Configurer les options d'espace de travail de réunion dans Outlook 2007
Mis à jour: avril 2009
S'applique à: Office Resource Kit
Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09
Dans cet article :
Utilisation de stratégies pour définir des listes de serveurs et d'autres options utilisateur
Configuration de l'intégration d'un espace de travail de réunion avec un serveur POP
Affichage des journaux de messages d'erreur
Un espace de travail de réunion est un site Web destiné à centraliser des informations et des documents relatifs à des réunions. Avant la tenue d'une réunion, vous pouvez utiliser un espace de travail pour publier l'ordre du jour, la liste des participants et les documents que vous envisagez de discuter. Après la réunion, l'espace de travail peut servir à publier le résultat de la réunion et à suivre les tâches. Pour inviter les personnes à participer à une réunion, vous leur envoyez une demande de réunion Microsoft Outlook. Dans le message de cette demande, vous pouvez inclure un lien hypertexte qui pointe vers l'espace de travail dans lequel les invités ont accès à plus d'informations et aux documents de réunion.
.gif "Note") Remarque : |
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| Cette rubrique est destinée aux administrateurs Outlook. |
Vous pouvez configurer un certain nombre d'options pour configurer et gérer le déploiement de votre espace de travail de réunion avec Microsoft Office Outlook 2007. Il vous est possible de gérer la façon dont les utilisateurs choisissent les serveurs d'espace de travail de réunion et les options lorsqu'ils créent des espaces de travail à inclure dans les demandes de réunion Outlook. Vous pouvez configurer les espaces de travail de réunion lorsque vous utilisez un serveur POP comme serveur de messagerie. Vous avez également la possibilité d'enregistrer les messages d'erreur de l'espace de travail de réunion dans un fichier journal afin de résoudre les problèmes liés à sa configuration.
| Remarque : |
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| Par défaut, un serveur Microsoft Exchange doit être configuré comme serveur de messagerie lorsque vous utilisez les espaces de travail de réunion avec Outlook. |
Un espace de travail de réunion est un type spécial de site Web Microsoft Windows SharePoint Services créé sous un site SharePoint de niveau supérieur. Une aide propre à l'espace de travail de réunion et une aide générale sur SharePoint sont disponibles à partir de l'espace de travail.
| Remarque : |
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| Si Windows SharePoint Services est installé sur votre réseau, les utilisateurs de votre entreprise peuvent inviter d'autres utilisateurs qui partagent la même forêt Microsoft Windows NT à un espace de travail. Pour plus d'informations sur les domaines et les forêts, voir les informations relatives à Active Directory dans l'aide de Windows. |
Utilisation de stratégies pour définir des listes de serveurs et d'autres options utilisateur
Vous pouvez configurer les options lorsque vous utilisez des stratégies afin d'appliquer des paramètres d'espace de travail de réunion à des groupes d'utilisateurs dans votre entreprise. Par exemple, vous pouvez définir la liste des serveurs d'espace de travail de réunion que les utilisateurs peuvent choisir. Vous pouvez désactiver l'accès aux espaces de travail de réunion si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent recourir à cette fonctionnalité.
Dans une liste de serveurs, vous pouvez spécifier comment préremplir les listes déroulantes que les utilisateurs voient lorsqu'ils collaborent dans des espaces de travail de réunion Outlook. Pour accéder à la fonctionnalité d'espace de travail de réunion, cliquez sur Espace de travail de réunion dans une demande de réunion Outlook. Dans le volet Office Espace de travail de réunion, cliquez sur Modifier les paramètres. Dans le volet Office Espace de travail de réunion suivant, choisissez un serveur dans la liste déroulante Sélectionner un emplacement :.
Dans le même volet, vous pouvez créer un nouvel espace de travail en choisissant une langue de modèle et un type de modèle dans les listes déroulantes. Vous pouvez également établir un lien vers un espace de travail existant en choisissant un espace de travail dans la liste déroulante Sélectionner un espace de travail.
Pour configurer les listes et les paramètres de votre choix pour un espace de travail de réunion, utilisez une stratégie de groupe. Lorsque vous chargez les fichiers ADM de Microsoft Office System 12, les stratégies relatives à cet espace de travail de réunion sont situées sous Configuration utilisateur\Modèles d'administration\Microsoft Office Outlook 2007\Espace de travail de réunion. Il s'agit également de l'emplacement où vous pouvez créer une nouvelle stratégie pour établir la liste des serveurs d'espace de travail de réunion et d'autres éléments dans les listes déroulantes du volet Office Espace de travail de réunion.
