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Exporter un rapport paginé Power BI vers Microsoft Word (Power BI Report Builder)

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S’APPLIQUE À : Générateur de rapports Power BI Power BI Desktop

L’extension de rendu Word affiche les rapports paginés Power BI au format Microsoft Word (.docx). Il s'agit du format Office Open XML.

Le type de contenu des fichiers générés par ce convertisseur est application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document et l’extension de fichier est .docx.

Pour plus d’informations sur l’exportation vers Word, consultez Exporter des rapports (Power BI Report Builder).

Après avoir exporté le rapport vers un document Word, vous pouvez modifier le contenu de votre rapport et concevoir des rapports de style document comme des étiquettes de publipostage, des bons de commande ou des lettres types.

Notes

Vous pouvez créer et modifier des fichiers de définition de rapport (.rdl) paginé dans Power BI Report Builder.

Éléments de rapport dans Word

Les rapports exportés vers Word apparaissent sous la forme d'une table imbriquée qui représente le corps du rapport. Une région de données de tableau matriciel est rendue sous la forme d'une table imbriquée qui reflète la structure de la région de données dans le rapport. Les zones de texte et les rectangles sont rendus sous la forme d'une cellule dans la table. La valeur de zone de texte est affichée à l'intérieur de la cellule.

Les images, graphiques, barres de données, graphiques sparkline, cartes, indicateurs et jauges sont rendus sous la forme d'une image statique dans une cellule de table. Les liens hypertexte et liens d'extraction de ces éléments de rapport sont rendus. Les plans et les zones pouvant être sélectionnés dans un graphique ne sont pas pris en charge.

Les rapports en colonnes de style bulletin d'informations ne sont pas rendus dans Word. Les images et couleurs d'arrière-plan du corps du rapport ainsi que de la page ne sont pas rendus.

Pagination

Une fois que le rapport est ouvert dans Word, Word le repagine entièrement en fonction de la taille de la page. La repagination peut provoquer l'insertion de sauts de page à des endroits où vous n'aviez pas l'intention d'en ajouter, et, dans certains cas, peut engendrer la présence dans le rapport exporté de deux sauts de page consécutifs dans une ligne ou l'ajout de pages vides. Vous pouvez essayer de modifier la pagination de Word en ajustant les marges de page.

Ce convertisseur ne prend en charge que les sauts de page logiques.

Dimensionnement de page

Lorsque le rapport est rendu, la hauteur et la largeur de page Word sont définies par les propriétés RDL suivantes : hauteur et largeur du format de papier, marges de page gauche et droite, ainsi que marges de page supérieure et inférieure.

Largeur de page

Word prend en charge des largeurs de page allant jusqu'à 22 pouces. Si le rapport dépasse cette largeur, le convertisseur rendra tout de même le rapport. Toutefois, Word n'affichera pas le contenu du rapport en mode Impression ou Lecture. Pour afficher les données, passez en mode Normal ou Web. Dans ces modes, Word réduit la quantité d'espaces et affiche par conséquent une part plus importante du contenu du rapport.

Au moment du rendu, le rapport s'élargit autant que nécessaire, jusqu'à la limite de 22 pouces, pour afficher le contenu. La largeur minimale du rapport se base sur la propriété RDL Width dans le volet Propriétés.

Propriétés du document

Le convertisseur Word écrit les métadonnées suivantes dans le fichier DOCX.

Propriétés des éléments de rapport Description
Report Title (titre du rapport) Intitulé
Report.Author Auteur
Report.Description Commentaires

En-têtes et pieds de page

Les en-têtes et pieds de page sont rendus sous la forme de régions d'en-tête et de pied de page dans Word. Si un numéro de page de rapport ou une expression qui indique le nombre total de pages du rapport apparaît dans l'en-tête ou le pied de page du rapport, ils sont convertis en champ Word afin que le numéro de page exact soit affiché dans le rapport rendu. Si la hauteur d'en-tête ou de pied de page est définie dans le rapport, Word ne peut pas prendre en charge ce paramètre. La propriété PrintOnFirstPage peut, dans certaines circonstances, spécifier si le texte d’un en-tête et d’un pied de page est imprimé sur la première page d’un rapport. Si le rapport rendu contient plusieurs pages et si chaque page contient seulement une section, vous pouvez alors attribuer à PrintOnFirstPage la valeur False et le texte est supprimé sur la première page. Sinon, le texte est imprimé indépendamment de la valeur de la propriété PrintOnFirstPage.

Le convertisseur Word essaie d'analyser toutes les expressions dans les en-têtes et les pieds de page de rapport lorsque des rapports sont exportés vers Word. De nombreux formulaires d'expressions procèdent à une analyse et les valeurs attendues s'affichent dans les pieds de page et les en-têtes de toutes les pages du rapport.

