Établissement et gouvernance d’un service SharePoint

Mise à jour : 2009-02-26

Lorsque vous développez un service informatique pour prendre en charge Microsoft Office SharePoint Server 2007, la capacité de votre entreprise à régir le service afin qu’il réponde aux besoins d’entreprise de vos clients internes de manière sécurisée et rentable est déterminante. Cet article décrit les éléments classiques d’un service informatique qui héberge Office SharePoint Server 2007, suggère des facteurs de réussite clés pour la gouvernance d’un service Office SharePoint Server et fournit un exemple d’un service SharePoint à trois niveaux.

• Qu’est-ce qu’un service SharePoint ?

• Éléments d’un service réussi

• Éléments à régir dans un service SharePoint

• Créer plusieurs services

Qu’est-ce qu’un service SharePoint ?

Un service SharePoint est un service informatique qui offre des portails et des sites hébergés basés sur les produits et technologies SharePoint. Un service présente notamment les caractéristiques suivantes :

• sites et portails englobant une étendue spécifique, telle qu’une collection de sites, une application Web ou une batterie de serveurs ;

• sauvegarde et restauration ;

• stockage de contenu ;

• prise en charge des personnalisations ;

• sécurité ;

• niveaux de service basés sur la vitesse et la disponibilité.

Éléments d’un service réussi

Lorsque vous envisagez et implémentez votre service Office SharePoint Server, prenez en compte les éléments suivants susceptibles de contribuer à la réussite de l’effort de gouvernance :

• Former et utiliser un groupe de gouvernance

  Votre service informatique qui prend en charge Office SharePoint Server doit être régi par un groupe qui inclut les parties prenantes de la direction, les responsables des divisions de l’entreprise, les travailleurs de l’information influents, les responsables informatiques et les techniciens du service informatique, entre autres. L’objectif du groupe de gouvernance doit être de surveiller le service. Dans ce cadre, le groupe de gouvernance définit les offres initiales du service, définit les stratégies en cours du service et se réunit régulièrement pour évaluer la réussite.

• Communiquer sur les services

  Les stratégies de gouvernance que vous développez doivent être communiquées à votre entreprise. Gérez un site Web qui décrit l’ensemble des services.

• Encourager l’utilisation du service

  Dissuadez les utilisateurs de déployer leurs propres serveurs et, à la place, encouragez-les à utiliser le service. La configuration des serveurs isolés risque de ne pas être conforme à la stratégie de sécurité informatique et aux dispositions réglementaires de l’entreprise. En outre, les utilisateurs qui déploient leurs propres serveurs risquent d’échouer dans leur tentative de sauvegarder leurs serveurs ou de les maintenir à jour avec des mises à jour et des correctifs logiciels. Enfin, le contenu hébergé sur des serveurs non régis par le service risque de ne pas être analysé par le service d’indexation de l’entreprise, ce qui peut créer des poches de contenu isolées.

• Créer plusieurs services

  Vous devez offrir un ensemble de services qui prennent en charge Office SharePoint Server. Par exemple, un service peut fournir des milliers de sites pour la collaboration, tandis qu’un autre peut prendre en charge des sites stratégiques très volumineux, tels que les portails d’entreprise. Un ensemble de services Office SharePoint Server vous permet d’appliquer des règles et des stratégies de gouvernance uniques à différents niveaux de service. Un autre avantage d’un éventail de services réside dans le fait que vous pouvez baser le coût que vous évaluez pour les organisations sur leur niveau de service. Enfin, un service multiniveau vous permet de mettre en place des services en toute souplesse.

Éléments à régir dans un service SharePoint

Lorsque vous concevez des services informatiques qui prennent en charge Office SharePoint Server, votre groupe de gouvernance doit déterminer les limites et les stratégies qui contrôlent les éléments suivants de vos services :

• Modèles de quotas

  Un modèle de quota se compose de valeurs qui spécifient la quantité de données pouvant être stockées dans une collection de sites. La valeur indique également la limite qui déclenche une alerte de messagerie à destination de l’administrateur de la collection de sites. Vous pouvez associer des quotas à des sites proposés à différents niveaux de service pour régir la croissance d’Office SharePoint Server dans votre entreprise. Vous pouvez également définir par niveau de service la taille maximale des fichiers téléchargés.

• Mise en service en libre-service

  Vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer leurs propres sites Web de niveau supérieur en visitant une page hébergée au niveau du service informatique et en fournissant des données relatives à l’utilisation prévue du site. Le site peut ensuite être mis en service en fonction d’un flux de travail personnalisé. Pour différents niveaux de service, vous pouvez régir la taille de ces sites et contrôler leur longévité.

• Stratégie de personnalisation

  Un avantage essentiel de l’utilisation de sites qui reposent sur Office SharePoint Server est la capacité des propriétaires de sites à les personnaliser. Par exemple, les propriétaires de sites peuvent modifier l’apparence d’un site ou fournir de nouvelles fonctionnalités, telles qu’un flux de travail ou un composant WebPart personnalisé. Réfléchissez attentivement au degré de personnalisation autorisé et pris en charge à chaque niveau de service, car certains types de personnalisations s’appliquent à l’ensemble de la batterie de serveurs. Par exemple, les services qui permettent la création de sites en libre-service peuvent inclure des milliers de sites partageant une seule application Web. Dans ce cas, vous pouvez limiter les personnalisations à celles prises en charge par l’interface utilisateur, telles que l’ajout de composants WebPart à des pages. Dans un service qui fournit une isolation virtuelle ou physique de la batterie de serveurs, comme dans le cas d’un site portail d’entreprise, vous pouvez autoriser un large éventail de personnalisations, telles que des flux de travail et des gestionnaires d’événements personnalisés. Pour une description complète de l’éventail des personnalisations prises en charge par Office SharePoint Server 2007, ainsi que des risques et des avantages inhérents à la prise en charge de chaque type de personnalisation à différents niveaux de service, voir le livre blanc Stratégie de personnalisation pour les produits et technologies SharePoint (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x40C) (en anglais) .

