Gérer les événements OnMessageSend et OnAppointmentSend dans votre complément Outlook avec des alertes intelligentes

Les OnMessageSend événements et OnAppointmentSend tirent parti des alertes intelligentes, ce qui vous permet d’exécuter la logique après qu’un utilisateur a sélectionné Envoyer dans son message ou rendez-vous Outlook. Avec les alertes intelligentes, les utilisateurs de votre complément peuvent en profiter pour améliorer le contenu de leur courrier électronique, ajouter une étiquette de confidentialité manquante ou inclure un destinataire important dans une invitation à une réunion.

Les alertes intelligentes sont disponibles via la fonctionnalité d’activation basée sur les événements. Pour comprendre comment configurer votre complément pour utiliser cette fonctionnalité, utiliser d’autres événements disponibles, déboguer votre complément et bien plus encore, voir Configurer votre complément Outlook pour l’activation basée sur les événements.

Clients et plateformes pris en charge

Le tableau suivant répertorie les combinaisons client-serveur prises en charge pour la fonctionnalité Alertes intelligentes, y compris la mise à jour cumulative minimale requise Exchange Server le cas échéant. Les combinaisons exclues ne sont pas prises en charge.

Essayer les alertes intelligentes dans un complément basé sur les événements

Pour voir les alertes intelligentes en action, essayez la procédure pas à pas. Vous allez créer un complément qui vérifie si un document ou une image est joint à un message avant son envoi.

Comportement et scénarios des fonctionnalités d’alertes intelligentes

Les sections suivantes incluent des conseils sur les options du mode d’envoi et le comportement de la fonctionnalité dans certains scénarios.

Options de mode d’envoi disponibles

Lorsque vous configurez votre complément pour répondre à l’événement OnMessageSend ou OnAppointmentSend , vous devez inclure la propriété mode d’envoi dans le manifeste. Son balisage varie en fonction du type de manifeste utilisé par votre complément.

• Manifeste du complément uniquement : définissez la propriété SendMode de l’élément LaunchEvent .
• Manifeste unifié pour Microsoft 365 : définissez l’option « sendMode » de l’objet event dans le tableau « autoRunEvents ».

Si les conditions implémentées par votre complément ne sont pas remplies ou si votre complément n’est pas disponible lorsque l’événement se produit, une boîte de dialogue est affichée à l’utilisateur pour l’avertir que des actions supplémentaires peuvent être nécessaires avant que l’élément de courrier puisse être envoyé. La propriété mode d’envoi détermine les options disponibles pour l’utilisateur dans la boîte de dialogue.

Le tableau suivant répertorie les options de mode d’envoi disponibles.

inviter l’utilisateur

Si l’élément ne répond pas aux conditions du complément, l’utilisateur peut choisir Envoyer quand même dans l’alerte, ou résoudre le problème, puis réessayer d’envoyer l’élément. Si le traitement de l’élément prend beaucoup de temps, l’utilisateur est invité à arrêter l’exécution du complément et à choisir Envoyer quand même. Dans le cas où le complément n’est pas disponible (par exemple, une erreur de chargement du complément), l’élément est envoyé.

Utilisez l’option d’invite utilisateur dans votre complément si l’une des options suivantes s’applique.

• La condition vérifiée par le complément n’est pas obligatoire, mais il est agréable d’avoir dans le message ou le rendez-vous envoyé.
• Vous souhaitez recommander une action et permettre à l’utilisateur de décider s’il souhaite l’appliquer au message ou au rendez-vous envoyé.

Parmi les scénarios où l’option d’invite utilisateur est appliquée, citons la suggestion d’étiqueter le message ou le rendez-vous comme ayant une importance faible ou élevée et la recommandation d’appliquer une catégorie de couleur à l’élément.

bloc souple

Option par défaut si la propriété mode d’envoi de votre manifeste n’est pas configurée. L’utilisateur est averti que l’élément qu’il envoie ne répond pas aux conditions du complément et qu’il doit résoudre le problème avant de réessayer d’envoyer l’élément. Toutefois, si le complément n’est pas disponible (par exemple, il y a une erreur lors du chargement du complément), l’élément est envoyé.

