Configurer des événements

Chaque événement a besoin d’un enregistrement de configuration d’événement, qui est la base de la gestion d’événement et comprend les éléments suivants :

• Onglet Général
• Onglet Lieu de l’événement
• Onglet Composants de l’événement
• Onglet Préférences
• Onglet Revenus de l’événement
• Onglet Administration
• Menu Associé

L’enregistrement Configuration d’événement est également le premier point de génération d’un nouveau package d’inscription pour inscrire les participants à l’événement à l’aide du flux de processus d’inscription à l’événement.

Pour utiliser les enregistrements de configuration d’événement, procédez comme suit :

1. Au bas du volet de navigation, sélectionnez Événements dans le menu Changer de zone.
2. Sous Configuration, sélectionnez Configuration d’événement.

Onglet Général

Onglet Lieu de l’événement

1. Lieu : une recherche dans l’organisation pour identifier le lieu de l’événement.
2. Adresse 1 : Rue 1/2/3 : ces champs vous permettent d’inclure jusqu’à trois lignes pour l’adresse du lieu de l’événement.
3. Adresse 1 : Ville : ce champ représente la ville où se déroule l’événement.
4. Adresse 1 : Département/province : ce champ représente le département ou la province où se déroule l’événement.
5. Adresse 1 : Code postal : ce champ représente le code postal du lieu où se déroule l’événement.

Onglet Composants de l’événement

Dans cette section, les éléments clés de l’événement sont créés : clauses de non-responsabilité, parrains, billets, produits et dons. Seuls les composants que vous ajoutez ici apparaissent dans le processus d’inscription lorsque vous inscrivez des donateurs pour l’événement.

Exclusions

La clause de non-responsabilité de l’événement garantit que chaque participant reconnaît toutes les informations qu’il doit connaître avant d’assister à l’événement (par exemple, l’accessibilité au site). Pour acheter un package d’inscription, le donateur doit accepter la clause de non-responsabilité.

Pour ajouter une clause de non-responsabilité, utilisez le menu dans le composant Clause de non-responsabilité :

• Pour créer une clause de non-responsabilité, sélectionnez Nouvelle exclusion de responsabilité de l’événement dans la barre de commandes. Un nouvel enregistrement Exclusion de responsabilité de l’événement s’ouvre.

  

  1. Nom d’affichage interne : un nom d’affichage descriptif qui identifie cet enregistrement en interne.
  2. Description (affichée lors de l’inscription à l’événement) : un nom d’affichage descriptif qui s’affiche lors du processus d’inscription à l’événement.

  Lorsque les deux champs contiennent des valeurs, enregistrez l’enregistrement.

• Pour utiliser une clause de non-responsabilité existante, sélectionnez le menu à droite de Nouvelle exclusion de responsabilité de l’événement, puis sélectionnez Ajouter une exclusion de responsabilité de l’événement existante. Recherchez et sélectionnez l’exclusion de responsabilité que vous souhaitez exporter, puis sélectionnez Ajouter.

Commanditaires

L’enregistrement des parrains est utilisé pour offrir aux participants une chance de payer pour être parrain de l’événement afin d’aider à sa réalisation (par exemple, les parrains de niveau Or avec un niveau d’engagement de 1 000USD).

Pour ajouter un parrainage, dans le composant Parrains, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour créer un parrainage, sélectionnez Nouveau parrainage de l’événement dans la barre de commandes. Un nouvel enregistrement Parrainages de l’événement s’ouvre.

  

  Pour l’instant, vous n’avez qu’à remplir certains des champs de l’onglet Général. Plus tard, lorsque les donateurs achèteront le parrainage, les autres valeurs seront automatiquement calculées et l’onglet Informations supplémentaires affichera une chronologie.

