Modèles de planification budgétaire pour Excel

Cet article décrit la procédure de création de modèles Microsoft Excel qui peuvent être utilisés avec les plans budgétaires.

Cet article explique comment créer des modèles Excel qui seront utilisés avec les plans budgétaires à l’aide de l’ensemble de données de démonstration standard et de la connexion utilisateur Administrateur. Pour plus d’informations sur la planification budgétaire, voir Vue d’ensemble de la planification budgétaire. Vous pouvez également suivre le didacticiel Planification budgétaire pour connaître les principes de configuration et d’utilisation du module de base.

Générer une feuille de calcul à l’aide de la mise en page des documents du plan budgétaire

Les documents du plan budgétaire peuvent être affichés et modifiés à l’aide d’une ou de plusieurs mises en page. Chaque mise en page peut être associée à un modèle de document de plan budgétaire pour afficher et modifier les données du plan budgétaire dans une feuille de calcul Excel. Dans cet article, un modèle de document de plan budgétaire sera généré à l’aide d’une configuration de mise en page existante.

1. Ouvrez la liste Plans budgétaires (Budgétisation>Plans budgétaires).

2. Cliquez sur Nouveau pour créer un document de plan budgétaire.

   

3. Utilisez l’option de ligne Ajouter pour ajouter des lignes. Cliquez sur Mises en page pour afficher la configuration de la mise en page du document de plan budgétaire.

   

Vous pouvez examiner la configuration de la mise en page et l’ajuster si nécessaire.

1. Accédez à Modèle>Générer pour créer un fichier Excel pour cette mise en page.
2. Une fois le modèle généré, accédez à Modèle>Afficher pour ouvrir et examiner le modèle de document de plan budgétaire. Vous pouvez enregistrer le fichier Excel sur votre disque local.

Le modèle Excel contiendra tous les éléments de la mise en page du document de plan budgétaire, avec la colonne Disponible dans la feuille de calcul définie sur Vrai. Les éléments ne peuvent pas se chevaucher dans le modèle Excel. Par exemple, si la mise en page contient les colonnes Demande T1, Demande T2, Demande T3 et Demande T4, et une colonne Demande totale qui représente la somme des 4 colonnes trimestrielles, seules les colonnes trimestrielles ou la colonne de total peuvent être utilisées dans le modèle Excel. Le fichier Excel ne peut pas mettre à jour les colonnes qui se chevauchent pendant la mise à jour, car les données de la table peuvent devenir obsolètes et inexactes.

Ajouter un en-tête au modèle de document de plan budgétaire

Pour ajouter des informations d’en-tête, sélectionnez la ligne supérieure dans le fichier Excel et insérez des lignes vides. Cliquez sur Créer dans le Connecteur de données pour ajouter des champs d’en-tête au fichier Excel.

Dans l’onglet Créer, cliquez sur le champ Ajouter, puis sélectionnez BudgetPlanHeader comme source de données de l’entité.

Pointez le curseur sur l’emplacement souhaité dans le fichier Excel. Cliquez sur Ajouter une étiquette pour ajouter l’étiquette de champ à l’emplacement sélectionné. Sélectionnez Ajouter une valeur pour ajouter le champ de valeur à l’emplacement sélectionné. Cliquez sur Terminé pour fermer le concepteur.

Ajouter une colonne calculée à la table du modèle de document de plan budgétaire

Ensuite, les colonnes calculées seront ajoutées au modèle de document de plan budgétaire généré. Une colonne Demande totale qui récapitule les colonnes Demande T1 : Demande T4, et une colonne Ajustement qui recalcule la colonne Demande totale selon un facteur prédéfini.

Cliquez sur Créer dans le Connecteur de données pour ajouter des colonnes à la table. Cliquez sur Modifier en regard de la source de données BudgetPlanWorksheet pour commencer à ajouter des colonnes.

Le groupe de champs sélectionné affiche les colonnes disponibles dans le modèle. Cliquez sur Formule pour ajouter une nouvelle colonne. Attribuez un nom à la nouvelle colonne, puis collez la formule dans le champ Formule. Cliquez sur Mettre à jour pour insérer la colonne.

Répétez ces étapes pour insérer la colonne Ajustement. Utilisez la formule = AxTable1[Total request]*$I$1 pour cette colonne. Elle utilise la valeur de la cellule I1 et multiplie les valeurs de la colonne Demande totale pour calculer les montants de l’ajustement.

Enregistrez et fermez le fichier Excel. Dans Mises en page, cliquez sur Modèle > Télécharger pour télécharger le modèle Excel enregistré qui sera utilisé pour le plan budgétaire.

Fermez le curseur Mises en page. Dans le document Plan budgétaire, cliquez sur Feuille de calcul pour afficher et modifier le document dans Excel. Notez que le modèle Excel modifié a été utilisé pour créer cette feuille de calcul de plan budgétaire et les colonnes calculées sont mises à jour à l’aide des formules définies dans les étapes précédentes.

Conseils et astuces pour la création de modèles de plan budgétaire

Puis-je ajouter des sources de données supplémentaires à un modèle de plan budgétaire et les utiliser ?

Oui, vous pouvez utiliser le menu Créer pour ajouter des entités supplémentaires à la même feuille ou d’autres feuilles du modèle Excel. Par exemple, vous pouvez ajouter la source de données BudgetPlanProposedProject pour créer et tenir à jour une liste de projets proposés tout en utilisant les données du plan budgétaire dans Excel. Notez que l’inclusion de sources de données à fort débit peut affecter les performances du classeur Excel.

Vous pouvez utiliser l’option Filtrer du Connecteur de données pour ajouter les filtres souhaités aux sources de données supplémentaires.

Puis-je masquer l’option Créer du connecteur de données aux autres utilisateurs ?

Oui, ouvrez les options du Connecteur de données pour masquer l’option Créer aux autres utilisateurs.

Développez les Options du connecteur de données et désactivez la case à cocher Activer la configuration. L’option Créer sera masquée au Connecteur de données.

Puis-je empêcher les utilisateurs de fermer accidentellement le connecteur de données lorsqu’ils utilisent les données ?

Il est recommandé de verrouiller le modèle pour empêcher les utilisateurs de le fermer. Pour activer le verrouillage, cliquez sur Connecteur de données dans le coin supérieur droit où une flèche apparaît.

Cliquez sur la flèche pour accéder à un menu supplémentaire. Sélectionnez Verrouiller.

Puis-je utiliser d’autres fonctionnalités Excel, telles que la mise en forme des cellules, les couleurs, la mise en forme conditionnelle et les graphiques avec mes modèles de plan budgétaire ?

Oui, la plupart des fonctionnalités Excel standard sont compatibles avec les modèles de plan budgétaire. Il est recommandé d’utiliser un code de couleurs pour faire la distinction entre les colonnes en lecture seule et les colonnes modifiables. La mise en forme conditionnelle peut être utilisée pour mettre en surbrillance des zones problématiques du budget. Les totaux des colonnes peuvent facilement être présentés à l’aide de formules Excel standard au-dessus du tableau.

Vous pouvez également créer et utiliser des tableaux croisés dynamiques et des graphiques pour effectuer d’autres regroupements et visualisations des données budgétaires. Sous l’onglet Données du groupe Connexions, cliquez sur Actualiser tout, puis sur Propriétés de connexion. Cliquez sur l’onglet Utilisation. Sous Actualiser, activez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier.