Déterminer les besoins en matière de contenu de site et la structure
Mise à jour : 2006-12-01
Dans cet article :
Méthode formelle : sonder les parties prenantes et les utilisateurs
Méthode informelle : organisation approximative avec de l’espace pour évoluer
La création d’un site est un processus rapide, mais le choix du contenu à y placer et la façon de l’organiser de sorte qu’il soit utile prend un certain temps. Vous pouvez aborder cette tâche de nombreuses façons, mais deux d’entre elles sont recommandées :
Méthode formelle Sondez vos parties prenantes et vos utilisateurs afin de déterminer ce qu’ils souhaitent voir dans le site. Suivez ce processus formel si vous créez un site volumineux ou stratégique, avec différents publics qui le visitent pour différents motifs. Il est nécessaire de procéder à une planification et à un examen précis pour faire en sorte que tous les publics puissent visiter le site, trouver ce dont ils ont besoin, participer de manière appropriée et poursuivre leur travail.
Méthode informelle Commencez avec une organisation approximative du site et, à partir de celle-ci, laissez-le évoluer en fonction des besoins des utilisateurs et des commentaires. Suivez ce processus informel si vous avez un petit site de collaboration informelle où la plupart des utilisateurs travaillent sur le même ensemble de tâches de manière similaire.
Dans l’article Déterminer les objectifs des sites, vous avez identifié les objectifs qui sont le plus en phase avec vos besoins en matière de site. Utilisez ces objectifs pour identifier une méthode permettant de déterminer vos propres contenu et structure de site.
Site de stockage de documents En fonction de la complexité prévue, vous souhaiterez suivre la méthode formelle ou la méthode informelle. Si vous générez un site volumineux afin de stocker des documents de plusieurs équipes distinctes, vous devez approcher la tâche de l’organisation de façon formelle. S’il s’agit simplement d’un petit espace de stockage pour les documents de travail utilisés par votre équipe, un processus informel peut suffire.
Site de communication Vous devrez peut-être suivre la méthode formelle et déterminer exactement qui visite le site, à la recherche de quelles informations et la façon d’y guider les visiteurs.
Site de collaboration Vous pouvez probablement suivre la méthode informelle, ce qui permet au site de croître et d’évoluer selon vos besoins.
Les sections suivantes expliquent le processus associé à chaque méthode.
Méthode formelle : sonder les parties prenantes et les utilisateurs
Si vous souhaitez suivre un processus de planification formel pour vos sites, vous devez créer une structure de planification formelle pour obtenir des informations auprès des parties prenantes et effectuer les étapes suivantes :
Déterminez les besoins des visiteurs en sondant les publics et les parties prenantes. Découvrez les informations que chaque segment du public ou partie prenante souhaite voir ou avec lesquelles il souhaite interagir.
Déterminez les besoins en matière de contenu en effectuant une enquête portant sur le contenu. Examinez et évaluez le contenu actuel, le contenu planifié pour l’avenir et le contenu sous-utilisé ou difficile à trouver, puis estimez dans quelle mesure le contenu est susceptible d’évoluer dans le temps.
Concevez votre architecture des informations. Indiquez les listes ou bibliothèques nécessaires à l’organisation des informations, ce qui a besoin d’être mis en avant dans les pages d’accueil et la nécessité de définir ou non une navigation personnalisée pour exposer l’architecture des informations aux utilisateurs du site.
Demandez à vos utilisateurs et parties prenantes cibles de passer en revue les prototypes de l’architecture des informations. Déterminez s’ils trouvent les informations dont ils ont besoin dans votre prototype.
Effectuer une enquête sur le contenu
Avant de planifier la structure de votre site, vous devez comprendre le contenu dont vous disposez déjà dans votre organisation. La conduite d’une enquête portant sur votre contenu actuel vous permet d’identifier les besoins en matière de contenu, ainsi que de concevoir et de déployer une solution qui répond à ces besoins. Il existe plusieurs éléments spécifiques que vous devez inclure dans votre enquête sur le contenu, notamment les suivants :
nombre de documents ;
emplacement des documents ;
types de documents, tant en termes de types de fichiers que de classification ;
personnes et structure de l’entreprise ;
processus d’approbation et flux de travail du contenu.
Vous pouvez utiliser votre enquête sur le contenu pour classer le contenu par ordre de priorité et suggérer une structure pour ce contenu. La planification du contenu s’effectue généralement par étapes successives. Dans la première étape, vous prenez des décisions structurelles à grande échelle, telles que la détermination des départements ou des projets qui ont des besoins spécifiques en matière de contenu et le nombre de sites nécessaires pour chaque corps de contenu. Ensuite, les équipes de planification de contenu pour chaque site, généralement calquées sur les départements ou les projets, choisissent la structure permettant de répondre à leurs besoins en matière de contenu. Cela peut nécessiter une révision de la structure à grande échelle au fur et à mesure de l’identification de nouveaux besoins en matière de contenu. Vous pouvez passer par plusieurs étapes de planification avant le déploiement et continuer à planifier les modifications même après que vos sites sont opérationnels.
Méthode informelle : organisation approximative avec de l’espace pour évoluer
Lorsque vous créez un site informel, vous pouvez démarrer avec un processus moins rigide, qui peut inclure les étapes suivantes :
Si vous intégrez le contenu existant dans un nouveau site, consacrez un peu de temps à l’évaluation du contenu dont vous disposez et à ce que vous souhaitez placer dans le site.
Ensuite, formulez des idées sur ce que le site doit inclure et créez une liste à cet effet. Par exemple, un site de collaboration en équipe peut inclure les éléments suivants :
documents (documents de projet, plans, propositions, présentations, offres, c’est-à-dire tout ce que votre équipe doit lire ou ce à quoi elle doit contribuer) ;
planifications de l’équipe (planifications des jours fériés, des périodes de travail et de congé individuelles, des projets, etc.). Vous pouvez enregistrer les événements partagés sur votre site et les afficher ensuite en mode Calendrier ;
informations de contact (membres de l’équipe, partenaires, clients, fournisseurs, etc.). Vous pouvez créer des listes de contacts distinctes pour les contacts internes et les contacts externes ou les associer à l’aide de champs que vous pouvez trier et filtrer ;
tâches ou affectations (afin d’identifier ce que chaque personne effectue) ;
liens fréquemment utilisés vers d’autres sites Web (y compris les sites sur les projets ou les équipes connexes) ;
annonces ou informations importantes dont l’ensemble de votre équipe doit prendre connaissance ;
un blog, qui peut, par exemple, constituer la face publique de votre site de collaboration.
Examinez les différents scénarios utilisateur qui peuvent se présenter et imaginez ce que vous rechercheriez sur le site si vous étiez un utilisateur particulier.
Ajoutez les éléments manquants à votre liste d’origine et, dans la mesure du possible, soumettez la liste à quelques utilisateurs cibles.
Une fois que vous avez identifié les principaux éléments, vous pouvez commencer à élaborer le site et laisser les membres de l’équipe travailler à son organisation librement.