Modèle : Gestion des actifs

Power Apps fournit une excellente plateforme pour gérer les actifs physiques de votre entreprise.

Que vous souhaitiez simplement savoir qui possède actuellement quel équipement ou que vous souhaitiez créer un système de réservation pour des ressources limitées telles que l’espace de travail ou les véhicules, Power Apps peut vous aider à créer des outils faciles à utiliser pour vos employés et une veille stratégique opportune pour vous aider à suivre, gérer et analyser les modèles d’utilisation des ressources.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples de cas d’utilisation réels qui présentent des organisations ayant remplacé les systèmes papier et par courrier électronique par des solutions Power Apps. En outre, Microsoft a créé des modèles que vous pouvez utiliser pour démarrer rapidement vos propres projets de réservation ou d’extraction d’actifs.

Comment reconnaître le modèle d’extraction d’actifs

Dans un scénario de gestion d’actifs typique :

1. Un employé trouve un bien disponible (comme une pièce, un véhicule ou un équipement).

2. Il vérifie alors l’actif ou le réserve pour une durée spécifique.

3. La direction gère et surveille les actifs disponibles de manière centralisée.

Modèle : Solution Retour à l’espace de travail

Documentation de la solution Retour à l’espace de travail

Rouvrir de manière responsable, surveiller intelligemment et protéger en permanence avec des solutions pour un environnement de travail plus sûr. Équipez les gestionnaires d’installations et les chefs de groupe de travail pour qu’ils prennent des décisions éclairées afin de rouvrir les sites en toute sécurité. Laissez les employés revenir en toute confiance vers des outils en libre-service pour travailler en toute sécurité et de manière productive. Aidez les responsables de la santé et de la sécurité à assurer les soins et le bien-être de votre personnel.

Modules principaux de la solution Retour à l’espace de travail

• Tableau de bord Préparation site : aide à déterminer l’état de préparation des établissements et à gérer efficacement leur réouverture en toute sécurité.

• Sécurité établissement : donne aux gestionnaires d’établissement les outils dont ils ont besoin pour gérer la réouverture et la disponibilité des établissements.

• Santé et sécurité : donne aux responsables de la santé et de la sécurité les outils dont ils ont besoin pour gérer activement les cas de COVID-19, identifier les points chauds pour l’amélioration de la sécurité et importer les données des systèmes externes pour prendre en charge la gestion des cas et la recherche de contacts manuelle.

• Retour à l’espace de travail : outil en libre-service dédié aux employés qui rassure ces derniers quant à leur réintégration du lieu de travail pour une productivité garantie une fois sur site. Ils peuvent utiliser l’Application Retour des employés au lieu de travail pour s’enregistrer à distance et s’auto-filtrer avant d’entrer dans un bâtiment.

Applications pour la planification de l’espace de travail

• Les gestionnaires d’installations utilisent l’Application Gestion de la sécurité des installations pour mettre en place les installations disponibles à la réservation et voir un tableau de bord des réservations.

  

• Les employés utilisent l’Application Retour des employés au lieu de travail pour réserver un poste.

  

Applications et modèles supplémentaires

• Disponible sur create.powerapps.com :

  • Vérification des ressources (application canevas ou application pilotée par modèle)

  • Réserver une salle (application canvas)

• Modèles de la communauté : Modèles d’applications de réservation

Comment les clients utilisent-ils ce modèle ?

Application Armanino Workspace Scheduler

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Parfois, la question n’est pas de savoir de combien de modèles vous disposez, mais comment vous les utilisez. Armanino, l’un des 20 plus grands prestataires indépendants de comptabilité et de conseil aux entreprises aux États-Unis, doit trouver un équilibre entre un modèle de bureau traditionnel et le besoin d’une main-d’œuvre agile. Il utilise des espaces de bureau pour le travail d’équipe et les réunions avec les clients dans 16 sites se trouvant dans 15 grands centres urbains où il est basé, mais il déploie également des professionnels spécialisés partout où cela est nécessaire. L’entreprise voulait s’assurer que des espaces de bureau soient toujours disponibles pour sa main-d’œuvre très mobile, mais éviter de dépenser trop pour des espaces sous-utilisés.

Armanino a donc créé l’application mobile Workspace Scheduler en utilisant Power Apps. Pour ce faire, elle a travaillé avec sa propre équipe dédiée d’experts Microsoft Dynamics 365, en qualité de membre de longue date du programme Microsoft AI Inner Circle et partenaire certifié Gold.

