Planification de contrôle de version, d’approbation de contenu et d’extraction (SharePoint Foundation 2010)

S’applique à : SharePoint Foundation 2010

Dernière rubrique modifiée : 2011-05-21

Cet article explique comment planifier l’utilisation du contrôle de version, de l’approbation du contenu et de l’extraction dans Microsoft SharePoint Foundation 2010 pour contrôler les versions des documents dans leur cycle de vie.

Dans cet article :

• À propos du contrôle de version, de l'approbation du contenu et des extractions

• Planifier le contrôle de version

• Planifier l’approbation de contenu

• Planifier l’extraction et l’archivage

À propos du contrôle de version, de l’approbation de contenu et des extractions

SharePoint Foundation 2010 inclut les fonctionnalités suivantes pouvant vous aider à contrôler les documents dans une bibliothèque de documents :

• Le contrôle de version est la méthode qui permet de numéroter et d’enregistrer les nouvelles versions successives d’un document.

• L’approbation du contenu est la méthode qu’utilisent les membres de sites ayant des autorisations d’approbateur pour contrôler la publication du contenu.

• L’extraction et l’archivage sont des méthodes permettant aux utilisateurs de mieux contrôler à quel moment une nouvelle version d’un document est créée et d’inclure des commentaires sur les modifications qui ont été apportées lors de l’archivage d’un document.

Vous configurez les paramètres des fonctionnalités de contrôle de contenu décrites dans cet article dans les bibliothèques de documents. Pour partager ces paramètres dans l’ensemble des bibliothèques de votre solution, vous pouvez créer des modèles de bibliothèques de documents comprenant vos paramètres de contrôle de contenu ; ainsi, les nouvelles bibliothèques reflèteront les décisions que vous prenez en matière de contrôle de contenu.

Planifier le contrôle de version

Le contrôle de version d’une bibliothèque de documents dépend du modèle de la collection de sites. Cependant, vous pouvez configurer le contrôle de version d’une bibliothèque de documents en fonction de vos besoins particuliers. Chaque bibliothèque de documents peut avoir un contrôle de version différents adapté aux types de documents qu’elle contient. SharePoint Foundation 2010 a trois options de contrôle de version :

• Aucun contrôle de version   Indique qu’aucune version précédente du document n’est enregistrée. Lorsqu’aucun contrôle de version n’est utilisé, les versions précédentes des documents ne sont pas récupérables, et l’historique des documents n’est pas conservé car les commentaires qui accompagnent chaque itération d’un document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option pour les bibliothèques de documents dont le contenu est sans importance ou ne change jamais.

• Créer des versions principales   Spécifie que des versions numérotées des documents sont conservées en utilisant un schéma de contrôle de version simple (tel que 1, 2, 3). Pour contrôler l’impact sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier combien de versions précédentes il convient de conserver, en remontant à partir de la version actuelle.

  Dans cette option de contrôle de version, chaque fois qu’une nouvelle version d’un document est enregistrée, tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur la bibliothèque de documents peuvent afficher son contenu. Utilisez cette option si vous n’avez pas besoin de distinguer les versions temporaires des versions publiées des documents. Par exemple, dans une bibliothèque de documents utilisée par un groupe de travail d’une organisation, la gestion des versions principales est un choix approprié si tous les membres de l’équipe doivent pouvoir afficher toutes les nouvelles versions de chaque document.

• Créer des versions principales et secondaires (brouillon)   Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées en utilisant un schéma de gestion des versions principales et secondaires (tel que 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Les versions se terminant par .0 sont des versions principales et les autres sont des versions secondaires. Les versions principales et secondaires précédentes des documents sont enregistrées avec les versions actuelles. Pour contrôler l’impact sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, en incluant la version actuelle. Vous pouvez également indiquer combien de versions principales conservées doivent inclure leurs versions secondaires respectives. Par exemple, si vous spécifiez que les versions secondaires doivent être conservées pour deux versions principales et que la version principale en cours est 4.0, toutes les versions secondaires à partir de 3.1 seront conservées.

  Dans la gestion des versions principales et secondaires, tous les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture peuvent afficher les versions principales des documents. Vous pouvez indiquer les utilisateurs qui sont autorisés à afficher les versions secondaires. En règle générale, accordez aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments l’autorisation d’afficher et de travailler avec les versions secondaires, et limitez les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture à l’affichage des versions principales.

