Cycle de vie et statuts d’un ordre de travail et statuts de système

Les ordres de travail utilisent les statuts du système, les sous-statuts de l’ordre de travail et les statuts de réservation pour suivre le statut d’un ordre de travail dans le cycle de vie. La mise à jour de l’un des statuts peut mettre à jour les autres automatiquement.

Les statuts système de l’ordre de travail sont indiqués sur l’entité d’ordre de travail, indiquant le point actuel d’un ordre de travail dans son cycle de vie. Les statuts système de l’ordre de travail sont :

• Non planifié
• Planifié
• En cours
• Traité
• Publié
• Annulé

Les sous-statuts de l’ordre de travail sont indiqués sur l’entité d’ordre de travail et sont associés aux statuts système de l’ordre de travail pour lesquels ils fournissent des informations supplémentaires. Les sous-statuts de l’ordre de travail sont créés de manière personnalisés pour chaque organisation.

Les statuts de la réservation sont indiqués sur l’entité de réservation de la ressource réservable et sont mis à jour par des techniciens de terrain dans l’application mobile Field Service pour suivre l’avancement d’un besoin d’ordre de travail spécifique. En outre, les statuts de la réservation sont visualisés sur le tableau de planification avec une couleur et une icône distinctes, et certains statuts de la réservation font partie du produit par défaut, bien que d’autres statuts plus personnalisés puissent être ajoutés. Prédéfinis, les statuts de la réservation sont :

• Planifié
• En déplacement
• En cours
• En pause
• Traité
• Annulé

Cycle de vie de l’ordre de travail

• Création de l’ordre de travail : un ordre de travail est créé, généralement à partir d’un incident ou d’une opportunité.

• Planification : l’ordre de travail est planifié.

• Distribution : l’ordre de travail est distribué.

• Service : l’ordre de travail est exécuté et les détails sont mis à jour.

• Révision/Approbation : l’ordre de travail est vérifié et approuvé par un superviseur.

• Facture et ajustement d’inventaire : des ajustements d’inventaire sont effectués et une facture est générée pour le compte correspondant.

Statuts dans le cycle de vie de l’ordre de travail

Field Service utilise des statuts de système d’ordre de travail standard et des statuts de réservation qui correspondent à un cycle de vie d’ordre de travail par défaut sans aucune personnalisation. De nombreux processus sont déclenchés en fonction de ces statuts. Un changement de statut peut remplir automatiquement les données sur l’ordre de travail et déclencher l’étape suivante du processus d’ordre de travail.

Par exemple, lorsque le Statut de la réservation est changé sur En cours pour indiquer, le technicien indique qu’il est arrivé sur le chantier. Le champ de l’heure d’arrivée se remplit automatiquement sur la réservation de ressource réservable.

L’ordre de travail et les statuts de réservation par défaut correspondent aux étapes suivantes du cycle de vie de l’ordre de travail.

1. Lorsqu’un ordre de travail est créé, il possède un statut de Non planifié par défaut.

2. Une fois l’ordre de travail planifié, le système génère une réservation avec un statut de réservation Planifié. La création d’une réservation modifie automatiquement le statut système de l’ordre de travail à Planifié.

3. Les techniciens peuvent voir les ordres de travail planifiés sur l’application mobile Field Service. Lorsqu’ils sont en route pour le chantier, ils changent le statut de la réservation sur Déplacement. Modifier le statut de la réservation sur En déplacement modifie automatiquement le statut système de l’ordre de travail sur En cours.

   Note

   S’il existe plusieurs réservations pour un ordre de travail unique et si au moins une réservation est en cours, l’ordre de travail associé est mis à jour.

4. Lorsque le technicien de terrain arrive sur le site et commence le travail, il change le statut de réservation en En cours. Le statut de l’ordre de travail demeure En cours.

5. Les techniciens indiquent l’heure de la pause en changeant le statut de la réservation sur En pause pour assurer une facturation précise.

6. Lorsque le travail est terminé, le technicien de terrain modifie le statut de la réservation sur Terminé. La durée est mise à jour en fonction de la durée réelle de la réservation, et l’heure de fin est mise à jour afin de refléter l’heure à laquelle le statut a été modifié sur terminé. Le statut du système de l’ordre de travail associé passe sur Terminé lorsque toutes les réservations associées sont terminées ou annulées. Si un autre utilisateur met à jour le statut de la réservation sur Terminé au nom d’un technicien, l’heure de fin de la réservation conserve la valeur de l’heure de fin précédente.