Toutefois, lorsqu'un pied de page ou un en-tête de page contient une expression complexe qui retourne des valeurs différentes sur des pages différentes d'un rapport, la même valeur peut s'afficher sur toutes les pages du rapport. Les numéros de page dans les deux expressions suivantes ne sont pas incrémentés dans le rapport exporté. Le numéro de page se traduit par la même valeur sur toutes les pages du rapport.

  • ="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString

  • =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Cela se produit parce que le convertisseur Word analyse le rapport et recherche les champs pertinents à la pagination tels que PageNumber et TotalPages et ne gère que des références simples, sans appels à une fonction. Dans ce cas, l'expression appelle la fonction ToString . Les deux expressions suivantes sont équivalentes et permettent d’obtenir le résultat escompté quand vous prévisualisez le rapport dans Power BI Report Builder ou affichez le rapport publié dans un portail web des services Power BI ou une bibliothèque SharePoint. Toutefois, le convertisseur Word analyse uniquement la seconde expression et restitue les numéros de page corrects.

  • Expression complexe : l'expression est ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

  • Expression avec séquences de texte : Texte, Average sales, et expression, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales), et texte, Page number, et expression =Globals!PageNumber

Pour éviter ce problème, utilisez plusieurs séquences de texte plutôt qu'une expression complexe lorsque vous utilisez des expressions dans les pieds de page et les en-têtes. Les deux expressions suivantes sont équivalentes. La première est une expression complexe, la seconde utilise des séquences de texte. Le convertisseur Word analyse uniquement la seconde expression avec succès.

Plan du document

S'il existe des étiquettes Explorateur de documents dans le rapport, elles sont rendues sous la forme d'étiquettes de table des matières Word sur les éléments de rapport et groupes respectifs. L'étiquette Explorateur de documents est utilisée comme texte d'étiquette pour les étiquettes de table des matières. Le lien cible est positionné près de l'élément sur lequel l'étiquette est définie. Même si aucune table des matières n’est créée pour vous dans le document Word, vous pouvez générer votre propre table des matières à partir des étiquettes de mappage de document affichées dans le rapport, en utilisant les étapes suivantes.

  1. Dans le document Word, sélectionnez la position souhaitée de la table des matières.
  2. Dans le ruban, sélectionnez Insérer.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Composants rapides.
  4. Sélectionnez Champ dans le menu déroulant.
  5. Dans les noms de champ, sélectionnez TOC, puis sélectionnez le bouton Table des matières dans le volet Propriétés du champ.
  6. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le bouton Options et vérifiez que la zone Champs d’entrée du tableau est cochée.
  7. Sélectionnez OK dans les deux fenêtres contextuelles pour terminer le processus et générer la table des matières.

Pour plus d’informations, consultez Créer un plan de documents ou une table des matières (Power BI Report Builder).

Interactivité

Certains éléments interactifs sont pris en charge dans Word. Vous trouverez ci-dessous une description de comportements spécifiques.

Afficher et masquer

Le convertisseur Word rend les éléments de rapport en fonction de leur état au moment du rendu. Si l'état d'un élément de rapport est masqué, l'élément de rapport n'est pas rendu dans le document Word. Si l'état d'un élément de rapport est affiché, l'élément de rapport est rendu dans le document Word. La fonctionnalité d'activation et de désactivation n'est pas prise en charge dans Word.

Les liens hypertexte et liens d'extraction dans les éléments de rapport de type zone de texte et image sont rendus sous la forme de liens hypertexte dans le document Word. Quand vous sélectionnez le lien hypertexte, le navigateur web par défaut s’ouvre et accède à l’URL. Quand vous sélectionnez le lien hypertexte d’extraction, le serveur de rapports d’origine fait l’objet d’un accès.

Tri interactif

Le contenu du rapport est rendu en fonction du mode de tri actuel dans la région des données de rapport. Word ne prend pas en charge le tri interactif. Une fois le rapport rendu, vous pouvez appliquer un tri de table dans Word.

Signets

Les signets du rapport sont rendus sous la forme de signets Word. Les liens de signet sont rendus sous la forme de liens hypertexte qui se connectent aux étiquettes de signet dans le document. Les étiquettes de signet ne doivent pas comporter plus de 40 caractères. Le seul caractère spécial pouvant être utilisé dans une étiquette de signet est le trait de soulignement (_). Les caractères spéciaux non pris en charge sont supprimés du nom d'étiquette de signet. Par ailleurs, si le nom dépasse 40 caractères, il est tronqué. Si des noms de signet sont en double dans le rapport, les signets ne sont pas rendus dans Word.

Rendu des styles Word

Voici une description succincte du rendu des styles dans Word.

Palette de couleurs

Les couleurs rendues dans le rapport sont rendues dans le document Word.

Bordure

Les bordures des éléments de rapport autres que les bordures de page sont rendues sous la forme de bordures de cellule de tableau Word.

