Générez des lignes de facture lorsque vous importez des factures fournisseur

Cet article décrit la fonctionnalité permettant de générer automatiquement des lignes de facture sur les factures fournisseur lors de l’importation des factures.

Parfois, les factures fournisseur ne contiennent que les informations d’en-tête sans les détails de la ligne, et le fournisseur envoie systématiquement les factures selon un modèle fixe :

• Les factures contiennent toujours les mêmes lignes que la commande fournisseur.
• Les factures contiennent toujours les mêmes lignes basées sur les marchandises expédiées, avec des prix basés sur la commande fournisseur.

Pour rationaliser le processus, les lignes de facture peuvent être dérivées automatiquement de la commande fournisseur ou de l’accusé de réception de marchandises. Pour activer la création automatique de lignes de facture, procédez comme suit.

Activer les paramètres

1. Accédez à Comptabilité fournisseur > Paramètres > Paramètres de la comptabilité fournisseur.

2. Dans l’onglet Automatisation des factures fournisseur, sous Création automatique de lignes pour les factures importées, définissez l’option Créer automatiquement des lignes de facture sur Oui.

3. Dans le champ Choisir la quantité par défaut pour la création automatique de lignes de facture, sélectionnez la quantité que le système doit utiliser pour générer automatiquement des lignes de facture :

   • Quantité commandée : les lignes sont générées à partir des lignes de commande fournisseur. Cette valeur est la valeur par défaut.
   • Quantité de l’accusé de réception de marchandises : le numéro de commande fournisseur est utilisé pour trouver les accusés de réception de marchandises pertinents. Les quantités de l’accusé de réception de marchandises sont ensuite utilisées pour générer des lignes de facture.

   Ce paramètre n’est utilisé que lorsque la plage de numéros de commande fournisseur est spécifiée lors de l’importation de factures, mais que la plage d’accusés de réception de marchandises n’est pas spécifiée. Si la plage d’accusés de réception de marchandises est spécifiée, la ligne est toujours dérivée de l’accusé de réception de marchandises au lieu de la commande fournisseur.

4. Définissez le paramètre Autoriser l’importation de la facture sans ligne dérivée. Ce paramètre détermine si l’importation des factures est bloquée s’il n’existe aucune ligne de facture dérivée.

Modifications de l’entité de données

Pour prendre en charge la fonctionnalité décrite dans cet article, trois champs ont été ajoutés à l’entité de données En-tête de facture fournisseur :

• HeaderOnlyImport – Ce champ doit être défini sur Oui pour générer des lignes pour les en-têtes de facture.
• PurchIdRange – Liste des numéros de commandes fournisseur. Les numéros de facture peuvent être une plage, par exemple PO0001..PO0009 (où deux points séparent le début et la fin de la plage) ou des valeurs séparées, telles que PO0001, PO0003, PO0006. Toutes les commandes fournisseur doivent appartenir au même compte fournisseur sur l’en-tête de la facture. Sinon, vous recevez le message d’erreur suivant : « Impossible de générer des lignes de facture. Les commandes fournisseur ont des comptes fournisseur différents. »
• PackingslipRange – Liste des numéros d’accusé de réception de marchandises. Les lignes de facture fournisseur peuvent être créées à partir des accusés de réception de marchandises. Cependant, les numéros d’accusé de réception de marchandises ne sont généralement pas inclus sur les factures fournisseur. N’entrez les numéros d’accusé de réception de marchandises dans ce champ que si vous pouvez clairement identifier quels accusés de réception de marchandises correspondent à quelles factures spécifiques. Les lignes de facture peuvent être générées à partir des accusés de réception de marchandises. Si ce champ est utilisé, le paramètre du champ Choisir la quantité par défaut pour la création automatique de lignes de facture sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur est ignoré.

Tous les accusés de réception de marchandises doivent appartenir au même compte fournisseur sur l’en-tête de la facture.

Résultat

Si les lignes sont bien générées, le message suivant est enregistré dans l’historique d’automatisation des factures fournisseur : « Créer automatiquement des lignes de facture : Réussite ».

Si les lignes ne sont pas générées, le message d’erreur suivant est enregistré : « Créer automatiquement des lignes de facture : Échec ».

Importer la facture d’acompte

La facture d’acompte peut être importée directement via l’entité de données En-tête de facture fournisseur lorsque le paramètre Créer automatiquement des lignes de facture est activé.

• HeaderOnlyImport : définissez sur Oui pour générer des lignes pour la facture d’acompte.
• PurchIdRange : le Numéro de commande fournisseur qui définit le montant de l’acompte.
• VENDORINVOICETYPE : il s’agit de « VendorAdvance » pour indiquer une facture d’acompte.
• IMPORTEDAMOUNT : le Montant sur la facture d’acompte.

L’import d’une facture d’acompte n’est pas accepté lorsque la facture d’acompte a déjà été générée sans règlement au titre de la commande.

Importer le numéro de commande fournisseur

Lorsqu’une facture fournisseur est associée à une seule commande fournisseur, le numéro de commande fournisseur (PurchId) est indiqué dans l’entité d’en-tête de facture fournisseur pour prendre en charge la fonctionnalité suivante :

• Dérivation et validation du code devise : le code devise est automatiquement dérivé de la commande fournisseur si le code devise n’est pas indiqué dans l’entité d’en-tête de facture fournisseur. L’erreur de validation est générée lorsque la facture importée a un code de devise différent de celui spécifié sur la commande fournisseur.
• Valeur par défaut de la dimension financière : les valeurs de la dimension financière de l’en-tête de la facture sont dérivées de l’en-tête de la commande fournisseur. La dimension financière correspondante sur les lignes de facture est dérivée de l’en-tête de la facture fournisseur lors de l’importation des lignes de facture. Ce comportement garantit la cohérence entre les factures importées à l’aide du Cadre de gestion des données (DMF) et les factures créées à l’aide de la page Facture fournisseur en attente.
• Flux de travail de facture fournisseur : si la validation de la facture échoue, la facture est redirigée vers l’expéditeur de la commande fournisseur pour corriger les écarts. Le bon numéro de commande fournisseur garantit que la facture fournisseur est redirigée vers le bon émetteur de la commande fournisseur pendant le processus de flux de travail.