  #	Champ	Description
  1	Nom d’affichage interne	Obligatoire. Entrez un nom descriptif pour identifier le parrainage en interne, comme dans les champs de recherche.
  2	Description	Obligatoire. Entrez un nom descriptif à afficher dans le processus d’inscription à l’événement.
  3	Prix par parrainage	Obligatoire. Saisissez le montant à ajouter au coût total d’un package d’inscription pour chaque parrainage.
  4	Quantité	Saisissez le nombre total de parrainages disponibles. Une fois ce nombre vendu, le parrainage ne sera plus disponible à l’achat pendant le processus d’inscription. Si vous laissez ce champ vide, n’importe quel nombre de parrainages peut être vendu.
  5	Montant (taxe)	Saisissez le montant de la taxe pour le parrainage reçu.
  6	Montant (déductible des impôts)	Saisissez le montant avec droit à un reçu de la taxe pour le parrainage reçu.
  7	Montant (taxe non déductible)	Saisissez le montant sans droit à un reçu de la taxe pour le parrainage reçu.
  8	Parrainages disponibles	Lecture seule. Indique combien de ces parrainages sont encore disponibles à l’achat lors de l’inscription à l’événement. Ce champ est mis à jour automatiquement.
  9	Valeur des parrainages vendus en USD	Lecture seule. Représente le montant en dollars des parrainages vendus pendant l’événement. Ce champ en lecture seule est calculé automatiquement.
  10	Parrainages vendus	Lecture seule. Représente la quantité de parrainages vendus pendant l’événement. Ce champ est mis à jour automatiquement.

  Lorsque tous les champs obligatoires sont remplis, sélectionnez Enregistrer et fermer dans le volet Actions.

• Pour ajouter un parrainage existant, sélectionnez le menu à côté de Nouveau parrainage d’événement, puis sélectionnez Ajouter un parrainage d’événement existant. Recherchez et sélectionnez l’exclusion de responsabilité que vous souhaitez exporter, puis sélectionnez Ajouter.

Tickets

Chaque enregistrement de billet d’événement représente les billets qu’un donateur peut acheter lors de l’inscription à l’événement. L’inscription d’un billet d’événement conserve la disponibilité des places et des tables incluses dans la vente.

Pour créer un nouveau billet, procédez comme suit :

1. Dans l’onglet Composants de l’événement, dans le composant Billets, sélectionnez Nouveau billet d’événement.

2. Dans l’onglet Général du nouvel enregistrement de billet d’événement, renseignez les champs comme suit :

   

   #	Champ	active
   1	Nom d’affichage interne	Un nom d’affichage descriptif qui identifie cet enregistrement en interne.
   2	Description	Un nom d’affichage descriptif qui s’affiche sur le processus d’inscription à l’événement.
   3	Prix par billet	Montant pour le billet.
   4	Événement	Un lien vers l’événement pour lequel les billets sont achetés.
   5	Quantité	Le nombre total de tickets disponibles.
   6	Places mx. par package Le nombre maximum de billets pouvant être achetés via un seul package d’inscription.
   7	Montant (déductible des impôts)	Ce champ représente le montant avec droit à un reçu pour le billet.
   8	Montant (taxe non déductible)	Ce champ représente le montant sans droit à un reçu pour le billet.
   9	Montant (taxe)	Ce champ représente le montant de taxe pour le billet.
   10	Inscriptions par billet	Ce champ représente le nombre d’inscriptions qu’un seul billet peut comporter. Le nombre minimal doit être supérieur à zéro.
   11	Billets disponibles	EN LECTURE SEULE. Le nombre total de billets restants. Ce champ est mis à jour automatiquement.
   12	Valeur des billets vendus en USD	EN LECTURE SEULE. Ce champ représente la somme en dollars pour les billets vendus pour l’événement. Ce champ est mis à jour automatiquement.
   13	Billet de table ?	Sélectionnez Oui pour créer un enregistrement de table d’événements correspondant pour attribuer des inscriptions.

   Lorsque tous les champs obligatoires sont remplis, vous pouvez enregistrer l’enregistrement.

PRODUITS

Le composant Produits permet de proposer à la vente un produit en relation avec l’événement, le cas échéant, tel qu’un t-shirt événementiel.

Pour créer un nouveau produit :

