Fonds de caisse

Cet article fournit des informations sur la fonctionnalité de fonds de caisse qui étend les fonctionnalités de localisation existantes en tant que fonctionnalité globale pour tous les pays et régions. Pour plus d’informations, voir Caisse de caisse pour l’Europe de l’Est et la Russie.

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de fonds de caisse pour automatiser l’encaissement et les dépenses des disponibilités, créer des documents principaux et imprimer des rapports associés.

Le fonds de caisse exécute les actions suivantes :

• Comptabilisez les entrées et sorties des liquidités disponibles.
• Générez des formulaires de gestion de caisse classiques. Parmi des exemples figurent des bordereaux de remboursement en espèces, des bordereaux de décaissement en espèces et le journal d’enregistrement des bordereaux de caisse.
• Contrôlez le montant maximum en espèces autorisé pour les clients ou les fournisseurs.
• Reflétez les opérations de trésorerie dans diverses devises.
• Convertissez les montants des opérations de trésorerie en devise étrangère dans la devise par défaut pour fournir les états comptables.

Conditions préalables

Avant que vous puissiez utiliser la fonctionnalité Gestion du fonds de caisse, vous devez mettre en place les conditions préalables suivantes :

• Activer le fonds de caisse.

• Vous devez paramétrer les éléments suivants :

  • Comptes de disponibilités
  • Profils de validation des disponibilités
  • Souches de numéros des documents de disponibilités
  • Valeurs et paramètres par défaut de gestion bancaire et de disponibilités
  • Noms de journaux de caisse en comptabilité

Activer le fonds de caisse

Pour activer le fonds de caisse, procédez comme suit.

1. Dans la gestion des fonctionnalités, activez la fonctionnalité Fonds de caisse.
2. Accédez aux Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque>Disponibilités, puis sélectionnez l’option Activer le fonds de caisse.

Paramétrer les comptes de disponibilités

Pour paramétrer les comptes de disponibilités, procédez comme suit.

1. Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Fonds de caisse>Comptes de disponibilités.

2. Saisissez les informations suivantes.

   Champ	Description
   Monétaire	Permet d’entrer un code d’identification du compte de disponibilités (espèces).
   Name	Entrez une description du compte de disponibilités.
   Devise	Sélectionnez le code devise par défaut pour les transactions en espèces.
   Groupe souche de numéros	Si la numérotation des documents de caisse diffère de la numérotation spécifiée dans les paramètres, saisissez un code.
   Autres devises	Cochez cette case pour permettre la comptabilisation des devises différentes de la devise comptable.
   Disponibilités négatives	Cochez cette case pour autoriser les soldes de disponibilités négatives dans n’importe quelle devise.

Pour paramétrer les règles de contrôle du solde de trésorerie pour un compte de disponibilités, procédez comme suit.

1. Sélectionnez le compte de disponibilités.

2. Dans l’onglet Compte de disponibilités, dans la section Limite du solde, sélectionnez Limite du solde, puis saisissez les informations suivantes.

   Champ	Description
   Type de devise	Sélectionnez le type de devise : Devise comptable : utilisez le code devise de base de la société. Devise indiquée – Utilisez un code devise qui diffère du code devise de base de la société.
   Devise	Si vous avez sélectionné Devise indiquée dans le champ Type de devise, sélectionnez un code devise. Ce champ n’est pas disponible si vous avez sélectionné Devise comptable dans le champ Type de devise.
   Type de limite du solde	Sélectionnez le type de limite du solde : Maximum – Le solde de trésorerie ne doit pas dépasser le montant limite du solde pour le compte de disponibilités (limite supérieure). Minimum – Le solde de trésorerie ne doit pas être inférieur au montant limite du solde pour le compte de disponibilités (limite inférieure).
   Vérifier la limite du solde	Sélectionnez ce qui se passe pendant le processus d’approbation des documents de trésorerie si le montant Limite du solde du compte de trésorerie est dépassé : Accepter – La limite peut être dépassée. Avertissement – La limite peut être dépassée, mais l’utilisateur reçoit un message d’avertissement. Le document de caisse est confirmé ou approuvé. Erreur  : la limite ne peut pas être dépassée et l’utilisateur reçoit un message d’erreur. Le document de caisse n’est pas confirmé ou approuvé. Pour plus d’informations sur le processus d’approbation des documents de trésorerie, consultez la section Approbation et validation des transactions en espèces, ultérieurement dans cet article.
   Limite du solde	Saisissez une limite pour le solde du compte de trésorerie. Le montant doit être dans la devise spécifiée.