Utilisez l’option de blocage logiciel dans votre complément quand vous souhaitez qu’une condition soit remplie avant l’envoi d’un message ou d’un rendez-vous, mais que vous ne souhaitez pas que l’utilisateur ne soit pas empêché d’envoyer l’élément si le complément n’est pas disponible. Les exemples de scénarios où l’option de bloc logiciel est utilisée incluent l’invite de l’utilisateur à définir le niveau d’importance d’un message ou d’un rendez-vous et la vérification que la signature appropriée est appliquée avant l’envoi de l’élément.

bloquer

L’élément n’est pas envoyé si l’une des situations suivantes se produit.

• L’élément ne répond pas aux conditions du complément.
• Le complément ne peut pas se connecter au serveur.
• Une erreur s’est produite lors du chargement du complément.

Utilisez l’option bloquer si les conditions du complément sont obligatoires, même si le complément n’est pas disponible. Par exemple, l’option bloquer est idéale lorsque les utilisateurs doivent appliquer une étiquette de confidentialité à un message ou à un rendez-vous avant de pouvoir l’envoyer.

Le complément n’est pas disponible

Si le complément n’est pas disponible lors de l’envoi d’un message ou d’un rendez-vous (par exemple, une erreur qui empêche le chargement du complément), l’utilisateur est alerté. Les options disponibles pour l’utilisateur varient en fonction de l’option de mode d’envoi appliquée au complément.

Si l’option d’invite utilisateur ou de bloc logiciel est utilisée, l’utilisateur peut choisir Envoyer quand même pour envoyer l’élément sans que le complément ne le vérifie, ou Essayer ultérieurement pour permettre la vérification de l’élément par le complément lorsqu’il redevient disponible.

Si l’option de blocage est utilisée, l’utilisateur ne peut pas envoyer l’élément tant que le complément n’est pas disponible.

Opérations de complément de longue durée

Si le complément s’exécute pendant plus de cinq secondes, mais moins de cinq minutes, l’utilisateur est averti que le traitement du message ou du rendez-vous prend plus de temps que prévu.

Si l’option d’invite utilisateur est utilisée, l’utilisateur peut choisir Envoyer quand même pour envoyer l’élément sans que le complément ne termine son case activée. L’utilisateur peut également sélectionner Ne pas envoyer pour arrêter le traitement du complément.

Toutefois, si l’option de bloc logiciel ou de bloc est utilisée, l’utilisateur ne pourra pas envoyer l’élément tant que le complément n’aura pas terminé de le traiter.

OnMessageSend et OnAppointmentSend les compléments doivent être courts et légers. Pour éviter la boîte de dialogue d’opération de longue durée, utilisez d’autres événements pour traiter les vérifications conditionnelles avant l’activation de l’événement OnMessageSend ou OnAppointmentSend . Par exemple, si l’utilisateur doit chiffrer les pièces jointes pour chaque message ou rendez-vous, envisagez d’utiliser l’événement OnMessageAttachmentsChanged ou OnAppointmentAttachmentsChanged pour effectuer la case activée.

Le complément a expiré

Si le complément s’exécute pendant cinq minutes ou plus, il expire. Si l’option d’invite utilisateur est utilisée, l’utilisateur peut choisir Envoyer quand même pour envoyer l’élément sans que le complément ne termine son case activée. L’utilisateur peut également choisir Ne pas envoyer.

Si l’option de bloc logiciel ou de bloc est utilisée, l’utilisateur ne peut pas envoyer l’élément tant que le complément n’a pas terminé son case activée. L’utilisateur doit tenter de renvoyer l’élément pour réactiver le complément.

