Configurer les paramètres de rétention et l’archivage automatique dans Outlook 2007
Mis à jour: septembre 2007
S'applique à: Office Resource Kit
Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09
Dans cet article :
Configuration des paramètres de rétention
Configuration des paramètres d'archivage automatique
Fonctionnement de l'archivage automatique dans Outlook
Fonctionnement paramètres de rétention dans Outlook
Utilisation de l'archivage d'Outlook et de la gestion de documents d'Exchange
Dans Microsoft Office Outlook 2007, les paramètres de rétention et l'archivage automatique permettent de déterminer le mode de gestion des messages électroniques dans les boîtes aux lettres des utilisateurs. Vous pouvez configurer les paramètres de ces fonctionnalités pour les utilisateurs de votre organisation en déterminant, par exemple, la fréquence d'exécution de l'archivage automatique et s'il faut demander confirmation aux utilisateurs avant d'exécuter l'archivage automatique.
Si vous configurez les paramètres de gestion de documents d'Exchange Server pour les utilisateurs, ainsi que les paramètres de rétention et d'archivage automatique d'Outlook, n'oubliez pas que les paramètres d'Exchange peuvent avoir une incidence sur le comportement de rétention et d'archivage automatique d'Outlook. Consultez la section Utilisation de l'archivage d'Outlook et de la gestion de documents d'Exchangeplus loin dans cet article.
.gif "Note") Remarque : |
|---|
| Cette rubrique est destinée aux administrateurs d'Outlook. Pour configurer les options d'archivage automatique d'Outlook sur votre ordinateur, consultez Archivage automatique (https://office.microsoft.com/fr-fr/outlook/CH063564651036.aspx). |
Configuration des paramètres de rétention
Vous pouvez verrouiller les paramètres pour personnaliser les paramètres de rétention à l'aide du modèle de stratégie de groupe d'Outlook (Outlk12.adm). Vous pouvez aussi configurer les paramètres par défaut à l'aide de l'Outil de personnalisation Office (OPO), qui permet aux utilisateurs de modifier les paramètres. Les paramètres de l'Outil de personnalisation Office se trouvent aux emplacements correspondants dans la page Modifier les paramètres utilisateur de l'OPO.
Le modèle d'Outlook et d'autres fichiers administratifs peuvent être téléchargés à partir des modèles d'administration (ADM) d'Office System 2007 disponibles sur le Centre de téléchargement Microsoft.
Utilisez la procédure suivante pour personnaliser les paramètres de rétention à l'aide de la stratégie de groupe.
Personnaliser les paramètres de rétention à l'aide de la stratégie de groupe
Dans la stratégie de groupe, chargez le modèle Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Pour personnaliser le fonctionnement des paramètres de rétention, sous Configuration utilisateur\Modèles d'administration\Microsoft Office Outlook 2007\Outils | Options\Autre\Archivage automatique, double-cliquez sur Paramètres de rétention.
Cliquez sur Activé, puis configurez les options des paramètres de rétention. Par exemple, activez les paramètres de rétention en sélectionnant Activer les stratégies de rétention.
Cliquez sur OK.
Les paramètres que vous pouvez configurer pour les paramètres de rétention sont indiqués dans le tableau suivant. Notez que les paramètres de conservation ont préséance sur les paramètres d'archivage pour les dossiers.