Paramétrer les profils de validation des disponibilités

Les profils de validation des disponibilités définissent les validations en comptabilité. Pour configurer un profil de validation des disponibilités, procédez comme suit.

1. Accédez à Gestionde la trésorerie et de la banque>Paramétrage>Profils de validation des disponibilités.

2. Sélectionnez ou créez un profil de validation et saisissez les informations suivantes.

   Champ	Description
   Valide pour	Sélectionnez si le profil de validation s’applique à un compte de disponibilités spécifique ou à tous les comptes de disponibilités : Table  : s’il existe une ligne de profil de validation pour le compte règlement, cette ligne est utilisée pour la validation des transactions de trésorerie. Tous – Il n’y a pas de ligne de profil de validation pour le compte règlement.
   Monétaire	Si vous avez sélectionné Table dans le champ Valide pour, précisez le compte de disponibilités. Ce champ reste vide si vous avez sélectionné Tout dans le champ Valide pour.
   Compte principal	Saisissez le numéro du compte principal à utiliser comme compte de résumé pour le compte de disponibilités.

Définir les souches de numéros des documents de disponibilités

Pour configurer les souches de numéros pour les documents de disponibilités, procédez comme suit.

1. Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Paramétrage>Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque.
2. Sur l’onglet Souche de numéros, spécifiez les codes souches de numéros pour les documents Bordereaux de remboursement en espèces, Bordereaux de décaissement, Document de correction des disponibilités, et Ajustement du taux de change.

Paramétrer les valeurs et paramètres par défaut de gestion bancaire et de disponibilités

Pour configurer les valeurs par défaut des paramètres de gestion de trésorerie et de la banque pour le fonds de caisse, procédez comme suit.

1. Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Paramétrage>Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque.

2. Sous l’onglet Disponibilités, entrez les informations suivantes.

   Champ	Description
   Monétaire	Sélectionnez le compte de disponibilités par défaut pour les journaux.
   Validation des disponibilités	Saisissez le profil de validation des disponibilités par défaut utilisé si aucun autre profil de validation n’est spécifié.
   Vérifier le N° document utilisé	Sélectionnez ce qui se passe si des numéros en double sont identifiés lors de la vérification du numéro du document de caisse : Rejeter les doublons Rejeter les copies au sein de l’exercice Accepter les doublons Avertir en cas de doublons
   Vérifier la limite des opérations	Sélectionnez ce qui se passe si la limite des opérations avec des contragents est dépassée : Accepter – La limite peut être dépassée. Avertissement – La limite peut être dépassée, mais l’utilisateur reçoit un message d’avertissement. L’opération est validée. Erreur  : la limite ne peut pas être dépassée et l’utilisateur reçoit un message d’erreur. L’opération n’est pas validée.
   Mode de contrôle	Sélectionnez la méthode de validation utilisée pour contrôler les montants maximum dépassés pour les opérations : Opération – La validation est Terminée par transaction. Accord – La validation est Terminée par transaction ayant un contrat spécifié avec un contre-agent.
   Limite des opérations	Saisissez le montant maximum autorisé pour les opérations avec des contragents en espèces.
   Validation à une date antérieure	Cochez cette case pour permettre la comptabilisation des transactions en espèces avant la dernière date de la transaction en espèces.
   Dimensions	Entrez les dimensions dans les champs Code du département, Code analytique, et Code objet. La page d’impression des documents de caisse reflète ces informations.
   Utiliser le statut de confirmation	Cochez cette case pour utiliser un statut supplémentaire, Confirmé, lors du processus d’approbation des documents de caisse.

Paramétrer les noms de journaux de caisse en comptabilité

Pour créer un journal pour la validation des transactions en espèces, procédez comme suit.

1. Accédez à Comptabilité>Configuration des journaux>Noms des journaux et créez un enregistrement.
2. Dans le champ Type de journal, spécifiez Disponibilités. Définissez d’autres paramètres de journal par défaut selon vos besoins.

Opérations de trésorerie quotidiennes via un journal des bons

Pour créer un document de disponibilités via un journal de bordereaux, procédez comme suit.

1. Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Fonds de caisse>Journal des bordereaux et créez un journal.

