Flux de travail dans Office SharePoint Server : un scénario

Mise à jour : 2009-02-26

De nouveau, la meilleure façon de comprendre le fonctionnement d'un flux de travail dans un environnement Office SharePoint Server est d'utiliser un scénario. Cette section présente le flux de travail utilisé comme exemple dans la section Windows SharePoint Services de cet article. Comme mentionné précédemment, il s'agit en réalité du flux de travail Approbation prédéfini qui est fourni avec Office SharePoint Server. Dans l'exemple Windows SharePoint Services, le flux de travail interagissait avec ses utilisateurs par le biais de formulaires ASPX affichés dans un navigateur Web. Mais comme ce scénario utilise aussi Office SharePoint Server, toutes les interactions avec le flux de travail ont maintenant lieu par le biais de formulaires de flux de travail InfoPath affichés dans des applications Office 2007.

Une fois de plus, le processus commence l'installation et l'association du flux de travail avec une bibliothèque de documents ou une liste, et là encore ces informations sont omises ici. La partie la plus intéressante commence avec l'initiateur du flux de travail qui crée une instance de flux de travail en cours d'exécution. Comme l'indique l'écran ci-dessous, cela peut à présent s'effectuer directement à partir d'un document Word 2007. Si Office SharePoint Server est déployé, une option Démarrer le flux de travail s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Microsoft Office.

Le choix de cette option affiche la fenêtre Démarrer un nouveau flux de travail, comme indiqué ci-dessous.

Comme dans le scénario précédent, toutes les associations de flux de travail qui sont disponibles pour ce document sont affichées. Le fait de cliquer sur le lien Démarrer du flux de travail appelé Approbation déclenche le démarrage de ce flux de travail, et affiche la fenêtre indiquée ci-dessous (il s'agit en fait d'un formulaire InfoPath). Comme indiqué dans le scénario précédent, le flux de travail Approbation prédéfini permet à son initiateur de personnaliser son comportement en spécifiant une liste d'approbateurs, avec la durée dont ils disposent pour effectuer une tâche, etc. Les champs du formulaire ci-dessous, le formulaire d'initiation de flux de travail, permettent de définir ces paramètres.

Les personnes répertoriées en tant qu'approbateurs dans ce flux de travail reçoivent désormais un message électronique, dans l'ordre où leurs noms ont été entrés. En supposant que les approbateurs utilisent Outlook 2007, ce message peut se présenter comme suit :

L'approbateur peut examiner le document en cliquant sur le lien du nom du document dans le corps du message. En cliquant sur le bouton Modifier cette tâche… en haut du message (signalé ici avec un carré rouge), il affiche le formulaire ci-dessous.

Il s'agit du formulaire Fin de tâche du flux de travail. Son contenu est identique à ceux présentés plus haut dans l'exemple Windows SharePoint Services. Cependant, cette fois-ci le formulaire a été défini en tant que formulaire de flux de travail InfoPath et il s'affiche directement dans Outlook 2007. Comme auparavant, l'approbateur peut ajouter des commentaires, puis approuver ou rejeter le document.

Le fonctionnement de ce flux de travail est identique à celui de l'exemple de Windows SharePoint Services, malgré des différences importantes. Avec Office SharePoint Server, l'initiateur de flux de travail crée une instance de flux de travail directement dans Word au lieu d'utiliser un navigateur pour accéder à un site Windows SharePoint Services. De même, les participants au flux de travail interagissent avec cette instance en cours d'exécution exclusivement par le biais des applications Office 2007. Comme avec l'initiateur, il n'est plus nécessaire d'accéder au site lui-même. Cette possibilité de créer et d'utiliser des flux de travail dans un environnement qui repose entièrement sur Office est sans doute importante pour un grand nombre d'applications de flux de travail.

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• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

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