À propos de la configuration et du paramétrage de la planification de budget

Mise à jour : September 18, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Cette rubrique contient des informations qui vous aident à configurer la planification budgétaire et à paramétrer les processus de planification budgétaire. Après avoir configuré la planification budgétaire, vous pouvez paramétrer un ou plusieurs processus de planification budgétaire. Pour plus d'informations sur le paramétrage de processus de planification budgétaire, voir Setting up budget planning processes dans cette rubrique.

Configuration de la planification budgétaire

Avant de configurer la planification budgétaire, passez en revue les exigences de planification budgétaire dans Vue d'ensemble de la planification de budget. Pour configurer la planification budgétaire, il faut d'abord paramétrer la hiérarchie de l'organisation budgétaire, créer des modèles de plan budgétaire et paramétrer des workflows de budgétisation.

Une fois les exigences de planification budgétaire remplies, vous pouvez configurer la planification de budgétisation à l'aide de l'écran Configuration de planification budgétaire . Pour plus d'informations, voir « Configuration de la planification budgétaire » dans Tâches principales : configuration de la planification budgétaire et paramétrage de processus de planification budgétaire. Pour plus d'informations sur l'écran Configuration de planification budgétaire, voir Configuration de la planification de budget (écran).

Cette section traite des sujets suivants :

• Budget planning parameters, scenarios, stages, and workflows

• Workflows

• Budget planning stage rules and scenario constraints

• Allocations

• Budget planning priorities

• Folders and templates

Paramètres, scénarios, stades et workflows de planification budgétaire

Lorsque vous configurez la planification budgétaire, vous commencez par définir des paramètres, scénarios, des stades et des workflows.

• Paramètres – Permet de définir les règles de sécurité appliquées aux plans budgétaires, et le niveau de détail à inclure pour les plans budgétaires dans Microsoft Excel.

• Scénarios de plan budgétaire – Permet de définir des catégories de données pour les plans budgétaires. Vous définissez des scénarios de plan budgétaire pour prendre en charge des classes monétaires et d'autres classes d'unités de mesure, telles que la quantité. L'année précédente du département et les demandes du département sont des exemples de scénarios de plan budgétaire monétaires. Les appels au 911 de l'année précédente et le comptage équivalent temps plein (ETP) sont des exemples de scénarios qui utilisent des quantités. Lorsque vous créez un plan budgétaire, vous sélectionnez un scénario pour les lignes du plan budgétaire. Lorsque vous sélectionnez un autre scénario, vous entrez un autre ensemble de lignes de plan budgétaire.

• Stades de planification budgétaire – Permet de définir les étapes qu'un plan budgétaire suit de son origine à l'approbation finale. Les stades de planification budgétaire sont organisés dans des workflows de planification budgétaire. « Révision par le département », « Soumis par le département », « Révision par la direction » et « Approbation de la direction » sont des exemples de stades de planification budgétaire.

• Workflows de planification budgétaire – Permet de définir l'ordre des stades de planification budgétaire et d'associer chaque workflow de planification budgétaire à un ID de workflow de budgétisation. Les workflows de planification budgétaire sont composés de stades de planification budgétaire. Les workflows de budgétisation sont des processus automatisés qui font passer les plans budgétaires dans les différents stades de la planification budgétaire. Pour plus d'informations, voir la section « Workflows » plus loin dans cette rubrique.

Le tableau suivant présente des exemples de deux workflows de planification budgétaire, l'un pour les départements et l'autre pour la direction. Le workflow de département a trois stades : soumission de scénarios de plan budgétaire, révision des scénarios et approbation des scénarios. Le workflow de direction a un stade pour la révision et un autre stade pour l'approbation finale.

Un scénario peut contenir des données différentes dans différents stades et workflows. Par exemple, lors d'une révision de la direction, vous pouvez ajouter, supprimer, ou modifier des lignes de plan budgétaire du scénario optimiste.

Dans le stade d'approbation finale, les lignes de plan budgétaire des scénarios pour les départements peuvent être regroupées en un scénario pour tous les départements.

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Workflows

Un workflow de planification budgétaire est composé d'un ensemble ordonné de stades par lesquels un plan budgétaire passe. Chaque workflow de planification budgétaire est associé à un workflow de budgétisation qui achemine les plans budgétaires (avec des feuilles de calcul, des justificatifs et des pièces jointes) dans l'organisation pour révision et approbation.

Avant de paramétrer un workflow de budgétisation pour la planification budgétaire, vous devez compiler les informations suivantes :

• Les stades de la planification budgétaire et l'ordre des stades dans les workflows de planification budgétaire.