Configuration du comportement des listes de serveurs pour les organisateurs de réunions
Vous pouvez configurer la façon dont les listes de serveurs d'espace de travail de réunion sont présentées aux organisateurs de réunions dans Outlook. Par exemple, les listes de serveurs peuvent afficher la liste la plus récemment utilisée (MRU), et la liste des serveurs et des modèles peut être remplie à nouveau à partir de la liste par défaut chaque fois qu'un espace de travail est créé. Vous pouvez également empêcher l'accès à un espace de travail de réunion en désactivant l'option d'espace de travail de réunion pour les demandes de réunion Outlook.
Lorsque vous spécifiez la liste des serveurs, vous pouvez faire en sorte qu'elle soit remplie à nouveau et qu'elle contienne les serveurs et les modèles par défaut. Vous pouvez également contrôler si les utilisateurs peuvent accéder à d'autres serveurs que ceux spécifiés. Pour supprimer le bouton Espace de travail de réunion dans les demandes de réunion Outlook, utilisez la stratégie de bouton Désactiver l'espace de travail de réunion. Double-cliquez sur la stratégie pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés et sélectionnez Activé. Sélectionnez ensuite le bouton Activer l'option pour désactiver l'espace de travail de réunion.
Vous pouvez configurer des options pour l'espace de travail de réunion. Sélectionnez une liste déroulante d'emplacements avec la stratégie Désactiver les entrées utilisateur dans la liste de serveurs. Double-cliquez sur la stratégie pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés et sélectionnez Activé. Dans la liste déroulante Activer l'option pour empêcher l'utilisateur d'ajouter des entrées à la liste de serveurs, sélectionnez l'une des options suivantes :
Publier les emplacements par défaut, autoriser les autres — Cette option permet de spécifier une liste de serveurs par défaut qui s'affiche dans la liste déroulante. Les utilisateurs peuvent utiliser la boîte de dialogue contextuelle Autre serveur d'espace de travail pour spécifier d'autres serveurs. En outre, les autres sites Windows SharePoint Services et les sites d'espace de travail de document que les utilisateurs consultent apparaissent dans la liste des serveurs. Aucune liste MRU n'est créée avec ce paramètre.
Publier les emplacements par défaut, interdire les autres — Avec cette option, la liste des serveurs par défaut que vous spécifiez est verrouillée pour les utilisateurs. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à la boîte de dialogue Autre serveur d'espace de travail pour spécifier des serveurs qui ne figurent pas dans la liste fournie. Avec ce paramètre, aucune liste MRU n'est créée.
Spécifier une liste de serveurs et de modèles par défaut
Vous pouvez configurer la liste des serveurs et des modèles d'espace de travail de réunion correspondants qui apparaissent dans une liste déroulante lorsqu'un utilisateur clique sur Espace de travail de réunion dans une demande de réunion. Une clé de Registre unique ou une stratégie stocke toutes les entrées de la liste des serveurs d'espace de travail de réunion.
| Remarque : |
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| Vous pouvez utiliser l'Outil de personnalisation Office (OPO) pour déployer la clé de Registre qui spécifie la liste de serveurs d'espace de travail de réunion pour vos utilisateurs. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cet outil, voir Configurer des paramètres utilisateur pour Office System 2007. Pour plus d'informations sur le déploiement des clés de Registre à l'aide de l'outil OPO, voir Outil de personnalisation Office dans Office System 2007. |
La stratégie de liste de serveurs possède un format spécifique qui doit être respecté. Les noms de serveurs sont séparés par des barres verticales (|) sans retour chariot (CR) ou saut de ligne (LF). Il existe six champs par enregistrement, comme décrit ci-dessous. Il existe entre un et cinq enregistrements dans la stratégie. Il s'agit d'une liste MRU. Le premier enregistrement de serveur (par exemple, Serveur1) est le serveur le plus récemment utilisé et le 5e enregistrement de serveur (par exemple, Serveur5) est la référence de serveur la plus ancienne.
Le champ OrganizerName est ignoré lorsque vous utilisez une stratégie pour spécifier la liste des serveurs. Les autres champs doivent toujours avoir un contenu valide.
| Remarque : |
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| Vous pouvez examiner la clé de Registre suivante pour afficher les paramètres de la liste de serveurs actuelle sur n'importe quel ordinateur utilisé pour créer des espaces de travail de réunion : HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal |
Pour spécifier la liste de serveurs pour l'espace de travail de réunion, utilisez la stratégie Serveurs et données par défaut des espaces de travail de réunion. Étant donné que la chaîne de stratégie est complexe, vous devez tout d'abord taper les entrées dans un éditeur de texte (tel que le Bloc-notes), puis coller la chaîne entière dans la stratégie. Lorsque vous créez la chaîne de liste de serveurs en suivant la syntaxe décrite ci-dessous, double-cliquez sur la stratégie pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés et sélectionnez Activé. Dans le champ Valeur par défaut, collez la chaîne de liste de serveurs que vous avez créée.
