Vue d’ensembles des contrats client

Les contrats Field Service permettent aux organisations de générer automatiquement des ordres de travail et des factures avec des détails prédéfinis, la fréquence, et des plages de dates. Les contrats sont le plus couramment utilisés pour les planifications de maintenance, les inspections ou autres services où une organisation doit effectuer une tâche régulièrement. Par exemple, un entretien trimestriel des ascenseurs dans le cadre de l’entretien de routine et la vérification de l’état du système ou un service hebdomadaire de lutte antiparasitaire.

Voici différentes façons dont les contrats peuvent être configurés et utilisés. Le contrat génère :

• Des ordres de travail d’inspection quotidienne que les répartiteurs planifient via le tableau de planification ou l’Assistant Planifier.
• Ordres de travail de maintenance mensuels automatiquement planifiés par Resource Scheduling Optimization (RSO).
• Des ordres de travail hebdomadaires où le contrat attribue la même ressource chaque fois à une heure de début définie.
• Un ordre de travail simple chaque mois pour inspecter plusieurs actifs client à l’emplacement d’un client.
• Plusieurs ordres de travail chaque année pour inspecter plusieurs actifs à l’emplacement d’un client.
• Des factures trimestrielles pour facturer les clients pour des produits et services prédéfinis.

Un contrat est conçu pour être exécuté à un emplacement unique représenté par le compte de service. Le travail à plusieurs emplacements doit être configuré avec plusieurs contrats.

Plusieurs incidents et plusieurs périodicités

Les incidents multiples sont définis comme plusieurs incidents de réservation du contrat au sein d’une seule configuration de réservation du contrat. Les périodicités multiples sont définies comme des configurations de réservation du contrat multiples avec des périodicités différentes avec un incident de réservation du contrat.

Lorsque vous décidez d’ajouter plusieurs incidents ou plusieurs récurrences, posez-vous les questions suivantes :

• Qui effectuera les travaux ? Une périodicité unique crée un ordre de travail unique, tandis que plusieurs périodicités créent plusieurs ordres de travail. Si vous prévoyez que le travail du contrat sera effectué par une seule personne, alors l’utilisation d’une seule périodicité pourrait être plus adaptée. Vous pouvez utiliser les types d’incidents avec des modèles de groupe de besoins permettant de planifier des ordres de travail simples pour plusieurs ressources.

• Combien de déplacements nécessaires ? Plusieurs périodicités créent plusieurs ordres de travail, ce qui pourrait créer plus de déplacements que souhaité.

• Comment suivez-vous les actifs ? Certaines organisations préfèrent que chaque ordre de travail soit associé à un seul actif client. De cette façon ils connaissent que le temps consacré à un ordre de travail est lié au temps passé à l’entretien de l’actif, qui leur permet de générer un rapport. Si c’est le cas, vous pouvez choisir d’avoir plusieurs périodicités, chacune créant un ordre de travail avec un seul incident lié à un seul actif.

Resource Scheduling Optimization planifie automatiquement les ordres de travail

Resource Scheduling Optimization planifie automatiquement les ordres de travail pour optimiser les heures de travail et le temps de déplacement, y compris les ordres de travail générés à partir des contrats. Si vous souhaitez utiliser Resource Scheduling Optimization pour planifier des ordres de travail du contrat, il existe de nombreuses options telles que :

• Faire générer automatiquement les ordres de travail du contrat et s’assurer que l’ordre de travail généré est réceptionné par l’étendue de Resource Scheduling Optimization.

• Demandez au contrat de générer et de réserver automatiquement des ordres de travail et assurez-vous que la ressource préférée est activée pour Resource Scheduling Optimization. Le statut de réservation de la réservation associée peut être optimisé. Vous pouvez utiliser les options de verrouillage de la planification sur la réservation pour garantir que la réservation du contrat reste planifiée avec cette ressource, cette plage horaire, ou les deux.

• Créez une planification et une étendue de Resource Scheduling Optimization spécifiques qui considère uniquement les ordres de travail générés à partir des contrats. Vous pouvez définir des cadences et des priorités spécifiques pour quand les réservations d’ordre de travail du contrat sont optimisées.

Factures et droits avec des contrats

Lorsque vous choisissez d’utiliser des factures de contrat, vous pouvez créer un contrat pour générer des factures, ou ajouter des factures à un contrat de service existant. Si les factures du contrat sont apparentés à la maintenance planifiée, il est recommandé d’avoir des ordres de travail générés par le contrat et des factures générées par le contrat dans le cadre du même contrat.

Même si vous avez un contrat générant des factures, les ordres de travail du contrat créeront toujours des factures à leur exécution et avec le statut Fermer : Publié. Si les factures de contrat représentent seulement ce qui devra être facturé au client, vous devrez créer un processus pour ignorer ou corriger les factures d’ordre de travail. Par exemple, désactiver ces factures ou utiliser des tarifs et des droits pour garantir que le sous-total de l’ordre de travail et la facture de l’ordre de travail est de 0 $.

Les droits sont appliqués aux tarifs de l’ordre de travail selon plusieurs facteurs tels que le compte de service, le type d’incident, ainsi que les catégories d’actifs clients. En règle générale, vous créez des types d’incidents spécifiques pour des clients spécifiques en décrivant un travail personnalisé. Par exemple, si un type d’incident d’accord personnalisé est ajouté à un ordre de travail qui rend les produits et services à 0 USD en les escomptant à 100 %, appliquez un droit.

Pour en savoir plus, accédez à Droits pour les ordres de travail dans Dynamics 365 Field Service.

Devis et ventes

Dans les scénarios où vous souhaitez utiliser des contrats uniquement pour la génération de factures et pas pour la génération d’ordres de travail, envisagez d’utiliser l’entité Devis dans le cadre de la solution Field Service.

Les contrats fonctionnent de manière homogène avec le processus Prospect > Opportunité > Devis > Commande de Dynamics 365 Sales. Pour configurer :

• Catégorisez un prospect en tant que prospect de maintenance de service.
• Ajoutez des lignes d’opportunité avec des lignes basées sur le service.
• Créez des lignes de devis comme lignes basées sur le service et ajoutez la configuration de réservation du devis.

Étapes suivantes

Configurer des contrats pour générer automatiquement des ordres de travail et des factures