• Les centres de responsabilité dans lesquels les plans budgétaires sont acheminés dans la hiérarchie d'organisation budgétaire.

• Les utilisateurs qui développent, révisent et approuvent les plans budgétaires. Les utilisateurs impliqués dans la planification budgétaire doivent être associés aux enregistrements des collaborateurs dont les postes sont rattachés à une unité d'organisation de la hiérarchie d'organisation pour la planification budgétaire. Sinon, les utilisateurs en dehors de la hiérarchie doivent être ajoutés à un groupe d'utilisateurs pour la planification budgétaire.

• La portée des workflows de budgétisation. Déterminez si vous utiliserez un workflow pour la hiérarchie d'organisation ou pour plusieurs centres de responsabilité, ou si vous utiliserez un workflow de budgétisation distinct pour chaque centre de responsabilité.

• Les répartitions pour les scénarios de plan budgétaire. Déterminez si les montants budgétaires estimés, demandés et approuvés sont répartis entre les scénarios, ou s'ils sont regroupés ou répartis entre les plans budgétaires parents et les plans budgétaires associés. Déterminez également si les montants budgétaires sont affectés automatiquement à l'aide de répartitions et de calendriers de stades.

• Les contraintes de workflow. Permet de déterminer si les utilisateurs peuvent réinitialiser ou supprimer des plans budgétaires qui utilisent le workflow. Ces options sont disponibles à partir de Mise à jour cumulative 7 pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2.

Cliquez sur Budget > Paramétrage > Workflows de budget. Sélectionnez ensuite le type Workflows de plan budgétaire dans l'éditeur de workflow pour créer un workflow de budgétisation. Vous pouvez associer un workflow de planification budgétaire à un ID de workflow de budgétisation dans la section Workflows de l'écran Configuration de planification budgétaire .

Par exemple, le workflow de planification budgétaire du budget d'exploitation d'un département a trois stades : Soumission par le département, Révision par le département et Approbation du département. Utilisez l'éditeur de workflow pour créer un workflow de budgétisation ayant deux éléments de transition échelonnée pour traiter les transitions entre les trois stades. Ensuite, à l'aide d'un ID de workflow comme 00049_001, vous pouvez associer le workflow de planification budgétaire du budget d'exploitation du département au workflow de budgétisation ayant les deux éléments de transition échelonnée.

Éléments de workflow pour les plans budgétaires

Lorsque vous sélectionnez Workflows de plan budgétaire comme type de workflow, les éléments de workflow suivants sont disponibles :

• Approuver le plan budgétaire – Permet de créer un élément d'approbation pour les plans budgétaires. Cet élément d'approbation donne les résultats suivants : Approuver, Rejeter, Demander une modification, Déléguer, Rappeler, et Afficher l'historique.

• Activer le plan budgétaire associé – Permet de créer une tâche automatique pour activer les plans budgétaires associés à un plan budgétaire parent. Pour les plans associés activés, le statut de workflow est défini sur Non soumis et le statut de document est défini sur Brouillon. Si aucun plan n'est associé au plan budgétaire parent, un plan budgétaire associé est créé et le responsable du budget de l'organisation est le préparateur. Si aucun responsable du budget n'a été défini, le préparateur du plan budgétaire parent est le préparateur du plan budgétaire associé.

• Plan budgétaire de transition échelonnée – Permet de créer une tâche automatique afin d'effectuer une transition échelonnée pour un plan budgétaire. La tâche de transition échelonnée fait passer la planification budgétaire au stade suivant du workflow de planification budgétaire. Les workflows de plan budgétaire doivent contenir un élément de transition échelonnée pour chaque transition qui déplace un plan budgétaire vers le stade de planification budgétaire suivant. Par exemple, un workflow d'un processus de planification budgétaire qui contient trois stades nécessite deux éléments de transition échelonnée pour connecter les trois éléments associés aux trois stades de planification budgétaire.

• Répartition de stade de planification budgétaire – Permet de créer une tâche automatique pour effectuer une répartition à l'aide d'un programme de répartition lors du workflow et du stade spécifiés pour la planification budgétaire. Le programme de répartition permet de spécifier la méthode de répartition, le scénario source et le scénario de destination.

• Contrôles de flux – Permet de créer des éléments de workflow standard pour les décisions et les activités.

• Passer en revue le ou les plans budgétaires associés terminés – Permet de créer une tâche pour que les utilisateurs révisent les plans budgétaires terminés associés à un plan budgétaire parent. Tous les plans budgétaires associés doivent avoir le statut de workflow Approuver ou Rejeter pour pouvoir terminer la révision du plan budgétaire parent.

