Gérer les mises à jour et les abonnements planifiés du tableau de bord
La mise à jour de votre tableau de bord en fonction d’une planification peut vous aider à rendre le tableau de bord plus performant et les abonnements aident à maintenir les parties prenantes dans la boucle et à jour. Cet article décrit comment configurer et gérer des mises à jour et des abonnements planifiés.
Créer une planification
Lorsque vous créez une planification pour les mises à jour du tableau de bord, vous définissez une cadence périodique qui extrait les données les plus récentes et, pour les tableaux de bord publiés avec des informations d’identification incorporées, actualise le cache partagé.
Pour chaque mise à jour planifiée du tableau de bord, les événements suivants se produisent :
- Toute logique SQL qui définit les jeux de données s’exécute sur l’intervalle de temps désigné.
- Les résultats remplissent le cache des résultats de la requête et aident à améliorer le temps de chargement initial du tableau de bord.
Pour créer une planification :
Cliquez sur Planification dans le coin supérieur droit du tableau de bord. La boîte de dialogue Ajouter une planification s’affiche.
Utilisez les sélecteurs de liste déroulante pour spécifier la fréquence et le fuseau horaire. Si vous le souhaitez, sélectionnez la case à cocher Afficher la syntaxe Cron pour modifier la planification dans la Syntaxe Quartz Cron.
Cliquez sur Créer. La boîte de dialogue Planifications apparaît et affiche la planification que vous avez créée. Si d’autres planifications existent pour ce tableau de bord, la boîte de dialogue les affiche également.
Si vous le souhaitez, cliquez sur S’abonner pour vous ajouter en tant qu’abonné et recevoir un e-mail avec un instantané PDF du tableau de bord une fois l’exécution planifiée terminée.
Remarque
Si une planification a déjà été créée pour ce tableau de bord, le bouton situé en haut à droite indique S’abonner. Vous pouvez utiliser le flux de travail décrit précédemment pour ajouter une planification.
Gérer les abonnements
Les abonnés à la planification reçoivent un e-mail contenant un instantané PDF du tableau de bord actuel chaque fois que la planification s’exécute. Pour les tableaux de bord avec plusieurs pages, l’instantané PDF affiche la première page du tableau de bord. Les abonnés éligibles incluent les utilisateurs de l’espace de travail et les destinations de notification par e-mail.
Remarque
Si vous ne pouvez pas ajouter d’abonnés par e-mail, l’administrateur de votre espace de travail a peut-être désactivé Notifications par e-mail pour votre espace de travail. Consultez le Guide d’administration du tableau de bord.
Les administrateurs de l’espace de travail doivent définir des destinations de notification par e-mail avant de pouvoir être sélectionnés en tant qu’abonnés. Consultez Gérer les destinations de notification. Les utilisateurs de compte, les listes de distribution et les utilisateurs en dehors du compte (par exemple, les utilisateurs des organisations partenaires ou clientes) peuvent tous être configurés en tant que destinations de notification par e-mail et abonnés. Toutefois, il n’est pas possible de s’y abonner directement.
Important
Les listes d’abonnements peuvent contenir jusqu’à 100 abonnés. Une destination de notification par e-mail compte pour un abonné, quel que soit le nombre d’e-mails qu’elle envoie.
Vous pouvez ajouter et supprimer d’autres abonnés pour recevoir des mises à jour si vous disposez au moins de privilèges Peut modifier sur le tableau de bord. Vous pouvez vous ajouter et vous supprimer en tant qu’abonné à une planification existante si vous disposez au moins de privilèges Peut modifier sur le tableau de bord.
Pour vous abonner à d’autres utilisateurs, procédez comme suit :
- Cliquez sur S’abonner dans le coin supérieur droit du tableau de bord. La boîte de dialogue Planifications s’affiche.
- Identifiez la planification à laquelle vous souhaitez ajouter des abonnés. Cliquez sur la
à droite de cette planification. Ensuite, cliquez sur Modifier.