Traits ondulés dans les rapports exportés

Lorsqu'elles sont exportées et affichées dans Word, les données ou les constantes de rapport peuvent être soulignées par des traits ondulés rouges ou verts. Les traits rouges ondulés identifient les erreurs d'orthographe. Les traits verts ondulés identifient les erreurs de grammaire. Cela se produit lorsque le rapport comprend des mots non conformes à la vérification linguistique (orthographe et grammaire) de la langue d'édition spécifiée dans Word. Par exemple, les titres des colonnes de rapport en anglais seront probablement soulignés par des traits rouges ondulés si le rapport est rendu dans une version espagnole de Word. Les erreurs d'orthographe sont plus courantes dans les rapports que les erreurs de grammaire car les rapports comprennent généralement uniquement du texte court, des phrases ou des paragraphes incomplets.

La présence de traits ondulés dans les rapports implique que le rapport comporte des erreurs, ce qui n'est probablement pas le cas. Vous pouvez supprimer les lignes ondulées en modifiant la langue de vérification du rapport. Pour modifier la langue de vérification, sélectionnez le contenu du rapport et spécifiez la langue appropriée. Vous pouvez sélectionner tout ou seulement une partie du contenu. Dans Word, l’option de langue Définir la langue de vérification se trouve dans la zone Langue sous l’onglet Vérifier. Après avoir mis à jour le contenu, vous devez réenregistrer le document.

En fonction de la version linguistique de votre programme Office, les outils de vérification linguistique (par exemple, dictionnaire) du langage choisi sont inclus dans le programme ou fournis dans un pack linguistique Microsoft Office dont vous faites l'acquisition.

Les rubriques suivantes fournissent des informations supplémentaires sur le paramétrage des options d'Office et de Word.

Notes

Lorsque vous modifiez la langue d’édition dans les Préférences linguistiques de Microsoft Office ou dans la boîte de dialogue Options de Word dans Word, la modification s’applique à tous les programmes Office.

Limitations Word

Microsoft Word applique les limitations suivantes :

  • Les tableaux Word prennent en charge au maximum 63 colonnes. Si le rapport en contient plus et que vous essayez de le rendre, Word fractionne le tableau. Les colonnes supplémentaires sont placées en position adjacente aux 63 colonnes affichées dans le corps du rapport. Les colonnes du rapport risquent par conséquent de ne pas être alignées comme prévu.

  • Word prend en charge une largeur de page maximale de 22 pouces de large et de 22 pouces de haut. Si votre contenu dépasse 22 pouces, certaines données risquent de ne pas s'afficher en mode Impression.

  • Word ignore les paramètres de hauteur des en-têtes et pieds de page.

  • Une fois le rapport exporté, Word le pagine à nouveau. Cela peut entraîner l'ajout de sauts de page supplémentaires dans le rapport rendu.

  • Word ne répète pas les lignes d’en-tête en page deux et suivantes, même si vous affectez à la propriété RepeatOnNewPage de la ligne d’en-tête statique d’un tableau matriciel (tableau, matrice ou liste) la valeur True. Vous pouvez définir des sauts de page explicites dans votre rapport pour forcer l'apparition de lignes d'en-tête sur les nouvelles pages. Toutefois, étant donné que Word applique sa propre pagination au rapport rendu exporté vers Word, les résultats peuvent varier et la ligne d'en-tête peut ne pas se répéter comme prévu. La ligne d'en-tête statique est la ligne qui contient les en-têtes de colonne.

  • Les zones de texte s'agrandissent lorsqu'elles contiennent des espaces insécables.

  • Lorsque du texte est exporté vers Word, le texte avec les ornements de police dans certaines polices peut générer des glyphes inattendus ou manquants dans le rapport rendu.

Avantages de l’utilisation du renderer Word

En plus de rendre les nouvelles fonctions des fichiers .docx Microsoft Word disponibles dans les rapports exportés, les fichiers *.docx des rapports exportés ont tendance à diminuer. Les rapports exportés à l'aide du convertisseur Word sont généralement beaucoup plus petits que les mêmes rapports exportés à l'aide du convertisseur Word 2003.

Compatibilité descendante des rapports exportés

Vous pouvez sélectionner un mode de compatibilité Word et définir les options de compatibilité. Le convertisseur Word crée des documents avec le mode de compatibilité activé. En enregistrant de nouveau les documents avec le mode de compatibilité désactivé, il est possible que la mise en page du document soit modifiée.

Si vous désactivez le mode de compatibilité, puis enregistrez de nouveau un rapport, la mise en page du rapport peut être modifiée de façon inattendue.

Différences entre les renderers Word et Word 2003

Les rapports rendus avec les convertisseurs Word ou Word 2003 peuvent être très facilement confondus. Toutefois, vous pouvez remarquer des différences mineures entre les formats Word et Word 2003.

Paramètres d'informations de périphérique

Vous pouvez modifier certains paramètres par défaut de ce convertisseur, par exemple omettre les liens hypertexte et d'extraction ou développer tous les éléments pouvant être activés/désactivés quel que soit l'état d'origine de l'élément au moment du rendu, ce en modifiant les paramètres d'informations de périphérique. Pour plus d’informations, consultez Paramètres d’informations de périphérique Word.

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