• Revoir le plan budgétaire – Permet de créer une tâche pour qu'un utilisateur révise les plans budgétaires.

Participants au workflow pour les plans budgétaires

Les participants au workflow pour les plans budgétaires incluent les participants suivants de l'organisation budgétaire :

• Gestionnaire de la structure d'organisation budgétaire

• Préparateur de plan budgétaire

• Gestionnaire de l'organisation budgétaire

• Préparateur du plan budgétaire parent

• Gestionnaire de l'organisation budgétaire parente

Pour plus d'informations, voir Paramétrage des workflows du module Budgétisation.

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Règles de stades et contraintes de scénario de planification budgétaire

Lorsque vous utilisez un plan budgétaire, les règles de stade et les contraintes de scénario déterminent ensemble votre accès aux scénarios de plan budgétaire et aux lignes de plan budgétaire des scénarios. Les contraintes des scénarios de planification budgétaire sont à paramétrer dans l'écran Configuration de planification budgétaire ; elles définissent les conditions d'affichage et de modification des données de scénario. Les règles de stade de planification budgétaire sont à paramétrer dans l'écran Processus de planification budgétaire ; elles déterminent si vous pouvez ajouter ou modifier des lignes de plan budgétaire à chaque stade.

Le tableau suivant montre comment les règles de stade et les contraintes de scénario affectent l'affichage, la modification et l'ajout des données de scénario. Par exemple, si les règles de stade indiquent qu'il est possible de modifier mais pas d'ajouter des lignes au cours d'un stade, une contrainte de scénario avec droit de modification pourrait permettre la modification des lignes du plan budgétaire. Toutefois, aucune ligne ne pourrait être ajoutée.

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Répartitions

Dans la planification budgétaire, les montants ou les quantités contenus dans les lignes du plan budgétaire peuvent être répartis entre les scénarios source et les scénarios de destination. Bien que le scénario source et le scénario de destination diffèrent en général, ils peuvent être identiques. Vous pouvez effectuer les répartitions à l'aide des méthodes suivantes :

• Répartir par le biais de périodes – Les lignes du plan budgétaire sont réparties depuis le scénario de plan budgétaire source sur plusieurs périodes du scénario de destination à l'aide d'une clé de répartition par période. Avant de pouvoir effectuer la répartition sur plusieurs périodes, vous devez paramétrer des clés de répartition par période dans l'écran Catégories de répartition par période . Pour plus d'informations, voir Catégories de répartition par période (écran).

• Répartition vers les dimensions – Les lignes du plan budgétaire sont réparties depuis le scénario de plan budgétaire source sur plusieurs dimensions financières du scénario de destination. Avant de pouvoir effectuer la répartition sur plusieurs dimensions, vous devez paramétrer les conditions de répartition budgétaire dans l'écran Conditions de répartition budgétaire . Pour plus d'informations, voir Conditions de répartition budgétaire (écran).

• Regroupement – Les lignes du plan budgétaire sont regroupées depuis le scénario source dans les plans budgétaires associés au scénario de destination du plan budgétaire parent.

• Répartir – Les lignes du plan budgétaire sont réparties depuis le scénario de plan budgétaire source du plan budgétaire parent vers le scénario de destination des plans budgétaires associés.

  Avant de pouvoir créer les plans budgétaires permettant de regrouper ou répartir des lignes de plan budgétaire, vous devez paramétrer le processus de planification budgétaire afin de pouvoir créer des plans budgétaires associés. Pour plus d'informations, voir « Paramétrage de processus de planification budgétaire » dans Tâches principales : configuration de la planification budgétaire et paramétrage de processus de planification budgétaire.

• Utiliser les règles de répartition comptable – En commençant par Mise à jour cumulative 7 pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2, vous pouvez également utiliser des règles de répartition comptable pour les lignes de plan budgétaire. Les lignes de plan budgétaire sont réparties du scénario de plan budgétaire source vers le scénario de plan budgétaire de destination en fonction de la règle de répartition comptable sélectionnée. Pour plus d'informations sur les règles de répartition comptable, voir À propos des règles de répartition et Création d'une règle de répartition.

Programmes de répartition et répartitions de stades

Configurez les programmes de répartition et les répartitions de stades dans l'écran Configuration de planification budgétaire. Les programmes de répartition et les répartitions de stades sont utilisés pour répartir automatiquement des lignes de plan budgétaire lors du traitement du workflow. Les lignes de plan budgétaire du scénario de destination peuvent être créées et modifiées sans l'intervention du préparateur ou du réviseur du plan budgétaire pour créer les lignes.

