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Créer un plan de communication (SharePoint Foundation 2010)

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S’applique à : SharePoint Foundation 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Il est important de communiquer avec les utilisateurs pendant le processus de mise à niveau depuis Windows SharePoint Services 3.0 vers Microsoft SharePoint Foundation 2010. Les utilisateurs de sites doivent savoir à quoi s’attendre lorsqu’ils visiteront de nouveau leurs sites après la mise à niveau, tandis que les propriétaires de sites doivent savoir comment préparer la mise à niveau et ce qu’ils devront faire après celle-ci. Les utilisateurs de sites comme les propriétaires de sites doivent savoir à quel moment la mise à niveau aura lieu. Dans le cadre du processus de planification, déterminez les points suivants :

  • Quels sont les membres de votre équipe de mise à niveau, quelles sont les autres parties prenantes impliquées et qui sera concerné par la mise à niveau.

  • Quelles sont les informations que l’équipe de mise à niveau doit détenir et à quel moment doit-elle être en leur possession.

  • Quelles sont les informations que les utilisateurs de sites et les autres parties prenantes doivent détenir et à quel moment doivent-ils être en leur possession.

Cet article explique comment créer votre plan de communication afin que l’équipe de mise à niveau, les parties prenantes et les utilisateurs sachent à quoi s’attendre avant, pendant et après la mise à niveau.

Dans cet article :

  • Qui est membre de l’équipe de mise à niveau ?

  • Quand et comment communiquer avec l’équipe de mise à niveau ?

  • Quand et comment communiquer avec les utilisateurs de sites ?

Qui est membre de l’équipe de mise à niveau ?

Pour les petits déploiements dans lesquels les sites n’ont subi qu’une petite part de personnalisation, l’équipe de mise à niveau peut être composée d’une seule personne. Pour les déploiements de plus grande taille, en revanche, plusieurs personnes avec différents rôles peuvent être nécessaires, comme décrit dans la liste suivante :

  • Administrateurs du serveur   L'administrateur du serveur effectue la plupart des tâches de mise à niveau. Il doit y avoir au moins un administrateur du serveur dans l'équipe de mise à niveau, car l'exécution de l'Assistant Installation exige la présence d'une personne qui soit membre du groupe Administrateurs local sur chaque serveur Web frontal.

    Notes

    Les administrateurs de la batterie peuvent ne pas être administrateurs locaux du serveur.

  • Administrateurs de base de données   Si vous disposez d’une équipe d’administration de base de données spécifique, vous devez planifier et effectuer la mise à niveau en coordination avec celle-ci, notamment si vous envisagez d’utiliser la méthode de mise à niveau avec liaison des bases de données.

  • Équipes de la sécurité du serveur   Vous devez collaborer avec vos équipes de sécurité, telles que l’équipe des services d’annuaire Active Directory, pour vérifier les comptes et les autorisations ou pour tirer parti des nouveaux paramètres de stratégie applicables pour SharePoint Foundation 2010.

  • Équipe du déploiement du client   Communiquez avec les équipes de déploiement du client pour coordonner les déploiements des nouvelles applications clientes et serveur. Le déploiement du client devra peut-être avoir lieu avant que vous n’effectuiez la mise à niveau ou, à l’initiative des utilisateurs, après la mise à niveau de leurs sites.

  • Propriétaires de collection de sites   Vous devez avertir les propriétaires de collection de sites lorsque le processus de mise à niveau est sur le point d’être exécuté et les prévenir de tous les problèmes que vous détectez lorsque vous exécutez l’outil de vérification de pré-mise à niveau ou mettez à niveau leurs sites. Si vous utilisez la mise à niveau visuelle, vous devez également communiquer avec les propriétaires de collection de sites au sujet de l’adoption de la nouvelle interface utilisateur et indiquer si les administrateurs de batterie ou les administrateurs de collection de sites accompliront cette modification.

  • Concepteurs et développeurs de sites   Si vous disposez de modèles personnalisés, composants WebPart, services Web ou autres éléments personnalisés associés à vos sites, vous devez collaborer avec les personnes chargées du développement ou de la personnalisation de ces éléments pour vous assurer que vous pouvez créer de nouvelles versions de ces éléments personnalisés ou vérifier que ces derniers ont été correctement mis à niveau. Pour plus d’informations sur les problèmes potentiels liés aux éléments personnalisés, voir Utiliser une mise à niveau d’évaluation pour rechercher les problèmes potentiels (SharePoint Foundation 2010).

  • Utilisateurs des sites   Bien que vous n’ayez pas besoin d’inclure les utilisateurs des sites dans la prise de décision concernant le processus de mise à niveau, vous devez les informer de la date et du déroulement de l’opération.

  • Commanditaires et autres parties prenantes   Il est possible que d’autres personnes de votre organisation soient impliquées dans le processus de planification de mise à niveau. N’oubliez pas de les inclure à votre plan de communication de manière appropriée.

    Notes

    Une équipe de mise à niveau peut comporter un ou plusieurs membres de chaque rôle en fonction de votre organisation.

Quand et comment communiquer avec l'équipe de mise à niveau ?

