Planifier le courrier entrant (Windows SharePoint Services)

Mise à jour : 2006-12-01

Dans cet article :

• À propos du courrier électronique entrant

• Décisions clés de planification du courrier entrant

• Options de configuration et modes Paramètres

• Avant de configurer le courrier entrant

• Planifier le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint

• Feuille

À propos du courrier électronique entrant

Le courrier entrant est un composant fonctionnel de Windows SharePoint Services 3.0 qui permet aux sites SharePoint de recevoir et stocker des messages électroniques et des pièces jointes dans des listes et des bibliothèques. Cette nouvelle fonctionnalité permet aux équipes de stocker le courrier électronique qu'ils envoient à d'autres membres de l'équipe sans ouvrir le site SharePoint et télécharger le contenu qui a été envoyé par courrier électronique. Cela est possible car une adresse de messagerie unique peut être affectée à la plupart des types de listes et bibliothèques.

Cet article aide les administrateurs de serveurs et batteries de serveurs à comprendre les choix qu'ils doivent effectuer avant de déployer la fonctionnalité de courrier électronique entrant pour leur organisation.

Décisions clés de planification du courrier entrant

Il existe plusieurs décisions clés que vous pouvez prendre lorsque vous planifiez le courrier entrant. Elles indiquent notamment s'il faut :

• Accepter le courrier en provenance de tous les serveurs de messagerie ou seulement des serveurs de messagerie fiables.

• Utiliser le service de gestion d'annuaire pour créer des listes de distribution et des contacts à partir des sites SharePoint.

• Spécifier le dossier dans lequel le système doit vérifier la présence de courrier entrant.

• Spécifier l'adresse du serveur de messagerie qui s'affichera dans les pages Web lorsque les utilisateurs créent une adresse de messagerie entrant pour un site, une liste ou un groupe.

Certains scénarios, par exemple, qui utilisent le service de gestion d'annuaire, nécessitent un ou plusieurs informaticiens pour leur mise en œuvre. Néanmoins, vous pouvez toujours implémenter un scénario de courrier entrant de base même si votre organisation n'a pas d'informaticien.

Scénario de base

Si votre organisation n'a pas de personnel informatique, vous pouvez activer un scénario de courrier entrant de base en installant le service SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) sur le serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0 et activer le courrier électronique entrant en utilisant le mode Paramètres automatiques avec tous les paramètres par défaut. Dans ce scénario, le courrier électronique est envoyé directement sur votre serveur SMTP et Windows SharePoint Services 3.0 recherche périodiquement les messages électroniques dans le dossier de dépôt des messages électroniques par défaut qui est automatiquement configuré par le service SMTP.

Sélectionner le mode Paramètres automatiques et accepter tous les paramètres par défaut constitue la façon la plus simple pour activer le courrier entrant dans la mesure où tous les paramètres de configuration sont créés pour vous et, par conséquent, peu de connaissances sont nécessaires. Pour la plupart des entreprises, cette configuration suffit.

Pour activer un scénario de courrier électronique entrant de base, procédez comme suit :

1. L'administrateur du serveur utilise l'Assistant Composants Windows pour installer le composant Services de messagerie sur le serveur sur lequel vous souhaitez recevoir le courrier entrant. Cela installe et démarre le service SMTP sur ce serveur.

2. L'administrateur de la batterie de serveurs active le courrier entrant à l'aide du mode Paramètres automatiques et accepte toutes les valeurs par défaut.

3. L'administrateur de la collection de sites active la fonctionnalité de courrier électronique entrant sur les bibliothèques et listes dans lesquelles il souhaite stocker le courrier entrant et assigne à chaque bibliothèque et liste une adresse électronique unique sous la forme adresse@SMTPserveraddress. Par exemple, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com.

Lorsque les utilisateurs envoient un message électronique à l'adresse d'une liste ou bibliothèque, Windows SharePoint Services 3.0 détecte que le nouveau courrier a été remis et l'envoie à la liste ou bibliothèque appropriée en fonction de l'adresse de messagerie.

