Configurer la comptabilité des projets facturables
S’applique à : Project Operations pour les scénarios basés sur les ressources/produits hors stock Déploiement simplifié – Traiter la facturation pro forma
Dynamics 365 Project Operations prend en charge diverses options de comptabilité pour les projets facturables qui comprennent des transactions en régie et à prix fixe.
- Transactions de temps et de matériaux et à prix fixe : Ces transactions sont facturées au fur et à mesure de l’avancement des travaux en fonction de la consommation d’heures, de dépenses, d’articles ou d’honoraires sur le projet. Ces coûts de transaction peuvent être rapprochés du produit de chaque transaction et le projet est facturé à mesure de l’avancement des travaux. Le produit du projet peut également être provisionné au moment de la transaction. Lors de la facturation, les revenus sont constatés et le cas échéant, les revenus à recevoir sont contrepassés.
- Transactions à prix fixe : Ces transactions sont facturées selon un calendrier de facturation basé sur le contrat de projet. Le produit des transactions à prix fixe peut être constaté lors de la facturation ou calculé et validé périodiquement, selon le mode Contrat complété ou Pourcentage d’achèvement.
Un projet est considéré comme facturable lorsqu’il est associé à une ou plusieurs lignes de contrat. Une ligne de contrat de projet définit pour elle-même le mode de facturation et les types de transaction autorisés.
À titre d’exemple, Fabrikam Robotics a remporté un contrat de projet avec Adatum Corporation pour l’optimisation des équipements. Adatum paie un montant fixe de 10 000 $ USD pour couvrir les dépenses engagées pour le projet. Il s’agit d’une méthode de facturation à prix fixe. Le temps et les frais du projet sont facturés par utilisation. Il s’agit d’une méthode de facturation du temps et du matériel. Tous les travaux sont suivis sous un seul projet nommé, l’optimisation des équipements Adatum.
Un membre de l’équipe de projet envoie huit heures de travail sur le projet Optimisation des équipements Adatum. Lorsque le chef de projet approuve cette durée, le système utilise le mode de facturation en régie pour créer des transactions réelles, une facture et un compte. Cette transaction n’est pas incluse dans le calcul de l’estimation des revenus à prix fixe.
Un autre membre de l’équipe du projet soumet des frais de déplacement pour 2 000,00 $ USD dans le cadre du projet d’optimisation de l’équipement Adatum. Lorsque le chef de projet approuve cet envoi, le système utilise un mode de facturation à prix fixe pour créer des transactions réelles et un compte pour cette dépense de projet. Le client n’est pas facturé sur la base de cette transaction. À la place, il est facturé à l’aide de jalons de facturation configurés séparément. Cette transaction de dépense est incluse conjointement avec les estimations des dépenses dans le calcul de l’estimation du produit à prix fixe.
Les principes comptables relatifs aux transactions de projet sont définis dans les profils de coût et de produit de projet. Pour chaque transaction de projet, le système détermine le profil de coût et de revenu du projet approprié en utilisant les règles de profil de coût et de revenu du projet qui ont été configurées.
Définir les profils de coût et de revenu du projet
Les profils de coûts et de revenus du projet déterminent les règles comptables des transactions du projet. Ces profils sont configurés dans le module Gestion et comptabilité de projet.
Effectuez les étapes suivantes pour créer un profil de coût et de revenu du projet.
Aller à Gestion de projets et comptabilité>Configurer>Validation>Profils de coûts et de revenus du projet.
Sélectionnez Nouveau pour créer un profil de coût et de revenu du projet.
Dans le champ Nom, saisissez le nom et une brève description du profil.
Dans le champ Mode de facturation, sélectionnez Régie ou Prix fixe.
Développez le raccourci Comptabilité. Les champs de cet onglet définissent les principes comptables utilisés lorsque les transactions de projet sont journalisées à l’aide de la feuille Intégration Project Operations, puis facturées au moyen de la proposition de facture de projet.
Sélectionnez les informations adéquates dans les champs suivants sur le raccourci Comptabilité :
Valider les coûts – heure :
- Aucune comptabilité : Le coût des transactions de temps n’est pas validé dans la Comptabilité lorsque le journal d’intégration de Project Operations est validé. Cependant, le comptable peut enregistrer les coûts à l’aide de la fonction Valider les coûts ultérieurement.
- Solde : Le coût des transactions de temps est débité sur le type de compte Comptabilité, TEC - Valeur de coût et crédité au Compte de répartition de la paie dans la configuration de la Validation dans la comptabilité. Le comptable utilise la fonction de comptabilisation des coûts pour déplacer ce coût d’un compte de solde vers un compte de résultat sur une base périodique.