1. Dans l’onglet Composants de l’événement, dans le composant Produit, sélectionnez Nouveau produit d’événement.

2. Un enregistrement Nouveau produit d’événement s’ouvre et affiche l’onglet Général. Remplissez les champs comme suit :

   Champ	active
   Nom d’affichage interne	Un nom d’affichage descriptif qui identifie cet enregistrement en interne.
   Description	Un nom d’affichage descriptif qui s’affiche sur le processus d’inscription à l’événement.
   Prix par produit	Le détail du prix du produit.
   Quantité	Le nombre total de ce produit qui est disponible.
   Nombre max. de produits par inscription	Le nombre maximum de ce produit qu’un donateur peut acheter par inscription.
   Montant (déductible des impôts)	Ce champ représente le montant avec droit à un reçu pour le produit.
   Montant (taxe non déductible)	Ce champ représente le montant sans droit à un reçu pour le produit.
   Montant (taxe)	Ce champ représente le montant de taxe pour le produit.
   Produits disponibles	EN LECTURE SEULE. Ce champ représente la quantité de produits restante pendant l’événement. Ce champ est mis à jour automatiquement.
   Produits vendus	EN LECTURE SEULE. Ce champ représente la quantité de produits vendus pendant l’événement. Ce champ est mis à jour automatiquement.
   Valeur des produits vendus en USD	EN LECTURE SEULE. Ce champ représente la valeur des produits vendus pendant l’événement. Ce champ est mis à jour automatiquement.

Dons

Le composant Don donne la possibilité d’offrir un don en relation avec l’événement. Don est un montant fixe disponible pour les inscrits qui est ajouté à leur package d’inscription.

Pour créer un don, procédez comme suit :

1. Dans l’onglet Composants de l’événement, dans le composant Dons, sélectionnez Nouveau don d’événement.

2. Dans le formulaire Don d’événement, remplissez les champs obligatoires.

   

   #	Champ	active
   1	Nom d’affichage interne	Un nom d’affichage descriptif qui identifie cet enregistrement en interne.
   2	Montant	Ce champ représente le montant facturé pour le don quand un package d’événement est terminé.
   3	Description	Une description à afficher sur le processus d’inscription à l’événement.

Onglet Préférences

Dans l’onglet *Préférences, vous pouvez créer, modifier et ajouter des préférences à un événement existant. Des préférences peuvent être attribuées aux personnes inscrites au cours du processus d’inscription.

Sélectionnez la flèche à côté d’une préférence disponible pour l’ajouter à l’événement.

Ajouter une préférence disponible à l’événement

Si vous ne voyez pas la préférence souhaitée, remplissez la nouvelle ligne au bas des Préférences disponibles, puis sélectionnez Enregistrer cette préférence (l’icône en forme de disque). Ensuite, ajoutez la nouvelle préférence à l’événement.

Modifier une préférence disponible existante

Pour modifier une préférence disponible existante, sélectionnez Modifier cette préférence (l’icône de modification) et mettez à jour les informations requises. Ensuite, sélectionnez Enregistrer cette préférence (l’icône en forme de disque).

Supprimer une préférence disponible existante

Pour supprimer une préférence disponible existante, sélectionnez Supprimer cette préférence (l’icône de poubelle) et mettez à jour les informations requises.

Onglet Revenus de l’événement

Dans cette section, vous pouvez voir le résumé des revenus de l’événement. Tous les champs situés dans cette section sont calculés automatiquement.

1. Nb. Parrainages : le nombre de parrainages acquis pour cet événement.
2. Valeur des parrainages en USD : le montant total en dollars des parrainages acquis pour cet événement.
3. Nb. Billets : le nombre de billets acquis pour cet événement.
4. Valeur des billets en USD : le montant total en dollars pour les billets acquis pour cet événement.
5. Nb. Produits : le nombre de produits acquis pour cet événement.
6. Valeur des produits en USD : le montant total en dollars pour les produits acquis pour cet événement.
7. Nb. Dons : le nombre de dons acquis pour cet événement.
8. Valeur des dons en USD : le montant total en dollars pour les dons acquis pour cet événement.
9. Nb. Packages : le nombre de packages acquis pour cet événement.
10. Valeur des packages en USD : le montant total en dollars pour les packages acquis pour cet événement.
11. Valeur des revenus totaux en USD : le total des revenus de cet événement. Ce champ est la somme des valeurs des parrainages, des billets, des produits, des dons et des packages.

Inscrire un donateur

Après avoir enregistré l’enregistrement de configuration d’événement, vous pouvez enregistrer des donateurs.

1. Ouvrez l’enregistrement de configuration d’événement.
2. Dans le volet Actions, sélectionnez Nouvelle inscription, puis suivez les étapes dans Inscrire un donateur.

Voir aussi

Vue d’ensemble : Événements dans Levée de fonds et engagement
Vue d’ensemble de Levée de fonds et engagement
Configurer Levée de fonds et engagement