Évaluer la préparation au changement de l’organisation

Article
07/21/2023
S’applique à:

Microsoft Teams

Cet article fait partie de l’étape Préparation de l’utilisateur de votre parcours de mise à niveau, une activité que vous effectuez parallèlement à l’étape Préparation technique. Avant de continuer, vérifiez que vous avez terminé ces activités des étapes précédentes :

Une fois que vous avez sécurisé votre équipe de projet et défini votre vision, votre étendue et vos objectifs, l’étape suivante de votre parcours de mise à niveau consiste à vous assurer que vos organization et vos utilisateurs sont prêts pour Teams, une activité que vous effectuez parallèlement à la garantie de votre préparation technique. Pour tirer profit de Teams, les utilisateurs doivent l’utiliser. Le simple fait d’activer Teams ne garantit pas que vous atteignez votre objectif. Les utilisateurs ont différents cas d’usage et différents styles d’apprentissage, et ils s’adaptent aux nouvelles technologies à des vitesses différentes. La bonne nouvelle est que la gestion du changement n’est pas si compliquée, mais elle nécessite un effort ciblé. Les discussions guidées ci-dessous sont conçues pour vous aider à comprendre votre base d’utilisateurs afin que vous puissiez préparer le niveau d’éducation approprié pour faciliter et accélérer l’adoption par les utilisateurs. Il existe deux façons d’examiner votre base d’utilisateurs :

Préparation aux changements organisationnels : comprendre la rapidité (ou non) des utilisateurs à réagir aux changements. Ces informations vous aideront à déterminer la quantité de sensibilisation, de formation et de vente à valeur ajoutée que vous devrez peut-être faire pour favoriser l’adoption par les utilisateurs.
Scénarios de travail d’équipe : comprendre le fonctionnement des utilisateurs vous permet de mapper Teams à leurs activités professionnelles, d’accélérer l’adoption et de faciliter le passage à la Skype Entreprise.

Remarque

Vous pouvez adapter les activités d’évaluation indiquées ci-dessous à n’importe quelle initiative de changement dans votre organization. Répondez simplement aux questions en fonction de l’étendue de votre projet. Dans les discussions suivantes, la « nouvelle solution » peut s’appliquer à l’appel audio, à l’audioconférence ou à votre mise à niveau de Skype Entreprise vers Teams.


Points de décision	Quelle est la culture de votre organization en matière de changement ? Comment la nouvelle technologie peut-elle optimiser la façon dont les utilisateurs travaillent ? Quels utilisateurs sont susceptibles de nécessiter une attention particulière pour les amener à changer leur façon de travailler ?
Étapes suivantes	Utilisez les conseils suivants et les activités associées pour capturer le profil de préparation utilisateur de votre organization.

Préparation aux changements organisationnels

En évaluant la préparation de votre organization, vous pouvez déterminer dans quelle mesure vos utilisateurs sont susceptibles d’être réceptifs (ou non) à changer leur façon de travailler et à adopter de nouvelles technologies. Comprendre comment les utilisateurs réagissent au changement permet à votre organization de répondre de manière proactive aux préoccupations, d’ajuster votre plan de déploiement pour obtenir un adhésion optimale et d’identifier les utilisateurs qui peuvent réellement vous aider à faciliter le changement avec leurs pairs.

Activité

Utilisez les starters de conversation suivants pour effectuer une évaluation de la préparation de l’organisation et documenter la culture de votre organization en matière de changement. Ces informations peuvent vous aider à déterminer le niveau de sensibilisation et de formation que vous devrez peut-être implémenter pour votre projet. Ne vous inquiétez pas des nombres exacts. Cet exercice représente une compréhension générale de votre culture organisationnelle. Si vous avez besoin d’aide pour commencer, évaluez simplement un déploiement antérieur. Cela peut vous aider à anticiper la façon dont les utilisateurs peuvent réagir aux changements et vous aider à traiter de manière proactive les réactions que vous attendez.

Quel pourcentage d’utilisateurs entrent dans chaque compartiment ?

Utilisateurs précoces	Utilisateurs informés	Retardataires
Ces utilisateurs demandent la solution avant qu’elle ne soit disponible.	Ces utilisateurs acceptent la solution dès que sa valeur est démontrée.	Ces utilisateurs rejettent la solution, même lorsqu’ils sont poussés au changement.

Pointe

Inscrivez vos premiers utilisateurs pour vos tests pilotes en plus de servir de champions pairs. Les champions aident à évangéliser les nouvelles technologies et à montrer par l’exemple à leurs pairs comment réaliser de la valeur. Pour en savoir plus sur la création d’un programme de champions formel, consultez le guide d’adoption d’Office. Vos retardataires pourraient avoir besoin de plus de convaincre avant d’adopter une nouvelle technologie. Si plus de 20 % de votre organization tombent dans ce compartiment, passez plus de temps à communiquer les messages de valeur et à fournir des formations personnalisées. En outre, aidez-les à travers le changement en ouvrant une boucle de commentaires pour mieux comprendre et traiter leurs hésitations.

