Planifier la maintenance et la gestion des sites (Windows SharePoint Services)

Mise à jour : 2006-12-01

Dans cet article :

• Planifier la maintenance des sites

• Planifier la gestion des collections de sites

• Feuille de calcul

Tous les sites Web, en particulier les sites qui ont plus d’un auteur, finissent par être encombrés. Un examen et un nettoyage périodiques permettent à votre site de fonctionner correctement dans la durée, qu’il soit volumineux ou petit. Si vous créez un plan de maintenance pour votre site ou vos sites dès le départ, ceux-ci demeurent à jour, utiles et exploitables.

Planifier la maintenance des sites

Votre plan de maintenance de site sera différent de celui destiné à tout autre environnement et il contiendra des éléments différents. La maintenance des sites n’est pas la même pour les sites gérés par un service informatique que pour les sites créés et gérés par l’utilisateur. Toutefois, certaines meilleures pratiques pour un plan de maintenance de site comprennent les suivantes :

• Demandez aux utilisateurs ce qu’ils souhaitent trouver dans les sites gérés par un service informatique. Effectuez des enquêtes périodiques pour déterminer ce dont vos utilisateurs ont besoin dans le site.

• Recourez à des journaux et des rapports d’utilisation pour déterminer les domaines du site qui sont utilisés, puis mettez ces informations en corrélation avec les enquêtes effectuées auprès des utilisateurs pour savoir ce qui peut être amélioré.

• Archivez le contenu ou les sites obsolètes. Toutefois, si vous souhaitez archiver ou supprimer le contenu ou les sites obsolètes, assurez-vous que les utilisateurs comprennent ce plan et veillez à effectuer ces actions uniquement à des moments prévisibles. Par exemple, publiez un planning indiquant à quel moment vous envisagez d’archiver le contenu ou de supprimer les sites inutilisés.

• Examinez régulièrement les autorisations de site. Par exemple, examinez les autorisations trimestriellement pour supprimer les autorisations associées aux utilisateurs qui ont quitté le groupe ou le projet.

• Sélectionnez un intervalle de temps raisonnable pour vos activités de maintenance. Par exemple, si vous envisagez de mener des enquêtes périodiques auprès des utilisateurs, limitez-les à deux par an (et, si possible, à une par an).

• Créez un plan pour les sauvegardes régulières du contenu des sites. Déterminez la fréquence à laquelle les sauvegardes sont effectuées et le processus permettant de restaurer le contenu lorsque cela est nécessaire. Pour plus d’informations sur la planification de la sauvegarde et de la restauration, reportez-vous à la section Planifier la sauvegarde et la récupération (Windows SharePoint Services).

Commencez, dès le processus de planification, à créer un plan pour la maintenance des sites. Enregistrez votre plan, y compris la fréquence du paramétrage du contenu des sites et de l’archivage. Faites examiner votre plan par les membres de votre équipe et par les représentants de votre base d’utilisateurs. De cette manière, vous pouvez identifier les problèmes auxquels les utilisateurs peuvent être confrontés, déterminer la meilleure méthode pour les résoudre et mettre en place un plan de maintenance des sites avant qu’ils ne soient activés.

Planifier la gestion des collections de sites

Une partie de votre plan de maintenance de site doit être consacrée à la gestion de la taille et du nombre de collections de sites dans votre environnement. Cela est particulièrement important si vous autorisez la gestion de sites libre-service. La plupart des organisations souhaitent être en mesure de prévoir et de contrôler les perspectives de croissance des sites en raison de l’impact qu’ils peuvent avoir sur les ressources de base de données. Par exemple, si une base de données de contenu particulière contient 100 sites et que l’un de ces sites occupe plus de 50 % de l’espace, ce site devra peut-être figurer dans sa propre base de données de contenu. Cela permet de conserver de l’espace pour une croissance supplémentaire, tout en gardant la possibilité de sauvegarder et de restaurer les bases de données.

Citons deux méthodes pour la gestion des collections de sites :

• Quotas de la collection de sites   Utilisez cette méthode pour contrôler la taille que les collections de sites peuvent présenter.

• Confirmation et suppression de l’utilisation de sites   Utilisez cette méthode pour surveiller et supprimer les collections de sites inutilisées.