2. Dans le volet Action, sélectionnez Lignes.

3. Ajoutez une ligne, et entrez les informations suivantes.

   Champ	Description
   Date	Entrez la date de la transaction.
   Compte	Sélectionnez le compte de disponibilités. Par défaut, un compte de disponibilités est précisé dans les paramètres Gestion de la trésorerie et de la banque.
   Description	Saisissez le libellé de la transaction.
   Débit/crédit	Saisissez le montant du document de caisse dans l’un de ces champs : Débit : utilisez ce champ pour enregistrer les règlements et un bordereau de remboursement en espèces. Crédit – Utilisez ce champ pour enregistrer les dépenses en espèces et un bordereau de décaissement.
   Compte de contrepartie, Type de compte de contrepartie	Sélectionnez un type de compte de contrepartie et un numéro de compte de contrepartie.
   Devise	Sélectionnez le code devise de transaction.
   Document	Ce champ est renseigné en fonction du paramétrage du journal.
   Numéro d’ordre	Si aucune autre souche de numéros n’est paramétrée pour le compte de disponibilités, ce champ est renseigné automatiquement, en fonction de la souche de numéros spécifiée dans les paramètres. Vous pouvez saisir manuellement un numéro de commande dans ce champ. Pour éviter toute incohérence dans la numérotation des documents de caisse, le contrôle suivant est appliqué : le numéro d’un document de caisse ayant une date d’opération antérieure ne peut pas être supérieur au numéro d’un document de caisse ayant une date d’opération ultérieure. Si vous n’avez pas besoin de ce contrôle, cochez la case Validation à une date antérieure dans les paramètres Gestion de la trésorerie et de la banque.
   Statut d’approbation	Le premier statut de la transaction est Aucun. Pour plus d’informations sur la façon de définir le statut de la transaction, consultez la section Approbation et validation des transactions en espèces.
   Type de document	Ce champ de l’onglet Commande de disponibilités est renseigné automatiquement, en fonction du montant que vous avez saisi pour le document de disponibilités : Bordereau de remboursement en espèces – Vous avez entré un montant dans le champ Débit pour le compte au comptant. Bordereau de décaissement – Vous avez entré un montant dans le champ Crédit pour le compte au comptant. Correction – Vous avez entré un montant négatif dans le champ Débit ou Crédit pour le compte règlement.
   Groupe de taxe de vente	Spécifiez un groupe de taxe de vente pour calculer les taxes sur l’opération.
   Groupe de taxe d’article	Spécifiez un groupe de taxe d’article pour calculer les taxes sur l’opération.
   Raison	Dans ce champ, sur l’onglet Commande de disponibilités, saisissez le texte pour décrire l’objet de la transaction. Ce texte est imprimé sur la page de déclaration du bordereau de caisse.
   Date du document	Saisissez la description, le numéro et la date du document principal qui constitue le motif de la transaction (par exemple, rapports préalables, facture ou commande).
   Type de représentant	Ce champ peut avoir les valeurs suivantes : Collaborateur  : si le champ Compte de contrepartie est défini sur Compte général ou Banque, la recherche Représentant contient une liste d’employés. Si le champ Compte de contrepartie est défini sur Client ou Fournisseur, la recherche Représentant contient une liste des contacts du contragent. Pour configurer des représentants, accédez à Base>Configuration>Contacts>Personne à contacter. Autre – La recherche d’un représentant contient une liste d’autres clients. Pour configurer des destinataires qui ne s’affichent pas dans la table Clients ou Fournisseurs , accédez à Comptabilité>Récepteurs. Remarque : Ce type de représentant n’est disponible que pour la Lettonie. (La clé de configuration CSELatvia doit être activée.) Fournisseur  : la recherche Représentant contient une liste de fournisseurs. Pour définir des fournisseurs, accédez à Comptabilité fournisseur>Fournisseurs. Client  : la recherche Représentant contient une liste de clients. Pour configurer les clients, accédez à Comptabilité client>Clients.
   Représentant	Sélectionnez un représentant du type que vous avez spécifié dans le champ Type de représentant.
   Nom	Ce champ est renseigné automatiquement, en fonction des valeurs Compte de contrepartie et Représentant. La page d’impression des bordereaux de caisse reflète ces informations.
   Solde	Le montant restant est calculé. Notez que le montant total de la transaction doit être attribué aux codes de destination.
   Profil de validation	Entrez le profil de validation pour le compte de disponibilités. Par défaut, le profil de validation spécifié dans les paramètres Gestion de la trésorerie et de la banque est utilisé.
   Profil de validation de compensation	Entrez le profil de validation pour le compte de validation sélectionné.
   Montant total	Dans la section Montant total en bas de la page, le champ Remboursement affiche le total calculé pour tous les bordereaux de remboursement en espèces saisis dans le journal actuel, et le champ Décaissement affiche le total de tous les bordereaux de décaissement en espèces. Le champ Décaissement affiche le total de tous les bordereaux de décaissement.