Client Outlook en mode Travail hors connexion

Dans Outlook sur Windows (client classique à partir de la version 2310 (build 16913.10000)) et sur Mac (à compter de la version 16.80 (23121017)), un complément Alertes intelligentes qui implémente l’option bloc oubloc logiciel ne peut traiter un élément de messagerie que lorsque le client Outlook est en ligne. Si le mode Travail hors connexion est activé dans le client Outlook lorsqu’un élément de courrier est envoyé, l’élément n’est pas enregistré dans le dossier Boîte d’envoi et l’utilisateur est averti qu’il doit désactiver le mode Travail hors connexion avant de tenter d’envoyer son élément.

Si le complément Alertes intelligentes implémente l’option d’invite utilisateur , il ne traite pas les éléments de courrier lorsque le mode Travail hors connexion est activé. L’élément est enregistré dans le dossier Boîte d’envoi à la place.

L’utilisateur quitte le message actuel

Lorsqu’un utilisateur quitte le message qu’il envoie (par exemple, pour lire un message dans sa boîte de réception), le comportement d’un complément Alertes intelligentes diffère entre les clients Outlook. Sélectionnez l’onglet du client Outlook sur lequel le complément s’exécute.

Activer les alertes intelligentes dans les applications qui utilisent MAPI simple

Les utilisateurs peuvent envoyer des éléments de courrier via certaines applications qui utilisent MAPI simple, même si le client Outlook n’est pas en cours d’exécution au moment de l’envoi de l’élément. Lorsque cela se produit, tout complément Alertes intelligentes installé ne s’active pas pour case activée l’élément de courrier à des fins de conformité.

Pour vous assurer que les éléments sortants répondent aux conditions de votre complément Alertes intelligentes avant d’être envoyés, vous devez activer le paramètre Exécution d’Outlook pour l’envoi de stratégie de groupe courrier MAPI simple sur chaque ordinateur applicable dans votre organization.

Comportement lorsque le paramètre est activé

Lorsque le paramètre Exécution d’Outlook pour l’envoi de courrier MAPI simple est défini sur Activé, les utilisateurs doivent avoir leur client Outlook en cours d’exécution au moment de l’envoi d’un élément de courrier dans les scénarios suivants.

• Un fichier est envoyé en tant que pièce jointe via l’option Partager>Joindre une copie à la place dans Excel, Word ou PowerPoint.

  

• Un fichier est envoyé en tant que pièce jointe par le biais de l’option De destinataire Envoyer au>courrier dans Explorateur de fichiers.

  

• Un fichier est envoyé par le biais d’une application qui utilise MAPI simple, ce qui ouvre une nouvelle fenêtre outlook de message.

Si le client Outlook d’un utilisateur n’est pas en cours d’exécution au moment de l’envoi de l’élément de courrier, une boîte de dialogue s’affiche pour l’informer qu’il doit ouvrir son client pour envoyer l’élément.

Comportement lorsque le paramètre est désactivé ou non configuré

Lorsque le paramètre Exécution d’Outlook pour l’envoi de courrier MAPI simple est défini sur Désactivé ou Non configuré dans votre organization, tout utilisateur qui utilise des applications qui implémentent MAPI simple pour envoyer des éléments de courrier peut le faire sans activer son complément Alertes intelligentes pour les vérifications de conformité.

Configurer le paramètre stratégie de groupe

Par défaut, le paramètre Exécution d’Outlook pour l’envoi de courrier MAPI simple est défini sur Non configuré. Pour activer le paramètre, procédez comme suit :

1. Téléchargez l’outil de modèles d’administration.
2. Ouvrez l’Éditeur de stratégie de groupe local (gpedit.msc).
3. Accédez à Configuration utilisateur\Modèles d’administration\Microsoft Outlook 2016\Divers.
4. Ouvrez le paramètre Exécution d’Outlook pour envoi de courrier MAPI simple .
5. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez Activé.
6. Sélectionnez OK ou Appliquer pour enregistrer votre modification.

Limitations

Étant donné que les OnMessageSend événements et OnAppointmentSend sont pris en charge par le biais de la fonctionnalité d’activation basée sur les événements, les mêmes limitations de fonctionnalité s’appliquent aux compléments qui s’activent à la suite de ces événements. Pour obtenir une description de ces limitations, consultez Comportement et limitations de l’activation basée sur les événements.