Planifier les quotas de la collection de sites

Utilisez les quotas pour suivre et limiter le stockage de site. Vous pouvez envoyer un message électronique d’avertissement aux propriétaires du site lorsque le stockage de site atteint une taille particulière (en mégaoctets), puis verrouiller le site afin qu’il n’accepte pas de contenu supplémentaire lorsque le stockage de site atteint une taille maximale. Lorsque vous planifiez les capacités de votre serveur et de votre base de données, déterminez les limites de taille éventuelles à appliquer. Pour tirer le meilleur parti des quotas, procédez comme suit :

• Créez différents modèles de quotas pour les différents types de sites. Par exemple, vous pouvez définir un quota spécifique pour chaque département, type de client ou chemin d’accès (en affectant, par exemple, aux sites sous le chemin d’accès /sites uniquement 100 Mo par collection de sites et aux sites sous le chemin d’accès /vpi jusqu’à 300 Mo par collection de sites). Chaque fois que vous créez une collection de sites à partir de l’Administration centrale, vous pouvez spécifier le modèle de quota sur lequel la collection est basée. Notez que les sites créés à l’aide de la gestion de sites libre-service utilisent le quota par défaut défini pour l’application Web.

• Accordez suffisamment de place pour une croissance raisonnable des sites. Suivant la finalité de chaque site, les besoins en espace de stockage peuvent varier considérablement. Les sites sont conçus pour croître à mesure qu’ils sont utilisés. Une limite de quota de 50 Mo est peu susceptible de constituer un espace de stockage de départ suffisant pour la plupart des sites ou de satisfaire les besoins d’un site déjà ancien.

• Faites en sorte d’accorder une plage suffisante entre l’envoi du message d’avertissement et le verrouillage du site pour dépassement de quota. Par exemple, ne définissez pas la limite d’avertissement sur 80 Mo et la limite de stockage de site sur 85 Mo. Si les utilisateurs sont en train de télécharger plusieurs fichiers volumineux, ils ne seront pas satisfaits d’être avisés très tardivement de l’impossibilité de terminer cette tâche.

Planifier la confirmation et la suppression de l’utilisation de sites

Vous devez planifier la gestion des sites qui deviennent inactifs après la fin d’un projet ou des sites que les utilisateurs ont créés uniquement pour tester des idées, puis qu’ils ont abandonnés. La confirmation et la suppression de l’utilisation de sites facilitent le nettoyage de votre environnement, en vous permettant d’identifier à quel moment les sites ne sont plus nécessaires. Cette fonctionnalité consiste à envoyer automatiquement un message électronique aux propriétaires de site pour déterminer s’ils considèrent leur site comme étant actif. Si le propriétaire ne répond pas au message électronique (après un nombre spécifié de messages pendant une période donnée), le site peut être supprimé.

Pour planifier la confirmation et la suppression de l’utilisation de sites, déterminez :

• la durée au terme de laquelle il convient de vérifier si un site est inactif. La période par défaut pour les sites d’équipe ou de projet est de 90 jours après leur création, mais vous devez probablement accorder aux propriétaires une période supérieure. Pour un site test ou personnel, 90 jours représentent probablement une période trop longue. Généralement, la création d’un site, son utilisation active et la possibilité de le supprimer ou de l’archiver constituent un cycle de vie qui peut prendre au moins six mois et probablement quelques années. Les rappels tous les six mois sont utiles dans ces situations ;

• la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer un message électronique aux propriétaires de site pour déterminer si leurs sites sont inactifs. Après le premier message électronique, si l’administrateur du site ne répond pas, vous pouvez envoyer des avis supplémentaires selon une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ;

• si vous souhaitez supprimer automatiquement les sites inutilisés. Si l’administrateur du site ne répond pas à plusieurs messages électroniques, voulez-vous passer outre et supprimer le site automatiquement ? Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde au préalable. Pour ce faire, vous pouvez vous assurer que des sauvegardes sont effectuées régulièrement et utiliser le Kit de développement logiciel (SDK) Windows SharePoint Services version 3 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72207&clcid=0x40C) pour personnaliser cette fonctionnalité afin qu’elle crée automatiquement une sauvegarde du site avant sa suppression (il ne s’agit pas du comportement par défaut de cette fonctionnalité) ;

• si vous souhaitez supprimer automatiquement les sites inutilisés, le nombre de messages électroniques que vous enverrez aux propriétaires de sites avant d’effectuer cette opération. Par défaut, quatre avis hebdomadaires sont envoyés avant la suppression d’un site, mais vous pouvez augmenter ou diminuer cette valeur en fonction de vos besoins.

Feuille de calcul

Utilisez la feuille de calcul suivante pour planifier la maintenance et la gestion des sites :

• Fiche relative à la maintenance des sites (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73145&clcid=0x40C)