Pour examiner les entrées du journal, dans le volet Actions, sélectionnez Valider.

Opérations de trésorerie quotidiennes via un journal général

Pour créer une transaction de caisse via un journal général, procédez comme suit.

1. Accédez à Comptabilité>Entrées de journal>Journaux des opérations diverses et créez un journal.

2. Dans le volet Action, sélectionnez Lignes.

3. Ajoutez une ligne, et entrez les informations suivantes.

   Champ	Description
   Date	Entrez la date de la transaction.
   Type de compte	Sélectionnez Fonds de caisse.
   Compte	Sélectionnez le numéro de compte de disponibilités.
   Libellé de transaction	Saisissez le libellé explicatif de la transaction.
   Débit/crédit	Saisissez le montant du document de caisse dans l’un de ces champs : Débit : utilisez ce champ pour enregistrer les règlements et un bordereau de remboursement en espèces. Crédit – Utilisez ce champ pour enregistrer les dépenses en espèces et un bordereau de décaissement.
   Compte de contrepartie, Type de compte de contrepartie	Sélectionnez un type de compte de contrepartie et un numéro de compte de contrepartie.
   Devise	Sélectionnez le code pour la devise de la transaction.

Dans l’onglet Facture, spécifiez des profils de validation pour le compte et le compte de contrepartie sélectionnés. Si la transaction enregistrée est un prépaiement, dans l’onglet Paiement, cochez la case Prépaiement. Dans la section Représentant, définissez les champs à imprimer sur le rapport Disponibilités. Pour examiner les entrées du journal, dans le volet Actions, sélectionnez Valider.

Approbation et comptabilisation des transactions en espèces

Pour les transactions de trésorerie, les statuts suivants peuvent être appliqués :

• Aucune
• Commandes confirmées
• Approbation
• Rejeté

Un paramètre Utiliser le statut de confirmation est disponible sur le récapitulatif Approbation de l’onglet Disponibilités. Accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Paramètres>Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque pour activer deux statuts supplémentaires : Confirmé et Rejeté.

La confirmation est appropriée lorsque des documents de caisse sont émis et que les encaissements ou les dépenses sont partagés entre deux employés : un comptable et un caissier. La fonction Réinitialiser le statut modifie le statut actuel de la transaction. Approuvé devient Confirmé et Confirmé devient Aucun. Les écritures du journal de caisse peuvent être modifiées uniquement lorsque le statut est Aucun. Les transactions en espèces ne peuvent être rejetées que si le statut de la transaction est Confirmé.

• Pour confirmer une transaction, sélectionnez la ligne du journal des bordereaux correspondante, puis sélectionnez Approbation des documents>Confirmer. Un numéro de commande est généré, sur la base de la souche de numéros spécifiée. Le statut de la transaction devient Confirmé et vous ne pouvez plus modifier la ligne journal. Le solde du compte de disponibilités reste inchangé.
• Pour rejeter un document de caisse, sélectionnez Approbation des documents>Rejeter. Cette option est disponible uniquement pour les documents ayant le statut Confirmé.
• Pour approuver une transaction, sélectionnez la ligne du journal des bordereaux correspondante, puis sélectionnez Approbation des documents>Approuver. Le statut Approuvé indique que des fonds en espèces sont reçus ou dépensés. Le solde de disponibilités est modifié. La transaction en espèces peut être validée.
• Pour annuler un statut Approuvé et réinitialiser le statut sur Aucun, sélectionnez Approbation des documents>Réinitialiser le statut. Seules les transactions de disponibilités approuvées peuvent être validées. Pour valider un journal, sélectionnez Valider>Valider.

Tâches périodiques

Pour effectuer les tâches suivantes, accédez à Gestion de la trésorerie et de la banque>Tâches périodiques.

Recherches et états