Quel pourcentage d’utilisateurs entrent dans chaque compétence ?

Auto-motivé	Joueurs d’équipe	Chercheurs de maintien de la main
Ces apprenants recherchent des ressources, apprennent en faisant.	Ces utilisateurs bénéficient d’une formation de groupe et interactive ; ils iront avec leurs collègues.	Ces utilisateurs attendent une assistance « white glove » ou un-à-un.

Pointe

Tout le monde n’apprend pas de la même façon. Pour ceux qui sont motivés, pointez sur les vidéos en ligne et les articles de formation de Microsoft. Si 20 % ou plus sont des joueurs d’équipe, faites appel à votre équipe d’entraînement ou à un partenaire pour offrir une formation interactive en direct (en personne ou en ligne). En règle générale, vous trouverez des cadres ou des rôles ciblés dans la catégorie tenue de main. Il s’agit d’un groupe critique qui bénéficierait de sessions de formation courtes et personnalisées. Faites appel à vos champions pour aider à fournir des formations à ces utilisateurs, pour une expérience optimale.

Évaluation des scénarios de travail d’équipe

Microsoft Teams étend les fonctionnalités de Skype Entreprise, offrant une solution complète de communication et de collaboration. Lorsque vous concevez votre plan de mise à niveau des utilisateurs de Skype Entreprise vers Teams, réfléchissez à la façon dont vous pouvez utiliser la puissance de la collaboration en équipe pour exciter les utilisateurs et faciliter leur transition de Skype Entreprise à Teams.

À la base, le travail d’équipe est la façon dont les gens travaillent ensemble pour accomplir les choses. Il s’agit d’aligner les bonnes personnes avec les outils appropriés d’une manière qui leur convient. Teams regroupe des personnes, des conversations, des fichiers et des projets dans un même espace de travail, créant ainsi un véritable hub pour le travail d’équipe dans votre organization.

Comprendre comment les utilisateurs fonctionnent et comment ils se réunissent peut aider les utilisateurs à visualiser comment ils peuvent utiliser Teams, ce qui facilite le déplacement de Skype Entreprise. Il existe deux façons principales de penser aux scénarios de travail d’équipe : centré sur les personnes et centré sur le projet.

Le travail d’équipe centré sur le projet est centré sur un projet ou une initiative spécifique (par exemple, la planification d’un événement de lancement de produit). De la planification de l’étendue à la gestion du budget en passant par les efforts de marketing, le travail d’équipe centré sur les projets permet d’aligner les flux de travail du projet, tout le monde est informé.
Personnes travail d’équipe centré autour de personnes ayant des responsabilités ou des attributs similaires qui peuvent travailler dans la même équipe (par exemple, l’équipe de vente, les guerriers de la route) ou entre les équipes (par exemple, les champions pairs). Qu’il s’agisse de discuter avec un collègue pour obtenir une réponse à une question ou de participer à une réunion d’équipe, les activités centrées sur les personnes incluent le partage d’informations et la création de rapports.

Pour tirer le meilleur parti de Teams, créez une stratégie de travail d’équipe qui inclut les deux scénarios, ce qui permet aux utilisateurs de comprendre comment Teams peut travailler pour eux.


Point de décision	Quels scénarios de travail d’équipe possibles utiliserez-vous pour accélérer l’adoption de Teams par les utilisateurs et faciliter votre mise à niveau à partir de Skype Entreprise ?
Étapes suivantes	Utilisez les exemples ci-dessous pour vous aider à créer vos propres scénarios de travail d’équipe. Documentez-les dans le classeur De mise à niveau. Pour obtenir des scénarios et des exemples supplémentaires, accédez à la bibliothèque de productivité.

Exemples

Travail d’équipe centré sur le projet : événement de lancement de produit (par exemple , votre organization se prépare à lancer un nouveau produit sur le marché et planifie un événement promotionnel de grande envergure pour sensibiliser, générer des prospects et encourager les ventes).