  Utilisez la gestion des versions principales et secondaires si vous avez besoin de faire la différence entre un contenu publié qui peut être affiché par un public et un contenu temporaire qui n’est pas encore prêt pour la publication. Par exemple, dans un site Web de ressources humaines décrivant les avantages de l’organisation, utilisez la gestion des versions principales et secondaires pour interdire l’accès des employés aux descriptions des avantages lorsque les descriptions sont en cours de révision.

Planifier l’approbation de contenu

Utilisez l’approbation de contenu pour formaliser et contrôler le processus de mise à disposition de contenu à un public. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu comme l’un de ses produits ou services peut exiger un contrôle juridique et une approbation avant la publication du contenu. La publication du contenu peut également être programmée en fonction de l’état du document.

Un brouillon de document en attente d’approbation est dans l’état En attente. Lorsqu’un approbateur examine le document pour approuver son contenu, il devient disponible pour être affiché par les utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation de contenu pour une bibliothèque de documents et éventuellement associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

La manière dont les documents sont soumis à approbation varie en fonction des paramètres de contrôle de version dans la bibliothèque de documents :

• Aucun contrôle de version   Si aucun contrôle de versions n’est utilisé et si les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’état du document passe à En attente. SharePoint Foundation 2010 conserve la version antérieure du document, de sorte que les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture peuvent continuer à l’afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture pour l’affichage, et la version antérieure n’est pas conservée.

  Si aucun contrôle de version n’est utilisé et qu’un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l’état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé.

• Créer des versions principales   Si le contrôle de version est utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’état du document passe à En attente et la version principale précédente du document est mise à la disposition des utilisateurs possédant l’autorisation de lecture pour l’affichage. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est mise à la disposition des utilisateurs du site ayant l’autorisation de lecture, et la version précédente est enregistrée dans la liste de l’historique du document.

  Si la gestion des versions principales est utilisée et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l’état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé en tant que version 1.

• Créer des versions principales et secondaires (brouillon)   Si la gestion des versions principales et secondaires est utilisée et les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’auteur a la possibilité d’enregistrer une nouvelle version secondaire du document en tant que brouillon ou de créer une nouvelle version principale, auquel cas l’état du document passe à En attente. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Dans la gestion des versions principales et secondaires, les versions principales comme secondaires des documents sont conservées dans la liste de l’historique du document.

  Si la gestion des versions principales et secondaires est utilisée et qu’un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci peut être ajouté à la bibliothèque dans l’état Brouillon en tant que version 0.1, ou l’auteur peut immédiatement demander son approbation, auquel cas l’état du document passe à En attente.

Planifier l’extraction et l’archivage

Vous pouvez exiger que les utilisateurs extraient les documents d’une bibliothèque de documents avant de les modifier. Cette pratique est recommandée. L’impératif d’extraction et d’archivage offre notamment les avantages suivants :

• Amélioration du contrôle de la date de création des versions de documents. Lors de l’extraction d’un document l’auteur peut enregistrer le document sans l’archiver. Les autres utilisateurs de la bibliothèque de documents ne pourront pas voir ces modifications et aucune nouvelle version ne sera créée. Une nouvelle version (visible par les autres utilisateurs) est uniquement créée si l’auteur archive le document. Cela lui procure davantage de souplesse et de contrôle.

• Amélioration de la capture des métadonnées. Lors de l’archivage d’un document, l’auteur peut écrire des commentaires décrivant les modifications qui ont été apportées au document. Ceci facilite la création d’un enregistrement historique permanent des modifications effectuées dans le document.

Si votre solution impose que les utilisateurs archivent et extraient les documents lorsqu’ils les modifient, les applications clientes de Microsoft Office 2010 incluent des fonctionnalités qui prennent en charge ces actions. Les utilisateurs peuvent extraire des documents, annuler des extractions et archiver des documents dans les applications clientes de Office 2010.

Lorsqu’un document est extrait, il est enregistré dans le dossier Mes documents de l’utilisateur, dans un sous-dossier nommé « Brouillons SharePoint ». Ce dossier s’affiche dans Office 2010. Tant que le document est extrait, l’utilisateur peut uniquement enregistrer les modifications dans ce dossier local. Lorsque l’utilisateur est prêt à archiver le document, le document est enregistré à l’emplacement serveur d’origine.

À partir des applications clientes de Office 2010, les utilisateurs peuvent également choisir de laisser les documents extraits sur le serveur en modifiant les options d’édition de contenu.

See Also

Concepts

Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Foundation 2010)