En règle générale, les administrateurs du serveur et les administrateurs des services partagés définissent la chronologie de la mise à niveau, et les propriétaires de sites sont uniquement avertis lorsque le processus est sur le point de commencer. Toutefois, étant donné que les membres de l’équipe ont leurs propres tâches à effectuer à des stades particuliers du processus global de mise à niveau, il est essentiel que vous disposiez d’un solide plan de communication pour communiquer la progression de la mise à niveau à tous les membres de l’équipe afin qu’ils sachent à quel moment effectuer ces tâches particulières.

L’ensemble de l’équipe de mise à niveau doit collaborer pour déterminer les éléments suivants :

  • La méthode de mise à niveau à utiliser   L’article Déterminer l’approche de mise à niveau (SharePoint Foundation 2010) contient des informations pour vous aider à déterminer le type de mise à niveau à effectuer. Le rapport généré par l’outil de vérification de pré-mise à niveau est également important à prendre en compte lorsque vous prenez cette décision.

  • Les dates et heures auxquelles effectuer la mise à niveau   Nous vous recommandons (notamment pour une mise à niveau sur place) d’effectuer une mise à niveau dans une période de faible utilisation du site. Pour les déploiements de serveur unique de petite taille, la mise à niveau peut prendre moins d’une journée. Pour les déploiements de plus grande importance, tels que les batteries de serveur comportant une grande quantité de données, la méthode de mise à niveau avec liaison des bases de données ou la méthode de mise à niveau sur place avec bases de données détachées peut être utilisée pour répartir le processus de mise à niveau sur plusieurs messagesplages d’indisponibilité. Aucune méthode ne permet de déterminer la durée exacte requise par la mise à niveau d’une collection de sites particulière. De ce fait, il est très important de communiquer avec les autres membres de l’équipe impliqués dans le processus de mise à niveau, en plus des utilisateurs finaux. La ou les dates que vous choisissez pour la mise à niveau doivent être décidées suffisamment à l’avance pour donner à l’équipe de mise à niveau le temps d’effectuer toutes les étapes préliminaires. Lorsque vous planifiez la chronologie, veillez à planifier une période pour valider les sites mis à jour et une période pour implémenter toutes les modifications ou effectuer le travail de repersonnalisation des sites.

Il est important de communiquer avec les propriétaires, les concepteurs et les développeurs de sites aux stades suivants du processus de mise à niveau :

  • Avant le démarrage du processus, de sorte qu'ils connaissent la chronologie générale et sachent quel sera leurs rôles dans le processus.

  • Après l’exécution de l’outil de vérification de pré-mise à niveau, pour leur permettre de résoudre tous les problèmes identifiés par l’outil. Pour plus d’informations sur l’outil de vérification de pré-mise à niveau, voir Exécuter l’outil de vérification préalable à la mise à niveau (SharePoint Foundation 2010). Par exemple, des problèmes tels que des modèles de sites personnalisés ou des composants WebPart personnalisés doivent être signalés au propriétaire, concepteur ou développeur de site approprié avant que vous ne planifiiez la mise à niveau pour lui laisser le temps d’étudier les problèmes et de prendre les mesures préliminaires. De même, un développeur peut décider qu’il serait plus prudent de reconstruire un composant WebPart avant la mise à niveau. Ou encore, des propriétaires de sites peuvent souhaiter noter toutes les personnalisations qui ont été effectuées sur leurs sites, notamment les modèles de sites et les modifications apportées aux fichiers ASPX (Active Server Page Extension) principaux.

  • Après la mise à niveau de leurs sites, afin qu’ils puissent consulter les sites et effectuer toutes les modifications nécessaires.

Quand et comment communiquer avec les utilisateurs de sites ?

Il est tout aussi important communiquer avec les utilisateurs des sites pour les informer des points suivants  :

  • Quand leurs sites seront mis à niveau   Dans le cas d'une mise à niveau sur place, ils doivent également être informés que leurs sites seront indisponibles au cours de la mise à niveau.

  • Quand leurs sites mis à niveau seront prêts   Ceci signifie que l’équipe de mise à niveau aura non seulement effectué la mise à niveau, mais également vérifié la fonctionnalité des sites mis à niveau.

  • Comment la mise à niveau les affecte et ce qu’ils doivent savoir à propos du nouvel environnement   Par exemple, le site aura un aspect différent ou fonctionnera légèrement différemment avec la nouvelle interface utilisateur. Si vous utilisez la mise à niveau visuelle, indiquez aux utilisateurs s’ils bénéficieront de la nouvelle ou de l’ancienne expérience utilisateur, et ce à quoi ils peuvent s’attendre. Vous pouvez aussi les faire pointer vers du contenu disponible, tel que des articles intitulés Nouveautés ou des documents de formation, pour en savoir plus sur la nouvelle version. Pour plus d’informations sur les modifications des fonctionnalités et la mise à niveau visuelle, voir Planifier une mise à niveau visuelle (SharePoint Foundation 2010) et Modifications dans les fonctionnalités clés entre les versions dans l’article « Nouveautés dans la mise à niveau ».

  • Comment obtenir de l’aide   S’ils rencontrent un problème avec leur site après la mise à niveau, quelle procédure doivent-ils suivre pour le résoudre ?