Créer et réserver un espace de travail dans Outlook

Définition de l’espace de travail

Un espace de travail est un emplacement physique où les employés peuvent travailler. Il peut être constitué d’un seul bureau, d’un seul cube ou de plusieurs bureaux, selon la capacité disponible.

Dans ce cas, la capacité fait référence au nombre total de personnes qui peuvent travailler dans l’espace de travail en même temps. Par exemple, si un espace de travail de 10 bureaux est réservé à une capacité de 50 % pour une période spécifique, seulement cinq personnes supplémentaires peuvent réserver l’espace de travail pour cette période. Si c’est le cas, l’espace de travail devient indisponible pour les autres utilisateurs. Si une 11e personne tente de réserver l’espace de travail, la demande est refusée.

Avantages d’un espace de travail

Les administrateurs peuvent permettre aux utilisateurs de réserver des bureaux, des cubes ou d’autres types d’espace de travail dans un processus simple et rapide. Les ressources de chaque espace de travail peuvent être gérées comme une salle de conférence.

Un espace de travail peut être réservé plusieurs fois par différents utilisateurs en même temps jusqu’à une capacité définie. Toutefois, les chambres ne peuvent être réservées qu’une seule fois à un moment spécifique. Comme les salles, les administrateurs peuvent ajouter des espaces de travail à des listes de salles, ajouter Set-Place des étiquettes et définir Set-CalendarProcessing des paramètres.

Comment créer un espace de travail

La création d’un espace de travail est similaire à la configuration d’une salle. La différence est que vous définissez le type de boîte aux lettres de ressource sur Workspace au lieu de Room. En outre, vous définissez sur EnforceCapacityTrue. Voici les étapes pour créer un espace de travail :

1. Créez une boîte aux lettres en tant qu’espace de travail à l’aide de l’applet de New-Mailbox commande :

   New-Mailbox -Room <alias> | Set-Mailbox -Type Workspace
   

2. Ajoutez les métadonnées requises (telles que Capacity, Street ou City) à l’aide de l’applet de commande Set-Place .

   Remarque :
   Dans les environnements hybrides, cette applet de commande ne fonctionne pas sur les propriétés suivantes des boîtes aux lettres de salle synchronisées : City, CountryOrRegion, GeoCoordinates, Phone, PostalCode, State et Street. Pour modifier ces propriétés, utilisez l’applet Set-User de commande ou Set-Mailbox dans Exchange Server (localement).

3. Pour afficher un espace de travail dans un bâtiment particulier, ajoutez l’espace de travail à une liste de salles appropriée (groupe de distribution) :

   Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32" -Member <wkspace3223@contoso.com>  
   

4. Appliquez la capacité de l’espace de travail et spécifiez une durée de réservation minimale pour la réservation de l’espace de travail.

   Set-CalendarProcessing  -Identity <alias> -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes <int32>  
   

Remarques :

• Les groupes de distribution ou les listes ne peuvent pas être ajoutés à la demande de réservation. Seuls les utilisateurs individuels peuvent être ajoutés. Les réservations d’espace de travail comptent les participants sur la demande en fonction de la capacité.
• L’affichage des espaces de travail et des listes de nouvelles salles dans la recherche de salle peut prendre jusqu’à 24 heures.
• Vous pouvez désormais ajouter des plans d’étage à vos espaces de travail à l’aide de Microsoft Search dans Outlook pour iOS et Android.

Comment réserver un espace de travail

La réservation d’un espace de travail est identique à la réservation d’une chambre. Vous pouvez réserver un espace de travail via Outlook (Outlook pour Windows, Outlook pour iOS et Android, Outlook sur le web et Outlook pour Mac). La principale différence consiste à choisir « espace de travail » au lieu de « salle de conférence » dans la liste déroulante Type de recherche de salles.

Remarque :
Les stratégies qui s’appliquent à une salle peuvent également s’appliquer à un espace de travail. Toutefois, les espaces de travail peuvent être réservés simultanément par plusieurs personnes en fonction d’une capacité définie. Les espaces de travail ont une durée de réservation minimale requise.

Voici les étapes pour réserver un espace de travail :

1. Ouvrez le calendrier Outlook, puis sélectionnez Nouvelle réunion (nous vous recommandons d’utiliser le paramètre Toute la journée ).

2. Définissez l’option Afficher sous : status sur Gratuit afin que la réservation de l’espace de travail ne bloque pas votre calendrier.

3. Dans le panneau Recherche de salles, sélectionnez un bâtiment dans la liste déroulante Bâtiment , puis sélectionnez Espaces de travail dans la liste déroulante Type , comme suit :

   Remarques :

   • Si vous ne voyez pas la liste Type ou l’option Espaces de travail , l’option Bâtiment (liste de salles) peut ne pas inclure d’espaces de travail.
   • La liste Bâtiment est remplie en fonction des listes de salles au lieu de l’attribut Building .

   Exemples de capture d’écran

   Dans Outlook pour Windows :

   

   Dans Outlook sur le web :

   

   Dans Outlook pour iOS et Android :

   

   Remarque :
   Assurez-vous que la réservation de l’espace de travail est activée dans les paramètres du calendrier.

4. Parcourez les espaces de travail disponibles. La disponibilité est indiquée selon qu’il existe ou non un espace de travail disponible pendant la durée.

   En outre, vous pouvez trouver des espaces de travail dans les suggestions d’emplacement et le carnet d’adresses. Cela est dû au fait que les espaces de travail sont des boîtes aux lettres de ressources.

5. Enregistrez la réservation de l’espace de travail. Vous recevrez un e-mail généré automatiquement concernant la réservation qui ressemble à ce qui suit.

   

Remarque :
Vous pouvez ajouter d’autres participants à une réservation d’espace de travail et leur réserver des sièges en fonction de la capacité d’un espace de travail. Si le nombre de participants dépasse la capacité de l’espace de travail, la réservation de l’espace de travail est rejetée.

Foire aux questions

Q1 : Les administrateurs peuvent-ils restreindre les personnes autorisées à réserver un espace de travail ?

A1 : Oui. Les administrateurs peuvent restreindre les personnes autorisées à réserver un espace de travail de la même façon qu’un administrateur peut restreindre les personnes autorisées à réserver une salle.

Q2 : Les administrateurs peuvent-ils configurer la durée minimale de réservation pour la réservation d’un espace de travail ?

A2 : Oui. Les administrateurs peuvent définir la durée minimale de réservation d’un espace de travail à l’aide du -MinimumDurationInMinutes paramètre .

Q3 : Les espaces de travail peuvent-ils être réservés dans une réunion périodique ?

A3 : Oui. Les espaces de travail peuvent être réservés dans une série de réunions périodiques de la même manière que les salles. Les administrateurs peuvent également limiter la durée à l’avance de la réservation d’un espace de travail. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Créer et gérer des boîtes aux lettres de salle.

Q4 : Les utilisateurs peuvent-ils voir la disponibilité et la capacité restante dans les espaces de travail ?

A4 : Non. Actuellement, les espaces de travail affichent uniquement la capacité totale de l’espace de travail.

Q5 : Quels types de métriques de création de rapports sont disponibles pour les espaces de travail ?

A5 : Actuellement, aucune métrique de création de rapports d’espace de travail n’est disponible publiquement.

References

• Réserver un espace de travail dans Outlook
• Guide pratique pour configurer la nouvelle recherche de salles dans Outlook
• Création et gestion des boîtes aux lettres de salle
• Gérer les plans d’étage