Créer un plan de communication (Windows SharePoint Services)
Mise à jour : 2006-12-01
Dans cet article :
Quand et comment communiquer avec l'équipe de mise à niveau ?
Quand et comment communiquer avec les utilisateurs des sites ?
Pour les petits déploiements dans lesquels les sites n'ont subi qu'une petite part de personnalisation, l'équipe de mise à niveau peut être composée d'une seule personne. Pour les déploiements de plus grande taille, en revanche, plusieurs personnes avec différents rôles peuvent être nécessaires, comme indiqué dans la liste suivante.
Administrateurs du serveur L'administrateur du serveur effectue la plupart des tâches de mise à niveau. Il doit y avoir au moins un administrateur du serveur dans l'équipe de mise à niveau, car l'exécution de l'Assistant Installation exige la présence d'une personne qui soit membre du groupe Administrateurs local sur chaque serveur Web frontal.
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Remarque :Les administrateurs de la batterie peuvent ou non être administrateurs locaux du serveur.
Propriétaires de collection de sites Vous devez être en mesure d'avertir les propriétaires de collection de sites de l'imminence de l'exécution du processus de mise à niveau, et de les prévenir de tous les problèmes que vous détectez lorsque vous mettez à niveau leurs sites. Si vous effectuez une mise à niveau progressive, vous devez également communiquer avec les propriétaires de collection de sites pour déterminer si leurs sites ont été complètement mis à niveau et si toutes les personnalisations ont été réappliqués avant de supprimer ou de désactiver les anciens sites.
Concepteurs et développeurs de sites Si vous disposez de modèles personnalisés, composants WebPart, services Web ou autres éléments personnalisés associés à vos sites, vous devez collaborer avec les personnes responsables du développement ou de la personnalisation de ces éléments pour vous assurer que vous pouvez créer de nouvelles versions de ces éléments personnalisés, ou pour vérifier que ces derniers ont été correctement mis à niveau. Pour plus d'informations sur les problèmes potentiels liés aux éléments personnalisés, voir Utiliser une mise à niveau d’évaluation pour rechercher les problèmes potentiels (Windows SharePoint Services).
Utilisateurs des sites Bien que les utilisateurs des sites ne soient pas intégrés à la prise de décision concernant le processus de mise à niveau, vous devez les informer de la date et du déroulement de l'opération.
Commanditaires et autres parties prenantes Il est possible que d'autres personnes de votre organisation soient impliquées dans le processus de planification de mise à niveau. N'oubliez pas de les inclure à votre plan de communication de manière appropriée.
Remarque :Une équipe de mise à niveau peut comporter un ou plusieurs membres de chaque rôle en fonction de votre organisation.
Quand et comment communiquer avec l'équipe de mise à niveau ?
En règle générale, les administrateurs du serveur définissent la chronologie de la mise à niveau, et les propriétaires de sites sont uniquement avertis lorsque le processus est sur le point de commencer. Toutefois, étant donné que les membres de l'équipe ont leurs propres tâches à effectuer à des stades particuliers du processus global de mise à niveau, il est essentiel que vous disposiez d'un solide plan de communication pour communiquer la progression de la mise à niveau à tous les membres de l'équipe afin qu'ils sachent à quel moment effectuer ces tâches particulières.
L'ensemble de l'équipe de mise à niveau doit collaborer pour déterminer :
La méthode de mise à niveau à utiliser La rubrique Déterminer l’approche de mise à niveau [Windows SharePoint Services] fournit des informations pour vous aider à déterminer le type de mise à niveau à effectuer. Le rapport généré par l'outil d'analyse préalable à la mise à niveau est également important à prendre en compte lors de la prise de décision.
Les dates et heures auxquelles effectuer la mise à niveau Nous vous recommandons (en particulier pour une mise à niveau sur place) d'effectuer une mise à niveau dans une période de faible utilisation du site. Pour les déploiements de serveur unique de petite taille, la mise à niveau peut prendre moins d'une journée. Pour les déploiements de plus grande importance, tels que les batteries de serveur comportant une grande quantité de données, l'option de mise à niveau progressive peut être utilisée pour répartir le processus de mise à niveau sur plusieurs messages d'indisponibilité. Aucune méthode ne permet de déterminer la durée exacte requise par la mise à niveau d'une collection de sites particulière. De ce fait, il est très important de communiquer avec les autres membres de l'équipe impliqués dans le processus de mise à niveau, ainsi que les utilisateurs finaux. La ou les dates que vous choisissez pour la mise à niveau doivent être décidées suffisamment à l'avance pour donner à l'équipe de mise à niveau le temps d'effectuer toutes les étapes préliminaires. Lors de la planification de la chronologie, n'oubliez pas de planifier une période pour valider les sites mis à jour et une période pour implémenter toutes les modifications ou effectuer le travail de repersonnalisation des sites.
Il est important de communiquer avec les propriétaires, les concepteurs et les développeurs de sites aux stades suivants du processus de mise à niveau :
Avant le démarrage du processus, de sorte qu'ils connaissent la chronologie générale et sachent quel sera leurs rôles dans le processus.
Après l'exécution de l'outil d'analyse préalable à la mise à niveau, pour leur permettre de résoudre tous les problèmes identifiés par l'outil. Pour plus d'informations sur l'outil d'analyse préalable à la mise à niveau, voir Exécuter l’outil d’analyse préalable à la mise à niveau (Windows SharePoint Services). Par exemple, des problèmes tels que des modèles de sites personnalisés ou des composants WebPart personnalisés doivent être signalés au propriétaire, concepteur ou développeur de site approprié avant de planifier la mise à niveau pour lui laisser le temps d'étudier les problèmes et de prendre les mesures préliminaires. Ainsi, un développeur peut décider qu'il est plus prudent de reconstruire un composant WebPart avant la mise à niveau. Ou encore, des propriétaires de sites peuvent souhaiter prendre note de toutes les personnalisations qui ont été effectuées sur leurs sites, notamment les modèles de sites et les modifications apportées aux fichiers ASPX (Active Server Page Extension) principaux.
Après la mise à niveau de leurs sites, afin qu'ils puissent consulter les sites et effectuer toutes les modifications nécessaires. Les propriétaires de sites doivent connaître la durée pendant laquelle les anciennes versions des sites seront conservées afin d'être assuré de pouvoir récupérer tout ce dont ils ont besoin de l'ancien site.
Quand et comment communiquer avec les utilisateurs des sites ?
Il est tout aussi important communiquer avec les utilisateurs des sites pour les informer des points suivants :
Quand leurs sites seront mis à niveau Dans le cas d'une mise à niveau sur place, ils doivent également être informés que leurs sites seront indisponibles au cours de la mise à niveau.
Quand leurs sites mis à niveau seront prêts Ceci signifie que l'équipe de mise à niveau aura non seulement effectué la mise à niveau, mais également vérifié la fonctionnalité des sites mis à niveau.
Comment la mise à niveau les affecte et ce qu'ils doivent savoir à propos du nouvel environnement Par exemple, le site peut paraître différent ou fonctionner légèrement différemment. Ils peuvent aussi être amenés à réappliquer des personnalisations à partir de l'ancien site après la mise à niveau. Vous pouvez enfin les faire pointer vers du contenu disponible, tel que des articles intitulés Nouveautés ou des documents de formation, pour en savoir plus sur la nouvelle version.
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