La syntaxe de la chaîne de liste de serveurs est présentée ci-dessous :
http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|
La liste se poursuit avec la même structure, avec une entrée pour chaque serveur à inclure.
Il existe six champs dans chaque enregistrement :
Champ 1 : Server URL (URL du serveur)
Champ 2 : Server friendly name (Nom du serveur)
Champ 3 : TemplateLCID (LCID du modèle)
Champ 4 : TemplateID (ID du modèle)
Champ 5 : TemplateName (Nom du modèle)
Champ 6 : OrganizerName (Nom de l'organisateur)
Chaque champ est séparé du suivant par une barre verticale (|). Chaque enregistrement complet est séparé de l'enregistrement suivant par une barre verticale (|) après le dernier champ (OrganizerName). Six barres verticales au total sont présentes dans chaque enregistrement inclus dans le paramètre.
Pour le champ TemplateLCID (LCID du modèle), spécifiez une valeur décimale qui identifie la langue du modèle, par exemple 1033 pour l'anglais.
Pour les autres champs de modèle, vous pouvez choisir un nom de modèle et l'ID de modèle correspondant dans le tableau des modèles par défaut présenté ci-après.
| TemplateName (Nom du modèle) | TemplateID (ID du modèle) |
|---|---|
Espace de travail de réunion de base |
Mps#0 |
Espace de travail de réunion vide |
Mps#1 |
Espace de travail de réunion pour la prise de décision |
Mps#2 |
Espace de travail de réunion informelle |
Mps#3 |
Espace de travail de réunion multipage |
Mps#4 |
| Remarque : |
|---|
| Vous ne pouvez pas utiliser un modèle personnalisé pour les espaces de travail de réunion Outlook avec Windows SharePoint Services. |
Voici un exemple d'entrée de liste de serveurs (le champ OrganizerName est vide) :
http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting
Configuration de l'intégration d'un espace de travail de réunion avec un serveur POP
Vous pouvez configurer l'intégration d'espaces de travail de réunion pour Outlook lorsque vous utilisez un serveur POP comme serveur de messagerie. La configuration du serveur POP permet à Outlook de transporter et de maintenir persistantes les propriétés d'espace de travail de réunion pour les organisateurs de réunion et les participants qui utilisent un serveur POP.
| Remarque : |
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| L'utilisation de délégués Outlook avec espace de travail de réunion n'est pas prise en charge dans les configurations de serveurs POP. |
Cette section renvoie à des informations de référence qui peuvent vous aider à configurer votre serveur POP pour utiliser TNEF. Cette section présente également les étapes que les organisateurs de réunions doivent suivre pour s'assurer que les demandes de réunion sont envoyées à l'aide de la fonction de transport enrichi.
Conditions requises pour utiliser des espaces de travail de réunion avec un serveur POP :
Le serveur POP doit être configuré pour prendre en charge TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format).
Les demandes de réunion Outlook doivent être envoyées à l'aide de la fonction de transport enrichi.
Le scénario suivant présente la procédure que les utilisateurs doivent suivre lorsque les espaces de travail de réunion sont inclus dans les demandes de réunion et lorsqu'Outlook est utilisé avec un serveur POP.
L'organisateur de la réunion lance une demande de réunion dans Outlook et crée un espace de travail ou établit un lien vers cet espace dans la demande de réunion.
Les participants reçoivent la demande de réunion et voient s'afficher un tableau d'espace de travail de réunion dans le corps du message. Le tableau doit inclure un lien vers l'espace de travail de réunion.
Les propriétés d'espace de travail de réunion sont rendues persistantes dans le calendrier du participant.
La réponse du participant est envoyée au serveur d'espaces de travail de réunion.
Plus d'informations sur la prise en charge du format TNEF
TNEF est un format utilisé pour la conversion d'un ensemble de propriétés MAPI (un message MAPI) dans un flux de données série. Les fonctions TNEF sont principalement utilisées par les fournisseurs de transport qui doivent coder des propriétés de messages MAPI pour la transmission via un système de messagerie qui ne prend pas directement en charge ces propriétés. Par exemple, un transport SMTP utilise le format TNEF pour coder des propriétés telles que PR_SENT_REPRESENTING, qui n'ont pas de représentations directes dans la structure d'un message SMTP.
Pour plus d'informations sur l'utilisation du format TNEF, voir l'annexe Transport-Neutral Encapsulation Format (TNEF) dans le SDK de l'API de Microsoft Internet Messaging sur TechNet.