En plus de ces contraintes, un seul instance chaque OnMessageSend événement et OnAppointmentSend peut être déclaré dans le manifeste. Si vous avez besoin de plusieurs OnMessageSend événements ou , OnAppointmentSend vous devez déclarer chacun d’eux dans un complément distinct.

Bien que vous puissiez modifier le message de boîte de dialogue Alertes intelligentes et le bouton Ne pas envoyer en fonction de votre scénario de complément, les éléments suivants ne peuvent pas être personnalisés.

• Barre de titre de la boîte de dialogue. Le nom de votre complément y est toujours affiché.
• Police ou couleur du message de boîte de dialogue. Toutefois, vous pouvez utiliser Markdown pour mettre en forme certains éléments de votre message. Pour obtenir la liste des éléments pris en charge, consultez Limitations de la mise en forme du message de boîte de dialogue à l’aide de Markdown.
• Icône en regard du message de boîte de dialogue.
• Boîtes de dialogue qui fournissent des informations sur le traitement et la progression des événements. Par exemple, le texte et les options qui apparaissent dans les boîtes de dialogue de délai d’expiration et d’opération de longue durée ne peuvent pas être modifiés.

Vous pouvez personnaliser le bouton Ne pas envoyer dans la boîte de dialogue pour ouvrir un volet Office ou exécuter une fonction. Pour obtenir des conseils sur les types de commandes de complément, consultez Types de commandes de complément.

Dans Outlook sur le web et dans le nouvel Outlook sur Windows :

• L’événement OnAppointmentSend se produit uniquement lorsque la réunion envoyée a été créée via l’option Nouvel événement . Si la réunion envoyée a été créée en sélectionnant une date et une heure directement dans le calendrier, l’événement OnAppointmentSend ne se produit pas.
• Lors du transfert d’une réunion, l’événement OnAppointmentSend se produit uniquement si l’organisateur transfère la réunion. Cela ne se produit pas si un participant transfère la réunion à laquelle il est invité.

Limitations de la mise en forme du message de boîte de dialogue à l’aide de Markdown

Vous pouvez utiliser Markdown pour mettre en forme le message d’une boîte de dialogue Alertes intelligentes. Toutefois, seuls les éléments suivants sont pris en charge.

• Texte en gras, en italique ou en gras et italique. Les formats astérisque (*) et trait de soulignement (_) sont pris en charge.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "**Important**: Apply the appropriate sensitivity label to your message before sending."
  });
  

  

• Listes à puces ou non triées. Pour créer un élément dans la liste, commencez par un tiret (-) ou un astérisque (*), ajoutez le contenu, puis ajoutez \r pour indiquer la fin de l’élément.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Your email doesn't meet company guidelines.\n\nFor additional assistance, contact the IT Service Desk:\n\n- Phone number: 425-555-0102\r- Email: it@contoso.com\r- Website: [Contoso IT Service Desk](https://www.contoso.com/it-service-desk)\r"
  });
  

  

• Listes numérotées ou triées. Pour créer un élément dans la liste, commencez par un nombre suivi d’un point, ajoutez le contenu, puis ajoutez \r pour indiquer la fin de l’élément. Le premier élément de la liste doit commencer par le numéro un (1.) et les nombres suivants doivent être dans l’ordre numérique.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Help your recipients know your intentions when you send a mail item. To set the sensitivity level of an item:\n\n1. Select **File** > **Properties**.\r2. From the **Sensitivity** dropdown, select **Normal**, **Personal**, **Private**, or **Confidential**.\r3. Select **Close**.\r"
  });
  

  

• Liens. Pour créer un lien, placez le texte de votre lien entre crochets ([]), puis placez l’URL HTTPS entre parenthèses (()). Vous devez fournir une URL HTTPS, sinon elle ne sera pas affichée sous la forme d’un lien qu’un utilisateur peut sélectionner dans la boîte de dialogue. Le format des crochets (<>) n’est pas pris en charge.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Need onsite assistance on the day of your meeting? Visit the [Contoso Facilities](https://www.contoso.com/facilities/meetings) page to learn more."
  });
  