- Compte de résultat : Lors de la validation du journal d’intégration de Project Operations, le coût de la transaction de temps est débité du compte Comptabilité de type Coût, et crédité au Compte de répartition de la paie défini sur l’onglet Coût sur la page Configuration de la validation comptable (Gestion de projets et comptabilité>Configurer>Validation>Configuration de la validation comptable). Il s’agit de la configuration la plus courante pour les transactions de temps et de matériel.
- Jamais de comptabilité : Le coût des transactions de temps n’est jamais enregistré dans la comptabilité.
Valider les coûts – dépenses :
- Solde : Lors de la validation du journal d’intégration de Project Operations, le coût de transaction de dépenses est débité du compte de comptabilité de type TEC – Valeur de coût tel que défini sur l’onglet Coût sur la page Configuration de la validation comptable et crédité sur le compte de contrepartie sur la ligne de journal. Les comptes de contrepartie par défaut pour les dépenses sont définis dans Gestion de projets et comptabilité>Configurer>Validation>Compte de contrepartie par défaut pour les dépenses. Le comptable utilise la fonction de comptabilisation des coûts pour déplacer ce coût d’un compte de solde vers un compte de résultat sur une base périodique.
- Compte de résultat : Lors de la validation du journal d’intégration de Project Operations, le coût de transaction de dépenses est débité du compte de comptabilité de type TEC – Valeur de coût tel que défini sur l’onglet Coût sur la page Configuration de la validation comptable et crédité sur le compte de contrepartie sur la ligne de journal. Les comptes de contrepartie par défaut pour les dépenses sont définis dans Gestion de projets et comptabilité>Configurer>Validation>Compte de contrepartie par défaut pour les dépenses.
Coûts de validation – article :
Solde : Lors de la validation du journal d’intégration de Project Operations, le coût de transaction de l’article est débité du type de compte général Travaux en cours – Valeur de coût – article tel que défini sur l’onglet Coût de la page Paramétrage de la validation dans la comptabilité et crédité à :
- Pour le type de document Utilisation : compte Coût - article sur Paramétrage de la validation dans la comptabilité.
- Pour le type de document Achat : Compte d’intégration d’approvisionnement sur Paramètres de gestion et comptabilité des projets. Le comptable utilise la fonction de comptabilisation des coûts pour déplacer ce coût d’un compte de solde vers un compte de résultat sur une base périodique.
Résultat : Lors de la validation du journal d’intégration de Project Operations, le coût de transaction de l’article est débité du type de compte général Coût tel que défini sur l’onglet Coût de la page Paramétrage de la validation dans la comptabilité et crédité à :
- Pour le type de document Utilisation : compte Coût - article sur Paramétrage de la validation dans la comptabilité.
- Pour le type de document Achat : Compte d’intégration d’approvisionnement sur Paramètres de gestion et comptabilité des projets.
À la facturation du compte :
- Solde : Lors de la validation de la proposition de facture de projet, une transaction sur le compte (étape de facturation) est créditée sur le compte de comptabilité de type TEC facturés – sur compte tel que défini sur l’onglet Revenu sur la page Configuration de la validation comptable, et débité sur le compte du solde client.
- Compte de résultat : Lors de la validation de la proposition de facture de projet, une transaction sur le compte (étape de facturation) est créditée sur le compte de comptabilité de type Revenu facturé – sur compte tel que défini sur l’onglet Revenu sur la page Configuration de la validation comptable, et débité sur le compte du solde client. Les comptes de solde client sont définis dans Comptabilité client>Configurer>Profils de validation client.
Lorsque vous définissez les profils de validation pour les méthodes de facturation du temps et du matériel, vous avez la possibilité de générer des revenus par type de transaction (heure, dépense, article et frais). Si l’option Revenus à recevoir est définie sur Oui, les transactions de vente non facturées dans le journal d’intégration de Project Operations sont enregistrées dans la comptabilité. La valeur des ventes est débitée du compte Travaux en cours – compte de valeur des ventes et crédité au compte Revenus à recevoir – valeur des ventes créé sur la page Configuration de la validation comptable, sur l’onglet Revenu.
Note
L’option, Revenus à recevoir est disponible uniquement lorsque le type de transaction correspondant Coût est comptabilisé dans le compte de résultat.
Développez le raccourci Estimation. Les champs de cet onglet définissent les paramètres de calcul des estimations du produit à prix fixe. Les champs de cet onglet s’appliquent uniquement aux profils de coût et de revenus du projet avec une méthode de facturation de Prix fixe.
Sélectionnez les informations adéquates dans les champs suivants sur le raccourci Estimation :
Principe utilisé pour les calculs d’achèvement de projet :
- Contrat terminé : Le rapprochement des coûts et la constatation des revenus ne se produisent qu’à la fin du projet. Les coûts sont reflétés comme TEC dans le solde jusqu’à ce que le projet soit terminé.
