Mettre à jour la certification des fournisseurs
Cet article décrit les étapes que vos fournisseurs peuvent suivre pour maintenir leurs certifications à jour à l’aide de l’Espace de travail de collaboration du fournisseur. Parmi les exemples de certifications on trouve une entreprise Woman Business Enterprise (WBE) ou une entreprise de leadership dans la conception énergétique et environnementale (LEED). Les fournisseurs devront saisir les informations de certification dans l’espace de travail Informations fournisseur. Ils devront ensuite sélectionner Plus de détails, puis Certifications.
Activer la fonctionnalité de certification des fournisseurs
Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez l’activer sur votre système. Les administrateurs peuvent utiliser la page Gestion des fonctionnalités pour vérifier le statut de la fonctionnalité et l’activer si nécessaire. Dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités, la fonctionnalité est répertoriée comme suit :
- Module - Comptabilité fournisseur
- Nom de la - fonctionnalité : Activer la gestion de la certification avec la collaboration du fournisseur
Ajouter une nouvelle certification
Pour ajouter une nouvelle certification, Sélectionnez le bouton Ajouter situé au-dessus de la grille Certification dans l’espace de travail Informations fournisseur. Entrez les informations suivantes :
- Numéro de certification
- Type de certification
- Organisme de certification
- Date de la certification
- Montant du passif, le cas échéant
- Date d’effet
- Date d’expiration
- Commentaires, facultatifs
S’il existe des documents liés à la certification spécifique, vous pouvez les joindre en sélectionnant le bouton Document.
Les certifications entrées par vos fournisseurs sur cette page se verront attribuer « Fournisseur » comme source. Vous pouvez saisir les informations de certificat au nom de votre fournisseur sous les comptes bancaires du fournisseur. Les informations apparaîtront à cet emplacement et Client sera indiqué comme source.
Les fournisseurs peuvent modifier ou supprimer leurs certifications au besoin.
Enregistrements de certification générés par la collaboration avec les fournisseurs
Une fois les informations de certification ajoutées par un fournisseur, les informations seront visibles sur la page Certifications générées par la collaboration avec les fournisseurs. Pour ouvrir la page, accédez à Comptes fournisseurs > Demandes de renseignements > Rapports des fournisseurs > Certifications générées par la collaboration avec les fournisseurs. Par défaut, tous les enregistrements de certification nouveaux ou modifiés sont visibles. Un adjoint chargé de la comptabilité fournisseur peut visualiser les modifications et valider les informations via leur processus de confirmation pour valider. Une fois les informations confirmées, l’enregistrement de certification répertorié sur la page peut être sélectionné et marqué comme révisé. Marquer l’enregistrement comme révisé le supprimera de la liste par défaut.
Tous les changements de certification sont visibles sur la page Certifications générées par la collaboration avec les fournisseurs. Si une modification n’est pas affichée sur la page, vous pouvez l’afficher en ajustant les filtres pour le compte fournisseur, la plage de dates d’effet ou en choisissant d’inclure des informations sur les modifications de certification qui ont été examinées.