Configurer des équipes ouvertes entre différents emplacements dans Shifts pour votre première ligne
Remarque
Cette fonctionnalité est actuellement disponible en préversion publique.
Vue d’ensemble
Que sont les équipes ouvertes ?
Les shifts ouverts sont des shifts qui ne sont attribués à personne. Dans Shifts, les gestionnaires de première ligne peuvent créer et partager des quarts de travail ouverts dans le calendrier que les travailleurs de première ligne peuvent demander.
Que sont les équipes ouvertes entre les emplacements ?
Avec la fonctionnalité d’ouverture de shifts sur plusieurs emplacements dans Shifts, vos responsables de première ligne peuvent proposer des shifts ouverts sur plusieurs emplacements (équipes) au sein des régions ou des zones définies dans votre hiérarchie opérationnelle. Cela permet aux employés de première ligne de voir et de demander les équipes ouvertes disponibles à d’autres emplacements spécifiés.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez :
- Optimisez votre main-d’œuvre en équilibrant l’offre et la demande de shifts entre différents emplacements au sein d’une zone.
- Donnez à vos employés de première ligne la possibilité de demander des quarts de travail ouverts à des emplacements qui leur conviennent.
- Améliorez la satisfaction des clients avec la possibilité de planifier n’importe qui dans une zone pour vous assurer que vos emplacements sont entièrement dotés.
Remarque
Cette fonctionnalité n’est pas encore prise en charge si vous avez intégré Shifts à votre système de gestion de la main-d’œuvre (WFM) via un connecteur Shifts.
Configurer votre hiérarchie
En tant qu’administrateur, vous définissez une hiérarchie opérationnelle de première ligne dans le Centre d’administration Teams pour mapper la structure des équipes et des emplacements de première ligne de votre organization à une hiérarchie.
Vous pouvez organiser les équipes de votre organization par pays, région, région, ville, district, etc.
Activer les shifts ouverts entre les emplacements
Après avoir défini votre hiérarchie, les responsables de première ligne (propriétaires d’équipe ou propriétaires de planification) doivent activer la fonctionnalité pour la planification de leur équipe sous l’onglet Paramètres dans Shifts.
Remarque
Pour case activée si cette fonctionnalité est configurée pour leur équipe, les responsables peuvent sélectionner Vérifier l’éligibilité. Si vous avez défini une hiérarchie opérationnelle et que l’équipe est incluse dans la hiérarchie, les responsables n’ont pas besoin d’effectuer cette étape.
Une fois qu’un responsable a activé la fonctionnalité dans les paramètres Shifts, il peut choisir de l’activer pour chaque shift ouvert qu’il crée dans un groupe de planification à l’aide du bouton bascule Ouvrir le décalage entre les emplacements .
Les travailleurs de première ligne qui font partie du même groupe de planification dans d’autres emplacements peuvent voir et demander les équipes ouvertes. Le responsable à l’emplacement où le shift ouvert est disponible peut approuver (ou refuser) la demande.
Pour en savoir plus sur l’expérience utilisateur, consultez :
- Utiliser des équipes ouvertes entre différents emplacements dans Shifts (gestionnaires de première ligne)
- Demander une équipe ouverte à un autre emplacement dans Shifts (travailleurs de première ligne)
Ce que vous devez savoir sur les noms des groupes de planification
- Le nom du groupe de planification d’une équipe ouverte doit correspondre à plusieurs emplacements. Cela garantit que les équipes ouvertes partagées par un responsable sont disponibles pour tous les workers du même groupe de planification à d’autres emplacements au sein de la hiérarchie.
- Les noms des groupes de planification ne respectent pas la casse. Par exemple, si un groupe de planification est nommé « Caissiers » à certains emplacements et « caissiers » à d’autres emplacements, l’équipe ouverte est disponible dans tous ces emplacements.
Exemple de scénario
Contoso possède des centaines de magasins. Chaque magasin est regroupé dans une zone et est géré par un responsable différent. Pour simplifier ce scénario, nous nous concentrons sur deux magasins dans la région Ouest.
Dans cet exemple :
- L’administrateur informatique de Contoso a configuré une hiérarchie opérationnelle dans le centre d’administration Teams pour mapper sa structure d’équipe de première ligne.
- Bellevue et Redmond sont des emplacements de magasin qui se trouvent au même niveau de la hiérarchie. Ils partagent le nœud parent, West.
- Les groupes de planification dans Shifts à ces emplacements sont basés sur les types de travaux : Sélecteurs, Exécuteurs, Stockers, Spécialistes de l’inventaire.
- Rôles:
- Babbak est le responsable de l’emplacement bellevue.
- Kayo est le directeur de l’emplacement de Redmond
- Isaac est un travailleur à l’emplacement de Redmond dans le groupe de planification sélecteurs.
Babbak et Kayo activent la fonctionnalité dans les paramètres Shifts pour leurs plannings d’équipe. Babbak crée un décalage ouvert dans le groupe de planification Sélecteurs et active le bouton bascule Ouvrir les shifts entre les emplacements .
Babbak partage l’équipe ouverte, et les travailleurs qui appartiennent au groupe de planification sélecteurs aux emplacements Bellevue et Redmond peuvent le voir et le demander.
Isaac, qui veut gagner des heures supplémentaires, demande l’équipe ouverte disponible à l’emplacement bellevue. Babbak est averti et approuve la demande.