| Option d'archivage automatique | Description |
|---|---|
Activer les stratégies de rétention |
Activer les paramètres de rétention pour les boîtes aux lettres des utilisateurs. |
Nombre maximal de jours pour la conservation des éléments |
Spécifier le nombre de jours de conservation des éléments dans la Boîte de réception, tous les dossiers de messagerie à l'exclusion de la Boîte de réception, les éléments de Calendrier dans n'importe quel dossier et tous les autres dossiers en cours d'archivage automatique. |
Pour les éléments non conservés |
Indiquer s'il convient de déplacer des éléments vers le dossier Éléments supprimés ou de supprimer les éléments de façon permanente. |
URL avec des informations sur les stratégies de rétention d'entreprise |
Spécifier un site qui décrit les stratégies de rétention de votre organisation. Il n'existe aucune URL par défaut. |
Configuration des paramètres d'archivage automatique
Vous pouvez verrouiller les paramètres pour personnaliser l'archivage automatique en utilisant le modèle de stratégie de groupe d'Outlook (Outlk12.adm). Vous pouvez aussi configurer les paramètres par défaut à l'aide de l'Outil de personnalisation Office (OPO), qui permet aux utilisateurs de modifier les paramètres. Les paramètres de l'outil de personnalisation Office se trouvent aux emplacements correspondants dans la page Modifier les paramètres utilisateur de l'OPO.
Le modèle d'Outlook et d'autres fichiers ADM peuvent être téléchargés à partir des modèles d'administration (ADM) d'Office System 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x40C) disponibles sur le Centre de téléchargement Microsoft.
Utilisez la procédure suivante pour personnaliser les paramètres d'archivage automatique à l'aide de la stratégie de groupe.
Personnaliser les options d'archivage automatique à l'aide de la stratégie de groupe
Dans la stratégie de groupe, chargez le modèle Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Pour personnaliser le fonctionnement de l'archivage automatique, sous Configuration utilisateur\Modèles d'administration\Microsoft Office Outlook 2007\Outils | Options\Autre\Archivage automatique, double-cliquez sur Paramètres d'archivage automatique.
Cliquez sur Activé, puis configurez les options d'archivage automatique. Par exemple, activez l'archivage automatique en sélectionnant Activer l'archivage automatique et choisissez un intervalle d'archivage en sélectionnant un nombre dans la zone Exécuter l'archivage automatique tous les <x> jours.
Cliquez sur OK.
Les paramètres que vous pouvez configurer pour l'archivage automatique sont indiqués dans le tableau suivant.
| Option d'archivage automatique | Description |
|---|---|
Activer l'archivage automatique |
Configurer l'exécution de l'archivage automatique pour les utilisateurs, avec la fréquence spécifiée dans la zone Exécuter l'archivage automatique tous les <x> jours. |
Exécuter l'archivage automatique tous les <x> jours |
Spécifier un intervalle d'archivage automatique en nombre de jours. |
Demander avant l'exécution de l'archivage automatique |
Avertir les utilisateurs que l'archivage automatique va s'exécuter, plutôt que de prévoir une exécution silencieuse. |
Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) |
Supprimer les messages électroniques ayant expiré, au lieu de les déplacer dans un dossier d'archivage. |
Archiver ou supprimer les anciens éléments |
Déplacer des éléments Outlook dans le fichier d'archive ou supprimer les éléments. |
Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers |
Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers d'Outlook de l'utilisateur. |
Nettoyer les éléments antérieurs à |
Spécifiez combien de temps il convient de conserver des éléments avant de les archiver ou de les supprimer. |
Supprimer définitivement les anciens éléments |
Supprimer définitivement les éléments au lieu de les déplacer dans le dossier Éléments supprimés. |
Fonctionnement de l'archivage automatique dans Outlook
La taille des boîtes aux lettres d'Outlook augmente au rythme de la création et de la réception d'éléments. Pour que les boîtes aux lettres restent gérables, les utilisateurs ont besoin d'un autre emplacement pour stocker (ou archiver) les anciens éléments rarement utilisés mais néanmoins importants. Il convient généralement de déplacer automatiquement ces anciens éléments dans le dossier d'archivage et d'ignorer les éléments dont le contenu est arrivé à expiration et n'est plus valide. L'archivage automatique gère ce processus automatiquement pour les utilisateurs.
