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Utiliser cost management dans le Centre d’administration Microsoft 365

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Si vous avez un type de compte de facturation Contrat client Microsoft (MCA), vous pouvez utiliser la page Gestion des coûts dans le Centre d’administration Microsoft 365 pour afficher, analyser et gérer les coûts de votre service. Pour accéder à la page Gestion des coûts, dans le volet de navigation gauche du Centre d’administration, sélectionnez Gestiondes coûtsde facturation>.

Avant de commencer

Qu’est-ce que la gestion des coûts ?

La gestion des coûts est une méthodologie utilisée pour planifier et contrôler le budget d’une organisation. Microsoft introduit de nouveaux produits et services qui utilisent un modèle de facturation de paiement à l’utilisation, où vous payez uniquement pour ce que vous utilisez. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, les fonctionnalités de gestion des coûts permettent de réduire les coûts et les frais généraux nécessaires pour gérer les ressources de votre organisation et de suivre vos frais variables de paiement à l’utilisation. Vous pouvez également :

  • Télécharger les données de coût et d’utilisation utilisées pour générer votre facture mensuelle
  • Appliquer de manière proactive l’analyse des données à vos coûts
  • Définir des seuils de dépense
  • Identifier les opportunités de modifications de charge de travail qui peuvent optimiser vos dépenses (processus internes)

Comprendre vos coûts

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion des coûts pour passer en revue vos coûts facturés et gérer l’accès aux informations de facturation. Dans les grandes organisations, les équipes d’approvisionnement et de finances effectuent généralement des tâches de facturation.

Lorsque vous vous inscrivez pour utiliser un produit Microsoft 365 pour les entreprises, un compte de facturation est automatiquement créé pour vous. Vous utilisez votre compte de facturation pour gérer vos factures et vos paiements, et suivre les coûts. Il est possible que vous ayez plusieurs comptes de facturation. Pour chaque entité juridique ou adresse vendue pour votre organisation, vous recevez un compte de facturation distinct.

Planifier et contrôler les coûts

La gestion des coûts dans le Centre d’administration Microsoft 365 vous aide à planifier et à contrôler les coûts de votre organisation en vous aidant à effectuer les tâches suivantes :

  • Analyser les coûts : Les vues de gestion des coûts vous permettent d’explorer et d’analyser les coûts de votre organisation. Vous pouvez afficher les coûts agrégés par organisation pour comprendre où les coûts sont accumulés et identifier les tendances des dépenses. Vous pouvez également voir les coûts cumulés au fil du temps pour estimer les tendances des coûts mensuels, trimestriels ou même annuels par rapport à un budget.
  • Créer des budgets : Les budgets vous aident à planifier et à respecter la responsabilité financière au sein de votre organisation. Ils permettent d’éviter que les seuils ou limites de coût ne soient dépassés. Les budgets peuvent également vous aider à informer d’autres personnes sur leurs dépenses pour gérer les coûts de manière proactive. Et avec les budgets, vous pouvez voir comment les dépenses au sein de votre organisation progressent au fil du temps.

Afficher les coûts

La page Gestion des coûts dans le Centre d’administration comporte un onglet par défaut avec un lien vers l’affichage intelligent Produits + Services où vous pouvez voir la répartition des produits et services utilisés pendant la période sélectionnée. Le graphique de la page décompose les coûts quotidiens des principaux services. Utilisez le sélecteur de dates pour revenir sur les coûts historiques et utiliser différentes plages de dates pour comparer les tendances des coûts.

Coûts de téléchargement

Sélectionnez Télécharger pour télécharger vos données de coût quotidien dans un fichier CSV ou Excel. Vous pouvez utiliser les données pour analyser plus en détail vos frais ou fusionner avec d’autres données, si nécessaire.

Créer des budgets

Les budgets vous permettent de surveiller vos frais et de vous assurer que vous êtes conscient lorsque vous dépassez les seuils spécifiés. Vous pouvez créer un budget rapide dans lequel vous définissez un seuil sous lequel vous souhaitez rester sous chaque mois. Le budget vous envoie une notification lorsque vos coûts dépassent ce seuil. Les notifications sont envoyées uniquement à l’administrateur qui a créé le budget. Pour créer un budget, sélectionnez Créer, entrez un seuil, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour personnaliser le budget, sélectionnez Configurer les paramètres avancés. Vous pouvez donner un nom à votre budget et modifier le montant du seuil. Vous pouvez également configurer un budget mensuel, trimestriel ou annuel, et choisir la période pour laquelle les notifications budgétaires sont envoyées.

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