Cela vous permet de créer un réseau de hubs qui se cumulent les uns aux autres pour créer des connexions et des étendues de recherche supplémentaires. Lorsque des hubs sont associés les uns aux autres, le contenu peut être recherché et affiché sur les hubs jusqu’à trois niveaux d’association.

Combien de sites dois-je associer à un hub ?

Bien qu’il n’y ait techniquement aucune limite au nombre de sites que vous pouvez associer à un hub, il existe des recommandations pratiques à prendre en compte afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de l’utilisation de hubs dans votre architecture d’information (IA).

Comme pour la plupart des décisions ia, vous devez d’abord vous concentrer sur les résultats que vous essayez d’atteindre à l’aide de hubs, puis utiliser cet objectif pour vous aider à déterminer un nombre pratique de sites à associer à un hub. Un bon point de départ est de se concentrer sur les principaux avantages de l’utilisation d’un hub pour organiser les sites.

Autres considérations importantes

• Recherche de hubs si vous en avez plusieurs. Les hubs constituent un bloc de construction important pour votre intranet. Voici quelques façons de rendre vos sites hub détectables :

  • Ajouter des hubs à la navigation globale. Ajoutez vos hubs à la navigation globale de votre locataire dans la barre de l’application SharePoint.

  • Ajoutez des hubs clés à la page de démarrage SharePoint. Épinglez vos sites hubs à la zone Liens proposés de la page de démarrage SharePoint. Encouragez tous les utilisateurs à « suivre » les sites hub.

• Atteindre le bon public pour les nouvelles. Les sites hubs vous aident à apporter des actualités aux bonnes personnes au bon moment et dans le bon contexte. Les actualités ne sont pas transmises aux sites associés, mais uniquement du site associé au hub. Si vous souhaitez avoir une portée plus large pour vos actualités, publiez-les sur le site hub. Pour rendre les actualités du hub plus visibles, vous pouvez avoir deux composants WebPart d’actualités sur votre page d’accueil : un pour les actualités publiées sur la page d’accueil du hub et un autre qui inclut les actualités des sites associés (tous ou uniquement les sites sélectionnés).

• Conventions de nommage du hub. Pensez aux conventions de nommage pour les sites hub afin de les rendre plus détectables. Certaines options incluent des noms tels que HR Central, HR Hub, HR Portal. Essayez de choisir une convention de nommage cohérente pour tous les sites hub.

• Préparation au hub. Une fois que vous avez planifié vos hubs, vous pouvez transformer un site existant (de préférence un site de communication) en site hub ou créer un site de communication et en faire un site hub. Ensuite, vous pouvez ajouter et configurer les composants WebPart et la navigation sur le site hub pour mettre l’accent sur les fonctionnalités du hub.

• Sous-sites. Les sites hub résolvent un grand nombre ou la plupart des cas d’usage pour lesquels vous utilisiez précédemment des sous-sites. Nous vous recommandons d’utiliser des sites hub pour organiser les sites dans votre intranet. Toutefois, les sous-sites continueront d’être pris en charge en tant que fonctionnalité classique, et nous allons ajouter le nouveau modèle de site d’équipe en tant qu’option de sous-site.

• Votre site d’accueil doit-il être un hub ? Cela dépend. Envisagez de faire de votre site d’accueil un hub si vous avez un ensemble unique de sites qui représentent votre intranet « officiel » où vous souhaitez une marque et une étendue de recherche distinctes que vous souhaitez distinguer des autres sites dans le locataire. Envisagez de quitter votre site d’accueil en tant que site « normal » si vous envisagez d’avoir plusieurs hubs et que vous souhaitez que vos utilisateurs tirent parti de la barre d’applications SharePoint pour la navigation globale. Chaque site de l’intranet n’a pas besoin d’être connecté à un hub si votre site d’accueil n’est pas un hub. Certains sites peuvent faire partie d’un hub et avoir à la fois une navigation locale et une navigation hub, mais d’autres sites peuvent uniquement avoir une navigation locale. Dans ce scénario, votre navigation globale intranet est fournie par la barre de l’application, et non par un hub.

Utilisez des sites hub quand ils s’alignent sur vos résultats métier et résolvent un besoin pour vos utilisateurs.

Besoin d’aide supplémentaire ?

Si vous avez des questions techniques sur ce sujet, il peut être utile de les publier sur le forum de discussion SharePoint. Il s’agit d’une ressource très utile pour rechercher des personnes qui ont travaillé sur des problèmes similaires ou qui ont fait face à la même situation.

Auteur principal : Susan Hanley, MVP

• LinkedIn : http://www.linkedin.com/in/susanhanley
• Site web : www.susanhanley.com