Lorsque vous paramétrez un programme de répartition, vous sélectionnez une méthode de répartition, le scénario source et le scénario de destination. Lorsque vous paramétrez une répartition de stades, vous associez le workflow et le stade de planification budgétaire au programme de répartition. Le workflow de planification budgétaire doit être associé à un workflow de budgétisation utilisant la tâche de workflow automatique Répartition de stade de planification budgétaire . Lorsque le workflow atteint le stade spécifié, la répartition s'effectue automatiquement. Cette tâche automatique peut servir à créer des lignes de plan budgétaire dans un nouveau scénario.

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Priorités de planification budgétaire

Vous pouvez définir des priorités de plan budgétaire dans l'écran Configuration de planification budgétaire . Les priorités de plan budgétaire définissent les catégories et les objectifs des plans budgétaires. Les priorités de plan budgétaire peuvent être utilisées pour organiser, classifier et évaluer plusieurs plans budgétaires. Par exemple, vous pouvez créer une priorité de planification budgétaire pour la santé et la sécurité, puis évaluer les plans budgétaires affectés à cette priorité. Vous pouvez également affecter un numéro pour classer tous les plans budgétaires.

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Dossiers et modèles

Vous devez définir les emplacements de dossier pour les pièces jointes des plans budgétaires. Vous devez également définir l'emplacement des modèles de plan budgétaire qui permettent de créer des feuilles de calcul et des justificatifs. Comme il peut y avoir de nombreux modèles et pièces jointes, nous vous recommandons de stocker les fichiers dans différents emplacements.

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Paramétrage de processus de planification budgétaire

Paramétrez les processus de planification de budgétisation dans l'écran Processus de planification budgétaire . Pour plus d'informations, voir « Paramétrage de processus de planification budgétaire » dans Tâches principales : configuration de la planification budgétaire et paramétrage de processus de planification budgétaire. Pour plus d'informations sur l'écran Processus de planification budgétaire, voir Budget (écran) de processus de planification.

Après avoir configuré la planification budgétaire, vous pouvez paramétrer un ou plusieurs processus de planification budgétaire. Pour chaque processus de planification budgétaire, vous sélectionnez un cycle budgétaire et un compte général. Puis vous sélectionnez la hiérarchie de l'organisation budgétaire, les scénarios, les stades et les workflows du processus de planification budgétaire.

Une fois la hiérarchie d'organisation budgétaire sélectionnée dans l'organisateur Administration de processus de planification budgétaire, vous devez affecter un workflow de planification budgétaire à tous les centres de responsabilité de l'organisation qui s'affichent dans la grille. Pour affecter ou modifier le workflow de planification budgétaire de centres de responsabilité similaires, cliquez sur Affecter un workflow, puis sélectionnez le type d'organisation cible et le workflow de planification budgétaire à utiliser. L'ID de workflow de budgétisation associé à chaque workflow de planification budgétaire est ajouté à la grille automatiquement.

Lorsque vous définissez les règles et les modèles de stade dans l'organisateur Modèles et règles du stade de planification budgétaire, vous pouvez définir un autre ensemble de règles et de modèles pour chaque stade de planification budgétaire. Par exemple, le stade « Révision par la direction » peut permettre aux utilisateurs de modifier des lignes d'un plan budgétaire, mais pas d'y ajouter des lignes. Le stade « Révision par le département » peut permettre aux utilisateurs d'ajouter et de modifier des lignes.

Utilisez les cases à cocher Associer des plans budgétaires de l'organisateur Modèles et règles du stade de planification budgétaire pour déterminer si des plans budgétaires associés peuvent être créés lors du stade de planification budgétaire. Ces paramètres déterminent également si vous pouvez afficher les plans budgétaires parents qui ont été créés à un niveau supérieur de la hiérarchie d'organisation par rapport au niveau dans lequel les plans budgétaires associés ont été créés.

La valeur des cases à cocher Ajouter des lignes et Modifier des lignes , ainsi que les contraintes de scénario, déterminent si vous pouvez ajouter ou modifier des lignes de plan budgétaire lors d'un stade de planification budgétaire. Pour plus d'informations, voir la section Budget planning stage rules and scenario constraints plus loin dans cette rubrique.

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Voir aussi

Vue d'ensemble de la planification de budget

À propos des plans budgétaires

Tâches principales : configuration de la planification budgétaire et paramétrage de processus de planification budgétaire

Configuration de la sécurité de la planification budgétaire

Configuration de la planification de budget (écran)

Budget (écran) de processus de planification