À propos des boîtes aux lettres partagées

Les Boîtes aux lettres partagées sont utilisées lorsque plusieurs personnes doivent accéder à la même boîte aux lettres, par exemple, une information d’entreprise ou une adresse de courrier du support technique, du bureau d'accueil, ou d'un autre poste pouvant être partagé par plusieurs personnes.

Les utilisateurs disposant d’autorisations sur la boîte aux lettres du groupe peuvent Envoyer en tant que ou Envoyer de la part pour le compte de l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres si l’administrateur leur a accordé cette autorisation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les boîtes aux lettres d’aide et de support, car les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails à partir du « Support technique de Contoso » ou du « Bureau d'accueil du bâtiment A ».

Avant de créer une boîte aux lettres partagée, voici quelques points à connaître :

• Licences : Votre boîte aux lettres partagée peut stocker jusqu’à 50 Go de données sans que vous n’ayez besoin de lui attribuer une licence. Après cela, vous devez attribuer une licence à la boîte aux lettres pour stocker davantage de données. Si vous souhaitez en savoir plus sur les licences de boîte aux lettres partagées, veuillez consulter la rubrique Exchange Online limits. Lorsqu'une boîte aux lettres partagée atteint sa limite de stockage, vous serez en mesure de recevoir des courriers électroniques pendant un certain temps, mais vous ne pourrez pas envoyer de nouveaux messages électroniques. Puis, après cela, vous ne pourrez plus recevoir de message. Les expéditeurs des courriers vers votre boîte aux lettres recevront un accusé de réception négatif.

• Autorisations utilisateur : Vous devez accorder aux utilisateurs des autorisations (appartenance) pour utiliser la boîte aux lettres partagée. Seules les personnes internes à votre organisation peuvent utiliser une boîte aux lettres partagée.

• Utilisateurs externes : Vous ne pouvez pas accorder à des personnes extérieures à votre entreprise (par exemple, des personnes disposant d’un compte Gmail) l’accès à votre boîte aux lettres partagée. Si vous voulez effectuer cette action, envisagez plutôt de créer un groupe pour Outlook. Pour plus d’informations, consultez Créer un groupe Microsoft 365 dans le Centre d’administration.

• Utiliser avec Outlook pour Android et l’application iOS : En plus d’utiliser Outlook sur le web à partir de votre navigateur pour accéder aux boîtes aux lettres partagées, vous pouvez également utiliser l’application Outlook pour iOS ou l’application Outlook pour Android. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter la rubrique Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook Mobile. Vous pouvez également créer un groupe pour votre boîte aux lettres partagée. Pour plus d'informations, voir Comparer les groupes.

• Chiffrement : vous ne pouvez pas chiffrer l’e-mail envoyé depuis une boîte aux lettres partagée. Cela s’explique par le fait qu’une boîte aux lettres partagée ne dispose pas de sa propre stratégie de sécurité (nom d’utilisateur/mot de passe) et que celle-ci ne peut donc pas se voir attribuer de clé. Si plusieurs personnes sont membres et envoient/reçoivent des messages électroniques chiffrés à l’aide de leur propre clé, certains membres pourront lire le message électronique et d’autres pas, selon la clé publique ayant servi à chiffrer le message.

• Conversion de boîte aux lettres : Vous pouvez convertir des boîtes aux lettres utilisateur en boîtes aux lettres partagées. Voir Convertir une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée.

• Administration rôles : les utilisateurs disposant de rôles d’administrateur Exchange peuvent créer des boîtes aux lettres partagées.

• Conditions d’abonnement : pour créer une boîte aux lettres partagée, vous devez vous abonner à une offre Microsoft 365 Entreprise incluant l’e-mail (service Exchange Online). L’abonnement Microsoft 365 Apps for business n’inclut pas l’e-mail. Microsoft 365 Business Standard inclut bel et bien l’e-mail.

• Connexion : une boîte aux lettres partagée n’est pas destinée à la connexion directe par le compte d’utilisateur associé. Vous devez toujours bloquer la connexion au compte de boîte aux lettres partagée, puis la conserver bloquée.

• Trop d’utilisateurs : Lorsqu’un trop grand nombre d’utilisateurs désignés accèdent simultanément à une boîte aux lettres partagée (le nombre maximal pris en charge est de 25), ils peuvent échouer par intermittence pour se connecter à cette boîte aux lettres ou avoir des incohérences telles que des messages dupliqués dans la boîte d’envoi. Dans ce cas, réduisez le nombre d’utilisateurs ou utilisez une charge de travail différente, comme un groupe Microsoft 365.

• Suppression de messages : malheureusement, vous ne pouvez pas empêcher les personnes de supprimer des courriers dans une boîte aux lettres partagée. La seule façon de contourner ce problème consiste à créer un groupe Microsoft 365 au lieu d’une boîte aux lettres partagée. Dans Outlook, les groupes sont semblables à une boîte aux lettres partagée. Si vous souhaitez obtenir une comparaison des deux options, veuillez consulter la rubrique Comparer les groupes. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez En savoir plus sur les groupes Microsoft 365.

• Multigéographique Dans un environnement multigéographique, les boîtes aux lettres partagées doivent être concédées sous licence de la même façon qu’une boîte aux lettres utilisateur. Notez que l’audit intergéographique des boîtes aux lettres n’est pas pris en charge. Par exemple, si un utilisateur se voit attribuer les autorisations d’accès à une boîte aux lettres partagée dans un autre emplacement géographique, les actions de boîte aux lettres effectuées par cet utilisateur ne sont pas enregistrées dans le journal d’audit de la boîte aux lettres partagée.

Résolution des problèmes de boîte aux lettres partagée

Erreur lors de la création de boîtes aux lettres partagées

Si le message d’erreur s’affiche, l’adresse proxy « smtp :<shared mailbox name> » est déjà utilisée par les adresses proxy ou LegacyExchangeDN de «< name> ». Choisissez une autre adresse proxy, cela signifie que vous essayez de donner à la boîte aux lettres partagée un nom déjà utilisé. Par exemple, imaginons que vous vouliez donner les noms info@domaine1 et info@domaine2 à des boîtes aux lettres partagées. Il existe deux méthodes pour y parvenir :

• Utilisez Exchange Online PowerShell. Consultez ce billet de blog pour obtenir des instructions : Créer des boîtes aux lettres partagées avec le même alias dans différents domaines

• Nommez la deuxième boîte aux lettres partagée différemment du début pour contourner l’erreur. Ensuite, dans le Centre d’administration, renommez la boîte aux lettres partagée comme vous le souhaitez.

Erreur concernant le fait de ne pas disposer des autorisations d’envoi lors de l’utilisation d’une boîte aux lettres partagée

Si vous avez créé une boîte aux lettres partagée, puis que vous essayez d’envoyer un message à partir de celle-ci, vous pouvez obtenir ce qui suit :

Impossible d’envoyer ce message. Vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer le message au nom de l’utilisateur spécifié.

Ce message s’affiche lorsque Microsoft 365 rencontre un problème de latence de réplication. Elle devrait disparaître dans environ une heure, lorsque les informations relatives à votre nouvelle boîte aux lettres partagée (ou à l’utilisateur ajouté) sont répliquées dans tous nos centres de données. Attendez une heure, puis réessayez d’envoyer un message.

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