Développer le plan de gestion de fichiers (Office SharePoint Server)

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

• À propos des enregistrements, des documents actifs et des documents archivés

• Déterminer ce qu’est un enregistrement

• Terminer le plan de gestion de fichiers

Le plan de gestion de fichiers est le document principal de planification de la gestion des enregistrements. Les plans de gestion de fichiers peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais généralement, ils :

• décrivent les types d’éléments que l’entreprise reconnaît comme étant des enregistrements ;

• décrivent la catégorie d’enregistrements plus large à laquelle les éléments appartiennent ;

• indiquent où les enregistrements sont stockés ;

• décrivent les périodes de rétention des enregistrements ;

• définissent qui est chargé de gérer les différents types d’enregistrements.

À propos des enregistrements, des documents actifs et des documents archivés

Avant de pouvoir déterminer votre plan de gestion de fichiers, vous devez connaître la différence entre enregistrements, documents actifs et documents archivés.

• Enregistrements    Il s’agit de documents ou d’autres entités physiques ou électroniques d’une entreprise qui servent de preuve des activités ou des transactions effectuées par l’entreprise. Ils doivent être conservés pendant une certaine période afin de pouvoir être présentés si nécessaire, par exemple, en cas de recherches dans le cadre d’une découverte réglementaire ou légale.

  Lorsqu’un document actif est déclaré comme étant un enregistrement, il est déplacé ou copié dans un emplacement protégé comme un coffre-fort physique ou un référentiel d’enregistrements électroniques, et il est affecté d’une période de rétention qui spécifie la durée pendant laquelle l’entreprise le conservera. (Notez que la période de rétention peut être permanente, ce qui signifie que l’enregistrement sera conservé indéfiniment). Lorsque la période de conservation d’un document arrive à expiration, ce document est supprimé par un responsable des enregistrements ou déplacé vers une archive pour être conservé à titre d’historique.

• Documents actifs    Il s’agit des documents en cours d’utilisation, tels que les messages électroniques de la boîte de réception d’un travailleur de l’information, les spécifications des produits imprimées sur le Bureau d’une personne, les documents d’une bibliothèque de documents ou les pages d’un site Web d’entreprise. Les documents actifs peuvent être modifiés au fil du temps, copiés et partagés et généralement déplacés au sein de l’entreprise.

  Les documents actifs peuvent être déclarés en tant qu’enregistrements s’ils servent de preuve d’une activité ou d’une transaction effectuée par votre entreprise. Par exemple, si votre organisation fournit un service qui prévoit la fourniture d’un contenu à un client, ce contenu devient alors un enregistrement de la livraison du service et une copie du document doit être conservée. Certains types de documents actifs ne deviendront jamais des enregistrements. Par exemple, vous ne pouvez pas déclarer comme enregistrement un courrier électronique envoyé entre collègues pour décider du lieu de rencontre pour le déjeuner.

  À un stade de son cycle de vie, un document cesse d’être actif. Par exemple, lorsqu’un document d’élément à livrer est présenté à un client, il peut être inutile de continuer à gérer ce contenu sous forme d’enregistrement actif. En revanche, si le document est un enregistrement, il doit être enregistré et protégé pendant une certaine période de rétention.

• Documents archivés    Il s’agit des documents qui ne sont plus actifs, mais qui ne sont pas des enregistrements (soit parce qu’il n’est plus nécessaire de les conserver, soit parce qu’ils n’ont jamais été déclarés comme enregistrements). Les documents archivés sont conservés par une entreprise pour des raisons qui ne sont pas d’ordre juridique, mais à titre d’historique, par exemple.

Déterminer ce qu’est un enregistrement

La détermination des documents actifs de votre entreprise susceptibles d’être déclarés comme enregistrements nécessite la collaboration des responsables des enregistrements, des juristes, des contrôleurs qualité et des gestionnaires de contenu. Notez que même si le secteur d’activité de votre entreprise n’est pas soumis à de fortes réglementations, il existe des lois d’ordre général (telles que la loi Sarbanes-Oxley Act de 2002) que les responsables des enregistrements doivent appliquer et qui peuvent obliger votre entreprise à conserver ses enregistrements. Parallèlement aux lois générales qui s’appliquent au niveau professionnel, vous devez tenir compte des impératifs juridiques propres à votre entreprise.

Cet article a uniquement pour but de fournir des informations générales sur la manière de déterminer ce qu’est un enregistrement dans votre entreprise. Il est, en effet, fort probable que votre entreprise possède déjà une méthode de gestion des enregistrements, qu’elle a rempli la plupart des rôles de gestion des enregistrements dont elle a besoin et qu’elle a déjà fait appel à une taxonomie des enregistrements.

Généralement, pour déterminer ce que sont les enregistrements dans votre entreprise, vous devez :

1. Connaître les obligations juridiques et les besoins de votre entreprise.

2. Analyser l’utilisation des documents actifs, en collaboration avec les différentes divisions de votre entreprise.

3. Développer la liste des types de documents actifs susceptibles de devenir des enregistrements. Par exemple, vous pouvez déterminer que les documents ci-dessous doivent être conservés en tant qu’enregistrements :

   • Contrats pour la location des locaux professionnels.

   • Documents relatifs aux indemnités des employés.

   • Documents relatifs à la recherche et au développement des produits.

4. Classer les enregistrements.

Voici un exemple de feuille :

Terminer le plan de gestion de fichiers

Après avoir déterminé les documents à conserver en tant qu’enregistrements et avoir créé un jeu de catégories d’enregistrements, terminez votre plan de gestion de fichiers en définissant les périodes de rétention pour chaque catégorie d’enregistrement. Ce plan indique comment supprimer les enregistrements dont la période de rétention est arrivée à expiration. Vous devez également fournir d’autres informations telles que le responsable des enregistrements principal pour chaque type d’enregistrement et le support sur lequel l’enregistrement est stocké.

Voici un exemple de plan de gestion de fichiers terminé :

Remarque :
L’exemple ci-dessus est un exemple de configuration de paramètres de plan de gestion de fichiers et non une recommandation. Aucune période de rétention n’est proposée afin d’insister sur le fait qu’il s’agit d’un exemple, et non d’une recommandation, de stratégie de gestion des enregistrements.

Feuille

Aidez-vous de la feuille suivante et des informations fournies dans cet article pour planifier votre déploiement :

• Feuille relative aux catégories d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x40C) (en anglais)

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

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