Remarque :
Si ce scénario de base répond à vos besoins, vous pouvez ignorer le reste de cet article. Pour plus d'informations, voir « Configurer le courrier entrant » dans le système d'aide.

Scénarios avancés

Pour les administrateurs plus avertis, des choix supplémentaires sont disponibles, certains d'entre eux requièrent plus d'expertise pour le déploiement que le scénario de base avec toutes les options par défaut. Cette section décrit les options de configuration suivantes :

• Serveur de messagerie fiable

• Dossier de dépôt des messages électroniques

• Service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint

• Adresse complète du serveur de courrier entrant

Serveur de messagerie fiable

Vous pouvez configurer Windows SharePoint Services 3.0 pour accepter les messages électroniques à partir de n'importe quel serveur de messagerie ou uniquement ceux qui ont été acheminés par l'intermédiaire d'une application serveur de messagerie fiable, telle que Microsoft Exchange Server.

Cette option requiert un professionnel de l'informatique pour configurer le routage des messages par le biais du serveur de messagerie fiable et est disponible uniquement en mode automatique.

Vous pouvez bénéficier des avantages suivants en acheminant les messages par l'intermédiaire d'un serveur de messagerie fiable :

• Authentification des utilisateurs   Le service SMTP ne peut pas authentifier les utilisateurs qui envoient du courrier électronique à votre site, contrairement à Exchange Server. L'administrateur du serveur peut utiliser le site Web Administration centrale de SharePoint pour spécifier que le système accepte le courrier en provenance des utilisateurs authentifiés uniquement si le message électronique est envoyé par le biais d'Exchange Server.

• Filtrage du courrier indésirable   Exchange Server permet de filtrer le courrier indésirable afin d'éliminer le courrier électronique non sollicité avant son transfert vers sa destination ; dans ce cas, le serveur Windows SharePoint Services 3.0. Une autre technique qui peut réduire le courrier indésirable consiste à autoriser les membres du site d'équipe à archiver du courrier électronique uniquement dans des listes sur lesquelles vous avez accordé des autorisations d'accès en écriture aux membres.

• Protection contre les virus    Exchange Server fournit la protection antivirus des messages acheminés par son intermédiaire.

Dossier de dépôt des messages électroniques

Vous pouvez spécifier l'emplacement dans lequel Windows SharePoint Services 3.0 récupère le courrier entrant. L'avantage de cette option est qu'elle permet à Windows SharePoint Services 3.0 de récupérer le courrier entrant à partir d'un partage réseau sur un autre serveur. Toutefois, nous vous déconseillons cette méthode. En effet, Windows SharePoint Services 3.0 ne peut pas détecter les modifications de configuration sur le serveur de messagerie distant qui remet les messages électroniques à votre dossier de dépôt. Cela signifie que si un administrateur configure le serveur de messagerie de façon à ne plus remettre les messages électroniques dans ce dossier, Windows SharePoint Services 3.0 ne peut pas détecter que la configuration a été modifiée et par conséquent ne peut pas récupérer les fichiers à partir du nouvel emplacement.

Vous pouvez également utiliser le service SMTP pour recevoir du courrier électronique et spécifier le dossier dans lequel les messages seront déposés au lieu d'accepter le paramètre par défaut du service SMTP. Cela est utile lorsque l'emplacement du dossier par défaut est plein ou presque plein.

Remarque :
Lorsque les paramètres de courrier entrant sont définis en mode avancé, vous devez vous assurer que le compte d'ouverture de session pour le service du minuteur Windows SharePoint Services dispose d'autorisations de modification sur le dossier de dépôt de messagerie.

Remarque :
Dans la mesure où cette option est uniquement disponible en mode avancé, vous ne pouvez pas spécifier un dossier de dépôt de messages et également spécifier un ou plusieurs serveurs de messagerie fiables.

