Flux de travail et Office SharePoint Server 2007
Mise à jour : 2009-02-26
Office System 2007 inclut les nouvelles versions des applications bureautiques Office, notamment, Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Il comporte également une suite de serveurs sous licence séparée destinée à différents domaines. Le membre de cette suite le plus approprié aux flux de travail est Office SharePoint Server 2007.
Office SharePoint Server a remplacé les produits Microsoft antérieurs, notamment SharePoint Portal Server et Content Management Server, pour fournir une gamme de fonctions de gestion de contenu d’entreprise. Il s’agit d’un certain nombre d’ajouts utiles aux fonctionnalités de flux de travail intégrées à Windows SharePoint Services. Comme dans Windows SharePoint Services, elles reposent toutes sur Windows Workflow Foundation.
Combinaison de Windows Workflow Foundation, Windows SharePoint Services et Office SharePoint Server
Les ajouts liés aux flux de travail fournis par Office SharePoint Server à Windows SharePoint Services peuvent être regroupés en trois parties : la prise en charge des clients Office 2007, la possibilité pour les flux de travail d’utiliser des formulaires créés avec InfoPath et les flux de travail prédéfinis. Cette section examine chacune de ces trois parties.
Les flux de travail créés à l’aide de Windows SharePoint Services seul doivent utiliser des formulaires ASPX. En conséquence, la seule façon pour les utilisateurs d’interagir avec ces flux de travail est d’utiliser un navigateur Web. Toutefois, les applications bureautiques Office sont largement utilisées et de nombreux flux de travail Windows SharePoint Services feront référence à des documents créés avec ces applications. Pourquoi ne pas autoriser les utilisateurs à interagir avec ces flux de travail directement à partir de Word, Excel, Outlook ou d’autres applications Office ?
Office SharePoint Server offre cette possibilité. Plutôt que de dépendre d’un navigateur pour communiquer avec les utilisateurs, un flux de travail Windows SharePoint Services s’exécutant avec Office SharePoint Server installé peut afficher ses formulaires directement dans des applications Office 2007. Pour la plupart des flux de travail, cela permettra une interaction plus naturelle avec l’utilisateur. Une liste des tâches Windows SharePoint Services, par exemple, peut être synchronisée avec la liste des tâches gérée par Outlook 2007, ce qui fait que l’utilisateur n’a plus qu’une seule liste des tâches. Les tâches peuvent également être représentées dans des documents Word 2007, des messages électroniques Outlook 2007, et de bien d’autres manières, ce qui permet à l’utilisateur d’entrer des informations dans un flux de travail directement à partir d’applications Office.
L’affichage de formulaires directement dans des applications Office implique une méthode permettant de définir ces formulaires. Les pages ASPX utilisées par les flux de travail Windows SharePoint Services standard ne suffiront plus. Pour résoudre ce problème, Office SharePoint Server permet aux auteurs de flux de travail de définir des formulaires en utilisant InfoPath 2007. Pour la plupart des utilisateurs, ces formulaires sont plus simples à créer que les pages ASPX, et ils offrent également des fonctionnalités telles que la validation intégrée. Il est important de noter, toutefois, que les formulaires basés sur InfoPath utilisés avec un flux de travail qui sont appelés dans cet article formulaires de flux de travail InfoPath, ne fournissent qu’un sous-ensemble des fonctionnalités offertes par les formulaires InfoPath standard. La plus grande partie du modèle objet InfoPath n’est, par exemple, pas disponible, puisque la priorité est intégralement accordée à la création et à l’utilisation des formulaires dans le cadre des flux de travail.
Le fait de permettre aux auteurs des flux de travail d’interagir directement avec les applications Office par le biais des formulaires InfoPath est certainement utile. Toutefois, jusqu’à présent, tout ce qui est décrit dans cet article concerne les développeurs ; il n’existe rien qui soit immédiatement utilisable par les travailleurs de l’information. Office SharePoint Server modifie cet état de fait en incluant un groupe de flux de travail prédéfinis. Tous ces flux de travail sont destinés à être utilisés directement par les travailleurs de l’information, et tous peuvent être personnalisés pour répondre à différents besoins. Les flux de travail prédéfinis fournis par Office SharePoint Server sont les suivants :
Approbation : envoie un document en approbation. L’initiateur du flux de travail spécifie la liste des approbateurs, chacun desquels pouvant approuver ou rejeter le document, réattribuer la tâche d’approbation ou exiger des modifications sur le document. L’exemple de scénario de flux de travail décrit précédemment pour Windows SharePoint Services était en fait un flux de travail d’approbation prédéfini. (Il est intéressant de noter que si ce scénario illustrait uniquement des aspects de Windows SharePoint Services, l’exécution de ce flux de travail d’approbation prédéfini nécessite en réalité Office SharePoint Server. Un développeur peut néanmoins créer un flux de travail qui se comporte exactement comme ce scénario précédemment décrit en utilisant uniquement Windows SharePoint Services).
Recueillir les commentaires : envoie un document en révision, d’une manière très semblable au flux de travail d’approbation. Les participants peuvent fournir des commentaires qui sont compilés et envoyés au propriétaire du document lorsque le flux de travail est terminé. Contrairement au flux de travail d’approbation qui par défaut attribue les tâches aux participants de façon séquentielle, ce flux de travail prédéfini affecte par défaut les tâches en parallèle, ce qui permet de renvoyer les commentaires dans n’importe quel ordre.
Rassembler les signatures : envoie un document Office pour les signatures nécessaires. Ce flux de travail peut uniquement être démarré à partir d’un client Office.
Approbation de destruction : aide à gérer la rétention des documents en permettant aux participants de décider s’il faut conserver ou supprimer les documents ayant expiré.
Flux de travail de gestion des traductions : aide à gérer le processus de traduction des documents. Ce flux de travail peut être utilisé pour attribuer des tâches de traduction spécifiques aux traducteurs participants, puis pour suivre la progression de ces tâches. Il peut également attribuer de nouvelles tâches de traduction lors d’un changement de document source.
Approbation de groupe : implémente un processus d’approbation orienté groupe. Ce flux de travail est uniquement disponible dans les versions d’Asie de l’Est d’Office SharePoint Server.
Étant donné que tous ces flux de travail prédéfinis utilisent les formulaires de flux de travail InfoPath, ils autorisent tous l’accès directement à partir des applications Office 2007.
Office SharePoint Server offre également d’autres services liés aux flux de travail, notamment la possibilité de créer des rapports sur l’historique des flux de travail directement dans Excel et la prise en charge de l’exécution des tâches en bloc, ce qui permet à l’utilisateur d’approuver un grand nombre de tâches en attente à la fois. Le produit propose également une variété d’autres fonctions, telles que la recherche améliorée, la capacité de charger, de calculer et d’afficher des feuilles de calcul Excel sur le serveur, et bien d’autres encore. Ce grand nombre de fonctionnalités est disponible dans deux versions : une édition de base et une édition entreprise. L’édition de base du produit inclut les flux de travail prédéfinis que nous venons de décrire, mais pas la prise en charge des formulaires de flux de travail InfoPath (l’utilisateur doit interagir avec ces flux de travail via un navigateur Web). L’édition entreprise prend en charge toutes les fonctionnalités décrites dans cette section, y compris l’utilisation des formulaires de flux de travail InfoPath.
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