Remarque
Vous pouvez également utiliser le menu
kebab pour suspendre ou supprimer une planification.Si vous disposez d’un accès Peut modifier à un tableau de bord auquel une planification est affectée, vous pouvez vous abonner pour recevoir des mises à jour chaque fois qu’une exécution planifiée se produit.
Pour vous abonner à une planification existante, procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton S’abonner en haut à droite du tableau de bord. La boîte de dialogue Planifications affiche toutes les planifications du tableau de bord.
- Cliquez sur S’abonner à droite de la planification que vous choisissez.
Si vous ne pouvez pas vous ajouter en tant qu’abonné, les raisons suivantes peuvent s’appliquer :
Un administrateur d’espace de travail a désactivé l’option Activer les abonnements de tableau de bord pour l’espace de travail.
Ce paramètre remplace tous les autres. Si l’administrateur de l’espace de travail a désactivé ce paramètre, les éditeurs de tableau de bord peuvent toujours affecter une planification, mais aucun abonné ne peut être affecté.
Le tableau de bord n’est pas partagé avec les informations d’identification incorporées.
Les tableaux de bord partagés sans informations d’identification incorporées ne peuvent pas être affectés à une planification, de sorte qu’ils ne peuvent pas être affectés aux abonnés.
Vous ne disposez pas de l'autorisation nécessaire pour accéder au service '%.*ls'.
Les utilisateurs de compte ne peuvent être ajoutés qu’en tant qu’abonnés en tant que destination de notification par e-mail. Il n’existe aucun bouton S’abonner sur le tableau de bord pour les utilisateurs de compte.
Aucune planification n’a été définie.
Pour les tableaux de bord sans planification définie, les utilisateurs de l’espace de travail disposant d’un accès Peut modifier ou Peut exécuter à un tableau de bord ne peuvent pas interagir avec le bouton S’abonner.
Se désabonner des mises à jour par e-mail
Les abonnés peuvent choisir d’arrêter de recevoir des e-mails en désabonnement à partir de la planification.
Pour vous désabonner à l’aide de l’interface utilisateur du tableau de bord, procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton S’abonner en haut à droite du tableau de bord. La boîte de dialogue Planifications affiche toutes les planifications du tableau de bord.
- Cliquez sur S’abonner pour vous désabonner. Le texte du bouton passe à S’abonner.
Utilisez le lien de désabonnement dans le pied de page d’e-mail pour vous désabonner des mises à jour planifiées.
Remarque
Lorsqu’un utilisateur, qui est inclus dans une liste de distribution plus grande configurée pour les notifications par e-mail, choisit de se désabonner en utilisant le lien dans le pied de page de courrier, l’action désinscrit toute la liste de distribution. Le groupe dans son ensemble est supprimé de l’abonnement et ne recevra pas les futures mises à jour de capture instantanée PDF.
Limites de taille du tableau de bord pour les abonnements
Les e-mails d’abonnement aux tableaux de bord hérités incluent les fichiers encodés en base64 suivants :
- PDF : fichier PDF qui inclut le tableau de bord complet.
- DesktopImage : fichier image optimisé pour l’affichage sur les ordinateurs de bureau.
Une limite maximale de 9 Mo est imposée à la taille combinée des deux fichiers. Les descriptions suivantes décrivent le comportement attendu lorsque la taille de fichier combinée dépasse la limite :
- Si le fichier PDF est supérieur à 9 Mo : l’e-mail d’abonnement n’inclut pas la pièce jointe PDF ou les images. Il inclut une note indiquant que le tableau de bord a dépassé la limite de taille et affiche la taille de fichier réelle du tableau de bord actuel.
- Si la taille de fichier combinée est supérieure à 9 Mo : seul le fichier PDF est attaché à l’e-mail. Le message en ligne inclut un lien vers le tableau de bord, mais aucune image.