- Pourcentage terminé : Les revenus à recevoir sont calculés et enregistrés dans la comptabilité à chaque période en fonction du pourcentage d’achèvement du projet. Il existe plusieurs méthodes disponibles pour calculer le pourcentage d’achèvement. Ces méthodes peuvent être automatiques en fonction de la configuration ou manuelles.
- Pas de TEC : Cette configuration est utilisée pour les projets à prix fixe avec une courte période et où la facture et les coûts se produisent dans la même période. Dans ce cas, la valeur du champ Facturation en compte du raccourci Comptabilité est définie automatiquement sur Résultat pour s’assurer que le produit est constaté lors de la facturation. Le processus d’estimation des revenus n’est pas utilisé pour ce profil de coûts et de revenus du projet.
Principe du rapprochement : Ce champ détermine comment la valeur des ventes calculée (revenus à recevoir) sera validé dans la comptabilité.
- À l’aide du principe Valeur des ventes, le système calcule la valeur des ventes en rapprochant les coûts et le produit, puis en la validant sous forme de montant unique.
- En utilisant le principe de Production et profit, le système divise la valeur des ventes en coûts réalisés et en bénéfices calculés. Ceux-ci sont validés séparément.
Modèles de coût : Autorisez le regroupement des transactions de projet en fonction du type de transaction et de la catégorie de projet et définissez les règles de calcul du pourcentage d’achèvement pour ces groupes.
Codes de période : Définissez la fréquence à laquelle les estimations de revenus sont calculées pour un profil de coûts et de revenus de projet donné.
Catégories pour estimation : Utilisées pour la comptabilisation de la valeur des ventes (revenus à recevoir) dans les transactions du projet. Commencez par configurer la catégorie de projet dédiée pour un type de transaction Frais, puis définissez l’indicateur Estimation pour cette catégorie de projet. Ensuite, en fonction du principe de rapprochement sélectionné, choisissez cette catégorie de projet dans la valeur Ventes ou le champ Marge dans le profil Coût et revenu du projet.
Exemples de configurations pour les profils de coûts et de revenus du projet
Temps et matériel – aucun TEC
Temps et matériel – TEC (revenu)
Prix fixe – aucun TEC
Prix fixe – contrat terminé
Prix fixe – pourcentage d’achèvement
Exemples d’événement comptable pour les exemples de profils de coûts et de revenus du projet.
| Événement comptable | Temps et matériel – aucun TEC | Temps et matériel – TEC | Prix fixe – aucun TEC | Prix fixe – contrat terminé | Prix fixe – pourcentage d’achèvement |
|---|---|---|---|---|---|
| Journalisation des transactions de temps | Débit – Coût Crédit – Répartition de la paie |
Débit – Coût Crédit – Répartition de la paie Débit – Valeur des ventes TEC Crédit – Valeur des ventes de revenus à recevoir |
Débit – Coût Crédit – Répartition de la paie |
Débit – Coût Crédit – Répartition de la paie |
Débit – Coût Crédit – Répartition de la paie |
| Journalisation des transactions de dépenses | Débit – Coût Crédit – Compte de contrepartie des dépenses |
Débit – Coût Crédit – Compte de contrepartie des dépenses Débit – Valeur des ventes TEC Crédit – Valeur des ventes de revenus à recevoir |
Débit – Coût Crédit – Compte de contrepartie des dépenses |
Débit – Coût Crédit – Compte de contrepartie des dépenses |
Débit – Coût Crédit – Compte de contrepartie des dépenses |
| Client de facturation | Débit – Solde client Crédit – Revenu facturé |
Débit – Solde client Crédit – Revenu facturé Crédit – Débit de valeur des ventes TEC – Valeur des ventes du revenu à recevoir |
Débit – Solde client Crédit – Revenus facturés – sur compte |
Débit – Solde client Crédit – TEC – Facturés sur compte |
Débit – Solde client Crédit – TEC – Facturés sur compte |
| Valider l’estimation de revenu | Non applicable | Non applicable | Sans objet | Débit – Valeur du coût TEC Crédit – Coût |
Débit – TEC – Valeur des ventes Crédit – Valeur des ventes de revenus à recevoir |
| Éliminer | Non applicable | Non applicable | Sans objet | Crédit – Valeur du coût TEC Débit – Coût Crédit – Valeur des ventes de revenus à recevoir Débit – TEC Facturés sur compte |
Débit – TEC – Facturés sur compte Crédit – Valeur des ventes TEC |
Configurer les règles de profil de coût et de revenu du projet
Les règles de profil de coût et de revenu du projet déterminent le profil de coût et de revenu du projet qui doit être utilisé lors du traitement des transactions de projet facturables. Définissez les règles en accédant à Gestion de projets et comptabilité>Configurer>Validation>Règles de profil de coût et de revenu du projet.
Les règles peuvent être définies par contrat de projet, groupe de projet ou par projet spécifique. Le système choisit toujours en premier la règle de granularité la plus élevée.