Planification de l'archivage automatique
L'archivage automatique est activé par défaut et s'exécute automatiquement à intervalles planifiés, supprimant des dossiers les éléments anciens et arrivés à expiration. Les anciens éléments sont ceux qui ont atteint l'âge d'archivage spécifié par l'utilisateur (la valeur par défaut de l'âge d'archivage varie selon le type d'élément Outlook). Les éléments arrivés à expiration sont des éléments de messagerie et de réunion dont le contenu n'est plus valide après une date donnée, comme un élément de messagerie configuré pour arriver à expiration deux mois plus tôt qui apparaît toujours dans la Boîte de réception d'un utilisateur.
Les utilisateurs peuvent spécifier une date d'expiration pour des éléments dans Outlook lors de la création ou de l'envoi de l'élément ou ultérieurement. Lorsque l'élément arrive à expiration, il n'est pas disponible et apparaît barré dans une liste de dossiers.
Emplacement du dossier d'archivage
Lorsque l'archivage automatique s'exécute, il peut supprimer des éléments ou les déplacer dans un dossier d'archivage, selon les paramètres que vous spécifiez.
Le fichier d'archivage est un fichier de données Outlook (fichier PST) qui apparaît en tant que Dossiers d'archivage dans la liste des dossiers d'Outlook. Lors du premier archivage automatique, Outlook crée automatiquement le fichier d'archives à l'emplacement suivant :
%ProfilUtilisateur%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Fonctionnement des paramètres de rétention dans Outlook
Outre les paramètres d'archivage automatique, vous pouvez également activer les paramètres de stratégie de rétention pour les éléments des boîtes aux lettres des utilisateurs. Les paramètres de stratégie de rétention aident les utilisateurs à observer les directives de stratégie de rétention établies par votre société pour la rétention de documents.
| Remarque : |
|---|
| Comme les paramètres des stratégies de rétention s'intègrent dans la fonctionnalité d'archivage automatique d'Outlook, les paramètres de rétention ne s'appliquent que lors de l'exécution de l'archivage automatique. L'exécution d'un archivage manuel ne déclenche pas l'application des paramètres de rétention. |
Les paramètres de la stratégie de groupe de rétention dans Outlook peuvent être configurés pour suivre des stratégies de la société, pour encourager les utilisateurs à ne conserver les documents et les éléments que pendant une période donnée. L'implémentation des paramètres de rétention requiert l'activation de l'archivage automatique, mais les paramètres de rétention ont préséance sur les paramètres d'archivage automatique.
Utilisation de l'archivage d'Outlook et de la gestion de documents d'Exchange
Si Microsoft Exchange est configuré pour implémenter des fonctionnalités de gestion de documents qui définissent des dates d'expiration de messages électroniques pour les boîtes aux lettres des utilisateurs, assurez-vous que les paramètres d'archivage Outlook sont configurés de manière à ce que l'expiration et l'archivage ou la suppression des éléments fonctionnent pour les utilisateurs.
Par défaut, dans la plupart des configurations, les stratégies de rétention d'Exchange ont préséance sur les paramètres de rétention d'Outlook. Les utilisateurs qui ne connaissent pas cette règle risquent de perdre des éléments Outlook. Cela peut se produire si les utilisateurs s'attendent à ce que leurs paramètres d'archivage automatique déplacent des éléments vers un fichier de données Outlook, alors que ces éléments sont plutôt supprimés par les procédures de gestion de documents d'Exchange.
Pour éviter toute confusion chez l'utilisateur, désactivez l'option de configuration d'archivage manuel. Utilisez la procédure suivante pour désactiver l'archivage manuel à l'aide de la stratégie de groupe.
Désactiver l'archivage manuel à l'aide de la stratégie de groupe
Dans la stratégie de groupe, chargez le modèle Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Sous Configuration utilisateur\Modèles d'administration\Microsoft Office Outlook 2007\Outils | Options\Autre\Archivage automatique, double-cliquez sur Désactiver Fichier|Archiver.
Cliquez sur Activé.
Cliquez sur OK.