  

• Nouvelles lignes. Utilisez \n\n pour créer une ligne.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Add a personalized user avatar to your signature today!\n\nTo customize your signature, visit [Customize my email signature](https://www.fabrikam.com/marketing/customize-email-signature)."
  });
  

  

Meilleures pratiques

La fonctionnalité Alertes intelligentes garantit que tous les éléments de courrier sortant sont conformes aux stratégies de protection des informations d’un organization et aide les utilisateurs à améliorer leurs messages par le biais de recommandations. Pour vous assurer que votre complément offre toujours aux utilisateurs une expérience d’envoi fluide et efficace, suivez les instructions suivantes.

• Ne laissez pas votre complément retarder davantage l’opération d’envoi. Les compléments Alertes intelligentes doivent être courts et légers. Évitez de surcharger les OnMessageSend gestionnaires d’événements et OnAppointmentSend avec des validations lourdes. Pour éviter cela, prétraiter les informations lorsque d’autres événements se produisent, tels que l’événement OnMessageRecipientsChanged ou OnMessageAttachmentsChanged . Pour déterminer les événements auxquels votre complément peut répondre, consultez la section « Événements pris en charge » dans Configurer votre complément Outlook pour l’activation basée sur les événements.
• N’implémentez pas de dialogues supplémentaires. Évitez de surcharger vos utilisateurs avec un trop grand nombre de dialogues. Au lieu de cela, personnalisez le texte dans la boîte de dialogue Alertes intelligentes pour transmettre des informations. Si nécessaire, vous pouvez également personnaliser le bouton Ne pas envoyer pour fournir aux utilisateurs des informations et des fonctionnalités supplémentaires via un volet office ou une fonction.
• Activez les paramètres de stratégie de groupe appropriés dans votre organization. Pour vous assurer que votre complément Alertes intelligentes s’active sur chaque élément de courrier, y compris ceux envoyés à l’aide d’applications qui implémentent MAPI simple, configurez le paramètre Exécution d’Outlook pour envoi MAPI simple . Pour en savoir plus sur ce paramètre, consultez Activer les alertes intelligentes dans les applications qui utilisent MAPI simple.

Déboguer votre complément

Pour obtenir des conseils sur la façon de résoudre les problèmes de votre complément Alertes intelligentes, consultez Résoudre les problèmes liés aux compléments basés sur les événements et la création de rapports de courrier indésirable.

Déployer sur les utilisateurs

À l’instar des autres compléments basés sur les événements, les compléments qui utilisent la fonctionnalité Alertes intelligentes doivent être déployés par l’administrateur d’un organization. Pour obtenir des conseils sur le déploiement de votre complément via le Centre d’administration Microsoft 365, consultez la section « Déployer sur les utilisateurs » dans Configurer votre complément Outlook pour l’activation basée sur les événements.

Différences entre les alertes intelligentes et la fonctionnalité d’envoi

Bien que les alertes intelligentes et la fonctionnalité d’envoi offrent à vos utilisateurs la possibilité d’améliorer leurs messages et invitations à une réunion avant leur envoi, les alertes intelligentes sont une fonctionnalité plus récente qui vous offre plus de flexibilité quant à la façon dont vous invitez vos utilisateurs à effectuer d’autres actions. Les principales différences entre les deux fonctionnalités sont décrites dans le tableau suivant.

Voir aussi

• Configurer votre complément Outlook pour l’activation basée sur les événements
• Options de liste AppSource pour votre complément Outlook basé sur les événements
• Exemple de code compléments Office : Exemple de code compléments Office : vérifier les catégories de couleurs d’un message ou d’un rendez-vous avant son envoi à l’aide d’alertes intelligentes
• Exemple de code compléments Office : vérifier l’étiquette de confidentialité d’un message