Service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint

Le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint connecte les sites SharePoint à l'annuaire utilisateur de votre organisation pour fournir les fonctionnalités améliorées de la messagerie électronique. L'avantage de l'utilisation de ce service est qu'il permet aux utilisateurs de créer et gérer les groupes de distribution de messages à partir des sites SharePoint. Ce service crée également des contacts dans l'annuaire utilisateur de votre organisation et les utilisateurs peuvent rechercher des listes SharePoint activées pour la messagerie électronique dans leurs carnets d'adresses.

Un scénario de gestion d'annuaire standard se compose des étapes suivantes :

1. L'administrateur d'une collection de sites crée un nouveau groupe SharePoint.

2. L'administrateur choisit de créer une liste de distribution à associer à ce groupe SharePoint et attribue une adresse de messagerie à cette liste de distribution.

3. Au fil du temps, l'administrateur ajoute et supprime des utilisateurs dans ce groupe SharePoint. À mesure que des utilisateurs sont ajoutés et supprimés dans le groupe, le service de gestion d'annuaire SharePoint les ajoute et les supprime automatiquement dans la liste de distribution, qui est stockée dans le service d'annuaire Active Directory. Dans la mesure où les listes de distribution sont associées à un groupe SharePoint spécifique, cette liste de distribution est disponible pour tous les membres de ce groupe SharePoint.

4. Étant donné que le service de gestion d'annuaire SharePoint est utilisé, les adresses de messagerie sont automatiquement générées pour les forums de discussion et les calendriers sur les sites d'équipe, par défaut, et ajoutées à la liste de distribution de l'équipe. Les adresses de messagerie pour ces deux listes se présentent sous la forme suivante, par défaut : AdresseGroupe.discussions et AdresseGroupe.calendrier.

5. Lorsque vous incluez des adresses de messagerie pour les forums de discussion et les calendriers dans la liste de distribution, les courriers électroniques et les invitations aux réunions envoyés à cette liste de distribution sont archivés sur le site d'équipe.

Pour plus d'informations sur la planification du service de gestion d'annuaire SharePoint, voir « Planification du service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint » plus loin dans cet article.

Adresse complète du serveur de courrier entrant

Les administrateurs peuvent spécifier l'adresse du serveur de messagerie qui s'affichera dans les pages Web lorsque les utilisateurs créent une adresse de courrier entrant pour un site, une liste ou un groupe. Ce paramètre est souvent utilisé conjointement avec le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint pour fournir une adresse de serveur de messagerie plus conviviale à taper pour les utilisateurs.

Options de configuration et modes Paramètres

En tant qu'administrateur de batterie de serveurs, vous disposez de deux modes Paramètres pour activer le courrier entrant : automatiques et avancés. Comme décrit dans la section « Scénario de base » ci-dessus, vous pouvez choisir le mode Paramètres automatiques avec les paramètres par défaut. Toutefois, ce mode vous permet de sélectionner d'autres options.

Le tableau suivant décrit les options de configuration et indique si elles sont configurées dans la page Configurer les paramètres de courrier entrant dans l'Administration centrale à l'aide du mode Paramètres automatiques ou Paramètres avancés.

Les modes Paramètres avancés et automatiques sont similaires car ils permettent aux administrateurs de batteries de serveurs de configurer le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint et l'adresse de serveur de messagerie à afficher dans les pages Web. Ces modes Paramètres diffèrent car le mode Paramètres automatiques remplace la capacité de choisir les serveurs de messagerie pour accepter le courrier par la possibilité de spécifier le dossier dans lequel les messages sont déposés. Windows SharePoint Services 3.0 utilise ce dossier de dépôt des messages pour détecter les nouveaux messages électroniques.

Remarque :
Le paramètre Dossier de dépôt des messages électroniques n'est pas disponible en mode automatique. En effet, ce mode définit automatiquement le dossier de dépôt des messages dans le dossier qui est spécifié par le service SMTP.