• Classification des ressources

  Vous pouvez développer et implémenter pour les sites et le contenu pris en charge par votre service un système de classification qui identifie la valeur des informations pour votre organisation. Par exemple, à l’aide de métadonnées, vous pouvez classer le contenu en fonction de sa valeur commerciale (élevée, moyenne ou faible). Chaque classification peut entraîner d’autres comportements ; par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un contenu de valeur élevée ne soit transféré que sous forme chiffrée ou qu’un processus d’approbation soit exécuté sur un contenu à impact moyen avant qu’il ne soit publié sur un site Web destiné au public.

• Gestion du cycle de vie

  Votre service doit fournir des indications ou des outils pour la gestion du cycle de vie des sites actifs et des sites inutilisés. Pour les niveaux de service inférieurs, vous pouvez, par exemple, implémenter un mécanisme qui permet aux propriétaires de sites de créer des sites dont la durée de vie est limitée à six mois, au terme desquels l’utilisateur doit étendre la demande du site. En outre, vous pouvez implémenter un outil qui recherche les sites qui n’ont pas été utilisés pendant une période de temps donnée et qui les supprime. La gestion du cycle de vie suppose également l’intégration de votre service aux processus et aux outils de gestion des enregistrements en place dans votre organisation. Pour plus d’informations, voir Planifier la gestion des enregistrements. Pour un ensemble d’outils et d’exemples de gouvernance et de facilité de gestion, notamment l’outil de gestion du cycle de vie informatique MS destiné aux professionnels de l’informatique, voir Outils de gouvernance et de facilité de gestion sur CodePlex (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=114564&clcid=0x40C) (en anglais) .

• Personnalisation et modèles

  Un modèle de site est un ensemble de personnalisations enregistrées sur une définition de site. (Pour plus d’informations, voir Utilisation des modèles et des définitions de sites (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0x40C) ). Vous pouvez choisir les modèles de sites à rendre disponibles, en particulier pour les niveaux inférieurs de votre service, dans lesquels le propriétaire ne peut pas personnaliser le site de façon significative. Utilisez des modèles de sites pour fournir des éléments, notamment de personnalisation, qui identifient l’objectif du site et l’associent à votre entreprise.

• Protection des données

  Les fonctionnalités qui fournissent la protection des données incluent la sauvegarde et la récupération. Vous pouvez baser le niveau de protection de données que vous offrez sur les niveaux de service que vous fournissez (les niveaux élevés pouvant impliquer des frais pour le propriétaire du site). Pour chaque niveau de service, planifiez la fréquence à laquelle vous sauvegarderez les sites et le temps de réponse que vous garantirez pour la restauration des sites. Pour plus d’informations, voir Planifier la protection et la récupération des données (Planifier la protection et la récupération des données).

• Formation

  Une communauté d’utilisateurs correctement formée présente des avantages d’un point de vue informatique. Cela se traduit par la réduction du nombre d’appels de l’assistance, l’adoption d’Office SharePoint Server et son utilisation adéquate. En outre, les utilisateurs comprennent leurs responsabilités dans l’utilisation du service Office SharePoint Server. Pour chaque niveau de service, envisagez d’imposer le niveau de formation approprié. Même pour un service de base, les utilisateurs disposant de privilèges d’administration de site ont accès à de nombreuses fonctionnalités qui ont un impact sur le fonctionnement général du site. Une formation en ligne, telle que des didacticiels, peut aider ces utilisateurs à tirer le meilleur parti de leur site.

Créer plusieurs services

Les utilisateurs du service Office SharePoint Server de votre entreprise ont besoin de sites qui répondent à un large éventail de finalités, telles que les suivantes :

• espaces de travail à courte durée de vie et à fonction unique pour la planification des événements ;

• sites d’équipe pour la collaboration générale ;

• portails de division permettant à des groupes de travail volumineux de gérer leurs processus d’entreprise ;

• portails d’entreprise pour la diffusion d’informations et la fourniture de services à l’ensemble de l’organisation.

Envisagez de diviser votre service Office SharePoint Server en un ensemble de services qui répond à l’éventail des besoins de votre entreprise. Chaque utilisateur d’un service particulier obtient le même niveau de prise en charge et supporte un coût similaire. Si des solutions plus complexes ou coûteuses sont nécessaires, vous pouvez ajouter de nouveaux services pour les prendre en charge. L’un des avantages de cette approche est que vous pouvez introduire un service à la fois, ce qui allège la charge qui pèse sur le personnel de votre service informatique. Collaborez avec les parties prenantes de la direction, les responsables des divisions de l’entreprise et les responsables informatiques pour déterminer les exigences de chaque niveau de service et l’ordre dans lequel ceux-ci sont introduits.

Le tableau suivant illustre un exemple d’approche pour la création d’un jeu de services à plusieurs niveaux. Dans cet exemple, trois niveaux de service sont proposés. Les valeurs fournies ne sont pas des recommandations, mais sont indiquées à titre d’exemple :

Exemple d’approche d’un ensemble de services

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• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

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