Le format TNEF doit être activé afin que les espaces de travail de réunion fonctionnent correctement dans les demandes de réunion Outlook lorsqu'un serveur POP est utilisé comme serveur de messagerie. Les propriétés d'espace de travail de réunion sont stockées dans une propriété MAPI associée au formulaire de demande de réunion. Le format TNEF est nécessaire pour transporter les propriétés de l'organisateur de la réunion vers le participant de la réunion. Lorsque le participant de la réunion reçoit les propriétés de l'espace de travail de réunion (une fois que les propriétés sont acheminées avec le format TNEF), Outlook stocke les propriétés dans la demande de réunion cliente du participant.
S'assurer que la fonction de transport enrichi est utilisée
Les organisateurs de réunion qui souhaitent utiliser un espace de travail de réunion avec des serveurs de messagerie POP doivent s'assurer que la fonction de transport enrichi, plutôt que de transport en texte brut, est utilisée pour envoyer la demande de réunion à des destinataires. Le transport enrichi signifie que les attributs de format RTF (Rich Text Format) et les informations iCalendar sont inclus dans le transport. Cela garantit que les propriétés d'espace de travail de réunion attachées à la demande de réunion sont persistantes dans le transport du courrier entre l'organisateur et le participant. L'organisateur de la réunion doit procéder comme suit pour s'assurer que le transport enrichi est utilisé pour la demande de réunion :
Utiliser le format RTF lorsque la demande de réunion est envoyée.
Ne pas attacher un iCalendar (iCal) à la demande de réunion. (Le format iCalendar est un format courant pour les calendriers Internet).
Ces conditions sont requises uniquement si POP est le serveur de messagerie. Si l'organisateur utilise un serveur Exchange, ces options ne sont pas nécessaires.
Définition du format RTF (Rich Text Format)
Le format RTF peut être défini pour les demandes de réunion dans Outlook, par demande de réunion ou comme format par défaut, pour l'ensemble des messages Outlook, y compris pour les demandes de réunion.
Pour définir le format RTF pour une seule demande de réunion
Dans la demande de réunion, dans la zone À, double-cliquez sur le nom de l'utilisateur.
Dans la boîte de dialogue Propriétés de messagerie, sous Format Internet, cliquez sur Envoyer à l'aide du format RTF d'Outlook.
Vous pouvez également configurer Outlook afin qu'il utilise le format RTF pour l'ensemble des messages Internet, y compris pour les demandes de réunion.
Pour définir le format RTF comme format par défaut pour tous les messages Internet
Dans Outlook, dans le menu Outils, cliquez sur Outils et activez l'onglet Format du courrier.
Cliquez sur Format Internet.
Dans la liste déroulante de la section Options du format RTF Outlook, sélectionnez Envoyer à l'aide du format RTF d'Outlook.
Ne pas envoyer une pièce jointe iCalendar
Pour spécifier qu'une pièce jointe iCalendar ne doit pas être envoyée avec une demande de réunion, désactivez l'option Envoyer en tant que iCalendar dans le menu Outils de la demande de réunion. Cette opération force le transport des propriétés iCalendar dans l'en-tête du message MIME. Cette option n'est pas disponible si Outlook est utilisé avec Exchange Server.
Affichage des journaux de messages d'erreur
Certaines erreurs liées à l'espace de travail de réunion sont supprimées par défaut pour éviter toute confusion à l'utilisateur. Toutefois, ces erreurs sont consignées dans le journal d'événements Windows, qui peut aider à la résolution des problèmes.
Les utilisateurs d'espace de travail de réunion sont informés par un message d'erreur de l'existence d'un problème lorsqu'ils créent un espace de travail ou bien si un problème survient ultérieurement avec cet espace de travail (par exemple, si un serveur d'espace de travail de réunion tombe en panne). Si des problèmes se produisent séparément lors de la mise en place d'une réunion et de la création d'un espace de travail, les utilisateurs peuvent ne pas en comprendre la cause et ne pas savoir comment intervenir pour les résoudre. Étant donné que ces erreurs se produisent de façon asynchrone, dans certains cas, il peut ne pas être évident qu'elles aient été déclenchées par une action de mise à jour d'une réunion.
Lorsqu'il existe des opérations que les utilisateurs peuvent entreprendre pour résoudre un problème, les messages d'erreur correspondants sont toujours signalés aux utilisateurs. Les messages d'erreur qui peuvent faire l'objet d'une confusion chez les utilisateurs sont supprimés par défaut.
Si vous devez corriger des problèmes liés à un espace de travail de réunion, il peut être utile de prendre connaissance des erreurs dans le journal d'événements. Vous pouvez afficher les fichiers journaux à l'aide de l'Observateur d'événements Windows. Pour l'ouvrir, dans le Panneau de configuration, double-cliquez sur Outils d'administration et double-cliquez sur Observateur d'événements. Pour afficher les informations d'enregistrement liées à Outlook, cliquez sur Journal d'application dans le volet gauche.
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Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Contenu téléchargeable pour le Kit de ressources d'Office 2007.