Avant de configurer le courrier entrant

Avant de configurer le courrier entrant, effectuez les tâches suivantes :

• Installez le service SMTP sur chaque serveur sur lequel vous souhaitez recevoir et traiter le courrier entrant. Ou bien, spécifiez un autre moyen de remise des messages à votre dossier de dépôt des messages.

• Si vous utilisez le service SMTP sur le serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0, assurez-vous que le serveur exécute le service Application Web Windows SharePoint Services. Cela permet aux messages reçus sur le serveur Web d'être traités par Windows SharePoint Services 3.0.

Pour plus d'informations sur l'installation du service SMTP, voir le système d'aide Windows.

Planifier le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint

Vous pouvez configurer le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint en utilisant le mode Paramètres automatiques ou Paramètres avancés. Vous pouvez choisir d'activer le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint sur votre serveur ou batterie de serveurs exécutant Windows SharePoint Services 3.0, ou utiliser le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint d'une autre batterie de serveurs. L'un des avantages liés au service en cours d'exécution sur une autre batterie de serveurs est que les autorisations Active Directory sont gérées dans un emplacement centralisé (autrement dit, sur l'autre batterie de serveurs).

Pour activer ce service sur votre propre serveur ou batterie de serveurs exécutant Windows SharePoint Services 3.0, le compte du pool d'application Administration centrale de SharePoint utilisé par Windows SharePoint Services 3.0 doit disposer d'un accès en écriture au conteneur que vous spécifiez dans Active Directory. Cela nécessite un administrateur Active Directory pour configurer l'unité d'organisation et les autorisations sur celle-ci. L'avantage de l'utilisation du service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint dans une batterie de serveurs à distance est que vous n'avez pas besoin de l'aide d'un administrateur Active Directory pour créer et configurer l'unité d'organisation si celle-ci existe déjà.

Options de configuration de service de gestion d'annuaire

Lorsque vous configurez le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint pour créer des groupes de distribution et des contacts dans Active Directory, vous devez fournir les informations suivantes :

• Nom du conteneur Active Directory dans lequel les nouveaux groupes de distribution et contacts seront créés. Il doit être fourni sous la forme suivante :

  UO=Conteneur, CD=Domaine, CD=DomaineNiveauSupérieur

• Nom du serveur SMTP à utiliser pour le courrier entrant (ou accepter le serveur SMTP par défaut s'il en existe un). Il doit être fourni sous la forme suivante :

  Serveur.sous_domaine.domaine.domaine_niveau_supérieur

  Par exemple, SharePointServer.support.contoso.com

• S'il faut accepter les messages provenant uniquement d'utilisateurs authentifiés.

• S'il faut autoriser les utilisateurs à créer des groupes de distribution à partir de sites SharePoint. Si vous répondez Oui à cette option, vous pouvez également choisir si des utilisateurs peuvent effectuer n'importe quelle combinaison des actions suivantes :

  • Créer un nouveau groupe de distribution.

  • Modifier l'adresse électronique d'un groupe de distribution.

  • Changer le titre et la description d'un groupe de distribution.

  • Supprimer un groupe de distribution.

Lorsque vous configurez le service de gestion d'annuaire Microsoft SharePoint pour créer des groupes de distribution et des contacts à l'aide d'un service de gestion d'annuaire SharePoint à distance, vous devez fournir les informations suivantes :

• URL du service de gestion d'annuaire distant. Par exemple, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• Le nom du serveur SMTP à utiliser pour le courrier entrant.

• S'il faut accepter les messages provenant uniquement d'utilisateurs authentifiés.

• S'il faut autoriser les utilisateurs à créer des groupes de distribution à partir de sites SharePoint.

Feuille

Utilisez la feuille suivante pour enregistrer vos décisions sur le courrier entrant :

• Feuille de planification du courrier entrant