L’application mobile donne à chaque membre du personnel des informations rapides et précises sur l’espace disponible et une capacité de réservation améliorée avec Microsoft Outlook, les utilisateurs Office 365 et les connecteurs SQL Server.

Désormais, chaque employé Armanino qui souhaite partager un espace de bureau peut indiquer quand son espace est libre sur Workspace Scheduler, et tout employé mobile peut rechercher et réserver cet espace à l’avance.

Application Eneco RoomFinder

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Plus qu’un siège social, les locaux d’Eneco World reflètent une philosophie consistant à rassembler les gens pour collaborer et innover. Pour améliorer la productivité et l’efficacité, le fournisseur d’énergie néerlandais Eneco s’est tourné vers Macaw, un partenaire Microsoft Gold de confiance, pour développer une application qui permettrait à près de 3 000 employés de trouver facilement l’espace dont ils avaient besoin pour se rencontrer et travailler ensemble.

Eneco a relevé ce défi avec les services informatiques Microsoft Office 365, utilisant Power Apps, Power Automate, et Power BI pour développer l’application RoomFinder qui connecte désormais les personnes et les idées.

Le défi

Bien que les employés d’Eneco aient apprécié le fait que tout le monde était dans le même bureau, il est rapidement devenu difficile de trouver des salles de conférence disponibles et des espaces de travail calmes. Les employés d’Eneco utilisaient la fonctionnalité de réservation de salle par défaut dans Microsoft Exchange pour réserver des salles de réunion officielles dans le bâtiment du siège, mais il y avait aussi environ 200 salles plus petites auxquelles les employés avaient besoin d’accéder quotidiennement. Celles-ci comprenaient des salles calmes pour un ou deux employés pour la concentration ou la collaboration, des salles pour de petites réunions et des salles plus grandes pour les équipes de projet.

Jusqu’à récemment, les employés fouillaient les 14 étages pour trouver des salles de réunion ouvertes et inscrivaient leurs noms sur des feuilles de papier pour les réserver. « C’est un grand bâtiment », déclare Ferry Bouwman, responsable technique de Office 365 chez Eneco. « Si je suis au deuxième étage, je ne sais pas s’il y a une chambre disponible au treizième étage, par exemple. » Un autre défi était que seules les salles sur trois étages, que l’entreprise appelle Eneco Village, pouvaient être réservées pour des réunions avec des collègues en dehors d’Eneco. Les salles des autres étages étaient réservées aux réunions internes, mais elles ne pouvaient pas être réservées.

« En 2017, un département a organisé une journée de défi pour encourager la concurrence à créer une application susceptible de fournir une solution, mais la proposition s’est révélée coûteuse », déclare van der Burg. « Alors, ils se sont tournés vers nous et ont dit : ’Il y a Power Apps’. Peut-être qu’il y a quelque chose à faire.’ »

Une application de recherche de salle personnalisée

La solution est le fruit d’une collaboration entre Microsoft Partner Macaw, le Centre de compétences Office 365 d’Eneco et les utilisateurs finaux. Macaw a utilisé Microsoft Power Apps dans Office 365 pour concevoir une application personnalisée pour Eneco et Microsoft Power BI pour prendre en charge les rapports et l’analytique données.

« Nous avons commencé par répertorier les besoins d’Eneco sur un tableau blanc », déclare Erik Bouman, consultant en solutions pour Office 365 chez Macaw. « En accédant aux données sur les salles disponibles, nous avons créé des fonctions qui fournissent aux organisateurs de réunions une liste de salles et de plages horaires. Il était important que l’application soit aussi conviviale que possible. Power Apps a rendu le processus de développement rapide et facile. »

Virgin Atlantic

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Virgin Atlantic avait besoin de distribuer des iPads à 3 000 membres d’équipage de cabine. Une application Power Apps a été créée par l’équipe de gestion des actifs informatiques pour scanner le code-barres des iPad et les attribuer à chaque membre de l’équipage. Toutes les informations ont été stockées dans SharePoint Online et importées ultérieurement dans leur système de gestion des actifs. En six semaines, 90 % des iPad ont été distribués à l’aide de cette application, réduisant considérablement le temps qu’il aurait autrement fallu pour écrire manuellement les numéros de série et les numéros de paie de l’équipage. Certains jours, jusqu’à 250 iPad par jour étaient distribués.