7. Enfin, un employé du back-office examine l’ordre de travail terminé et démarre le processus de facturation. Ils changent le statut système de l’ordre de travail sur Publié.

Processus liés au statut

Au-delà des statuts système de l’ordre de travail mettant à jour des statuts de réservation et inversement, les changements du statut peuvent également déclencher les mises à jour des processus et des données.

Processus de statut système de l’ordre de travail

Terminé (ordre de travail)

• Convertissez les produits d’ordre de travail en nouveaux actifs client si vous avez activé la conversion de l’enregistrement de produit.
• Ajoutez l’élément de frais de déplacement comme produit de l’ordre de travail.

Publié

• Génère une facture pour les produits et services d’ordre de travail utilisés pour le compte de facturation de l’ordre de travail.
• Crée des enregistrements de chiffres réels pour les coûts et le temps liés aux ordres de travail et aux réservations. Crée des chiffres réels des ventes pour les produits et services facturés après confirmation de la facture générée.
• Met à jour les champs Fermé par et Fermé le.

Processus du statut de la réservation

Chaque changement de statut de réservation crée un horodatage de réservation pour suivre les mises à jour.

Planifié

• Met à jour le champ Distance parcourue, calculé comme distance de conduite entre l’emplacement précédent et l’emplacement de la réservation.

En déplacement

• Lorsqu’une réservation est mise à jour vers un statut de réservation Déplacement à partir de l’application mobile Field Service, l’Heure de début est mise à jour avec l’heure actuelle. Lorsqu’elle est mise à jour à partir du web, l’heure de début n’est pas automatiquement mise à jour.

En cours

• Met à jour le champHeure d’arrivée réelle avec la date et l’heure auxquelles un technicien change le statut de réservation sur l’application mobile.
• Met à jour le champ Heure de première arrivée (Ordre de travail) de l’ordre de travail associé avec l’Heure d’arrivée réelle de la réservation. La modification de l’Heure d’arrivée réelle met également à jour la valeur Heure de première arrivée.
• Met à jour le champ Durée réelle du trajet, calculé comme la durée totale pendant laquelle le statut de la réservation est En déplacement.

Terminé (réservation)

• Met à jour Heure de fin.
• Crée les journaux de réservation avec des horodatages de réservation pour calculer la durée du travail, la durée du déplacement et la durée de pause.
• Calcule la Durée totale en cours sur la base de la durée pendant laquelle le statut de la réservation est En cours.
• Calcule la Durée totale de pause selon la durée pendant laquelle le statut de la réservation est En pause.
• Met à jour Coût total, calculé comme somme total de la durée réelle du voyage, durée totale en cours et durée totale de pause, multiplié par le taux horaire de la ressource.
• Met à jour la Durée facturable totale, calculée comme somme totale de la durée totale en cours et de la durée totale de pause.
• Met à jour le champ Terminé le (Ordre de travail) de l’ordre de travail associé avec l’heure de fin de la réservation. La modification de l’heure de fin de la réservation met à jour la valeur Terminé le.

Terminez votre réservation sans compléter votre ordre de travail pour une activité de suivi

Gagnez du temps sur les ordres de travail qui nécessitent un suivi en les remettant à un état non planifié après avoir terminé une réservation.

Par défaut, les ordres de travail sont définis comme terminés lorsque la réservation associée est terminée. Pour modifier la logique par défaut, créez ou modifiez un statut de réservation, accédez à l’onglet Field Service et définissez l’onglet Le statut termine l’ordre de travail en conséquence. Sur les statuts de réservation existants, le paramètre n’impacte que les réservations futures. Aucune modification n’est apportée aux réservations existantes.

• Activé marque un ordre de travail Terminé lorsque la réservation passe à ce statut.
• Désactivé applique le statut du système de l’ordre de travail en fonction de la table de mappage des statuts lorsque la réservation passe à ce statut.

Pour les ordres de travail auxquels plusieurs réservations sont associées, le statut de l’ordre de travail dépend du statut de toutes les réservations associées.

Quels que soient les paramètres de statut, le statut de la réservation n’a aucun impact sur le statut des besoins en ressources.

Table de mappage du statut

Consultez la table suivante pour comprendre comment le statut de la réservation correspond au statut du système de l’ordre de travail. Les statuts des ordres de travail en gras indiquent un changement par rapport au comportement par défaut.

Étapes suivantes

• Création d’un ordre de travail
• Définir les statuts de réservation