Considération	Remarques
Attributs principaux	Parties prenantes inter-équipes avec divers flux de travail de projet Réunions ciblées fréquentes Beaucoup de pièces/personnes qui se réunissent (budget, calendriers, présentations, inscription, et ainsi de suite)
Défis du travail d’équipe aujourd’hui	Les flux de travail fonctionnent en silos avec une visibilité limitée de l’ensemble des status de projet ou des efforts inter-équipes : Conversations déconnectées et absence de « qui fait quoi » Informations suivies à différents endroits sans visibilité inter-équipes Perte de temps de productivité lors de l’intégration d’un nouveau membre ou du rattrapage de la perte d’une réunion
Exigences relatives au travail d’équipe	Accès rapide à la planification du projet et à l’attribution de tâches Ouvrir un canal de conversation pour que tout le monde soit au courant Emplacement central des fichiers de présentation actuels et d’autres ressources Capacité à mettre rapidement de nouveaux membres de l’équipe de projet à la pointe Moyen de s’encourager et de se soutenir les uns les autres pour maintenir l’élan
Travail d’équipe dans Teams	Équipe/canaux pour organiser le contenu du projet et les conversations thématiques SharePoint pour l’hébergement de fichiers PPT¹ Planificateur/Trello pour l’attribution de tâches de projet individuelles et de dates d’échéance¹ Teams pour les réunions en ligne Application mobile Teams pour se connecter en déplacement

¹ Prise en charge de l’intégration ou de l’alignement des applications dans Teams.

travail d’équipe centré sur Personnes : l’équipe commerciale (par exemple , votre équipe commerciale dispersée dans la région doit rester connectée à partir de la route, rester alignée sur le pipeline et comprendre les offres et les initiatives clés qui peuvent aider à atteindre les objectifs de quota annuel)

Considération	Remarques
Attributs principaux	Travailler à distance (sur la route, les hôtels, les sites clients) Axé sur les relations – externe de base
Défis du travail d’équipe aujourd’hui	Conversations répétées avec plusieurs représentants de terrain (conversation, appels, réunions, etc.) : ne peuvent pas réunir tout le monde à la fois Occasions manquées d’apprendre des ventes « gagne » – le bouche à oreille partage uniquement Mélange continu entre les applications : Pipeline de ventes dans Excel Tendances dans Power BI Garantie des ventes dans un e-mail Ressources de démonstration client sur SharePoint Conversations 1 :1 et réunions à un moment donné Sensibilisation de la communauté des ventes dans Viva Engage
Exigences relatives au travail d’équipe	Accès rapide à la documentation de vente Contacter rapidement un expert Retour rapide pour les questions et les approbations Réunions commerciales, révisions de pipeline Ressources de formation sur les ventes Gestion de la base de données client
Travail d’équipe dans Teams	Équipes/canaux par région ou client conçus pour concentrer le contenu et les conversations SharePoint pour la documentation/ressources¹ XLS/Power BI pour le pipeline et les bases de données¹ Teams pour les réunions en ligne Application mobile Teams pour se connecter en déplacement Intégration d’applications Teams au système CRM¹ Viva Engage pour les insights et le partage d’informations sur les PME à large portée*¹

¹ Prise en charge de l’intégration ou de l’alignement des applications dans Teams.

Conseils pour identifier un « bon choix » pour votre stratégie de travail d’équipe

Il peut être facile de se laisser emporter par la création d’une stratégie de travail d’équipe pour chaque utilisateur, chaque équipe et chaque projet. Chaque projet ou équipe n’a pas besoin d’une stratégie de travail d’équipe entièrement définie. Voici quelques bonnes pratiques pour commencer :

Envisagez les projets inter-équipes qui commencent ou qui sont à venir.
- Planification d’événements : coordination à partir de plusieurs équipes (budget, logistique, présentations, et ainsi de suite)
- Piloter un nouveau produit - partager des informations, recueillir des commentaires dans un environnement contrôlé
Identifier les personnages des utilisateurs et les groupes de travail principaux, en connectant les différentes façons dont ils interagissent les uns avec les autres dans Teams
- Équipes commerciales/régions : guerriers de la route, ressources faciles d’accès, réponses rapides
- RH : processus standardisés dans toutes les divisions, approche cohérente pour l’embauche
- Travailleurs de première ligne : connexion à leurs pairs/gestion, accès aux procédures, NEO
Gardez ces considérations à l’esprit :
- Commencez petit. Enregistrez des projets plus volumineux et plus complexes pour une fois que vous avez vérifié le modèle de travail d’équipe.
- Concentrez-vous sur les nouveaux projets. Évitez de modifier un projet existant qui est bien en cours, car cela peut perturber le flux de travail.
- Tenez compte du minutage. Le déploiement d’une nouvelle stratégie de travail d’équipe aux ventes à la fin de votre exercice peut ne pas être idéal.
- Iterate. Pas besoin de réinventer la roue. Lorsque vous trouvez une structure de travail d’équipe qui fonctionne, répétez-la avec d’autres groupes de travail et projets. Définissez une équipe de modèles et définissez des instructions pour aider les utilisateurs à s’assimiler rapidement à Teams et fournir une cohérence.

Utilisez les informations que vous avez collectées ci-dessus pour informer votre plan de préparation des utilisateurs.

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