Enregistrer automatiquement les éléments envoyés dans la boîte aux lettres de délégant dans Exchange Online
Les boîtes aux lettres dans Microsoft 365 ou Office 365 peuvent être configurées afin qu’une personne (par exemple, un assistant exécutif) puisse accéder à la boîte aux lettres d’une autre personne (par exemple, un responsable) et envoyer du courrier en tant que telle. Ces personnes sont souvent appelées le délégué et le délégant, respectivement. Nous les appellerons « assistant » et « responsable » par souci de simplicité. Lorsqu’un assistant se voit accorder l’accès à la boîte aux lettres d’un responsable, il s’agit d’un accès délégué.
Personnes souvent configuré l’accès délégué et les autorisations d’envoi pour permettre à un assistant de gérer le calendrier d’un responsable où il doit envoyer des demandes de réunion et y répondre. Par défaut, lorsqu’un assistant envoie un courrier en tant que ou au nom d’un responsable, le message envoyé est stocké dans le dossier Éléments envoyés de l’assistant. Vous pouvez utiliser cet article pour modifier ce comportement afin que le message envoyé soit stocké à la fois dans les dossiers Éléments envoyés de l’Assistant et du responsable.
Examinons un exemple rapide de la façon dont cela fonctionne dans la vie réelle :
Mary est la vice-présidente des ventes mondiales. Elle a un emploi du temps très chargé et a Rob, son assistante de direction, pour l’aider à gérer son calendrier.
Pour aider Mary, Rob a reçu un accès délégué à la boîte aux lettres de Mary et pour envoyer des messages en son nom. Cela lui permet de voir ce qui est sur son calendrier; planifier, accepter et refuser des demandes de réunion ; et répondent aux messages.
Les messages que Rob envoie au nom de Mary sont stockés dans son dossier Éléments envoyés. Mary veut une copie pour que Rob copie manuellement les messages qu’il a envoyés en son nom de son dossier Éléments envoyés vers son dossier Éléments envoyés.
Rob se demande s’il existe une meilleure façon de gérer les éléments envoyés afin qu’il demande à son support technique informatique. Il apprend que la boîte aux lettres de Mary peut être configurée pour stocker automatiquement les messages qu’il envoie en son nom dans ses éléments envoyés et dans ses éléments envoyés. C’est exactement ce qu’il veut, alors il demande au support technique de le configurer.
Envoyer en tant que... Envoyer de la part de... que signifient-ils et que dois-je choisir ?
Lorsque vous configurez quelqu’un en tant que délégué sur la boîte aux lettres d’un responsable, vous pouvez choisir s’il « Envoie en tant que » le responsable ou « Envoyer en son nom ». La différence est subtile, mais peut être importante dans certaines organisations :
Envoyer en tant que Lorsqu’une personne dispose des autorisations « Envoyer en tant que » sur une boîte aux lettres, les messages qu’elle envoie à partir de cette boîte aux lettres affichent uniquement le nom du propriétaire de la boîte aux lettres dans le champ De : du message. Dans l’exemple ci-dessus, si Rob dispose des autorisations « Envoyer en tant que » sur la boîte aux lettres de Mary, les messages qu’il envoie à partir de sa boîte aux lettres affichent De : Marie aux destinataires.
Envoyer de la part de Quand une personne dispose des autorisations « Envoyer de la part » sur une boîte aux lettres, les messages qu’il envoie à partir de la boîte aux lettres du propriétaire indiquent que le message a été envoyé par une personne au nom du propriétaire de la boîte aux lettres. Dans l’exemple ci-dessus, si Rob dispose des autorisations « Envoyer au nom » sur la boîte aux lettres de Mary, les messages qu’il envoie à partir de sa boîte aux lettres affichent De : Rob au nom de Mary aux destinataires.
Les autorisations d’envoi dont dispose une personne sur la boîte aux lettres d’un autre utilisateur sont importantes lorsque vous réfléchissez à la façon dont les éléments envoyés doivent être gérés. Cela est dû au fait que vous pouvez décider, pour chaque niveau d’autorisation, si les messages doivent être stockés uniquement dans le dossier Éléments envoyés de l’assistant ou dans les dossiers Éléments envoyés de l’assistant et du responsable. Microsoft 365 et Office 365 par défaut stockent les éléments envoyés pour les messages envoyés avec les autorisations « Envoyer en tant que » et « Envoyer de la part » dans les éléments envoyés de l’assistant uniquement. Vous pouvez modifier ce comportement par défaut en suivant les étapes ci-dessous.
Conseil
Les responsables peuvent avoir plusieurs assistants avec différents niveaux d’autorisations. Dans l’exemple ci-dessus, alors que Rob peut être en mesure d’envoyer des messages au nom de Marie, elle pourrait avoir un autre assistant qui peut Envoyer en tant que Marie. Si tel était le cas, le service informatique de Mary pourrait effectuer les étapes pour les autorisations « Envoyer en tant que » et « Envoyer de la part ».
Comment faire configurer une boîte aux lettres pour enregistrer les messages « Envoyés en tant que » d’un responsable lorsqu’ils sont envoyés par un assistant ?
Lorsque vous effectuez ces étapes, tous les messages envoyés en tant que gestionnaire dont vous configurez la boîte aux lettres sont enregistrés dans le dossier Éléments envoyés du responsable. Pour configurer cela, suivez simplement les étapes ci-dessous. Vous devez utiliser Windows PowerShell pour effectuer les étapes. Si vous ne l’avez pas déjà utilisée, accédez à Se connecter à Exchange Online PowerShell pour obtenir des instructions sur la façon de vous connecter. Il y a une excellente vidéo aussi!
Obtenez l’adresse e-mail du responsable.
Utilisez la syntaxe suivante dans Exchange Online fenêtre PowerShell :
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Par exemple, si l’adresse e-mail de Mary est mary@contoso.com, son service informatique exécute la commande suivante :
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Voilà ! Le responsable obtient désormais automatiquement une copie des messages envoyés par un assistant, dans son dossier Éléments envoyés.
Conseil
Vous pouvez désactiver cette option en suivant les étapes ci-dessus et en remplaçant $true par $false dans la commande [Set-Mailbox]. Par exemple, pour la désactiver pour Mary, ils exécutent la commande : Set-Mailbox -Identity mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $false.
Comment faire configurer une boîte aux lettres pour enregistrer les messages « Envoyés de la part d’un responsable » lorsqu’ils sont envoyés par un assistant ?
Lorsque vous effectuez ces étapes, tous les messages envoyés au nom du responsable dont vous configurez la boîte aux lettres sont enregistrés dans le dossier Éléments envoyés du responsable. Pour configurer cela, suivez simplement les étapes ci-dessous. Vous devez utiliser Windows PowerShell pour effectuer les étapes. Si vous ne l’avez pas déjà utilisée, accédez à Se connecter à Exchange Online PowerShell pour obtenir des instructions sur la façon de vous connecter. Il y a une excellente vidéo aussi!
Obtenez l’adresse e-mail du responsable.
Utilisez la syntaxe suivante dans le Exchange Online PowerShell :
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Par exemple, si l’adresse e-mail de Mary est mary@contoso.com, son service informatique exécute la commande suivante
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Voilà ! Le responsable obtient désormais automatiquement une copie des messages envoyés par un assistant, dans son dossier Éléments envoyés.
Conseil
Vous pouvez désactiver cette option en suivant les étapes ci-dessus et en remplaçant $true par $false dans la commande [Set-Mailbox]. Par exemple, pour la désactiver pour Mary, ils exécutent la commande Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false.